Choix ERP: 10 critères de sélection essentiels pour le choix d’un ERP

Tout.e fébrile à l’idée d’avoir ce nouveau poste de contrôleur.se ?! Votre premier mandat est certainement de taille : trouver rien de moins que le meilleur système ERP pour votre entreprise. Oui, le meilleur !!!

Curieux.se de voir comment les logiciels ERP ont évolué pendant les dernières années, vous vous rendez rapidement compte que la solution idéale pour votre entreprise est beaucoup plus complexe que vous ne vous l’imaginiez.

Vous le savez bien, le choix d'un ERP représente un investissement important et son impact sur votre organisation peut avoir des répercussions non négligeables à long terme. Mais soyez rassuré.e, nous avons mis au point, grâce à nos +25 années d’expérience, une liste de 10 critères essentiels dans le choix d’un ERP.

1er critère pour le choix d’un ERP : vos besoins

C’est de loin le plus important critère pour le choix d’un ERP… et le plus complexe. C’est qu’il vous faut trouver les besoins réels, les fonctions essentielles et les qualités nécessaires à votre ERP. En fait, ce premier critère vous demande de faire un état réel de la situation. Pour savoir comment choisir son ERP, posez-vous d’abord quelques questions :

• Quels sont les points faibles de votre système actuel?
• Est-ce que vos client.e.s (et vos ventes) souffrent, à cause de ces lacunes?
• Au cours des dix prochaines années, quels sont les projets de votre organisation?

Et n’oubliez pas les fonctionnalités qui performent bien dans votre ERP actuel puisqu’il faudrait évidemment éviter de revenir en arrière.

Un peu vertigineux comme portrait? En effet.

C’est pourquoi nous vous recommandons de prendre votre temps, de consulter vos collègues et de chercher à avoir le point de vue de tous celleux qui travailleront avec l’ERP : de la vice-présidence aux employé.e.s de bureau, en passant par les travailleur.se.s de la production.

Pour faciliter la discussion, préparez des questionnaires et planifiez des rencontres de groupe. Vous parviendrez plus facilement à un consensus sur les besoins, leurs priorités et les critères pour le choix d’un ERP.

Il est également crucial de solliciter des conseils d'experts pour obtenir des recommandations sur les besoins ERP spécifiques à votre entreprise.

Votre travail consistera ensuite à classer ces priorités : de critiques, à très importantes, à secondaires. Assurez-vous ensuite de trouver un ERP qui répondra à tous les besoins critiques et satisfera la plupart des besoins très importants.

Voici quelques exemples de problèmes et de raisons pour changer un logiciel ERP en réponse à ces questions :

2e critère de choix d’un ERP: votre type d’organisation

Une fois les besoins établis et bien classés, il est temps de faire le point sur votre personnalité organisationnelle et de poser la grande question : qui êtes-vous?

Une organisation d’avant-garde avec le vent dans les voiles? Vous n’avez pas peur des nouvelles technologies? Ou vous la définissez plutôt comme conservatrice et stagnante? Comptez-vous 10 employé.e.s depuis 10 ans ou êtes-vous à la conquête des marchés internationaux avec plus de 500 employé.e.s? Les besoins des PME peuvent différer de ceux des grandes entreprises, nécessitant des solutions ERP adaptées à leurs spécificités.

Puisque chaque fournisseur de solutions ERP vous offrira des avantages qui colleront mieux à votre culture, il est toujours bon de se connaître en tant qu’organisation pour mieux savoir comment choisir son ERP.

Le choix d’un logiciel ERP peut varier considérablement en fonction du type d’organisation et de l’industrie dans laquelle elle opère. Différents secteurs ont des besoins, des processus et des défis spécifiques qui influencent le choix de l’ERP.

Votre culture aussi vous éclairera sur vos objectifs, sur votre méthode de travail, sur votre vision à long terme et ceux-ci constitueront des critères de choix pour un ERP qui vous collera à la peau et vous propulsera.

Prenez, par exemple, un ERP qui se développe uniquement autour des normes comptables généralement reconnues, il conviendra à bien des entreprises, mais pas à vous, si vous cherchez à améliorer votre service à la clientèle en vous fiant sur votre système pour gérer vos contacts et relations afin de gagner la prochaine commande.

C’est donc le temps d’affronter les grandes questions et de trouver votre personnalité en affaires pour savoir comment choisir votre ERP.

3e critère de choix d’un ERP : le coût

On n’aurait pas pu éviter la question encore bien longtemps, parce qu’il faut la poser malgré l’inconfort et les palpitations qu’elle peut engendrer : combien ça coûte? Véritable question à laquelle on répond souvent “ça dépend”, elle n’en demeure pas moins fondamentale.

Et comme si on n’avait pas assez déjà fait de mathématique pour la journée, on peut même pousser le calcul jusqu’à se demander le coût total de possession pour la prochaine décennie, le coût de mise en place, le coût d’acquisition, de formation et il ne faudrait surtout pas oublier le coût des mises à jour.

Évaluer le coût d’un projet pour un logiciel ERP nécessite une approche méthodique et complète pour s’assurer que toutes les dépenses potentielles sont prises en compte.

Supposons que vous êtes une entreprise de fabrication moyenne et que vous envisagez d’implémenter un logiciel ERP pour améliorer l’efficacité de vos opérations. Vous avez choisi un logiciel ERP qui vous coûtera 50 000 $ en licences pour 20 utilisateurs. Voici comment pourrait se décomposer l’estimation des coûts :

• Licences et frais de logiciel : 50 000 $
• Personnalisation : 10 000 $
• Implémentation et déploiement : 25 000 $
• Intégration avec votre système de comptabilité existant : 8 000 $
• Formation des utilisateurs : 5 000 $
• Support et maintenance annuels : 7 000 $
• Hébergement dans le cloud : 3 000 $ par an
• Coûts cachés (consultation, mises à jour, etc.) : 6 000 $

Coût total du projet ERP : 50,000 + 10,000 + 25,000 + 8,000 + 5,000 + 7,000 + 3,000 + 6,000 = 114,000 $

Il est important de noter que les coûts peuvent varier en fonction de nombreux facteurs, y compris la complexité de votre entreprise, les besoins en personnalisation, la taille de l’équipe de projet et les choix de déploiement. Une évaluation minutieuse vous aidera à obtenir une estimation plus précise des coûts et à prendre des décisions éclairées concernant le choix et la mise en œuvre d’un logiciel ERP.

Avez-vous le vertige? C’est normal !😉Mais vous le savez, les questions les plus ennuyeuses sont bien souvent les plus importantes. Parce que tous ces chiffres vous éclaireront sur votre décision, mais aussi vous permettront de dresser un portrait à long terme afin de savoir comment choisir votre ERP.

Ce que vous devrez évaluer et analyser c’est le retour sur investissement que vous espérez, en comptant les économies d’opération et l’amélioration des ventes.

Un système ERP devrait être un tremplin pour votre entreprise, pas un poids à traîner.

‍C’est pourquoi il faut faire confiance aux chiffres pour vous donner l’heure juste, ils sont d’excellents critères pour le choix d’un ERP.

4e critère de choix d’un ERP : l’adoption des utilisateur.rice.s

Évidemment, la facilité ou la difficulté d’adoption pour vos utilisateur.rice.s jouera grandement dans les critères de choix d’un ERP parce que vous devez vivre avec pour les années à venir.

Évaluez le degré de littératie technologique au sein de votre entreprise, cherchez à savoir si vos collèges sont prêts à faire face à ce changement.

Les utilisateurs jouent un rôle essentiel dans le choix, l’apprentissage et l’adoption réussie d’un logiciel ERP au sein d’une organisation. Leur implication et leur satisfaction sont cruciales pour garantir le succès du projet. Voici pourquoi les utilisateurs sont importants et comment leur engagement peut influencer le choix d’un logiciel ERP :

1. Connaissance des besoins et des processus : Les utilisateurs sont les mieux placés pour comprendre les besoins opérationnels quotidiens de l’entreprise et les processus métier spécifiques. Leur participation dans le processus de sélection garantit que le logiciel ERP répondra aux exigences et aux défis réels de l’entreprise.

2. Adoption réussie : L’adoption du logiciel ERP dépend en grande partie de la facilité d’utilisation et de la convivialité pour les utilisateurs finaux. Impliquer les utilisateurs dès le début du processus de sélection permet d’identifier les solutions qui correspondent le mieux à leurs préférences et compétences.

3. Réduction de la résistance au changement : Les utilisateurs peuvent parfois résister au changement lors de l’introduction d’un nouveau logiciel. Leur participation active dans la sélection et l’apprentissage du logiciel peut atténuer cette résistance en les faisant se sentir impliqués et écoutés.

4. Formation efficace : Les utilisateurs ont besoin d’une formation adéquate pour maîtriser le nouveau logiciel. Leurs commentaires peuvent aider à concevoir des programmes de formation plus ciblés, basés sur leurs besoins réels.

5. Optimisation des processus : Les utilisateurs peuvent identifier des opportunités d’amélioration des processus pendant l’utilisation du logiciel ERP. Leurs retours d’expérience peuvent guider les ajustements nécessaires pour rendre les processus plus efficaces.

6. Évaluation de la convivialité : Les utilisateurs peuvent fournir des informations essentielles sur l’ergonomie et l’expérience utilisateur du logiciel. Leur avis peut aider à évaluer la convivialité et l’intuitivité du logiciel avant son adoption.

7. Satisfaction globale : La satisfaction des utilisateurs est un facteur clé de succès pour tout projet ERP. Un logiciel ERP qui répond à leurs besoins et qui est facile à utiliser entraînera une plus grande satisfaction au sein de l’organisation.

8. Ambassadeurs internes : Les utilisateurs satisfaits peuvent devenir des ambassadeurs du logiciel ERP au sein de l’entreprise. Leur enthousiasme peut influencer positivement l’adoption par d’autres employés.

Pour garantir une adoption réussie du logiciel ERP, il est important d’impliquer activement les utilisateurs à chaque étape, depuis la sélection jusqu’à l’apprentissage et l’utilisation quotidienne. Leur expérience, leurs commentaires et leur engagement contribuent à choisir un logiciel adapté, à réduire la résistance au changement et à maximiser les avantages de la solution ERP au sein de l’organisation.

Parce que vous devrez d’abord leur vendre l’idée de changer d’ERP, vous devrez les convaincre des avantages de ce nouvel outil, mais ils devront aussi, par la suite, adopter le système, les écrans, les fonctionnements, les nouveaux processus, etc. Bien que le nouvel ERP devra leur faciliter la vie, l’adoption d’un ERP est bien souvent une étape qui requiert du temps et beaucoup de formation. Soyez-en conscient lorsque vous cherchez comment choisir votre ERP.

Dans un univers technologique complexe, l'adoption d'un ERP peut s'avérer particulièrement difficile sans un accompagnement adéquat.

Soyez préparé à cela en choisissant non seulement un ERP qui pourra être adopté par l’ensemble de votre entreprise, mais qui sera fourni par un revendeur ERP capable de vous supporter pendant cette étape.

5e critère de choix d’un ERP : l’agilité et la flexibilité

Quand on parle d’un système agile et flexible, ce n’est pas qu’il est champion mondial de gymnastique, mais qu’il s’adapte bien à court et à moyen terme à votre développement.

La facilité d'adaptation et de personnalisation d'un logiciel ERP est un aspect crucial pour répondre aux besoins spécifiques d'une entreprise. Un bon logiciel ERP devrait offrir des fonctionnalités de personnalisation flexibles sans nécessiter une expertise technique approfondie. Voici comment un logiciel ERP peut être facilement adapté et personnalisé, accompagné d'exemples de personnalisations courantes :

1. Interfaces personnalisables : Un logiciel ERP convivial permet souvent aux utilisateurs de personnaliser les tableaux de bord et les interfaces en fonction de leurs préférences. Ils peuvent organiser les informations importantes et créer des raccourcis pour accéder rapidement aux fonctionnalités les plus utilisées.

2. Personnalisation des flux de travail : Les processus opérationnels varient d'une entreprise à l'autre. Un bon logiciel ERP offre la possibilité de personnaliser les flux de travail pour refléter les processus métier spécifiques. Par exemple, l'ajout d'étapes spécifiques dans le flux de travail d'approbation des achats.

3. Champs et formulaires personnalisés : La personnalisation des champs et des formulaires permet aux utilisateurs d'ajouter des champs personnalisés pour collecter des informations spécifiques à leur entreprise. Par exemple, ajouter un champ personnalisé pour enregistrer des données supplémentaires sur un produit.

4. Création de rapports personnalisés : Les entreprises ont souvent des besoins uniques en matière de rapports. Un logiciel ERP flexible permet aux utilisateurs de créer des rapports personnalisés en sélectionnant les données pertinentes et en définissant les critères de filtrage.

5. Intégrations avec des applications tierces : Un logiciel ERP doit être capable de s'intégrer avec d'autres applications déjà utilisées par l'entreprise. Cela peut inclure des systèmes de comptabilité, des plateformes de commerce électronique, des outils de gestion de la relation client (CRM), etc.

6. Automatisation des processus : La personnalisation peut également inclure la création d'automatisations pour des tâches récurrentes. Par exemple, automatiser la création de commandes d'achat lorsque le niveau de stock atteint un seuil minimum.

7. Notifications et alertes personnalisées : Les utilisateurs devraient pouvoir configurer des notifications et des alertes en fonction de leurs besoins. Par exemple, recevoir une alerte lorsque certaines conditions sont remplies, comme une augmentation soudaine des ventes.

8. Personnalisation des droits d'accès : Les utilisateurs devraient pouvoir personnaliser les droits d'accès aux données en fonction des rôles et des responsabilités. Cela garantit que chaque utilisateur a uniquement accès aux informations pertinentes pour son travail.

Un bon ERP pourra s’adapter à l’inconnu, à ce que vous n’avez pas prévu, à ce qui vous attend au bout de votre route. La perte d’un gros client ? La nouvelle phase de développement ? Un nouveau produit ?

6e critère de choix d’un ERP : la durabilité

Comme mentionné ci-dessus, un système ERP est un investissement et qui dit investissement, dit survivre au temps. C’est pourquoi il faut se questionner sur sa durabilité en cherchant à savoir si la solution est développée par un seul programmeur ? Est-elle implantée dans plusieurs sociétés ? Consultez les avis afin de vous garantir de savoir comment choisir votre ERP.

Choisir un logiciel ERP durable dans le temps est essentiel pour assurer la continuité et la croissance de votre entreprise. Voici quelques éléments à prendre en compte lors de la sélection d'un logiciel ERP durable :

1. Évolutivité : Optez pour un logiciel ERP qui peut évoluer avec votre entreprise. Il doit pouvoir supporter une augmentation du nombre d'utilisateurs, de transactions et de données sans compromettre les performances.

2. Flexibilité : Choisissez un logiciel ERP flexible qui peut s'adapter aux changements de vos processus métier, de votre industrie et des réglementations. La capacité à personnaliser et à configurer le logiciel selon vos besoins est essentielle.

3. Mises à jour régulières : Assurez-vous que le fournisseur de logiciel propose des mises à jour régulières avec de nouvelles fonctionnalités et des correctifs de sécurité. Un logiciel qui évolue avec les dernières technologies est plus susceptible de rester pertinent dans le temps.

4. Support technique fiable : Un support technique solide est crucial pour résoudre les problèmes rapidement et pour obtenir de l'aide en cas de besoin. Vérifiez la réputation du fournisseur en matière de support client.

5. Compatibilité avec les technologies futures : Recherchez un logiciel ERP qui est compatible avec les technologies émergentes, telles que l'intelligence artificielle, l'Internet des objets et l'automatisation. Cela garantit que votre logiciel reste pertinent à mesure que les nouvelles technologies évoluent.

6. Intégration avec d'autres systèmes : Un logiciel ERP durable devrait pouvoir s'intégrer facilement avec d'autres systèmes et applications que vous utilisez. Cela permet une circulation fluide des données et des informations entre les différents outils.

7. Historique et réputation du fournisseur : Choisissez un fournisseur de logiciel ERP ayant une solide réputation et une longue histoire dans le domaine. Les fournisseurs bien établis ont tendance à offrir des solutions plus durables.

8. Évaluations et retours des utilisateurs : Recherchez les évaluations et les retours des utilisateurs actuels du logiciel ERP que vous envisagez. Cela peut vous donner une idée de la durabilité et de la satisfaction à long terme des clients.

7e critère de choix d’un ERP : le soutien et l’assistance

Un critère fondamental pour faire le choix d’un ERP, mais aussi d’un.e bon.ne partenaire, c’est de penser au futur. Peu importe vos projets, vos buts et vos embûches imprévisibles, il vous faudra un soutien pour traverser ces épreuves avec des solutions bien réfléchies et un.e expert.e à vos côtés.

Prenez donc le temps d’évaluer les options de soutien offertes par l'entreprise qui fournit la solution. Que pouvez-vous faire en cas d’urgence? Des mises à jour? Des erreurs de développement?

Assurez-vous donc d’avoir un soutien à distance disponible durant vos heures ouvrables et d’avoir une bonne relation avec l'entreprise que vous aurez choisie comme partenaire ERP puisqu’elle sera présente dans votre vie tout aussi longtemps (idéalement) que votre ERP.

8e critère de choix d’un ERP : votre réseau ou le Cloud ?

Évidemment, avec l’arrivée du Cloud ERP, où votre ERP est hébergé sur le Cloud, il est important de vous interroger sur les besoins de votre entreprise pour savoir comment choisir votre ERP.

Si vous choisissez d’héberger votre ERP sur votre réseau, il faudra vous assurer que vos infrastructures le permettent. Pour vous faciliter la vie, votre partenaire ERP devra vous fournir les prérequis techniques et ensuite vous n’aurez peut-être qu’à ajouter la mémoire ou changer quelques postes désuets.

Vous avez choisi d’héberger votre ERP sur le Cloud? Sachez qu’en temps normal, votre fournisseur assurera l’entretien, les mises à jour et la sauvegarde des données. Assurez-vous que votre ERP est hébergé dans un lieu sécuritaire sur des serveurs robustes.  Cherchez aussi à savoir si le Cloud choisi conviendra à vos besoins et qu’il performera tel que souhaité.

Il est également possible d'héberger votre ERP sur site ou dans le cloud, selon les besoins spécifiques de votre entreprise.

Si vous utilisez déjà le Cloud pour d’autres services comme pour votre CRM, il est primordial de pouvoir exporter et importer les transactions et que vous soyez en mesure de gérer toutes les données avec vos outils et programmes.

Et pour le coût? Il faut savoir qu’avec le Cloud, vous n’aurez pas à investir pour mettre à jour votre système comme avec l’option d’héberger votre ERP sur votre réseau. Le coût d’entrée est donc moindre, mais il peut grimper rapidement en ajoutant des utilisateurs, de l’espace et des services requis.

Enfin, bien que vous ayez l’avantage de pouvoir travailler n’importe où, n’importe quand avec un ERP Cloud, il est primordial de vous assurer que vos données soient cryptées et que vous restiez propriétaire des données en cas de litige, puisque c’est un critère fondamental pour le choix d’un ERP.

9e critère de choix d’un ERP : votre industrie

Votre industrie demande peut-être des éléments particuliers, a peut-être besoin d’un ERP spécialisé. Pour vous assurer de faire le bon choix d’un ERP, un critère important est d’être certain que votre ERP s’adapte à votre industrie. Certains sont très spécialisés alors que d’autres peuvent convenir à un spectre très large.

Pour arriver à trouver le bon, faites d’abord le tour de vos collègues dans l’industrie et de compagnies similaires pour connaître leur ERP. Pour savoir comment choisir votre ERP, pensez aussi à simuler un cycle d’affaires avec votre partenaire pour voir si l’ERP préféré convient parfaitement à vos besoins.

Vous pourriez être surpris.e des résultats!

10e critère de choix d’un ERP : capacités d'intégration

Avez-vous remarqué combien d’outils vous utilisez au quotidien? Avez-vous l’impression que votre journée de travail est une suite logique d'applications et de fenêtres qui s’alternent et se complètent? Eh bien avec un ERP, plusieurs systèmes peuvent s’intégrer et importer ou exporter les données des uns et des autres.

Pour qu’une solution ERP s’intègre bien dans votre quotidien, il faut qu’elle soit capable de communiquer avec certains, sinon la totalité de vos autres services comme votre CRM, votre système de paie, etc. C’est un critère essentiel pour faire le bon choix d’ERP.

Une évaluation minutieuse des intégrations vous permettra d'assurer une interaction fluide entre votre logiciel ERP et d'autres systèmes, tout en évitant les pièges des solutions obsolètes. Gardez à l'esprit les besoins de votre entreprise, les objectifs à long terme et la flexibilité nécessaire pour prendre des décisions éclairées en matière d'intégration.

Vous éviterez ainsi de devoir entrer des données en double, de faire des erreurs, de répéter certaines tâches ou même des délais pour certains rapports importants. Vous verrez, votre vie en sera grandement améliorée et ce facteur contribuera à l’adoption à long terme de votre ERP, puisqu’il sera cohérent avec votre vie au travail.

Conclusion

‍Voilà donc 10 critères de choix pour un ERP qui s’adaptera à votre entreprise et qui vous offre une solution gagnante à long terme. Avec ceux-ci, vous serez certain de savoir comment choisir votre ERP. Si vous trouvez un ERP qui répond à tous ces critères, vous pourrez être assuré d’avoir placé votre entreprise sur le chemin de la réussite pour les années à venir.

Mais, si vous avez des questions sur le choix de votre ERP, n'hésitez pas à nous contacter, nous serions heureux.se.s d'y répondre !