Pourquoi la gestion des stocks avec Excel s’avère moins efficace qu’avec un logiciel ERP?

Pour chaque entreprise, société ou organisation, la gestion des stocks évoque souvent une étape aussi complexe qu’essentielle. En effet, face à une multiplication permanente de données, de nombreux professionnels constatent certaines limites techniques du logiciel Excel, le fameux tableur de Microsoft. Pourquoi privilégier un logiciel ERP pour suivre vos stocks ? Cet article répondra à cette question pertinente.

Pourquoi les entreprises assurent la gestion des stocks avec Excel ?

Excel reste, sans conteste, le tableur le plus utilisé depuis la commercialisation de la suite Office de Microsoft. Sans surprise, ce logiciel est également privilégié par de nombreuses entreprises, sociétés et organisations afin de procéder à la gestion de stocks. Ce choix populaire peut être argumenté depuis plusieurs caractéristiques.

Excel n’évoque aucun coût supplémentaire

Qu’il soit destiné à un usage personnel ou professionnel, Excel n’évoque aucun coût supplémentaire suite à l’achat d’une licence pour Microsoft Office. L’investissement nécessaire pour une entreprise, société ou organisation se veut donc particulièrement limité face à d’autres solutions.

Une gestion accessible

Contrairement à d’autres outils dédiés à la gestion comptable ou de stocks, Excel propose des fonctionnalités et une interface très accessible. Ainsi, une simple « prise en main » peut permettre à chaque utilisateur d’effectuer des calculs depuis plusieurs cellules, de réorganiser un tableau (déplacement de colonnes ou lignes) ou fusionner certaines données.

Accéder à toutes les données en une seule page

Toutes les informations relatives à la gestion de stocks peuvent être saisies, analysées ou comparées depuis un seul et unique tableau. Inutile donc de consulter plusieurs pages ; la solution populaire de Microsoft garantir une facilité d’utilisation non-négligeable.

La flexibilité du logiciel

La gestion des stocks avec Excel présente également un autre avantage majeur : la possibilité de réorganiser chaque contenu grâce à de multiples fonctionnalités liées à la mise en forme.

Inconvénients liés à la gestion des stocks avec Excel

Certes, procéder à la gestion des stocks avec Excel évoque certains avantages attrayants. Néanmoins, ce logiciel présente plusieurs inconvénients. Les informations suivantes ne manqueront pas de réorienter le choix des professionnels.

Les lacunes concernant le partage d’informations

Le partage de tableaux Excel peut s’avérer fastidieux suivant certaines situations. Cette caractéristique est d’autant plus problématique lorsqu’il s’agit d’une gestion de stocks avec Excel. L’enregistrement de fichiers via le cloud peut répondre partiellement à cet inconvénient… Sans résoudre entièrement cette problématique. En effet, l’actualisation réalisée par le propriétaire du document est essentielle pour présenter aux autres utilisateurs chaque modification apportée.

La création de tableaux complémentaires est souvent indispensable. Cependant, la fusion manuelle de plusieurs fichiers engendre des procédés laborieux et une communication complexe au sein d’une entreprise, société ou organisation. La gestion des stocks est donc non-actualisée et ne peut être considérée avec fiabilité.

Une saisie manuellement souvent synonyme d’erreurs ou de pertes de données

Cette caractéristique ne surprendra aucun internaute : la gestion des stocks avec Excel impose une saisie manuelle de chaque donnée pertinente. Or, l’erreur est humaine… Et les informations inexactes concernant la gestion des stocks engendrent irrémédiablement une mauvaise organisation ! Dans d’autres situations, quelques manipulations hasardeuses peuvent également compromettre ou effacer des données. La perte de ces informations pénalise directement les activités d’une entreprise, société ou organisation.

Par ailleurs, la traçabilité de données est une fonctionnalité absente d’Excel. L’identification d’une saisie erronée se veut complexe.

L’absence de mises à jour automatiques

La gestion des stocks fait référence à de multiples mises à jour relatives à l’approvisionnement, l’utilisation de matériels ou encore la vente de produits. Un « investissement temps » considérable est donc nécessaire pour suivre chaque nouvelle opération afin de limiter les risques d’erreur. Cette caractéristique est sans doute l’une des plus déterminantes pour les professionnels souhaitant déployer un logiciel ERP au sein de leur entreprise, société ou organisation.

Une vision globale inaccessible (interface limitée)

L’absence d’actualisation en temps réel pénalise la vision globale d’une gestion des stocks. Le partage de fichiers Excel entre plusieurs départements engendre une latence inévitable. Celle-ci définie un affichage perfectible d’informations dites « dépassées ».

Excel n’est pas un outil « intelligent »

Excel ne peut être considéré comme un outil intelligent. En d’autres mots, la gestion des stocks depuis ce logiciel ne permet pas d’automatiser certains processus essentiels tels que l’envoi d’emails suite à une rupture de stocks. Une nouvelle fois, la saisie automatique permet également de constituer des rapports fiables.

Aucune interaction possible avec les logiciels comptables

La gestion de stocks avec Excel ne permet aucune interaction avec d’autres logiciels… Dont les solutions dédiées à la comptabilité. Le coût des flux de stocks ne peut être calculé instantanément (absence de pièces jointes).

Comment transférer votre gestion de stocks avec Excel à un logiciel ERP ?

Des résultats rapides et concrets

En considérant les caractéristiques liées à la gestion des stocks avec Excel, ce logiciel ne peut être considéré comme une solution optimale. A ce titre, le déploiement d’un ERP au sein d’une entreprise, société ou organisation peut développer considérablement les activités des professionnels grâce à une gestion des stocks minutieuse et automatisée. L'utilisation d'un logiciel ERP vous aidera à mieux maîtriser votre gestion des stocks.

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Sans connaissances spécifique, le choix et l’implantation d’un logiciel ERP peuvent être considérés comme des étapes complexes. Gestisoft vous propose un accompagnement personnalisé afin de définir LA solution la plus adaptée en fonction du profil de votre entreprise, société ou organisation. Outre nos consultations, nous vous proposons également de vous assister lors du déploiement de votre progiciel de gestion intégrée.

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Des avantages majeurs

En comparant un logiciel ERP face au fameux tableur de Microsoft, plusieurs avantages majeurs peuvent être cités en toute objectivité tels que :

• L’intégration globale des données pertinentes - limite les erreurs et favorise un meilleur contrôle ainsi qu’une sécurité optimale des stocks
• Une automatisation des processus de gestion des stocks - bons d’achat, réapprovisionnements...
• Une maîtrise des rapports financiers – avantage considérable et déterminant pour de nombreux professionnels
• Une amélioration significative et rapide du service à la clientèle

Cette liste est non-exhaustive. Pour en savoir plus à ce sujet, n’hésitez pas à consulter notre article.

Conclusion

Cet article vous a présenté objectivement les avantages et inconvénients liés à la gestion des stocks avec Excel. Ces informations confirment aisément la pertinence d’un logiciel ERP lors du suivi de ces informations essentielles pour les entreprises, sociétés et organisations. En effet, un ERP évoquera de nombreux bénéfices, et ce, dès son déploiement.

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