Comment créer un champ calculé dans Dynamics 365 ?

Utiliser le plein potentiel de votre CRM, par exemple grâce au champ calculé, est la clé pour travailler efficacement. Il vous permet d’optimiser vos relations avec vos clients et de dépasser leurs attentes. Ses différentes fonctions vous permettent ainsi d’automatiser certains processus et de travailler plus intelligemment.

Grâce à sa polyvalence, Microsoft Dynamics 365 se classe parmi les meilleurs CRM de l’industrie. Pour être bien utilisées, toutefois, ses fonctionnalités avancées doivent d’abord être comprises. Celle du champ calculé ne fait pas exception à cette règle.

Simple à utiliser, le champ calculé vous fait économiser temps et efforts. Entièrement automatisable, cette fonction remplace celles autrefois codées manuellement. Une fois comprise et mise en application, elle s'intègre sans anicroche dans vos processus.

La procédure est simple. Le champ calculé vous permet d’intégrer des calculs, simples ou avec conditions à vos champs de données. Vous en tirez donc leur plein potentiel.

Voici un tour d’horizon de cette fonction, de son utilité à son utilisation.

Qu’est-ce qu’un champ calculé ?

Le champ calculé est une fonction vous permettant de calculer automatiquement le résultat de deux ou plusieurs champs de données. Il peut, par exemple, calculer la différence entre le champ 1 et le champ 2.

Il est important de noter qu’un champ calculé ne peut pas prendre en charge les champs de plus de deux entités différentes.

Il vous permet d’effectuer des opérations mathématiques simples (addition, soustraction), mais également de programmer des opérations plus complexes, qui comportent des conditions. Vous pouvez donc lui ajouter des balises comme “IF”, ce qui aurait autrefois demandé de la programmation manuelle.

En les utilisant dans votre logiciel Microsoft Dynamics 365 CRM, vous optimisez vos processus d’entreprise. Ce dernier vous permet en effet de visualiser en temps réel les données de vos champs calculés grâce à des tableaux intégrés. Ils présentent donc un bel avantage pour les plus visuels d’entre nous.

À quoi peut servir un champ calculé ?

Intégré à votre CRM Microsoft Dynamics 365, un champ calculé est un outil passe-partout. En plus de réaliser automatiquement vos calculs simples, il permet d’automatiser vos opérations complexes.

Le champ calculé s’intègre à tous les processus que vous gérez normalement dans votre CRM. Voici quelques exemples de calculs possibles :

• Revenu pondéré. Cette fonction calcule un revenu estimé en fonction de la probabilité d'occurrence de l’opportunité.
• Coût de la main d’oeuvre. Cette fonction prend en compte le taux horaire des travailleurs et leurs heures travaillées. Grâce aux opérations conditionnelles, vous pouvez même prendre en compte les heures supplémentaires!
• Valeur nette d’un passif donné.

Ceux ne sont évidemment pas les seules possibilités. Vous pouvez, par exemple, utiliser la formule ADDWEEKS pour ajouter un nombre de semaines donné à la date choisie. Grâce à l’ajout de conditions et de formules, leur utilité est presque sans fin.

Quels types de données peuvent-ils traiter ?

La création d’un champ calculé demande bien évidemment l’entrée de données. Toutefois, le type de données à fournir varie selon le type de champ choisi. Dans le cas du champ calculé, celui-ci prend en charge les types de données suivants :

1. Une seule ligne de texte. Comme son nom l’indique, ce type de données n’implique qu’une unique ligne de texte. Cependant, elle peut être de nature variée : adresse courriel, numéro de téléphone, URL, zone de texte et ce que Microsoft Dynamics 365 nomme "symbole de l’action". En fonction de sa nature, sa disposition sera modifiée.
2. Groupe d’options. Ce type de données vous permet d’entrer plusieurs options, comportant chacune un nombre et une étiquette. Dans un formulaire, il donne le choix au répondant de ne choisir qu’une seule option.
3. Deux options. Ce champ calculé vous permet d’entrer deux options, soit un nombre accompagné d’une étiquette. Par exemple, celle-ci pourrait être “Vrai” ou “Faux”, chacune liée à une valeur numérique.
4. Nombre entier. Il peut être ensuite formaté pour s’afficher comme une durée, un fuseau horaire ou une langue.
5. Nombre décimal.
6. Devise monétaire. Ces données servent surtout à illustrer des coûts ou encore à calculer des revenus.
7. Date et heure. Pour ce type de données, vous pouvez choisir un format montrant uniquement la date ou qui montre la date et l’heure.

Quelles fonctions peut-on créer dans Dynamics 365 avec un champ calculé ?

Dans Microsoft Dynamics 365 CRM, il est possible d’utiliser deux types de fonctions à l'aide d’un champ calculé.

Les fonctions de base dans un champ calculé

À la base, un champ calculé vous permet d’appliquer une fonction sur deux autres champs ou entités. Toutefois, il existe une multitude de fonctions que vous pouvez utiliser pour obtenir un calcul précis. En plus des formules de base d’addition et de soustractions, vous avez :

• Les fonctions de temps. Des fonctions comme ADDDAYS ou SUBSTRACTMONTHS vous laissent changer une date en fonction de la durée de temps choisie.
• Les fonctions de nombre entier. Ces formules permettent de calculer la différence entre deux champs, souvent entre deux dates.
• Les fonctions de chaîne. Elles permettent de fusionner deux zones de textes ou les entrées à une seule ligne en une seule chaîne.

Les fonctions avancées

Comme nous l’avons noté, les champs calculés vous permettent aussi d’imposer des conditions dans vos calculs. Par exemple, vous pouvez ajouter les termes AND et OR pour créer des branchements automatisés.

Cet ajout de conditions vous permet d’effectuer des opérations assez sophistiquées, comme le calcul du suivi d’une activité ou celui d’un revenu pondéré.

La création d’un champ calculé

À la lumière de ces options, la création d’un champ calculé peut paraître complexe. Toutefois, Microsoft Dynamics 365 CRM vous permet de le faire d’une façon très simple.

Prenons l’exemple d’un revenu estimé réalisé par les opportunités. Ce calcul détermine le revenu potentiel d’une opportunité en fonction de sa probabilité d'occurrence.

1. Sélectionnez la catégorie Solutions.

2. Choisissez la Solution désirée.

3. Ensuite, choisisez l'Entités. Sélectionnez l’entité désirée.

4. Dans l’entité, sélectionner l'option Nouveau Champ.

5. Dans l’option Champs, remplir le Nom et le Nom dans la base de données.

6. Créez un champ calculé de type Devise. En sélectionnant Calcul , il est nécessaire d'enregistrer les modifications apportées à l'entité.

7. Attendez quelques secondes, puis cliquez sur Terminer.

8. Sélectionnez le nouveau champ crée, soit revenu estimé réalisé par les opportunités(en anglais : weighted revenue of opportunity) puis sélectionnez Ouvrir calcul.

Cela ouvre l'éditeur de définition de champs calculés dans une autre fenêtre, où le nouveau champ calculé a été créé, mais aucun formule n'a été définie.

9. Dans l’éditeur, sélectionnez la section Condition puis définissez Statut du Champ et Ouvert dans Valeur. Sauvegardez. Vous avez jusqu’à maintenant programmé une fonction qui prend en compte l’ouverture ou non de l’opportunité (le IF).  

10. Dans la section Action, entrez la formule pour le calcul du revenu estimé de l’opportunité (estimatedvalue*closeprobabilty). Vous sauvegardez l'action puis vous sauvegardez la totalité des actions et vous fermez la fenêtre.

Programmer un champ calculé, c’est aussi simple que ça!

Sans code ni langage de programmation, vous avez créé un champ calculé qui prend en compte une condition avant d’effectuer son action !

Le champ calculé, un incontournable pour votre CRM

Le champ calculé est un outil de productivité incontournable. Il vous permet d’automatiser rapidement des calculs et d'effectuer des opérations sophistiquées. Il vous épargne donc temps et efforts et vous fait économiser de l’argent.

L’optimisation de vos connaissances CRM est indispensable, même pour les utilisateurs les plus aguerris. Comme il évolue sans cesse, Microsoft Dynamics 365 CRM vous demande de rester à l’affût.

Avec son équipe de conseillers spécialisés en CRM et ERP, Gestisoft vous aide à affiner votre compréhension de Microsoft Dynamics 365 CRM.

Qu’il s’agisse de répondre à vos questions ou d'implémenter un nouveau système CRM, nos experts sauront comment vous aider. N’hésitez pas à les contacter.