Tout ce que vous devez savoir sur l’Universal Scheduling dans Dynamics 365 Field Service

Une planification efficace est l’épine dorsale des opérations de service sur le terrain réussies. Les entreprises doivent s’assurer que le bon technicien est affecté à la bonne tâche au bon moment. C’est là que Universal Scheduling dans Dynamics 365 Field Service joue un rôle essentiel. En utilisant Universal Resource Scheduling (URS), les entreprises peuvent optimiser l’allocation des ressources, réduire les coûts opérationnels et améliorer la qualité du service.

Dans cet article, nous couvrirons tout ce que vous devez savoir sur Universal Scheduling dans Dynamics 365 Field Service, y compris ses fonctionnalités, ses avantages, son processus de configuration et ses applications concrètes.

Qu’est-ce que Universal Scheduling dans Dynamics 365 Field Service ?

Universal Scheduling dans Dynamics 365 Field Service désigne le Universal Resource Scheduling (URS)—un système conçu pour allouer efficacement des ressources telles que les techniciens de terrain, l’équipement et les installations. Initialement conçu pour planifier les ordres de travail, URS peut également être utilisé dans d’autres applications Dynamics 365, comme Customer Service et Project Operations.

Pour les équipes de service sur le terrain, Universal Scheduling garantit que chaque ordre de travail est affecté au technicien le plus qualifié en tenant compte de la disponibilité, des compétences, de la proximité, du temps de déplacement et de l’équipement requis. En rationalisant ces processus, les entreprises peuvent minimiser les retards, réduire les inefficacités opérationnelles et améliorer la satisfaction client.

Les fonctionnalités clés de Universal Scheduling dans Dynamics 365 Field Service

Avec Universal Scheduling dans Dynamics 365 Field Service, vous bénéficiez de nombreuses fonctionnalités puissantes pour simplifier votre gestion des ressources et la planification des tâches. Voici les principales fonctionnalités :

1. Correspondance intelligente des ressources

Universal Scheduling affecte les ordres de travail aux techniciens de terrain en fonction de :

• Compétences et certifications – S’assurer que seuls des techniciens qualifiés sont affectés aux tâches appropriées.
• Disponibilité – Vérification des horaires des techniciens pour éviter la surcharge.
• Localisation – Réduction du temps de trajet en priorisant les techniciens à proximité.
• Équipement et outils – Attribution des ressources en fonction des exigences de la tâche.
• Équilibrage des charges de travail – Répartition équitable des tâches entre les techniciens.

2. Tableau de planification pour une gestion centralisée

Le tableau de planification dans Dynamics 365 Field Service offre une interface visuelle permettant aux planificateurs de :

• Affecter manuellement les ordres de travail avec un glisser-déposer.
• Consulter la disponibilité des techniciens et optimiser la planification en temps réel.
• Surveiller l’état des tâches pour garantir une exécution fluide du service.
• Filtrer les ordres de travail par priorité, urgence ou localisation.
• Utiliser la planification basée sur la carte pour assigner les ressources en fonction de leur emplacement en temps réel.

3. Assistant de planification pour une optimisation accrue

L’assistant de planification automatise le processus en recommandant le meilleur technicien pour une tâche en fonction de sa disponibilité, de ses compétences et de sa localisation. Plutôt que d’assigner manuellement les techniciens, les planificateurs peuvent utiliser cet outil intelligent pour améliorer l’efficacité et la précision des affectations.

4. Optimisation de la planification des ressources (RSO)

Pour les entreprises ayant un grand volume de demandes de service, la Resource Scheduling Optimization (RSO) permet une planification automatique basée sur :

• La disponibilité des techniciens
• L’efficacité des itinéraires
• L’urgence des tâches
• Les préférences des clients

La RSO garantit que tous les ordres de travail sont planifiés de manière optimale, en réduisant le temps de trajet et en maximisant l’utilisation des ressources.

5. Optimisation des temps de déplacement et des itinéraires

La planification universelle dans Dynamics 365 Field Service calcule le temps de déplacement et la distance, aidant ainsi les organisations :

• Optimiser les itinéraires des techniciens pour réduire les coûts de carburant et les temps de déplacement.
• Améliorer les temps de réponse en affectant des techniciens à proximité.
• Améliorer la satisfaction des clients grâce à un service rapide.
• Réduire l'impact environnemental en minimisant les déplacements inutiles.

6. Planification des installations et des équipements

Au-delà des techniciens de terrain, la planification universelle permet également aux entreprises de planifier les installations et les équipements, garantissant ainsi que :

• Les aires de service et les stations de réparation sont disponibles en cas de besoin.
• Les équipements spécialisés sont correctement affectés aux ordres de travail.
• Les réservations qui se chevauchent sont évitées.
• Les niveaux de stock sont pris en compte dans les décisions de programmation.

7. Suivi en temps réel et intégration mobile

Les techniciens sur le terrain peuvent accéder à leur planning en déplacement à l'aide d'appareils mobiles, ce qui leur permet de :

• Visualiser les ordres de travail et les tâches assignées en temps réel.
• Recevoir instantanément les mises à jour des travaux.
• Marquer les travaux comme « en cours “, ” terminés “ ou ” retardés » directement depuis le terrain.
• Communiquer avec les dispatcheurs grâce à des outils de messagerie intégrés.

Comment activer la planification universelle dans Dynamics 365 Field Service ?

Pour exploiter et activer la planification universelle dans Dynamics 365 Field Service, suivez les étapes suivantes :

Etape 1 : Activer la planification des ressources pour les ordres de travail

• Naviguez vers Planification des ressources > Paramètres > Administration.
• Sélectionnez Activer la planification des ressources pour les entités.
• Ajoutez msdyn_workorder en tant qu'entité pour la planification.

Étape 2 : Configurer les statuts de réservation

• Configurez des statuts tels que Planifié, En cours, Terminé et Annulé pour suivre la progression du bon de travail.

Étape 3 : Définir les détails des ressources

• Ajoutez des techniciens, des certifications et des disponibilités dans la section Ressources.
• Assurez-vous que les heures de travail et les fuseaux horaires sont correctement configurés.

Étape 4 : Configurer le tableau des horaires

• Personnalisez le tableau des horaires pour afficher les détails pertinents du travail.
• Activez le suivi en temps réel de la disponibilité des techniciens.

Étape 5 : Activer le géocodage automatique

• Activez le géocodage automatique des adresses pour cartographier les emplacements des techniciens et des ordres de travail.
• Assure un calcul précis des temps de trajet pour optimiser les itinéraires.

Étape 6 : Déployer l'optimisation de la planification des ressources (RSO) (facultatif)

• Activez l'optimisation de la planification des ressources (RSO) pour automatiser la planification des horaires et des itinéraires.

Avantages de la planification universelle dans Dynamics 365 Field Service

En activant la planification universelle dans Dynamics 365 Field Service, vous pouvez accéder à un large éventail d'avantages qui peuvent élever les performances de votre entreprise. Les avantages de la planification universelle sont les suivants :

• Augmentation de l'efficacité : En automatisant la planification avec Schedule Assistant et RSO, les entreprises gagnent du temps et améliorent la productivité de leur personnel.
• Diminution des coûts d'exploitation : L'optimisation des plannings réduit les temps de déplacement, la consommation de carburant et le coût des heures supplémentaires, ce qui se traduit par des économies significatives.
• Amélioration de la satisfaction des clients : Des temps de réponse plus rapides et une meilleure affectation des ressources se traduisent par une amélioration de l'expérience client et un taux de fidélisation plus élevé.
• Optimisation de l'utilisation des ressources : En s'assurant que les techniciens sur le terrain, les équipements et les installations sont planifiés efficacement, les entreprises réduisent les temps d'arrêt et maximisent la productivité.
• Évolutivité pour les grandes opérations de service sur le terrain : Au fur et à mesure que les entreprises se développent, la planification universelle permet de répondre à la demande de services sans surcharger les répartiteurs et les techniciens.
• Amélioration de la conformité et des accords de niveau de service (SLA) : En automatisant la planification et le suivi des délais d'exécution des travaux, les entreprises peuvent s'assurer qu'elles respectent leurs engagements en matière d'accords de niveau de service et les exigences réglementaires.

Gestisoft : votre expert Dynamics 365 Field Service

La planification universelle dans Dynamics 365 Field Service change la donne pour les organisations qui cherchent à rationaliser leurs processus de planification. Grâce à des fonctionnalités puissantes telles que l'appariement intelligent des ressources, la planification automatisée, l'optimisation des itinéraires et le tableau des horaires, les entreprises peuvent gérer efficacement leurs opérations de service sur le terrain.

En activant et en configurant la planification universelle, les entreprises peuvent améliorer leur efficacité, réduire leurs coûts et fournir un service client de qualité supérieure. Que vous planifiez manuellement des tâches ou que vous utilisiez l'automatisation basée sur l'IA, Dynamics 365 Field Service offre la flexibilité et l'intelligence nécessaires pour optimiser votre force de travail sur le terrain.

Vous cherchez des conseils d'experts sur la mise en place d'une planification universelle dans vos opérations de service sur le terrain ? Gestisoft peut vous aider à mettre en œuvre la bonne solution Dynamics 365 pour répondre à vos besoins d'affaires !

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