Why is Excel less efficient than ERP software for inventory management?

For any business, corporation or organization, the inventory management process is often as complex as it is necessary. Many professionals note that Excel, Microsoft’s popular spreadsheet software, comes with some technical limitations when dealing with continually compounding data. Why choose ERP software to track your inventory? We’ll tackle this pressing issue below.

Why do businesses use Excel for inventory management?

Excel has remained, inarguably, the most widely used spreadsheet software since the Microsoft Office suite arrived on the market. Unsurprisingly, it’s also the first choice of many businesses, corporations and organizations for their inventory management. This popularity can be attributed to several features.

No additional costs for Excel

Whether destined for personal or professional use, there are no additional costs for using Excel beyond purchasing a licence for Microsoft Office. The investment required by a business, corporation or organization is therefore considerably minimal compared to other options.

User-friendly management

Unlike other tools designed for managing accounts or inventory, Excel offers extremely user-friendly functionalities along with a highly accessible interface. With one simple maneuver, you can perform calculations involving multiple cells, reorganize a table (move rows or columns) or fuse certain data.

Access to all your data on a single page

All information related to inventory management can be input, analyzed or compared from one single table. There’s no need to consult multiple pages, making Microsoft’s popular option incredibly user-friendly.

Flexible software

Using Excel for inventory management comes with another important benefit: thanks to its various formatting options, you can reorganize every component of a spreadsheet.

The disadvantages of using Excel for inventory management

Using Excel for inventory management does offer some attractive benefits. Nonetheless, there are several disadvantages to this software. The following information may likely prompt professionals to seek out other solutions.

Shortcomings related to sharing information

In some situations, sharing Excel tables can turn into a real headache—especially when you’re using them to manage inventory. Saving files in the cloud may partially compensate for this disadvantage…but not entirely! All the more reason that the owner of the document needs to update it themselves so that all changes are visible to other users.

Users often need to create complementary tables. However, it’s tedious for a business, corporation or organization to fuse multiple files manually—this process involves extensive communication. As a result, inventory management isn’t up‑to‑date and cannot be considered reliable.

Manual input often means error and data loss

When using Excel for inventory management, each data point in question must be input manually—this will come as no surprise to Internauts. That said, to err is human…and imprecise information regarding inventory management inevitably leads to disorganization! In other cases, a few careless manipulations can also compromise or erase data. Losing this information directly inhibits the activities of a business, corporation or organization.

Furthermore, Excel lacks a data traceability function. This drawback makes it difficult to identify erroneous inputs.

No automatic updates

Inventory management involves multiple updates related to procurement, material use and product sales. A considerable “time investment” is therefore required to track each new operation to minimize the risk of error. For professionals seeking to deploy ERP software within their business, corporation or organization, this is undoubtedly one of the most determining factors.

Inaccessible overview (limited interface)

It’s difficult to get an overview of inventory management without real-time updates. Sharing Excel files between multiple departments inevitably hinders such oversight. The resulting lag time stems from the need to correct “out-of-date” information.

Excel isn’t a “smart” tool

Incompatibility with accounting software

If you manage your inventory using Excel, you won’t enjoy any compatibility with other software—including accounting software. The cost of inventory flow cannot be instantaneously calculated (for lack of attachments).

How can I can transfer my inventory management from Excel to ERP software?

Fast, tangible results

Due to the challenges of using Excel for inventory management, this software won’t be your ideal solution. With this in mind, consider deploying ERP software within your business, corporation or organization. Its detailed and automated inventory management capabilities will help you significantly expand your professional activities. Using ERP software will help you better control your inventory management.

Gestisoft provides customized guidance

Without specific knowledge, choosing and implementing ERP software may seem complicated. Not to worry: with Gestisoft, you’ll receive customized guidance to determine THE most suitable option for the specific needs of your business, corporation or organization. Besides consultation, we also offer assistance in deploying your enterprise resource planning software.

Trainings are available!

Significant benefits

An objective comparison of ERP software and Microsoft’s renowned spreadsheet software reveals a number of significant benefits, including:

• Overall integration of relevant data – limits errors and optimizes inventory security and monitoring
• Automation of inventory management processes – purchase orders, replenishments, etc.
• Management of financial reports – a significant benefit and deciding factor for many professionals
• Rapid, significant improvement of customer service

This isn’t an exhaustive list. To learn more about this subject, make sure you check out his article.

Conclusion

In this article, we have objectively described the advantages and drawbacks of using Excel for inventory management. The above information handily supports the suitability of ERP software for tracking essential data for businesses, corporations and organizations. Indeed, enterprise resource planning software boasts numerous benefits that begin with its deployment.

Want to know more? Gestisoft offers an unbeatable ERP solution to help you bring your business plans to fruition. With 500 successful implementations under our belt, numerous professionals have relied on our expertise to expand their business. Our goal? Analyze your objectives and the specific needs of your business, corporation or organization to point you towards the most suitable solution. We’ll guide you step by step through the deployment of your ERP software, allowing you to avoid potential pitfalls, all while ensuring a quick, effective implementation.

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Pourquoi les entreprises assurent la gestion des stocks avec Excel ?

Excel reste, sans conteste, le tableur le plus utilisé depuis la commercialisation de la suite Office de Microsoft. Il existe de nombreux modèle de fichiers Excel destinés à faciliter la gestion des stocks et de la facturation. Sans surprise, ce logiciel est également privilégié par de nombreuses entreprises, sociétés et organisations afin de procéder à la gestion de stocks. Divers modèles de documents Excel sont disponibles pour répondre aux besoins variés des entreprises, allant des systèmes automatisés aux options plus simples. Ce choix populaire peut être argumenté depuis plusieurs caractéristiques.

Excel n’évoque aucun coût supplémentaire

Qu’il soit destiné à un usage personnel ou professionnel, Excel n’évoque aucun coût supplémentaire suite à l’achat d’une licence pour Microsoft Office. Un nombre important de tâches comptables peut être réalisé sans intervention extérieure, ce qui en fait un outil accessible et simple d'utilisation. L’investissement nécessaire pour une entreprise, société ou organisation se veut donc particulièrement limité face à d’autres solutions.

Une gestion accessible

Contrairement à d’autres outils dédiés à la gestion comptable ou de stocks, Excel propose des fonctionnalités et une interface très accessible. Son utilisation permet de gérer facilement les stocks, même pour les utilisateurs novices. Ainsi, une simple « prise en main » peut permettre à chaque utilisateur d’effectuer des calculs depuis plusieurs cellules, de réorganiser un tableau (déplacement de colonnes ou lignes) ou fusionner certaines données.

Accéder à toutes les données en une seule page

Toutes les informations relatives à la gestion de stocks peuvent être saisies, analysées ou comparées depuis un seul et unique tableau. Une fiche de stock Excel permet aux entreprises de maîtriser leur gestion de manière autonome. Inutile donc de consulter plusieurs pages ; la solution populaire de Microsoft garantir une facilité d’utilisation non-négligeable.

La flexibilité du logiciel

La gestion des stocks avec Excel présente également un autre avantage majeur : la possibilité de réorganiser chaque contenu grâce à de multiples fonctionnalités liées à la mise en forme.

Inconvénients liés à l'utilisation d'Excel pour la gestion des stocks

Certes, procéder à la gestion des stocks avec Excel évoque certains avantages attrayants. Cependant, il est crucial de suivre les entrées et sorties de stock pour maintenir un état précis des stocks. Néanmoins, ce logiciel présente plusieurs inconvénients. Un tableau d'inventaire est essentiel pour suivre les mouvements de produits et optimiser la gestion des stocks. Les informations suivantes ne manqueront pas de réorienter le choix des professionnels. La gestion des différentes marchandises peut devenir complexe sans les outils appropriés. De plus, il est important de gérer efficacement les matières premières pour assurer la santé financière de l'entreprise. Les modèles Excel peuvent aider à suivre et gérer le stock, mais ils ont leurs limites. Enfin, de nombreuses tâches comptables peuvent être réalisées avec Excel, mais cela nécessite des modèles robustes pour éviter les erreurs.

Les lacunes concernant le partage d’informations

Le partage de tableaux Excel peut s’avérer fastidieux suivant certaines situations. Cette caractéristique est d’autant plus problématique lorsqu’il s’agit d’une gestion de stocks avec Excel. L’enregistrement de fichiers via le cloud peut répondre partiellement à cet inconvénient… Sans résoudre entièrement cette problématique. En effet, l’actualisation réalisée par le propriétaire du document est essentielle pour présenter aux autres utilisateurs chaque modification apportée.

La création de tableaux complémentaires est souvent indispensable. Cependant, la fusion manuelle de plusieurs fichiers engendre des procédés laborieux et une communication complexe au sein d’une entreprise, société ou organisation. La gestion des stocks est donc non-actualisée et ne peut être considérée avec fiabilité.

Une saisie manuellement souvent synonyme d’erreurs ou de pertes de données

Cette caractéristique ne surprendra aucun internaute : la gestion des stocks avec Excel impose une saisie manuelle de chaque donnée pertinente. Or, l’erreur est humaine… Et les informations inexactes concernant la gestion des stocks engendrent irrémédiablement une mauvaise organisation ! Dans d’autres situations, quelques manipulations hasardeuses peuvent également compromettre ou effacer des données. La perte de ces informations pénalise directement les activités d’une entreprise, société ou organisation.

Par ailleurs, la traçabilité de données est une fonctionnalité absente d’Excel. L’identification d’une saisie erronée se veut complexe.

L’absence de mises à jour automatiques

La gestion des stocks fait référence à de multiples mises à jour relatives à l’approvisionnement, l’utilisation de matériels ou encore la vente de produits. Un « investissement temps » considérable est donc nécessaire pour suivre chaque nouvelle opération afin de limiter les risques d’erreur. Cette caractéristique est sans doute l’une des plus déterminantes pour les professionnels souhaitant déployer un logiciel ERP au sein de leur entreprise, société ou organisation.

Une vision globale inaccessible (interface limitée)

L’absence d’actualisation en temps réel pénalise la vision globale d’une gestion des stocks. Le partage de fichiers Excel entre plusieurs départements engendre une latence inévitable. Celle-ci définie un affichage perfectible d’informations dites « dépassées ».

Excel n’est pas un outil « intelligent »

Excel ne peut être considéré comme un outil intelligent. En d’autres mots, la gestion des stocks depuis ce logiciel ne permet pas d’automatiser certains processus essentiels tels que l’envoi d’emails suite à une rupture de stocks. Une nouvelle fois, la saisie automatique permet également de constituer des rapports fiables.

Aucune interaction possible avec les logiciels comptables

La gestion de stocks avec Excel ne permet aucune interaction avec d’autres logiciels… Dont les solutions dédiées à la comptabilité. Le coût des flux de stocks ne peut être calculé instantanément (absence de pièces jointes).

Des résultats rapides et concrets

En considérant les caractéristiques liées à la gestion des stocks avec Excel, ce logiciel ne peut être considéré comme une solution optimale. A ce titre, le déploiement d’un ERP au sein d’une entreprise, société ou organisation peut développer considérablement les activités des professionnels grâce à une gestion des stocks minutieuse et automatisée. L'utilisation d'un logiciel ERP vous aidera à mieux maîtriser votre gestion des stocks.

Gestisoft vous propose un accompagnement personnalisé

Sans connaissances spécifique, le choix et l’implantation d’un logiciel ERP peuvent être considérés comme des étapes complexes. Gestisoft vous propose un accompagnement personnalisé afin de définir LA solution la plus adaptée en fonction du profil de votre entreprise, société ou organisation. Outre nos consultations, nous vous proposons également de vous assister lors du déploiement de votre progiciel de gestion intégrée.

Des formations sont disponibles !

Des avantages majeurs

En comparant un logiciel ERP face au fameux tableur de Microsoft, plusieurs avantages majeurs peuvent être cités en toute objectivité tels que :

• L’intégration globale des données pertinentes - limite les erreurs et favorise un meilleur contrôle ainsi qu’une sécurité optimale des stocks
• Une automatisation des processus de gestion des stocks - bons d’achat, réapprovisionnements...
• Une maîtrise des rapports financiers – avantage considérable et déterminant pour de nombreux professionnels
• Une amélioration significative et rapide du service à la clientèle

Cette liste est non-exhaustive. Pour en savoir plus à ce sujet, n’hésitez pas à consulter notre article.

Conclusion

Cet article vous a présenté objectivement les avantages et inconvénients liés à la gestion des stocks avec Excel. Ces informations confirment aisément la pertinence d’un logiciel ERP lors du suivi de ces informations essentielles pour les entreprises, sociétés et organisations. En effet, un ERP évoquera de nombreux bénéfices, et ce, dès son déploiement.

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