Comment créer un prospect dans Dynamics 365 bonnes pratiques ?

Pourquoi créer un prospect dans Dynamics 365 quand on peut créer un contact directement? Voilà une question qui nous revient souvent. Si votre entreprise n’a besoin d’aucun exercice de prospection pour générer du revenu pour votre entreprise, eh bien, je vous envie! Dans votre cas, la création de prospects n’est peut-être pas pertinente. Cependant, il existe des astuces et avantages liés aux prospects qui pourraient être bénéfiques à votre entreprise, que vous ayez besoin de faire de la prospection ou non. Envie d’en savoir plus? Commençons par définir notre concept de prospect dans le contexte de Dynamics 365.

Qu’est-ce qu’un prospect ?

Un prospect est tout simplement un client ou un contact que vous ne connaissez pas personnellement, mais qui semble avoir un intérêt envers votre entreprise. Un prospect peut être une personne qui télécharge vos e-books ou qui remplit un formulaire sur votre site Web. Il peut également être quelqu’un que vous rencontrez lors d’un événement et dont vous avez obtenu leurs informations. Bref, une fois que vous avez les informations de cette personne, vous devez effectuer certaines actions afin de découvrir si cette personne se qualifie comme un client potentiel ou si elle doit être disqualifiée. Normalement, on exclue un prospect quand nos produits ou services ne répondent pas à ses attentes. Par exemple, vous ne vendrez pas de vêtements d’hiver à quelqu’un qui passe le clair de son année dans le désert. À ce moment-là, vous savez qu’il faut exclure ce client potentiel.

Le prospect dans Dynamics 365 (Inclure ou Exclure).

Du point de vue d’un CRM, l’action d'inclure un prospect va automatiquement créer le contact et le compte dans Dynamics 365. Il va également convertir votre prospect en une opportunité d’affaires, vous permettant ainsi d’effectuer vos actions pour construire votre relation d’affaires et augmenter par le fait même vos chances de succès dans la conclusion de la vente ou du contrat. Vous allez être épaulé non seulement par le CRM, mais également par une intelligence artificielle intégrée qui vous proposera des actions à effectuer avec le client potentiel. L’application peut même qualifier votre relation avec cette personne en interprétant vos communications que vous avez avec elle. Si vous excluez le prospect, le CRM va tout simplement vous éviter de créer cette personne comme contact, ce qui assurera de conserver votre liste de contact la plus optimale possible en y conservant uniquement les contacts qui offrent un potentiel de croissance pour votre entreprise.

Pourquoi est-il important de faire de la recherche sur vos prospects?

Effectuer des recherches sur vos prospects est une tâche qui vous permettra d’éviter de contacter inutilement une personne en se fiant sur ses besoins. Si l’un de ces prospects habite dans le désert du Sahara et bien il est possiblement inutile pour vous d’entrer en contact avec lui pour lui vendre des tuques et des mitaines. Avec l’internet aujourd’hui, il est très simple d’obtenir ces informations sans avoir à engager Magnum P.I. pour investiguer sur la personne.

Comment effectuer une recherche sur nos prospects?

• Le site Web de l’entreprise pour laquelle votre prospect travaille vous donnera une première piste intéressante, surtout si vous œuvrez dans une industrie de type B2B (Business To Business). La plupart des sites Web ont une page descriptive de l’entreprise et une section contactez-nous où vous obtiendrez les coordonnées de l’entreprise.
• Le profil LinkedIn de la personne peut vous donner également des informations intéressantes vous permettant de mieux identifier le rôle du prospect à l’intérieur de l’entreprise pour ainsi mieux cibler les actions à faire.
• Si votre entreprise a créé un produit avec une verticalité précise et bien identifiée, le code SCIAN ou SIC de l’entreprise peut vous aider à déterminer si votre prospect fait partie de votre clientèle ciblée par votre produit ou service. Au Québec vous avez 2 sources d’informations que nous avons identifiées : le registraire des entreprises du Québec et l’ICRIQ ces sites vous donneront bien plus que le Code SCIAN ou SIC il va vous donner un portrait sur le nombre d’employés au sein de l’entreprise, leur chiffre d’affaires ainsi que les actionnaires ou propriétaires de cette entreprise.

Si vous avez la chance d’avoir une équipe de marketing, encouragez-les à amener des prospects avec le plus de détails et surtout de bien les présenter auprès de votre force de vente. Plus votre prospect aura des informations pertinentes associées à son profil, plus vous amènerez de la valeur et plus vous aurez de chance que vos vendeurs réussissent à convertir ces prospects en client potentiel.

Comment créer un prospect dans Dynamics 365

Rien de plus simple voici une façon de procéder pour créer un nouveau prospect à l’intérieur de votre Dynamics 365.

• Dans la bande à droite, sélectionnez Prospect
• Dans la bande du haut, cliquez sur le bouton « Nouveau » afin d’obtenir le formulaire complet prospect ou tout simplement le signe + afin d’obtenir le formulaire de création rapide du CRM

• Remplissez tous les champs

• Cliquez sur le bouton Enregistrer ou Enregistrer et fermer si vous voulez passer à autre chose à l’intérieur de votre CRM Dynamics 365

Comment bâtir le meilleur formulaire prospect dans Dynamics 365

Une fiche prospect doit contenir que l’essentiel. Épurer le plus possible cette fiche pour que le vendeur aille tout à porter de main en un seul coup d’œil est la meilleure façon d’en assurer l’efficacité. La version native du formulaire prospect est terriblement encombrante. Sondez votre équipe de vente afin de déterminer ce qui est essentiel pour eux afin de bien faire leur travail de prospection. Bien que Dynamics 365 vous permet d’avoir plusieurs onglets ouverts. Assurez-vous d’avoir tout dans une seule page. Souvent, partir avec uniquement ces champs suffit pour que les vendeurs puissent bien effectuer leur tâche :

• Prénom/Nom
• Numéro de téléphone
• Courriel
• Description de poste
• Nom de l’entreprise
• Adresse de l’entreprise
• Code Scian ou SIC (Si votre entreprise a segmenté le marché selon sa verticalité)
• La provenance du prospect
• Détails
• Intérêts (Produit)

Vous pouvez utiliser ces champs comme point de départ. Ce qui est merveilleux de Dynamics 365, c’est que vous pouvez adapter votre formulaire en cours de route afin de le changer ou de l’améliorer rapidement au fur et à mesure que vos besoins se définissent. Dans un prochain blogue, nous allons vous montrer comment créer une automatisation qui vous permettra d’envoyer un courriel de notification à votre équipe de vente lorsqu’un nouveau prospect est créé dans votre CRM Dynamics 365. Si vous avez des questions sur la gestion de vos prospects, contactez notre équipe d’experts!  Un expert pourra vous guider dans cette phase importante dans l’acquisition de nouveaux clients.  

Do you want to know how to create leads in Microsoft Dynamics 365? We often encounter this question. If your company does not require prospecting to generate revenue, then, we envy you! In this case, the topic of lead creation may be irrelevant.

However, there are still tips and tricks related to leads that can benefit your business, regardless of whether you need to prospect or not. Let’s get started by understanding leads in Dynamics 365.

What is a lead?

In simple terms, a lead is a customer or contact you have yet to do business with, but one who can potentially be interested in what you offer. A lead can be someone who has downloaded your e-book or filled out a form on your website - basically, an existing contact.

Once you have that person’s contact, you must take certain steps to find out if they qualify as a potential customer or if they can be disqualified. Typically, we won’t pursue a contact as a lead if our products or services do not match their interests or expectations. For instance, it doesn’t make much sense to market winter jackets to someone who lives in the desert heat.

How to qualify or disqualify leads in Dynamics 365?

In the case of CRM, the action of qualifying a lead will instantly generate a contact and account in Dynamics 365. It will also convert your lead into a sales opportunity, allowing you to pursue further action in order to build a business relationship, increasing your closing ratio for sales or contracts.

Along with CRM, you will be assisted by built-in artificial intelligence that will suggest what further actions you should take with this prospect. The app can even interpret the nature of your communications with this person to assess your relationship, to help you manage leads.

If you disqualify the lead, CRM simply prevents you from adding that person as a contact or in your leads group. This ensures the optimization of your contact list by retaining only the entries that offer growth potential for your business.

Why is it important to research your leads?

Conducting research and understanding leads will allow you to avoid unnecessarily contacting someone who typically isn’t interested in the goods or services that you sell.

Thanks to the internet, it has become very easy to obtain this information without having to hire private investigators to stalk the person. Microsoft Dynamics 365 does everything for you.

How to properly conduct research on your leads?

• For starters, visit the company website of your lead’s employer. It should provide you with an interesting first opportunity, especially if your goods or services are geared for B2B (Business To Business). Most websites feature an “About” page and a “Contact us” section where you can get in touch with the company directly.
• If the person is on LinkedIn, their profile can potentially reveal interesting information, giving you a clearer idea of their role within the company, which, in turn, will allow you to build a more personalized action plan for pursuing that lead.
• If the company offers a product with a well-defined sales vertical, the NAICS or SIC code of your lead’s company can help you determine if that person is part of your target audience. In Quebec, there are 2 other sources that provide more information on the matter: the Quebec Business Registry and ICRIQ. In fact, these websites will offer much better insight than just the NAICS or SIC code; they present you with crucial information, like the number of employees within the company, their turnover, and the identity of shareholders or owners.

If you are fortunate enough to employ a marketing team, encourage them to get as much information on their leads as possible, and to put those details to good use in your sales force or Microsoft Dynamics 365 CRM software. By making sure that a wealth of relevant information populates your lead’s profile, you bring more value and increase your sales team’s conversion rate from lead to sales opportunity.

How to create leads in Dynamics 365?

It is quite simple. Here is one way to create a new lead within Dynamics 365:

• In the right-hand menu, select Lead

• In the top menu, click on “New” to get the full lead creation form, or simply click the + sign for the quick CRM creation form

Fill in all the fields

Click the “Save” or “Save and Close” button if you want to proceed to your Dynamics 365 CRM

How to use the Dynamics 365 lead form to the best of its ability?

Your lead’s file should contain only the essentials. It is more efficient to keep this file as clean as possible in order to ensure that your salespeople have everything readily at hand. Also, the lead form’s native version is terribly clunky. Take some time to check with your sales team to determine which elements are essential to their successful prospecting.

While Dynamics 365 allows you to manipulate multiple tabs in parallel, make sure that you have everything on the same page. Generally, your salespeople only need the following fields to succeed in their tasks:

• Firstname/Lastname
• Phone number
• Email
• Job description
• Company Name
• Company address
• SCIAN or SIC code (if your company has segmented the market according to its verticality)
• The prospect’s origin
• Details
• Interests (Products)

Gestisoft as your guide to creating leads in Microsoft Dynamics

These fields can serve as a starting point. Dynamics 365 allows you to customize your form over time, which is great if you need to quickly change or improve it as your needs evolve. In our next blog, we will demonstrate how to create an automation that allows you to send email notifications to your sales team whenever a new lead is created in your Dynamics 365 CRM.

Don’t hesitate to reach out to our team of experts if you have any questions about managing your leads! Our experts will be happy to guide you through this important phase of client acquisition.