Meilleures pratiques d'implantation : votre guide de survie à l'implantation d’un nouveau système

Mettre en place des technologies CRM et ERP pour augmenter vos ventes et optimiser les opérations de l'entreprise est toujours une bonne idée.

Mais ça peut aussi rapidement devenir un cauchemar logistique !

C'est pourquoi nous avons écrit livre entier sur la façon de survivre à ce genre de projet sans perdre tous vos cheveux. Vous pouvez le lire ici ou faire défiler cet article où nous avons résumé les meilleures pratiques pour un projet d'implantation réussi.

Premièrement, faites un plan !

Assurez-vous d'avoir une compréhension claire des objectifs et des attentes qu'ont vos collègues envers votre nouvelle solution. Cela vous aidera à obtenir le soutien de l'équipe tout au long de la durée du projet (avant, pendant et après la mise en œuvre).

Certains peuvent penser que la solution CRM ou ERP est une mode passagère ou une bulle au cerveau des gestionnaires. Si vous n'expliquez pas clairement à vos équipes d'ou provient cette décisione, le changement apparaîtra beaucoup plus décourageant.

Cartographiez vos processus

Ce serait une perte de temps et d'argent d'investir dans une technologie CRM ou ERP qui ne correspond pas à vos besoins ou qui ne fonctionne pas efficacement avec vos processus critiques. La cartographie des processus est une représentation graphique d'un workflow métier ou d'une série d'actions. Cette étape vous aidera à identifier les tâches qui peuvent être simplifiées, améliorées ou même automatisées à l'aide de votre nouvelle solution.

Évaluer et priorisez les besoins de votre entreprise

Identifiez les forces et les faiblesses des systèmes avec lesquels vous travaillez actuellement.

La cartographie de vos processus sera très bénéfique pour ici. Déterminez vos besoins futurs en fonction des besoins que vous anticipez pour le futur. Il est essentiel que votre nouvelle application soit évolutive et puisse répondre aux exigences de l'entreprise au fur et à mesure qu'elles surviennent.

D'autres facteurs à prendre en compte sont les coûts initiaux et permanents de la solution, la simplicité de configuration et d'interaction avec vos outils existants, le support utilisateur, le stockage des données, les choix de personnalisation, etc.

Et qu'en est-il de choisir le bon partenaire ? Cet article ici vous guidera à travers ce processus : Comment choisir un consultant ERP?

Anticiper les impacts sur vos opérations

Soyez honnête avec vous-même sur le temps et les ressources nécessaires pour déployer votre solution CRM/ERP. Vous serez plus à même de prévoir les goulots d'étranglement dans votre production quotidienne si vous prévoyez les ressources qui seront utilisées à chaque étape du projet.

Même avec une stratégie de mise en œuvre bien planifiée, adaptable et bien structurée, des événements inattendus surviendront et perturberont les opérations courantes de votre entreprise.

Communiquez !

Un nouveau système CRM ou ERP aura sans aucun doute une influence sur votre entreprise dans son ensemble. Vous souhaiterez peut-être planifier une communication pour chaque équipe afin de garantir une communication transparente et efficace.

Certaines équipes peuvent être plus touchées que d'autres; néanmoins, tous les départements seront touchés d'une manière ou d'une autre. Vous pouvez assurer le succès du projet en tenant tout le monde informé et en leur donnant l'impression que leurs problèmes sont traités.

Construire une équipe de projet solide

La réussite de votre projet de déploiement CRM/ERP dépend également des équipes projet qui se constituent au sein de votre entreprise.

Construisez cette équipe de projet en fonction des capacités individuelles, de la motivation et des intérêts plutôt que de l'ancienneté ou des devoirs et obligations. Une trop grande équipe de gestion de projet peut également provoquer des tensions et entraver la communication.

Pendant votre projet d'implantation

Le projet d'implantation a officiellement commencé ! C'est à ce moment qu'il est essentiel d'envisager plus sérieusement la formation du personnel et le transfert de données. En cours de route, il peut être essentiel de revoir la portée du projet.

Planifiez la formation dès maintenant

Ne laissez pas la formation des employé.e.s pour la toute fin du projet. Gestisoft livre des projets en de nombreuses itérations, vous permettant de tester plusieurs fois vos procédures. Cela permet à votre personnel de se familiariser progressivement avec les fonctionnalités de votre nouvelle application sans compromettre l'intégrité des données. N'ayez pas peur de contacter votre partenaire numérique pour obtenir de l'aide pour la formation des employés.

Nettoyez vos données

Parce que les mauvaises données impliquent des occasions manquées ou des décisionsmal avisées, le transfert de données est un aspect important de la mise en œuvre d'une solution CRM-ERP. Utiliser un nouveau logiciel avec des données obsolètes et superflues, c'est comme emménager dans une nouvelle maison pleine de vieilles ordures : ça ne vaut rien, ça prend de la place et ça pue.

Êtes-vous préoccupé par la migration des données ? Apprenez-en plus ici : Comment préparer votre entreprise à la migration vers Dynamics 365? Un guide essentiel

Restez flexible

Un projet de mise en œuvre peut rapidement devenir incontrôlable. Au cours du projet, des ajouts imprévus (mais souvent nécessaires) sont effectués. Si vous soupçonnez que le projet s'écarte trop de la conception initiale, vous avez peut-être affaire à une dérive de la portée. Faites une liste de trois à cinq priorités et respectez-la.

Votre application est maintenant live !

Votre système CRM/ERP est maintenant opérationnel. Prenez le temps de vous féliciter ! Cependant, gardez à l'esprit que le personnel doit continuer à être soutenu afin de favoriser l'adoption du logiciel dans tous les départements.

La gestion du changement est éternelle

Identifiez les ambassadeurs de l'équipe qui ont été enthousiasmés par l'introduction d'une nouvelle solution. Fournissez-leur une formation avancée supplémentaire et recommandez-leur d'organiser des séminaires pour leurs collègues. Expliquez comment l'automatisation leur permettra de consacrer moins de temps aux activités administratives. Ils bénéficieront également de rappels automatisés, par exemple lorsqu'il est temps de faire un suivi auprès d'un client dont la commande trimestrielle approche.

L'implantation n'est que le début

Ne mettez pas votre nouveau système CRM/ERP en veilleuse. Tenez compte de leurs commentaires et de leurs préoccupations lorsque vous essayez d'améliorer le rendement au travail dans le cadre du nouveau système. Utilisez un tableau de bord pour suivre l'adoption de la nouvelle solution ou créez un moyen pour les travailleurs de fournir des commentaires.

Choisissez Gestisoft comme partenaire d'implantation

Voilà! Vous êtes maintenant mieux préparé pour mener à bien votre projet de déploiement de système CRM/ERP.

Peu importe où vous en êtes dans votre projet, que vous ayez des problèmes mineurs ou importants, sachez que vous pouvez compter sur Gestisoft pour vous aider.

Contactez sans tarder l'un.e de nos expert.e.s !