Augmenter l’efficacité de sa comptabilité avec Business Central

Bédard Ressources : une entreprise en pleine expansion !

Au cours de ses 25 ans d’existence, la firme-conseil a connu une importante croissance. Elle a 40 fois plus d’employé.e.s maintenant qu’à ses débuts et possède 9 bureaux à travers tout le Canada. Dans un contexte de pénurie de main-d’œuvre, il est fort à parier que Bédard Ressources continuera d’avoir le vent dans les voiles. 

Une telle expansion s’accompagne souvent de besoins technologiques grandissants. C’est dans cette optique que la firme a voulu migrer de NAV à Business Central et actualiser ses solutions de paie et de gestion de temps et de présence. En plus de mener à bien le projet de migration, Gestisoft a été en mesure de supporter la firme dans sa sélection de partenaires pour ces deux solutions complémentaires.

Comment augmenter l’efficacité de la comptabilité ?

Quand une entreprise est responsable d’une aussi grosse masse salariale que celle payée chaque semaine par Bédard Ressources, il n’est pas étonnant que la paie et toutes les activités relatives à la comptabilité soient directement liées à l’efficacité et la rentabilité de la compagnie. 

Depuis l’implantation de NAV en 2015, l’entreprise avait en tête une panoplie d’améliorations qu’elle désirait mettre en place, ce qui n’était malheureusement pas possible avec la version de NAV qui était en utilisation. En migrant vers Business Central, elle avait maintenant la possibilité de faire plusieurs optimisations, mais également d’avoir une meilleure visibilité sur sa rentabilité tout en facilitant les opérations comptables au quotidien.

Pourquoi Gestisoft ?

Bédard Ressource avait déjà travaillé avec Gestisoft, notamment pour la migration de son CRM en 2018. À l’époque, la firme-conseil avec choisit de faire appel à Gestisoft parce que les deux entreprises partageaient des valeurs similaires. Quand un projet d’implantation se passe parfaitement bien, ce critère de sélection peut sembler superflu. Toutefois, quand on rencontre des problèmes, si on doit en plus faire face à un choc de valeurs, la situation peut devenir très difficile à redresser.

Aussi, la capacité de Gestisoft à travailler autant en anglais qu’en français était importante puisque Bédard Ressources fait affaire avec des provinces anglophones, mais vise aussi étendre ses services aux États-Unis. Par son expertise avec des projets d’envergure, Gestisoft a donc été capable de proposer d’autres partenaires (Primo Payday pour le logiciel de paie et Synerion pour la gestion de temps et présence), qui étaient en mesure de répondre aux besoins de Bédard Ressources.

Un projet complexe

Forts de leurs expériences passées, autant Gestisoft que Bédard Ressources savaient très bien que l’intégration de trois solutions ne serait pas simple et sans embûches. Ce n’est donc pas sans surprises que l’équipe de projet a rencontré des difficultés et a dû faire face à de gros défis technologiques.

Un projet d’une telle envergure doit bien évidemment prendre en compte l’appropriation de la solution s’il veut être un succès. Cette familiarisation vint elle aussi avec son lot de défis. Une fois arrivé au lancement, Bédard Ressources eu besoin de plus de soutien qu’anticipé. Toutefois, Gestisoft a pu se rendre disponible et fournir de l’accompagnement supplémentaire aux personnes qui en avaient besoin.

Les secrets d’un bon partenariat

Plusieurs facteurs clés de succès ont été identifiés dès le début du projet, mais le plus important, tant aux yeux de Gestisoft que de Bédard Ressources, est sans doute la communication transparente. Peu importe l’état du projet, l’équipe et le chargé de projet se sont assurés que les communications soient toujours claires et complètes.

Constituer la meilleure équipe de projet

En technologie, on passe beaucoup de temps à évaluer les différentes options qui s’offrent à nous, mais on oublie parfois d’accorder autant d’importance aux personnes à qui on va confier le projet par la suite. Un des éléments qui a fait le succès de Bédard, dans ce projet et dans les autres qui ont été entrepris par le passé, c’est d’avoir quelqu’un en dehors de l’équipe d’utilisateurs pour mener et faciliter la transition vers la nouvelle solution. Julie Lachance, avec qui nous avons discuté pour la rédaction de ce cas, a joué ce rôle plus d’une fois dans sa carrière au sein de Bédard Ressources.

Elle n’hésite pas à insister sur ce point crucial. Il est préférable de miser sur des gens curieux et qui cherchent à comprendre les processus dans leur ensemble plutôt que de former son équipe de projet en fonction des titres et responsabilités de chaque personne. On a également tendance à sous-estimer l’effort de temps requis de l’entreprise qui cherche à changer ou implanter son système. L’appropriation de la solution passe nécessairement par une participation active au projet d’implantation du début jusqu’à la fin. Il est donc impensable de croire qu’un.e contrôleur.euse ou qu’un.e technicien.ne comptable peut remplir ses tâches quotidiennes normalement tout en participant à un projet d’implantation ou de migration de logiciel.

Des résultats qui parlent d’eux-mêmes

À la suite de la migration à Business Central, Bédard Ressources a pu simplifier plusieurs opérations courantes de l’équipe de comptabilité, notamment l’envoi des talons de paie, des factures et des états de compte. Le paiement des fournisseurs avec des transferts bancaires peuvent maintenant être automatisé et les efforts nécessaires au traitement de la paie, tâche colossale pour l’équipe de Bédard, ont diminués de 10%.