Qu’est-ce que le mappage de champs dans Dynamics 365?

Une fonctionnalité simple mais puissante qui peut être incroyablement utile une fois que vous avez compris comment l'utiliser, le mappage de champs est quelque chose que vous devez intégrer dans votre flux de travail autant que possible. Pour faire simple, il s’agit d’un mécanisme qui mappe un champ à un autre, ce qui permet de copier les données ou d’associer des attributs entre les entités à l’aide d'une entité-relation.

Qu'est-ce que le mappage de champs dans Dynamics 365?

Le mappage de champ est essentiellement une fonction de copie. Supposons que vous créez un nouvel enregistrement de contact pour un employé existant ou une nouvelle opportunité de vente pour un prospect existant. Vous devez parcourir votre base de données et saisir manuellement les informations des champs de l’enregistrement dans les champs correspondants d'un autre enregistrement. Cela peut être frustrant, car certaines entrées de données semblent totalement redondantes. Cela prend également du temps et donne la possibilité de faire des erreurs humaines. Avec le mappage de champs, tout ce processus peut être effectué automatiquement. Vous spécifiez une relation particulière entre les entités, sélectionnez les champs appropriés et les données requises sont simplement copiées directement d'un enregistrement à un autre.

Mapper un champ à un autre de cette manière est beaucoup plus facile et rapide que la méthode de saisie manuelle des données. Et plus vous créez ou mettez à jour d'enregistrements, plus vous économiserez de temps avec la fonction de mappage de champ. Non seulement cela vous fait gagner du temps, mais cela sert également à protéger l'intégrité de vos données. Si les informations contenues dans le premier enregistrement sont exactes et mises à jour, ce sera également le cas pour l'enregistrement dans lequel elles sont copiées. Il n'y a plus aucun risque d'avoir des données qui ne concordent pas, et vous éviterez les problèmes qui peuvent en résulter plus tard.

Comment créer ou modifier le mappage de champs dans Dynamics 365?

La mise en place d’un mappage des champs est un processus assez simple.

1. Dans votre explorateur de solutions, sélectionnez le composants et l'entité sur lesquelles vous voulez travailler. Ensuite, sélectionnez Relation.

‍2. Une fois que vous entrez dans les paramètres des relations, vous sélectionnez Nouvelle relation et vous sélectionnez 1:N (un-à-plusieurs).‍

3. Choisissez l'entité liée.

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4. Sauvegardez votre relation en cliquant sur Terminé et ensuite, sur Sauvegarder l'entité.

Activation des comportements relationnels avancés

Lorsque vous créez des relations d’un à plusieurs et de plusieurs à plusieurs, vous pouvez définir des comportements avancés. Ces options sont appelées "comportements en cascade", car ils descendent en cascade dans la hiérarchie des entités liées. Vous pouvez choisir entre l'un des comportements standard suivants :

• Référentiel : dans ce type de comportement, vous pouvez naviguer vers n'importe quel dossier connexe, mais les mesures prises sur l'un n'affecteront pas l'autre.

• Référentiel, suppression restreinte : Dans un référentiel, restreindre supprimer relation entre deux entités, vous pouvez naviguer à n'importe quels dossiers connexes. Les actions effectuées sur l'enregistrement parent ne seront pas appliquées à l'enregistrement enfant, mais l'enregistrement parent ne peut pas être supprimé tant que l'enregistrement enfant existe. Ceci est utile si vous ne voulez pas que les enregistrements d'enfants deviennent orphelins. Cela oblige l'utilisateur à supprimer tous les enfants avant de supprimer le parent.

• Parental : dans une relation parentale entre deux entités, toute mesure prise sur un enregistrement de l'entité mère est également prise sur tout enregistrement de l'entité enfant qui est lié à l'enregistrement de l'entité mère.

• Cascade configurable : Dans une relation personnalisée entre deux entités, vous sélectionnez le comportement associé à chacune d'un ensemble d'actions possibles.

Quelles sont les règles de mappage de champ dans Dynamics 365?

Bien que le processus de création et de modification des mappages de champs ne soit pas compliqué, il existe plusieurs raisons pour lesquelles le processus ne fonctionnerait pas exactement comme vous le souhaitez. Pour éviter ou résoudre les problèmes qui peuvent survenir, voici quelques règles importantes à garder à l'esprit lorsque vous configurez un mappage de champ dans Dynamics 365.

• Les Types de Champs doivent correspondre

Le type de données dans le champ Source doit être le même que le type de données dans le champ Cible. Par exemple, si les données du champ de votre enregistrement parent sont du type «Ensemble d'options» ou «Nombre entier», cela doit également être le type de données du champ correspondant dans l'enregistrement enfant. Lorsque vous copiez quelque chose comme des informations de contact, ce n'est généralement pas un problème, mais assurez-vous de vérifier que les types de champs sont les mêmes si vous rencontrez des difficultés.

• La longueur du champ cible ne doit pas dépasser la longueur du champ source

Ceci est aussi à savoir lors du mappage de champ. Si le champ de texte de l'enregistrement parent est d'une longueur différente de celle du champ de texte correspondant dans l'enregistrement enfant, le mappage peut ne pas fonctionner correctement.

• Le mappage de champ ne fait que copier des données

Une autre chose importante à garder à l'esprit est que la fonction de mappage de champ copie simplement les données de la source vers la cible, au moment de la création du mappage. Il ne synchronise pas un champ à un autre! Si les données de l'enregistrement parent sont modifiées, le champ correspondant de l'enregistrement enfant restera inchangé, et vice versa. Ainsi, si par exemple, l'adresse de contact d'un client est modifiée dans un enregistrement, n'oubliez pas que vous devrez revenir en arrière et créer un nouveau mappage de champ si vous souhaitez que les enregistrements correspondants soient mis à jour.

Le mappage de champ peut-il être généré automatiquement?

Oui il peut! Au lieu de créer chaque mappage de champ manuellement, vous pouvez demander à Dynamics 365 de définir automatiquement les mappages en fonction de certains points communs de base entre les champs. C'est quelque chose qui peut être très utile lorsque vous configurez des mappages pour des entités personnalisées, mais soyez prudent lorsque vous le faites avec des entités de système.

Lorsque vous affichez la liste des mappages, après avoir localisé une relation et sélectionné Mappages, vous pouvez sélectionner Générer des mappages dans le menu Plus d'actions. Cela vous propose des mappages de champs suggérés, basés sur des champs qui ont des noms et des types de données similaires. Ceux-ci remplaceront tous les mappages existants.

C'est une excellente option lorsque vous utilisez des entités personnalisées, car cela vous fait gagner du temps lors de la configuration de chaque mappage de champ, et vous pouvez facilement supprimer les mappages dont vous ne voulez pas. Cependant, avec les entités de système, il est possible que vous perdiez d'importants mappages attendus.

Comment puis-je en apprendre plus sur le mappage de champs et Dynamics 365?

Le mappage de champs est une technique qui deviendra indispensable si vous effectuez régulièrement des tâches qui impliquent la mise à jour de grandes quantités de données ou informations de clients, ou la création régulière de nouveaux enregistrements à partir de ceux existants. Réduisant considérablement la saisie de données redondantes, c’est l’un des moyens les plus efficaces de gagner du temps lors de la saisie de données, et il améliore considérablement la précision des informations que vous enregistrez.

Structurant votre flux de travail et garantissant une meilleure intégrité des données, le mappage de champs n'est qu'un exemple des nombreuses fonctionnalités incroyablement utiles qu'offre le logiciel Dynamics 365 CRM. Indépendamment de la taille ou du type d’opération que vous exécutez, une solution CRM peut complètement révolutionner votre façon de travailler, en offrant des outils et des informations pour améliorer les performances à tous les niveaux.

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