Tout savoir sur la dématérialisation des factures fournisseurs

La dématérialisation des factures fournisseurs permet de convertir les factures papiers en factures numériques. Cependant, au-delà de cet acte administratif simple, la dématérialisation des factures fournisseurs permet un gain de productivité et une économie substantielle. Lorsqu’on parle de dématérialisation, on ne parle pas d’envoyer une facture par courriel. Il est ici question d’un véritable système de comptabilité qui permet l’automatisation de l’envoi des factures fournisseurs en format EDI (Échange de Données informatisées) ou PDF avec signature électronique. Ce type d’opérations est rendu possible grâce à un système OCR pour Optimal Character Recognition, c’est-à-dire la reconnaissance optique de caractères.

Pourquoi utiliser la dématérialisation des factures fournisseurs ?

Bien sûr, la dématérialisation des factures fournisseurs règle le problème de l’archivage physique des factures papiers. Mais au-delà de cet aspect pratico-pratique, la mise en place d’une organisation comptable basée sur un système d’OCR factures fournisseurs amène la dématérialisation à un autre niveau. Imaginons que la transmission d’une facture en format PDF par courriel est l’an 0 de l’ère de la dématérialisation. Si vous souhaitez passer à la prochaine année, vous devez vous doter d’un système intégré capable d’extraire les données détectées par reconnaissance optique, puis capable de les associer à une base de données de facturation fournisseur. La dématérialisation ne se situe pas seulement à la simple disparition d’une feuille de papier : c’est tout votre chemin de traitement de la facturation qui est dématérialisé !

Cette étape est cruciale pour la productivité et le rendement de vos équipes. Comme les tâches fastidieuses de vérification et d’enregistrement sont confiées à une intelligence artificielle, le taux d’erreurs et les oublis de paiement est réduit. L’automatisation de votre système comptable garantie une meilleure fiabilité de vos opérations et donc permet à votre entreprise de dégager une image professionnelle plus forte. Vous payez vos fournisseurs à temps et la confiance qu’ils vous portent s’en trouve augmentée.

La facture papier : un processus chronophage

Saviez-vous que le taux moyen du traitement manuel d’une facture fournisseur est de 14 jours ? Imaginez le nombre d’erreurs et de retards qui peut apparaitre dans un tel délai. Le traitement des notes de frais, le montage de factures complexes, les justificatifs papiers sont autant de documents qui s’accumulent dans la liste de tâches de vos équipes administratives et comptables. En mettant en place un système de dématérialisation des factures fournisseurs, le temps de traitement d’une facture va être réduit par 5. C’est-à-dire que la facture qui prenait 14 jours à être traitée à la main par des humains, en prendra moins de 3 dans un système muni d’un OCR facture fournisseur.

Ces seuls chiffres pourraient suffire à vous convaincre du bien fondé d’un tel système comptable. Mais la dématérialisation entraine une diminution du coût de traitement de facture du même ratio que la diminution du temps : le traitement de votre facture vous coûte 5 fois moins cher que la saisie manuelle. En économisant sur le temps, vous économisez sur l’argent.

La solution Zéro papier : une solution écologique

Bien sûr, la dématérialisation des factures fournisseurs vient aussi avec un avantage écologique. Opter pour une solution Zéro Papier est sans conteste une option écologique. Si la totalité des factures envoyées annuellement en Europe seulement était traitée de manière électronique, cela équivaudrait à une économie de 13 milliards de litres d’eau, 5,4 milliards de kWh et 12,6 millions d’arbres conservés. Vous pourriez peut-être avoir une forêt au nom de votre entreprise à ce rythme-là !

Une transformation digitale « obligatoire » avec la COVID-19

La crise de la COVID-19 a mis en lumière les limites de la communication physique et de la correspondance papier. Aujourd’hui, les échanges par papier sont devenus difficiles dans ces temps de pandémies. Certaines enveloppes doivent être laissées de côté pour un délai de 24 heures, avec que des employés les manipulent sans risque avec un équipement adéquat.

La pandémie révèle la nécessité d’opérer une transformation digitale qui facilitera le temps de traitement par la dématérialisation des factures fournisseurs, mais qui permettra aux employés de travailler dans un milieu de travail sain et sécuritaire.

Gagner en productivité et en efficacité

L’un des avantages principaux de la dématérialisation des factures fournisseurs est sans aucun doute la simplification du traitement des factures. Le gain en productivité et en efficacité qui sera opéré par vos équipes de comptabilité va permettre de réduire les coûts opérationnels tout en gérant de façon plus efficiente votre trésorerie.

Les personnes assignées aux tâches comptables peuvent travailler de partout, car les outils informatiques facilitent le télétravail et la mobilité. Il n’y a donc plus d’interruption de travail en cas de confinement, aucune perte de productivité et surtout aucun retard de paiement.

Il est prouvé qu’une saine gestion des fournisseurs passe par un système de suivi des comptes efficace et par la priorisation des paiements. Lorsque toutes vos factures sont payées dans les temps et que vos échéances sont honorées, il n’est pas rare de pouvoir obtenir des escomptes auprès de certains fournisseurs ou de négocier des tarifs compétitifs sur certains volumes d’achat.

Les différentes solutions de dématérialisation des factures fournisseurs qui s’offrent à vous :

Maintenant que vous connaissez les avantages financiers et productifs de la dématérialisation des factures fournisseurs, voici les trois grandes solutions qui sont actuellement disponibles sur le marché :

La solution basique : scanner, envoyer, etc.

Comme nous en avons parlé au début de l’article, la solution la plus simple est de scanner les factures papier et de les envoyer par courriel. Si cette solution est effectivement la plus simple, elle n’est certainement pas la plus efficiente. Elle a l’avantage de faire disparaitre l’option papier, mais nécessite une action humaine répétitive et fastidieuse, avec un risque d’erreurs accru.

La solution OCR facture fournisseur

L’OCR facture fournisseur est un procédé qui permet de saisir les informations d’une facture PDF grâce à la reconnaissance optique des caractères. Au-delà de la simple lecture, l’OCR facture fournisseur permet de transformer n’importe quel document en document compatible avec votre logiciel de comptabilité. Une fois la dématérialisation opérée, il est plus facile de rechercher une information dans la multitude de documents, car la technologie OCR transforme un PDF image en PDF texte : cela facilite la recherche textuelle lorsque nécessaire.

La solution complète : la facturation par voie électronique

La solution basique et la solution OCR facture fournisseur sont des bonnes solutions pour se lancer sur la voie du Zéro Papier. Cependant, une solution complète de facturation par voie électronique est sans conteste l’option la plus avantageuse et la plus rentable pour une entreprise qui cherche à optimiser ses opérations compables. Comme nous en avons parlé en début d’article, la facturation par voie électronique utilise le système d’EDI (Échange de Données informatisées). Cet échange consiste à partager entre ordinateurs des factures, des preuves de paiements, etc. C’est une solution complète, car elle couvre tout le cycle comptable de la facturation en partant du devis, en passant par la facturation jusqu’au paiement par voie électronique. Lorsque vous adoptez, avec vos fournisseurs, ce type de technologie, vous entrez dans une nouvelle ère du traitement des informations comptables.

Ce type de solution est possible grâce à l’intégration d’un système ERP. Si vous chercher une solution de dématérialisation des factures fournisseurs qui corresponde à vos besoins d’affaires, contactez nos spécialistes en CRM et ERP pour trouver l’outil qui fera augmenter la productivité et la rentabilité de votre entreprise.