7 conseils pour choisir le meilleur CRM de recrutement

Sans un CRM de recrutement, dénicher la perle rare qui se joindra à votre équipe peut s’avérer une tâche ardue. Le nombre de CV reçus, la multitude de plateformes par lesquelles le candidat vous contacte, les définitions ultra-précises de certains postes, la gestion des rendez-vous pour les entrevues sont autant de points qui peuvent ralentir le processus de recrutement. En moyenne, il faut près de 5 semaines pour trouver le bon candidat. C’est un travail long, fastidieux, qui coute cher, mais dans lequel vous pouvez être facilement accompagné par un CRM RH (Ressources Humaines).

Comme un CRM classique, un CRM RH va vous permettre de réunir à la même place et d’organiser toute l’information sur les candidats aux postes ouverts dans votre entreprise. Vous connaissez sans doute les CRM pour Customer Relationship Management. Maintenant, pensez à un CRM de recrutement comme un Candidate Relationship Management. Imaginez la recherche du candidat idéal avec des outils similaires à ceux que vous employez pour la recherche de vos clients potentiels.

Conseil n° 1 : Définissez vos besoins dans le processus de recrutement avec votre CRM de recrutement

Avant de choisir un CRM de recrutement, vous devez bien cerner vos besoins. Voici une série de questions non exhaustives pour vous aider à cerner les enjeux que vous retrouvez à chaque processus d’embauche ?

• Comment diffusez-vous vos offres d’emploi ?
• Quels sont vos processus de sélection ?
• Quels sont les médias sociaux que vous utilisez habituellement pour vos recherches de candidats ?
• Quelles seront les périodes d’entrevues ? Qui sera présent ?
• Avez-vous des évaluations ou des tests à faire passer aux candidats ?
• Pour quelles tâches semblez-vous prendre le plus de temps ?
• Quelles sont les informations pour lesquelles vous perdez le contrôle des données ?

Si vous êtes déjà passé par plusieurs processus d’embauche, vous serez capable de répondre rapidement à ces questions et donc d’établir vos besoins.

Conseil n° 2 : Choisissez une plateforme moderne (CRM) plutôt qu’une plateforme traditionnelle (ATS)

Actuellement, il existe deux types de plateformes pouvant vous soutenir dans votre stratégie de recrutement : un ATS ou un CRM.

L’ATS pour Applicant Tacking System est la plateforme traditionnelle utilisée par les recruteurs. Il permet de suivre le parcours du candidat du dépôt de son CV jusqu’à son entrevue. Cependant l’ATS a plusieurs limites. C’est un outil qui nécessite l’ajout de nombreuses applications complémentaires. D’autre part, de nombreux recruteurs ont remarqué des erreurs de filtrage lors de l’utilisation d’ATS donnant des résultats de faux positifs.

Comme nous l’avons dit plutôt, vous pouvez concevoir le CRM de recrutement comme un Candidate Relationship Management. Le CRM va vous permettre de garder le contact avec les candidats. Comme le marketing relationnel, le CRM RH vous permet de conserver la trace d’échanges avec le candidat, le canal de communication utilisé, les notes d’entrevues et d’évaluation, la décision prise et les prochaines étapes du processus de dotation.

Conseil n° 3 : Arrêtez votre choix sur l’hébergement du CRM de recrutement

Une fois votre choix de CRM établi, il vous faut maintenant choisir l’emplacement de son hébergement. Pour cela, deux solutions s’offrent à vous :

-      Installer le CRM sur vos serveurs :

Vous pouvez choisir d’installer le CRM RH dans vos serveurs internes. Comme une nouvelle application, le CRM fait alors partie de votre système. Si conserver l’information parfois sensible des candidats est primordial (faut-il vous rappeler qu’une candidature reste et demeure confidentielle ?), l’hébergement sur vos serveurs demande de l’entretien et… de la sécurité supplémentaire.

-      Opter pour la solution du Cloud :

La plupart des utilisateurs de CRM de recrutement optent la solution infonuagique. Nous allons voir plus bas d’autres avantages à l’utilisation du Cloud, mais avant tout, le Cloud ne vous demande pas de maintenance supplémentaire et ne vient pas alourdir les informations contenues sur vos serveurs. C’est la meilleure option pour faire baisser vos couts d’assistance informatique tout en garantissant une sauvegarde permanente et la sécurité de vos données.

Conseil n° 4 : Établissez la liste des fonctionnalités dont vous avez besoin dans votre CRM de recrutement

Avant tout, un CRM de recrutement doit vous offrir des fonctionnalités indispensables à votre processus de dotation. Voici une liste non-exhaustive des fonctionnalités indispensables pour trouver votre candidat idéal.

• La recherche des candidats de qualité selon vos besoins :

La priorité d’un processus de recrutement est de trouver LE candidat de qualité et de le garder. Un candidat idéal est un candidat qui reste et qui devient une des clés du succès de votre entreprise.

• La gestion des CV :

C’est LA problématique première dans le recrutement de personnel. Les CV arrivent par dizaines, leur format n’est pas standard, bref, la gestion des CV donne du fil à retordre à plusieurs recruteurs. Un CRM de recrutement va faire l’extraction des données des CV et les uniformiser dans un tableau facilitant l’analyse des candidatures.

• Le suivi des candidats :

Comme avec vos clients, vous devez entretenir une bonne relation avec les candidats. Grâce aux tableaux générés par un CRM de recrutement, vous allez pouvoir valider l’étape à laquelle vous êtes rendu dans votre processus décisionnel.

• Le recrutement collaboratif :

C’est l’outil ultime pour garder le contact avec votre candidat comme vous le feriez avec un client. Notez les différentes conversations que vous avez eues avec le candidat, gardez la trace des évaluations pour prendre une décision éclairée.

• L’automatisation :

L’automatisation va vous permettre de gagner un temps précieux dans votre processus d’embauche. Automatisez les alertes de candidatures, les notifications et les réponses standard.

Conseil n° 5 : Assurez-vous que votre CRM fonctionne sur le navigateur utilisé au sein de votre entreprise

Pour choisir un bon CRM de recrutement, vous devez vous assurer que le logiciel est compatible avec le navigateur internet que vous utilisez. Si ce n’est pas le cas, vous risquez de perdre des informations entre le site de recrutement choisi et votre outil d’aide décisionnelle. La plupart du temps, vous avez droit à une période d’essai pour vous assurer de la compatibilité de votre outil et des méthodes de travail de votre équipe de ressources humaines.

Conseil n° 6 : Choisissez un CRM de recrutement facile d’accès

Aujourd’hui, l’accessibilité des données n’est plus une option. C’est pourquoi l’hébergement dans le Cloud est fortement recommandé. Votre CRM de recrutement doit pouvoir être accessible depuis un téléphone mobile, une tablette ou un ordinateur de bureau. Assurez-vous que vous pouvez réviser les CV des candidats, communiquer avec eux, etc.

Qui dit accessibilité, dit aussi facilité d’implantation. L’utilisation d’un CRM de recrutement doit être faite pour vous faciliter la vie. Son utilisation doit être intuitive. Vous ne devez pas passer de longues heures à apprendre à vous en servir.

Conseil n° 7 : Calculez le cout de votre logiciel de recrutement avant d’arrêter votre choix

Selon la taille de votre entreprise et vos besoins de recrutement, il existe deux grands modèles de tarification pour un CRM de recrutement. Vous pouvez choisir une tarification par utilisateur et par mois ou un modèle d’utilisateurs illimités.

Si votre entreprise est de taille modeste et que le nombre de personnes ayant un pouvoir décisionnel sur le recrutement est restreint, vous pouvez opter sans problème pour une tarification par utilisateur et par mois.

La tarification sur le modèle d’utilisateurs illimités est intéressante si vous êtes au sein d’une grande entreprise ou si votre entreprise a connu une croissance importante de ses effectifs. Avec cette option, tous les cadres et tous les responsables du recrutement ont accès à l’outil sans que cela augmente le budget dédié au logiciel.

Tout comme le recrutement, le choix d’un bon CRM de recrutement peut prendre du temps. Mais dites-vous que le temps que vous allez passer à choisir l’outil qui convient à vos besoins en dotation de personnel va vous faire économiser plus du triple du temps que vous passez habituellement dans la sélection de vos candidats. Nos consultants en CRM et en ERP sont disponibles pour vous fournir des conseils supplémentaires pour vous aider à bien choisir votre CRM de recrutement.