Anatomie du diagnostic de projet d'implantation

Définition

Lorsqu’on met sur pied un projet, que ce soit de petite ou grande envergure, on doit passer par certaines étapes : le diagnostic, l’analyse et la mise en exécution.

Mais en quoi l’étape de diagnostic est-elle différente de celle d’analyse?

Tout d’abord, le diagnostic se définit comme étant la toute première phase d'un projet, bien avant l'analyse. Il constitue la première étape de la méthodologie de projet. Il se concentre sur le contexte de votre projet dans sa globalité et précise clairement la situation initiale. Il permet ensuite de venir cerner les différents besoins pour votre entreprise. Il sert donc à identifier, parmi l'ensemble de toutes vos idées et demandes, lesquelles sont des besoins réels qui amélioreront de façon substantielle votre performance d'entreprise. Il permet de mettre de côté les besoins moins pressants ou qui n’apporteront pas une valorisation concrète de vos opérations.

Le diagnostic se distingue donc de l'analyse par son caractère de haut niveau. Il offre la possibilité d’avoir une vision d’ensemble sans tomber dans la description exhaustive des actions à planifier. On aura donc comme résultat de savoir exactement quelles personnalisations implanter à votre solution et quels en seront les impacts et bénéfices au sein de votre entreprise.

Parmi les avantages du diagnostic, on retrouve entre autres :

• Avoir une estimation très précise de votre projet et de son budget
• Statuer sur l’état des lieux actuels
• Évaluer les processus et construire des scénarios
• Cerner de façon réaliste vos besoins et de centrer votre projet sur vos réels besoins et non sur de faux besoins
• Bien gérer les problématiques et les attentes
• Constitue une étude de faisabilité à moindre coût que l'analyse dans l’optique que vous avez tout d’abord besoin de bien cerner la solution à mettre en place pour atteindre vos objectifs
• Permet de mieux définir les priorités
• Obtenir la vision d’ensemble nécessaire pour mieux identifier les acteurs et partenaires du projet

Quand en a-t-on besoin?

Voyez le diagnostic comme la liste d'ingrédients et matériels nécessaires de la parfaite recette gagnante. Le diagnostic permet de lister l'ensemble des élément nécessaires pour la préparation de votre souper idéal, alors que l'analyse prend chacun des éléments listés un à un et vient décrire de quelle façon les préparer, les couper ou les cuire tout en assurant un bon dosage. L'un ne va évidemment pas sans l'autre!

Il est toutefois primordial d’avoir établi un bon diagnostic afin de fournir une analyse complète. Comme tout diagnostic, il n’est pas conseillé d’appliquer une solution pour un problème mal défini.

Si vous êtes dans une situation où vous connaissez exactement votre besoin et que vous savez que votre solution est en mesure de répondre à ce besoin, le diagnostic devient moins nécessaire, car vous possédez vous-même la liste des ingrédients! On sautera dans ces cas-ci directement à l'analyse.

En bref, le diagnostic est le véhicule idéal pour un client qui souhaite obtenir un budget précis d'un besoin qui l'est moins.

Bien diagnostiquer les besoins d’un projet

Le diagnostic, qui consiste entre une à 3 rencontres d'analyse tout dépendant la grandeur et la complexité de votre entreprise, permettra à Gestisoft de venir déterminer plus précisément le plan de travail qui vous sera proposé, et surtout de venir valider si la solution est bel et bien adaptée à vos besoins.

Doit-on intégrer un produit complémentaire à votre solution? Doit-on personnaliser certaines configurations de votre solution? Toutes ces questions seront répondues lors du diagnostic. En découlera donc une liste exhaustive des éléments pour lesquels vous devrez ensuite conduire une analyse approfondie.

Le livrable du diagnostic est ce qu'on appelle communément le « statement of work », qui listera à haut niveau les différentes personnalisations et configurations qui devront être effectuées, les modules qui seront ajoutés et configurés, les risques identifiés ainsi que les méthodes de mitigation de ceux-ci. Vous aurez en main un plan de travail détaillé contenant toutes les activités du projet.

Le plan de travail est en soi un excellent outil à utiliser pour définir les activités de gestion du changement et des attentes à prévoir ainsi que les coûts associés. De plus, vous aurez la possibilité de définir les bénéfices qui découleront du projet grâce à des indicateurs que vous aurez identifiés pendant le processus. On ne se le cachera pas, le budget est un facteur décisionnel important pour un projet!

Concrètement, vous serez amenés pendant cette étape à effectuer une évaluation de haut niveau pouvant notamment inclure :

• La comparaison votre projet à des projets déjà mis en place qui ont des similitudes en ce qui a trait aux actions effectuées et à leurs impacts
• La recherche documentaire
• La rencontre avec des experts sur le sujet
• La construction d’un bilan synthétisant les étapes du projet

Un diagnostic bien exécuté sera donc la meilleure base possible pour conduire une analyse d’excellente qualité. Ayant déjà identifié les problématiques ou éléments à travailler ainsi que leurs améliorations associées, vous pourrez mieux procéder à l’étape d’analyse et ainsi assurer un meilleur succès lors de l’étape de l’implantation.

Gestisoft offre un service de diagnostic qui s'adapte au plus petit des projets comme au plus grand. Informez-vous auprès de notre équipe de vente pour plus de détails sur ce que nous pouvons vous offrir comme accompagnement pendant cette étape cruciale!