Comment personnaliser le tableau de planification dans Dynamics 365 Field Service ?

Dynamics 365 Field Service est un logiciel évolutif qui aide les entreprises à gérer efficacement leurs opérations de service sur le terrain. Depuis son lancement, il a permis d’optimiser les processus métier et d’offrir un retour sur investissement significatif aux entreprises qui l’ont mis en œuvre.

L’une des raisons du succès de Dynamics 365 Field Service est son tableau de planification. Ce dernier est l’une des fonctionnalités les plus essentielles pour les répartiteurs, car il leur permet d’organiser les ressources en fonction des compétences, de la disponibilité et de la localisation des techniciens.

La manière dont vous configurez le tableau de planification peut faire toute la différence dans l’efficacité de vos opérations de service sur le terrain. Chaque entreprise ayant des besoins spécifiques, il est d’autant plus crucial de personnaliser ce tableau. Dans cet article, nous allons vous montrer les étapes à suivre pour configurer et personnaliser le tableau de planification dans Dynamics 365 Field Service afin qu’il corresponde parfaitement à vos besoins.

Comprendre le tableau de planification dans Dynamics 365 Field Service

Avant d’expliquer comment personnaliser le tableau de planification dans Dynamics 365 Field Service, faisons un rapide tour d’horizon de son utilité. Son objectif principal est de gérer toutes vos ressources, vos rendez-vous et vos tâches de service. C’est l’endroit où vous obtenez une vue d’ensemble complète de vos ressources allouées en fonction des ordres de travail.

Les principales fonctionnalités du tableau de planification sont :

• Une liste des travailleurs et leur disponibilité
• Une vue chronologique horaire (et quotidienne) des rendez-vous planifiés
• Une liste de toutes les exigences et ordres de travail en attente

Grâce à ces informations, vous pourrez personnaliser le tableau de planification en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise.

Les avantages de la personnalisation du tableau de planification

Personnaliser le tableau de planification dans Dynamics 365 Field Service ne se limite pas à l’adapter à vos besoins : cela vous permet aussi de l’optimiser pour une meilleure efficacité. Chaque entreprise est unique et nécessite des outils et plateformes spécifiques pour fonctionner efficacement.

Voici quelques avantages liés à la personnalisation du tableau de planification :

• Amélioration de l’efficacité des répartiteurs grâce à des vues personnalisées : vos répartiteurs peuvent facilement naviguer dans la plateforme et accéder uniquement aux informations qui leur sont essentielles.
• Meilleure visibilité des informations critiques : la personnalisation permet d’identifier rapidement les messages importants et d’y répondre en quelques minutes.
• Optimisation du processus de prise de décision : en adaptant le tableau de planification à vos besoins, vous pouvez prendre des décisions plus éclairées grâce à des données spécifiques et pertinentes pour votre entreprise.

Stratégies clés pour la personnalisation du tableau de planification

Voyons maintenant comment personnaliser votre tableau de planification et quelles stratégies adopter pour créer un tableau sur mesure dans Dynamics 365 Field Service.

Ajuster les paramètres d'affichage du tableau

Lorsqu'il s'agit d'ajuster les paramètres d'affichage du tableau, vous pouvez l'utiliser pour définir le fuseau horaire approprié pour les opérations en fonction du fuseau horaire dans lequel votre entreprise opère, configurer la résolution temporelle pour correspondre aux besoins de planification et ajuster la hauteur des lignes pour une meilleure visibilité des ressources.

Définir le fuseau horaire des opérations

1. Accédez au tableau de planification dans Dynamics 365 Field Service.
2. Sélectionnez l’onglet que vous souhaitez configurer.
3. Cliquez sur Paramètres du planificateur (souvent représenté par une icône d'engrenage).
4. Dans le volet Paramètres d’affichage du tableau, localisez le champ Fuseau horaire.
5. Sélectionnez le fuseau horaire correspondant à votre région d’exploitation.

Configurer la résolution temporelle

1. Toujours dans le volet Paramètres d’affichage du tableau, recherchez l’option Résolution temporelle.
2. Sélectionnez l’intervalle de temps souhaité (ex. : créneaux de 15 minutes, 30 minutes) pour mieux gérer votre planification.

Ajuster la hauteur des lignes pour une meilleure visibilité des ressources

1. Dans les paramètres d’affichage du tableau, trouvez l’option Hauteur des lignes.
2. Ajustez la hauteur des lignes pour afficher davantage de détails par ressource.

Personnalisation des cellules de ressources

Vous pouvez également personnaliser les cellules de ressources dans le tableau de planification afin d’ajouter des attributs spécifiques (ex. : certifications, coûts, spécialités).

Ajouter des attributs personnalisés aux cellules de ressources

1. Accédez à Paramètres > Personnalisations > Personnaliser le système.
2. Sélectionnez Ressource réservable sous Entités.
3. Ajoutez de nouveaux champs pour capturer des informations spécifiques (ex. : certifications, coûts).
4. Enregistrez et publiez les modifications.

Utiliser HTML et CSS pour améliorer la présentation des données

1. Ouvrez le Schedule Board et sélectionnez l'onglet à personnaliser.
2. Cliquez sur « Scheduler settings » puis sur « All board settings ».
3. Dans la section Modèle de cellule de ressource, saisissez les codes HTML et CSS personnalisés pour formater l'affichage des informations sur les ressources. Par exemple, pour afficher un indicateur de coût :

Modifier les filtres pour une sélection plus efficace des ressources

Vous pouvez ajouter des filtres personnalisés pour affiner la sélection des ressources en fonction d’attributs spécifiques. Par exemple, pour filtrer en fonction d'un « score de ressource » personnalisé.

Ajouter des filtres personnalisés

1. Accédez au tableau de planification et sélectionnez l’onglet à configurer.
2. Cliquez sur Paramètres du planificateur > Tous les paramètres du tableau.
3. Dans la section Disposition du filtre, ajoutez des contrôles pour filtrer les ressources selon vos besoins (ex. : score de ressource).

Création de contrôles tels que des listes déroulantes ou des listes multi-sélectionnées pour des critères spécifiques :

1.  Dans la présentation XML du filtre, définissez les contrôles qui correspondent à vos besoins de filtrage. Par exemple, pour ajouter une liste déroulante multi-sélection pour « Liste de prix ».

Créer des onglets personnalisés pour le tableau d'emploi du temps

Une autre façon de personnaliser votre tableau de planification dans Dynamics 365 Field Service est de créer plusieurs onglets pour différentes vues. Ceci est particulièrement utile si votre entreprise opère dans différents territoires ou à différents types de ressources.

Configuration de plusieurs onglets pour différentes vues (par exemple, territoires ou types de ressources) :

1. Ouvrez le tableau de planification.
2. Cliquez sur l'icône « + » pour ajouter un nouvel onglet.
3. Dans la boîte de dialogue, donnez un nom à l'onglet (par exemple, « Techniciens de la région Nord »).
4. Configurez la requête de ressources pour afficher les ressources spécifiques à un territoire ou à un type.

Configurer chaque onglet avec des paramètres et des filtres uniques :

1. Après avoir créé l'onglet, cliquez sur « Paramètres du planificateur ».
2. Ajustez les paramètres tels que le fuseau horaire, la résolution temporelle et les filtres pour adapter l'affichage aux besoins spécifiques de cet onglet.

Configurer la carte et les infobulles

L'une des plus grandes fonctionnalités de Dynamics 365 Field Service est sa carte en temps réel et les paramètres des infobulles. Vous pouvez personnaliser la vue de la carte pour afficher les emplacements pertinents et définir les champs qui apparaissent dans les infobulles pour un accès rapide à l'information.

Personnaliser la vue de la carte pour afficher les emplacements pertinents :

1. Dans le tableau de planification, accédez à « Paramètres du planificateur » et sélectionnez « Tous les paramètres du tableau ».
2. Accédez à la section Carte.
3. Configurez la carte pour afficher les emplacements des ressources, des réservations et des besoins selon vos besoins.

Définir les champs qui apparaissent dans les infobulles pour un accès rapide aux informations :

1. Dans les paramètres de la carte, spécifiez les champs qui doivent apparaître lorsque vous survolez les épingles de la carte ou les entrées du tableau de planification.
2. Cela permet aux dispatcheurs d'avoir un accès immédiat aux informations essentielles sans clics supplémentaires.

Meilleures pratiques pour la personnalisation du tableau de planification

Lorsqu'il s'agit de personnaliser le tableau de planification dans Dynamics 365 Field Service, il existe certaines bonnes pratiques que vous pouvez adopter et garder à l'esprit. Il ne s'agit pas de règles à suivre, mais plutôt de conseils sur la façon dont vous pouvez vous approprier plus efficacement la plateforme Dynamics 365 Field Service. Voici quelques-unes des meilleures pratiques en matière de personnalisation des tableaux d'affichage :

• Aligner les personnalisations sur les flux de travail de l'organisation : Assurez-vous que toutes les modifications apportées au tableau d'emploi du temps reflètent les processus et les objectifs spécifiques de votre organisation. Cet alignement garantit que le tableau personnalisé soutiendra efficacement les opérations quotidiennes, améliorant ainsi l'adoption par les utilisateurs et l'efficacité globale.
• Impliquer les utilisateurs finaux dans le processus de personnalisation : Impliquez activement les répartiteurs et les techniciens de terrain pendant les phases de conception et de mise en œuvre. Leur point de vue peut mettre en évidence des besoins pratiques et des problèmes potentiels, ce qui permet d'obtenir un tableau de planification plus intuitif et plus fonctionnel. L'implication des utilisateurs favorise également un sentiment d'appartenance et facilite les transitions vers les nouveaux flux de travail.
• Effectuer des tests approfondis dans un environnement contrôlé : Avant de déployer les personnalisations à l'échelle de l'organisation, effectuez des tests approfondis dans un bac à sable ou un environnement contrôlé. Cette approche vous permet d'identifier et de rectifier les problèmes sans perturber les opérations quotidiennes. Des tests réguliers garantissent que les personnalisations fonctionnent comme prévu et s'intègrent parfaitement aux systèmes existants.

Défis potentiels et solutions pour le tableau d'affichage personnalisé

Bien que le tableau de planification personnalisé soit essentiel pour des opérations commerciales plus fluides, il peut également être un inconvénient s'il n'est pas utilisé et mis en œuvre correctement.

Un contrôle régulier des performances et le retour d'information des utilisateurs peuvent aider à identifier les goulets d'étranglement et à y remédier rapidement.

Résistance des utilisateurs au changement

Défi : Les utilisateurs peuvent hésiter à adopter un Schedule Board nouvellement personnalisé, en particulier s'il modifie de manière significative leurs flux de travail habituels.

Solution : Adoptez une approche minimaliste en n'incorporant que les champs et les fonctions essentiels. Examinez régulièrement l'interface pour supprimer les éléments redondants, afin de garantir une expérience utilisateur propre et efficace. Microsoft conseille de réduire au minimum les champs personnalisés dans les formulaires pour éviter les problèmes de performance.

Problèmes de performance

Défi : Des personnalisations étendues peuvent ralentir les performances du système et affecter la productivité.

Solution : Optimisez les personnalisations en suivant les meilleures pratiques, notamment en réduisant le nombre de champs personnalisés et en évitant de modifier les composants prêts à l'emploi. Un contrôle régulier des performances et le retour d'information des utilisateurs peuvent aider à identifier les goulets d'étranglement et à y remédier rapidement.

Résistance des utilisateurs au changement

Défi : Les utilisateurs peuvent hésiter à adopter un Schedule Board nouvellement personnalisé, en particulier s'il modifie de manière significative leurs flux de travail habituels.

Solution : Organisez des sessions de formation complètes et créez une documentation détaillée pour aider les utilisateurs à s'adapter au nouveau système. Mettez en avant les avantages des personnalisations et offrez un soutien continu pour répondre aux préoccupations et recueillir des commentaires en vue d'améliorations ultérieures.

En adhérant à ces meilleures pratiques et en abordant de manière proactive les défis potentiels, les organisations peuvent personnaliser efficacement le Dynamics 365 Field Service Schedule Board pour répondre à leurs besoins uniques, améliorant ainsi l'efficacité opérationnelle et la satisfaction des utilisateurs.

Gestisoft : vos spécialistes du service de terrain Dynamics 365

Chez Gestisoft, nous nous spécialisons dans l'adaptation des solutions Dynamics 365 pour s'aligner sur vos objectifs d'affaires. Notre équipe d'experts est prête à vous aider à personnaliser le Schedule Board pour optimiser vos opérations de service sur le terrain.

Contactez-nous dès aujourd'hui pour savoir comment nous pouvons vous aider à réaliser une planification transparente et efficace adaptée aux besoins de votre organisation.