L’Ordre des psychoéducateurs et psychoéducatrices du Québec accélère sa transformation numérique avec Legio

Moderniser pour mieux accomplir sa mission

Ayant à cœur sa mission de protection du public, l’Ordre des psychoéducateurs et psychoéducatrices du Québec (OPPQ) souhaitait moderniser ses outils de gestion pour gagner en efficacité et mieux répondre aux impératifs liés notamment à l’encadrement de ses membres. Bien qu’ayant soutenu l’organisation pendant plusieurs années, son système précédent atteignait ses limites. La multiplication des fichiers Excel, la saisie manuelle des informations et la gestion fragmentée des dossiers compliquaient les opérations et nuisaient à l’efficience des processus.

Dans une optique d’amélioration continue, l’OPPQ a entrepris un virage numérique en adoptant une solution plus moderne et intégrée. En modernisant ses outils technologiques, l’objectif était d’automatiser certaines tâches administratives, de favoriser la circulation de l'information et d’offrir une expérience améliorée, tant à la population qu’aux membres et aux équipes internes.

Legio, un levier pour la transformation numérique

L’OPPQ a entrepris un processus rigoureux d’analyse des besoins et d’appel d’offres pour trouver une solution capable de soutenir la transformation souhaitée. Le choix du comité de sélection s’est arrêté sur Legio, basé sur Microsoft Dynamics 365. Intégré nativement à l’écosystème de Microsoft, il permet d’automatiser la gestion des admissions et du renouvellement de l’inscription annuelle des membres. Ses fonctions facilitent la gestion des secteurs de l’inspection professionnelle et du bureau du Syndic. Une interface a été développée afin de permettre aux membres de valider le respect de la norme de formation continue de l’Ordre. Le portail en ligne vise à améliorer l’expérience du public, des membres et des autres utilisateurs (ex: partenaires ou fournisseurs de services). Nul besoin désormais de jongler avec des fichiers éparpillés ou de répéter les mêmes tâches manuellement. L’essentiel de l’information nécessaire au bon fonctionnement de l’Ordre est centralisé, structuré et accessible en quelques clics.

Grâce à sa flexibilité et à ses capacités analytiques avancées avec Power BI, Legio offre une meilleure visibilité sur les opérations et permet à l’OPPQ d’optimiser en continu ses processus internes.

Un déploiement progressif et participatif

Dès le départ, les équipes de l’OPPQ ont été impliquées activement à chaque étape du projet, assurant ainsi une implantation alignée sur les besoins réels et les objectifs stratégiques.

L’implantation de la solution a aussi permis aux équipes de monter en compétence avec de nouveaux outils numériques. L’apprentissage du langage technique et des fonctionnalités avancées a demandé un certain ajustement, mais a rapidement conduit à une meilleure autonomie et à une utilisation plus efficiente de la plateforme.

Les résultats ne se sont pas fait attendre. L’OPPQ a rapidement constaté des gains concrets :

• Automatisation des admissions, réduisant les délais de traitement et la charge administrative.
• Centralisation des données, facilitant la gestion des dossiers et améliorant la collaboration interne.
• Expérience membre améliorée, avec un portail en libre-service simplifiant les transactions et la mise à jour des informations.
• Optimisation des processus internes, éliminant les tâches répétitives et réduisant le risque d’erreurs humaines.

L’expertise de Gestisoft au service de l’OPPQ

Tout au long du projet, l’OPPQ a pu compter sur l’accompagnement de Gestisoft pour faciliter la transition et maximiser l’adoption de Legio. L’expertise de Gestisoft en transformation numérique a permis d’adapter la solution aux besoins spécifiques de l’OPPQ et d’assurer une intégration aussi fluide que possible.

Pour aller encore plus loin, l’OPPQ envisage déjà de nouvelles optimisations :

• Poursuivre la révision du processus de renouvellement de l’inscription annuelle des membres afin de réduire encore plus les interventions manuelles.
• Rendre l’expérience utilisateur encore plus intuitive, en réduisant notamment le nombre d’étapes nécessaires pour certaines actions.
• Introduire un module de gestion des dossiers disciplinaires en vue de faciliter l’accès aux informations qui y sont contenues, dans les limites permises par la loi.

Une transformation numérique qui se poursuit

Le déploiement de Legio marque une étape clé dans la transformation numérique de l’OPPQ. En centralisant ses processus et en automatisant plusieurs tâches critiques, l’organisation est désormais mieux équipée pour répondre aux défis d’aujourd’hui et de demain.

En choisissant Legio, une solution intégrée à l’écosystème Microsoft, l’OPPQ bénéficie non seulement d’un outil évolutif et performant, mais aussi de l’innovation continue et des avancées technologiques d’un leader mondial. Cette approche lui permet de tirer parti des investissements en recherche et développement de Microsoft, tout en collaborant avec un partenaire local, Gestisoft, qui comprend les réalités et les besoins des ordres professionnels.

Avec cette combinaison gagnante, l’OPPQ poursuit sa modernisation avec confiance.

"Legio nous a permis de franchir une étape essentielle dans notre transformation numérique. Nous avons automatisé plusieurs processus, amélioré la gestion de nos données et gagné en efficacité. Un potentiel à exploiter, et nous sommes impatients de voir comment la solution continuera d’évoluer avec nous." – Sonia Godin, Directrice générale et secrétaire de l’OPPQ