Tout savoir sur un CRM de recrutement : définition et comment choisir

Sans un CRM de recrutement, dénicher la perle rare qui se joindra à votre équipe peut s’avérer une tâche ardue. Le nombre de CV reçus, la multitude de plateformes par lesquelles le candidat vous contacte, les définitions ultra-précises de certains postes, la gestion des rendez-vous pour les entrevues sont autant de points qui peuvent ralentir le processus de recrutement.

En moyenne, il faut près de 5 semaines pour trouver le bon candidat. C’est un travail long, fastidieux, qui coute cher, mais dans lequel vous pouvez être facilement accompagné par un CRM RH (Ressources Humaines). Dans cet article, nous allons parler de quoi consiste un CRM de recrutement et vous prodiguez des conseils pour en choisir le parfait pour votre entreprise.

C’est quoi un CRM de recrutement ?

Un CRM de recrutement, ou Candidate Relationship Management, est un outil technologique qui centralise et organise toutes les informations relatives aux candidats aux postes ouverts dans votre entreprise. Comme un CRM classique pour le Customer Relationship Management, il permet de réunir en un seul endroit toutes les données essentielles pour gérer et suivre vos interactions avec les candidats.

Vous connaissez sans doute les CRM pour Customer Relationship Management (Gestion de Relation Clients). Maintenant, pensez à un CRM de recrutement comme un Candidate Relationship Management. Imaginez la recherche du candidat idéal avec des outils similaires à ceux que vous employez pour la recherche de vos clients potentiels.

Fonctionnalités clés d’un CRM de recrutement

Un CRM de recrutement offre une panoplie de fonctionnalités conçues pour faciliter, structurer et optimiser l’ensemble du processus de recrutement. Voici les fonctionnalités clés :

• Centralisation de l’information : Regrouper toutes les données des candidats (CV, lettres de motivation, échanges, notes d’entretien, etc.) dans une base de données unifiée, accessible à l’ensemble des équipes RH.
• Suivi du parcours candidat : Visualiser et gérer le pipeline de recrutement, du premier contact jusqu’à l’embauche, en permettant un suivi précis de l’évolution de chaque candidat dans le processus.
• Automatisation des tâches répétitives : Programmes d’envoi de courriels, relances automatiques et planification d’entretiens pour réduire le temps consacré aux tâches administratives.
• Segmentation et recherche avancée : Filtrer et segmenter les candidats selon des critères définis (compétences, expérience, localisation, etc.) afin d’identifier rapidement les profils correspondant aux besoins du poste.
• Suivi des interactions : Historiser toutes les communications et interactions avec les candidats pour conserver un historique complet et faciliter le travail collaboratif au sein de l’équipe.
• Reporting et analyses : Générer des rapports et des tableaux de bord pour évaluer l’efficacité des processus de recrutement et identifier les axes d’amélioration.
• Intégration avec d’autres outils : Connecter le CRM aux autres plateformes RH ou outils d’ATS (Applicant Tracking System), ainsi qu’aux réseaux sociaux ou job boards, pour une synchronisation et une diffusion optimisée des offres.
• Personnalisation de l’expérience candidat : Offrir une communication sur-mesure et un suivi personnalisé pour améliorer l’expérience candidat et renforcer l’image de marque employeur.

Ces fonctionnalités, inspirées des outils classiques de gestion de la relation client, permettent d’optimiser le sourcing, le suivi et l’engagement des talents tout en garantissant une meilleure efficacité des équipes RH.

Différence entre un ATS et CRM de recrutement

Un ATS (Applicant Tracking System) est conçu pour gérer tous les processus de recrutement entrant. La principale différence entre un ATS et un CRM de recrutement réside dans leur finalité et leur approche du processus de recrutement.

L’ATS est conçu pour suivre et gérer les candidatures tout au long du processus de recrutement. Il facilite le tri, le classement et l’organisation des candidatures reçues pour des postes ouverts. Il permet de gérer les étapes du recrutement (dépôt de candidature, entretiens, évaluations, etc.) de manière linéaire et opérationnelle.

L’ATS est principalement utilisé pour traiter les candidatures en réponse à une offre d’emploi et optimiser le suivi des candidats déjà engagés dans le processus.

Le CRM de recrutement centralise et organise toutes les informations sur les candidats, mais il se distingue par son approche relationnelle. Il permet de créer et entretenir un vivier de talents pour anticiper les besoins futurs. Il offre des outils pour nourrir et développer des relations avec les candidats, même lorsqu’aucune offre n’est disponible, en menant des campagnes de communication personnalisées.

Le CRM de recrutement s’appuie sur des techniques similaires à celles du marketing, visant à engager les talents et à bâtir une relation de confiance qui pourra se traduire par une embauche ultérieure.

En résumé, l’ATS est l’outil de gestion des candidatures pour des recrutements en cours, tandis que le CRM de recrutement est axé sur le développement et l’entretien d’une relation continue avec les candidats, afin de constituer une réserve de talents à mobiliser dès que le besoin se présente.

Certains exemples de CRM de recrutement

Découvrons ensemble quelques exemples de CRM de recrutement que vous pouvez utiliser pour faciliter votre processus d’embauche.

1. Microsoft Dynamics 365 CRM

Dynamics 365 CRM se présente comme une plateforme robuste et personnalisable, qui peut être adaptée pour gérer les processus de recrutement en complément de ses fonctionnalités CRM classiques. Toutefois, son efficacité en tant que CRM de recrutement dépend largement de la personnalisation et de l’intégration avec d’autres outils RH. Une des avantages de ce CRM de recrutement est qu’il s’intègre avec Office 365 et d’autres solutions Dynamics, facilitant la synchronisation des données. Cependant, il doit être spécifiquement adapté pour répondre aux exigences du recrutement, ce qui pet demander des compétences techniques. Vous pouvez contacter les experts Gestisoft si vous cherchez des spécialistes qui peuvent vous aider à personnaliser Microsoft Dynamics 365 CRM pour vos besoins de recrutement.

2. Zoho Recruit

Zoho Recruit est une solution hybride qui intègre des fonctionnalités ATS et CRM, idéale pour ceux recherchant à la fois un recrutement inbound et outbound. Toutefois, elle pourrait ne pas convenir si vous possédez déjà un ATS et préférez le conserver. Bien qu’il consiste à la fois fonctionnalités ATS et CRM, il n’est pas assez puissant pour le sourcing sortant et procure une automatisation limitée. De plus, c’est impossible de mettre en place des séquences multicanaux.

3. Smart Recruiters

Smart Recruiters ou SmartCRM est un outil tout-en-un qui offre des fonctionnalités à la fois ATS et CRM. Il est très bon pour la gestion du vivier de candidats, campagnes de prises de contact par courriel et pour les outils marketing et cross-canal (landing page, career page…) qu’il propose. Cependant, ces capacités d’automatisation sont limitées et il ne possède pas de séquences multicanaux outre les courriels.

4. Bullhorn

Bullhorn est un système de suivi des candidats (ATS) ainsi qu’un CRM pour les recruteurs. Il aide dans la gestion des clients, recherche et suivi des candidats et plus encore. De plus, il a des capacités de reporting et d’analyse qui vous permet de suivre les performances et indicateurs de recrutement. Mais, Bullhorn est aussi associé avec un prix relativement élevé et les options de personnalisation nécessitent souvent une expertise approfondie de la plateforme. Aussi, les utilisateurs du CRM de recrutement signalent parfois des bogues et problèmes techniques.

Conseils pour choisir le meilleur CRM de recrutement pour votre entreprise

Maintenant que vous savez ce qu’est un CRM de recrutement, voici quelques conseils pour en choisir le meilleur qui convient à votre entreprise.

Conseil n° 1 : Définissez vos besoins dans le processus de recrutement avec votre CRM de recrutement

Avant de choisir un CRM de recrutement, vous devez bien cerner vos besoins. Voici une série de questions non exhaustives pour vous aider à cerner les enjeux que vous retrouvez à chaque processus d’embauche.

• Comment diffusez-vous vos offres d’emploi ?
• Quels sont vos processus de sélection ?
• Quels sont les médias sociaux que vous utilisez habituellement pour vos recherches de candidats ?
• Quelles seront les périodes d’entrevues ? Qui sera présent ?
• Avez-vous des évaluations ou des tests à faire passer aux candidats ?
• Pour quelles tâches semblez-vous prendre le plus de temps ?
• Quelles sont les informations pour lesquelles vous perdez le contrôle des données ?

Si vous êtes déjà passé par plusieurs processus d’embauche, vous serez capable de répondre rapidement à ces questions et donc d’établir vos besoins.

Conseil n° 2 : Arrêtez votre choix sur l’hébergement du CRM de recrutement

Une fois les questions répondues, vous devez choisir la plateforme que vous allez utiliser. Votre choix de CRM de recrutement établi, il vous faut maintenant choisir l’emplacement de son hébergement. Pour cela, deux solutions s’offrent à vous :

• Installer le CRM sur vos serveurs : Vous pouvez choisir d’installer le CRM de recrutement dans vos serveurs internes. Comme une nouvelle application, le CRM fait alors partie de votre système. Si conserver l’information parfois sensible des candidats est primordial (faut-il vous rappeler qu’une candidature reste et demeure confidentielle), l’hébergement sur vos serveurs demande de l’entretien et de la sécurité supplémentaire.
• Opter pour la solution du Cloud : La plupart des utilisateurs de CRM de recrutement optent la solution infonuagique. Nous allons voir plus bas d’autres avantages à l’utilisation du Cloud, mais avant tout, le Cloud ne vous demande pas de maintenance supplémentaire et ne vient pas alourdir les informations contenues sur vos serveurs. C’est la meilleure option pour faire baisser vos couts d’assistance informatique tout en garantissant une sauvegarde permanente et la sécurité de vos données.

Conseil n° 3 : Établissez la liste des fonctionnalités dont vous avez besoin dans votre CRM de recrutement

Avant tout, un CRM de recrutement doit vous offrir des fonctionnalités indispensables à votre processus de dotation. Voici une liste non-exhaustive des fonctionnalités indispensables pour trouver votre candidat idéal.

• La recherche des candidats de qualité selon vos besoins : La priorité d’un processus de recrutement est de trouver LE candidat de qualité et de le garder. Un candidat idéal est un candidat qui reste et qui devient une des clés du succès de votre entreprise.
• La gestion des CV : C’est la problématique première dans le recrutement de personnel. Les CV arrivent par dizaines, leur format n’est pas standard, bref, la gestion des CV donne du fil à retordre à plusieurs recruteurs. Un CRM de recrutement va faire l’extraction des données des CV et les uniformiser dans un tableau facilitant l’analyse des candidatures.
• Le suivi des candidats : Comme avec vos clients, vous devez entretenir une bonne relation avec les candidats. Grâce aux tableaux générés par un CRM de recrutement, vous allez pouvoir valider l’étape à laquelle vous êtes rendu dans votre processus décisionnel.
• Le recrutement collaboratif : C’est l’outil ultime pour garder le contact avec votre candidat comme vous le feriez avec un client. Notez les différentes conversations que vous avez eues avec le candidat, gardez la trace des évaluations pour prendre une décision éclairée.
• L’automatisation : L’automatisation va vous permettre de gagner un temps précieux dans votre processus d’embauche. Automatisez les alertes de candidatures, les notifications et les réponses standard.

Conseil n° 4 : Assurez-vous que votre CRM fonctionne sur le navigateur utilisé au sein de votre entreprise

Pour choisir un bon CRM de recrutement, vous devez vous assurer que le logiciel est compatible avec le navigateur internet que vous utilisez. Si ce n’est pas le cas, vous risquez de perdre des informations entre le site de recrutement choisi et votre outil d’aide décisionnelle. La plupart du temps, vous avez droit à une période d’essai pour vous assurer de la compatibilité de votre outil et des méthodes de travail de votre équipe de ressources humaines.

Conseil n° 5 : Choisissez un CRM de recrutement facile d’accès

Aujourd’hui, l’accessibilité des données n’est plus une option. C’est pourquoi l’hébergement dans le Cloud est fortement recommandé. Votre CRM de recrutement doit pouvoir être accessible depuis un téléphone mobile, une tablette ou un ordinateur de bureau. Assurez-vous que vous pouvez réviser les CV des candidats, communiquer avec eux, etc.

Qui dit accessibilité, dit aussi facilité d’implantation. L’utilisation d’un CRM de recrutement doit être faite pour vous faciliter la vie. Son utilisation doit être intuitive. Vous ne devez pas passer de longues heures à apprendre à vous en servir.

Conseil n° 6 : Calculez le cout de votre logiciel de recrutement avant d’arrêter votre choix

Selon la taille de votre entreprise et vos besoins de recrutement, il existe deux grands modèles de tarification pour un CRM de recrutement. Vous pouvez choisir une tarification par utilisateur et par mois ou un modèle d’utilisateurs illimités.

Si votre entreprise est de taille modeste et que le nombre de personnes ayant un pouvoir décisionnel sur le recrutement est restreint, vous pouvez opter sans problème pour une tarification par utilisateur et par mois.

La tarification sur le modèle d’utilisateurs illimités est intéressante si vous êtes au sein d’une grande entreprise ou si votre entreprise a connu une croissance importante de ses effectifs. Avec cette option, tous les cadres et tous les responsables du recrutement ont accès à l’outil sans que cela augmente le budget dédié au logiciel.

Gestisoft : votre conseiller en CRM de recrutement

Tout comme le recrutement, le choix d’un bon CRM de recrutement peut prendre du temps. Mais dites-vous que le temps que vous allez passer à choisir l’outil qui convient à vos besoins en dotation de personnel va vous faire économiser plus du triple du temps que vous passez habituellement dans la sélection de vos candidats.

C’est pour cela que Gestisoft est là pour vous aider. Nos consultants en CRM et en ERP sont disponibles pour vous fournir des conseils supplémentaires pour vous aider à bien choisir votre CRM de recrutement selon votre entreprise et besoins spécifiques. Contactez-nous dès aujourd’hui pour planifier une consultation gratuite avec un de nos spécialistes.