Découvrez le portail d’événements marketing de Dynamics 365

Dynamics 365 est une puissante suite marketing, offerte par Microsoft. Et l’une de ses meilleures fonctionnalités est son portail d’événements marketing. Celui-ci vous permet de créer rapidement et facilement des sites Web d’événements pour différents événements marketing comme des conférences, des salons professionnels et beaucoup plus. Dans ce guide, nous survolerons en détails cette fonctionnalité et la façon de l’utiliser pour que votre organisation en bénéficie.

Qu’est-ce que le portail d’événements marketing de Dynamics 365

Le portail d’événements marketing de Dynamics 365 est une fonction permettant de créer, gérer et modifier un site Web conçu pour informer les participants à un événement. En utilisant ce puissant outil, il est facile d’organiser, de gérer et de traiter chaque élément d’un événement virtuel ou en personne.

Voyons en profondeur ses fonctionnalités, ses bénéfices et sa configuration de base, puis expliquons pourquoi cet outil est si puissant et versatile pour les gestionnaires marketing.

Qu’est-ce que permet le portail d’événement marketing ?

Avec le portail d’événements marketing de Dynamics 365, les équipes marketing peuvent s’occuper de l’administration et de la logistique de leur événement au même endroit.

De l’administration de l’enregistrement et des inscriptions à la publication des informations sur les sessions, les conférenciers et les horaires, en passant par le partage d’information sur le lieu de l’événement, cet outil permet aux gestionnaires marketing de tout faire au même endroit, grâce à un site Web peaufiné qui impressionnera les participants.

Puisqu’il facilite vos processus, le portail d’événements marketing de Dynamics 365 vous évite d’utiliser plusieurs solutions administratives ou d’enregistrement. Il simplifie ainsi l’organisation d’événements en personne ou en ligne.

Les bénéfices d’utiliser le portail d’événements marketing

Le portail d’événements marketing de Dynamics 365 offre de nombreux bénéfices à ses utilisateurs. En voici quelques-uns :

• Une centrale d’information. En utilisant le portail d’événements marketing de Microsoft Dynamics, il est facile de rester organiser. Vous pouvez consigner toute l’information relative à votre événement, ses participants, ses conférenciers et d’autres détails au même endroit. Cela simplifie les choses pour vous et votre équipe marketing.
• Modifiez, personnalisez et mettez à jour facilement. Vous pouvez rapidement et facilement mettre à jour vos visuels, les informations sur les événements, les sessions et les conférenciers. Vous pouvez même modifier le site de l’événement, et ce, sans aucune connaissance en programmation.
• Des fonctions intégrées d’enregistrement, d’inscription et de paiement. Vous n’avez pas besoin de recourir à un gestionnaire d’événement externe comme EventBrite pour enregistrer vos clients, gérer leurs profils et vendre des billets. Le portail d’événements marketing de Dynamics 365 intègre nativement toutes ces fonctions.

Grâce à ces avantages (et à plusieurs autres), chaque gestionnaire marketing aux prises avec des problèmes de gestion de multiples portails d’événements, de sites hébergés à l’externe et d’autres technicalités liées à la gestion d’événements physiques et en ligne bénéficie du portail d’événements marketing de Dynamics 365.

Comment configurer le portail d’événements marketing dans Dynamics 365

Cet outil est inclus dans toutes les versions de Microsoft Dynamics 365 et peut être configuré rapidement, avec un minimum d'efforts. Chaque site Web d’événement est pré-configuré pour importer toutes les informations relatives à votre événement depuis la suite marketing de Dynamics 365, facilitant la création des événements. Lorsque les informations initiales sont inscrites dans le portail, elles peuvent être facilement modifiées et mises à jour afin d’assurer la précision de chaque détail. Il est possible d’utiliser le portail d’événements marketing avec une solution d’hébergement externe, mais il s’agit d’une option plus complexe, qui ne convient pas à la majorité des organisations.

Quelles sont les fonctionnalités du portail d’événements marketing de Dynamics 365 ?

Le portail d’événements marketing de Dynamics 365 est rempli de nombreuses fonctionnalités utiles. Voyons quelques-unes des plus intéressantes, en expliquant comment elles peuvent aider votre équipe marketing lorsqu’elle organise des événements.

Gérez des profils

Les utilisateurs peuvent facilement gérer et voir les profils des participants après leur enregistrement, en plus des utilisateurs administratifs qui ont accès au portail et peuvent modifier l’information. Cela simplifie la gestion de tous les profils.

Voir tous les événements

En utilisant le portail d’événements marketing de Dynamics 365, les utilisateurs peuvent faire un survol de tous les événements à venir. Celui-ci offre des informations comme le nombre de participants, le temps restant avant l’événement et d’autres détails globaux qui aident les équipes marketing à rester organisées pendant la planification de plusieurs événements.

Une vue détaillée de votre événement

En plus de vous donner un aperçu de tous vos événements, le portail d’événements marketing de Dynamics 365 permet aux gestionnaires de voir les détails d’un seul événement. Ils peuvent aussi pousser plus loin leur requête et voir les détails des participants, le nombre d’inscriptions par session, ainsi que d’autres données utiles. Cela permet de guider votre équipe marketing avant, pendant et après l’événement.

Les dossiers d’événements

Le dossier d’événement est un des éléments clé de chaque événement dans Microsoft Dynamics. C’est dans celui-ci que le portail d’événements marketing puise l’information lors de la création d’un site Web d’événement. Toutes les informations liées à un événement sont entreposées dans le dossier d’événement. Les utilisateurs peuvent rapidement gérer des détails comme :

• Le nombre maximum de participants
• Le nom de l’événement, son type et son format
• L’URL du site Web de l’événement
• L’horaire de l’événement
• La localisation de l’événement
• La gestion d’un webinaire
• La capacité maximale de l’événement

Toute autre information est ajoutée au dossier de l'événement lors son organisation, rendant cette fonctionnalité indispensable dans la création d’événement sur Microsoft Dynamics 365.

L’horaire des sessions

Lorsque des sessions individuelles, des suivis de session et d’autres informations liées sont ajoutées au portail d’événements marketing Microsoft Dynamics, un horaire de session est automatiquement généré et publié sur le site de l’événement. Cet horaire est facile à modifier et à mettre à jour. Il peut donc refléter les dernières informations concernant un événement en particulier.

Les conférenciers

En plus des sessions et des sous-événements individuels, des pages de conférenciers peuvent être générées. Celles-ci contiennent des informations sur les conférenciers, les conférences qu’ils donnent, leur organisation, leurs détails personnels et d’autres informations qui peuvent intéresser vos participants.

Les commanditaires de l’événement

Grâce à son interface simple, il est facile d’ajouter des informations au sujet des commanditaires de l’événement, par exemple leurs logos ou leur site Web. Vous pouvez également insérer des détails sur le partenariat, en plus de tout ce qui est nécessaire pour respecter votre entente de commandite.

Inscription ou enregistrement et scan des participants

L’entièreté du processus d’inscription et d’enregistrement est prise en charge par le site Web d’événement de Microsoft Dynamics Marketing. Les événements peuvent être offerts gratuitement, mais vous pouvez aussi rediriger les utilisateurs vers un portail de paiement. Le portail d’événement peut être utilisé pour enregistrer les participants à leur arrivée grâce à un simple scan.

Laissez-passer d’événement

Des laissez-passer d’événement peuvent être émis de façon digitale à l’aide de codes QR individuels, générés automatiquement dans le portail d’événements Marketing. Ces codes QR peuvent être chargés sur un téléphone ou imprimés sur un badge physique afin d’être utilisés pendant l’événement, et en fonction de vos préférences.

De plus, Microsoft Dynamics peut être utilisé pour créer plusieurs catégories de laissez-passer, par exemple une catégorie VIP, commanditaire, conférencier ou média. Les administrateurs peuvent modifier et changer chaque type de laissez-passer pour assigner une session individuelle et un suivi de session à chacun.

Cela facilite la gestion d’un événement ayant plusieurs niveaux d’accès, pour différents types de participants, en fonction de leur industrie, leur profession, le type de billet qu’ils ont acheté et d’autres facteurs.

Les suivis de session

Les suivis de session sont des sous-événements liés entre eux et qui composent l’horaire de l’événement. Ces suivis peuvent facilement être ajoutés, retirés, modifiés et ajustés pour assurer que l’horaire de l’événement soit précis. Ils donnent ainsi aux participants toutes les informations dont ils ont besoin pour se préparer à l’événement et participer aux conférences, aux présentations et aux autres éléments auxquels ils s’intéressent.

Gestion de sessions

Les sessions individuelles pour les événements peuvent être publiées, modifiées et organisées afin de donner aux participants tous les détails nécessaires. Elles peuvent être personnalisées en fonction du conférencier, des commanditaires ou de toute autre information pertinente.

Comment publier différentes éléments sur le site Web d’événement à partir du portail d’événements Marketing de Dynamics 365

La publication d’événements, de sessions et de suivis fonctionne toutes d’une façon similaire. Il y a 5 statuts de base lors de la publication :

●       Brouillon

‍●       Prêt à publier

‍●       En cours

‍●       Publié

‍●       Annulé

‍En général, un événement, une session ou un suivi peut seulement devenir visible lorsque vous le publiez avec le statut « Publié ». Toutefois, certains points varient entre les événements, les sessions et les suivis. Voici comment publier chacun d’entre eux.

Publier un événement

Pour publier un événement, vous devez simplement ajouter toute l’information nécessaire au portail marketing de Dynamics 365. L’information de votre événement vient directement de vos modèles d’événements et des dossiers liés.

Pour mettre en ligne votre événement, ouvrez simplement son dossier et sélectionnez le bouton « Mettre en service ». Vous pouvez en tout temps modifier l’événement et ces paramètres. Tous les changements apportés, même après sa publication, sont immédiatement visibles sur le site Web.

Publier une session d’événement

Les sessions d’événements peuvent être vues comme des sous-événements qui collaborent afin de créer l’horaire de votre événement. Son site Web montre l’horaire de toutes les sessions, ainsi que les événements auxquels elles sont liées.

Pour publier une session d’événement, ouvrez manuellement le dossier de la session et appuyez sur le bouton « Mettre en service ». Le session sera alors ajoutée à la page de sessions de l’événement, à la page du conférencier de la session et à la section des suivis de session, si applicable.

Publier un suivi d’événement

Le suivi d’événement rassemble plusieurs sessions, habituellement par thème ou audience. Ils permettent aux participants de s’enregistrer à plusieurs sessions à la fois. Voici comment le publier.

• Ouvrez le dossier du suivi dans Microsoft Dynamics et définissez le statut de publication à « En service ». Le menu de publication se situe dans l’onglet Général. Les suivis n’apparaissent pas sur le site Web avant leur publication.
• Une fois publié, le suivi externe s'affiche dans la section suivis de session de l’événement. Les utilisateurs peuvent y voir le nom du suivi, en plus de la liste des événements qui le composent.

Les dossiers liés

Les dossiers liés sont utilisés dans le gestionnaire de Dynamics 365 Marketing afin d’afficher de l’information additionnelle sur votre site web d’événement. Ils ne sont pas visibles au public.

Créer des contacts et des leads à partir de l’enregistrement dans le portail d’événements marketing de Dynamics 365

Vous pouvez créer automatiquement des contacts et des clients potentiels lorsqu’un individu s’enregistre pour votre événement avec Dynamics 365 Marketing. Pour activer cette option, ouvrez un dossier d’événement et sélectionnez « oui » pour l’option « Générer des clients potentiels pour l’événement ».

Ainsi, lorsqu’un nouveau client potentiel est généré pour chaque enregistrement, il sera relié à un contact existant dans Dynamics 365, s’il existe déjà. Dans le cas contraire, un nouveau client potentiel sera créé et importé dans Microsoft Dynamics 365, où il peut être consulté et modifié par les utilisateurs du CRM.

Additionnellement, vous pouvez choisir de relié les inscriptions à des contacts existants en fonction d’informations comme leur prénom et nom de famille, leur courriel, leur numéro de téléphone ou d’autres détails. Cela vous aide à éviter de créer des clients potentiels redondants dans votre CRM.

L’avantage de cette fonction est qu’elle permet aux gestionnaires marketing de générer rapidement et facilement des clients potentiels lors de l’inscription d’individus à l’événement. Cela permet une meilleure communication avant et après l’événement, ce qui peut favoriser l’engagement avec l’événement et votre organisation.

Des portails d’événements marketing bien configurés, grâce à Gestisoft

Vous avez de la difficulté à configurer votre portail d’événement marketing Dynamics 365 ? Gestisoft peut vous aider. Contactez-nous pour obtenir toute l’aide dont vous avez besoin, tout en assurant un déroulement sans anicroche pour votre événement. Notre équipe d’experts est toujours là pour vous. N’attendez pas !