Quels sont les différents types de rôles de sécurité pour Dynamics 365?

Qu’est-ce que Dynamics 365 ?

Les rôles de sécurité de Dynamics 365 sont la meilleure façon de définir qui a accès à quoi. Vous pouvez contrôler l’accès aux données en créant de nouveaux rôles de sécurité et en modifiant les rôles existants. Vous pouvez également assigner différents rôles de sécurité à un seul utilisateur.

Les avantages de rôles de sécurité

Les rôles de sécurité vous permettent de contrôler toutes vos données. Vous ne voulez pas que A accède à ce quoi B a l’autorisation d’accéder ? Voulez-vous que les agents des unités commerciales X accède à quelque chose que les agents des unités commerciales Y n’ont pas accès ? Votre équipe de vente a l’accès aux enregistrements qui lui appartiennent, mais vous souhaitez aussi leur donner l’accès aux autres enregistrements ? Alors, vous pouvez réaliser toutes ces exigences en modifiant les rôles et les autorisations de vos utilisateurs.

C’est très simple. Le rôle de sécurité de Dynamics 365 garantit que vous partagiez uniquement les informations pertinentes avec les acteurs concernés sans compromettre la confidentialité et l’intégrité de vos données.

Les rôles de sécurité de Dynamics 365

Général

Ce niveau d’accès permet aux utilisateurs d’accéder à tous les enregistrements de l’organisation, quel que soit le niveau hiérarchique de la division auquel appartient l’utilisateur. Les utilisateurs qui disposent d’un accès Global bénéficient également d’un accès Profond, Local et De Base.

Étant donné que l’accès Global est si puissant, nous recommandons que les autorisations ne soient accordées qu’aux gestionnaires et aux professionnels de haut niveau.

Profond

Ce niveau d'accès permet aux utilisateurs d'accéder aux enregistrements de leurs unités commerciales respectives et de toutes les unités commerciales qui constituent un sous-ensemble de l'unité commerciale de l'utilisateur. L'accès Profond fournit également aux utilisateurs un accès De Base et Local.

Local

Ce niveau d’accès donne à un utilisateur accès aux enregistrements de leurs unités commerciales. Les utilisateurs qui disposent d’un accès Local bénéficient également d’un accès De Base.

De Base

Ce niveau d’accès donne à un utilisateur accès aux enregistrements qui lui appartiennent, aux objets partagés avec l’utilisateur et aux objets partagés avec une équipe dont il fait partie. Il s’agit du niveau d’accès standard pour les vendeurs et les conseillers du service clientèle.

Aucun

Aucun accès n’est autorisé.

Les privilèges sont les unités de sécurité de base qui définissent le type d’action qu’un utilisateur peut effectuer sur la plateforme. Les privilèges ne peuvent pas être ajoutés, supprimés ou modifiés.

• Créer : Requis pour créer un enregistrement. Les enregistrements pouvant être créés dépendent du niveau d'accès de l’autorisation définie dans votre rôle de sécurité.
• ‍Lire : Requis pour ouvrir un enregistrement pour afficher son contenu. Les enregistrements pouvant être lus dépendent du niveau d'accès de l'autorisation définie dans votre rôle de sécurité.
• ‍Écrire : Requis pour modifier un enregistrement. Les enregistrements pouvant être modifiés dépendent du niveau d'accès de l'autorisation définie dans votre rôle de sécurité.
• ‍Supprimer : Requis pour supprimer définitivement un enregistrement. Les enregistrements pouvant être supprimés dépendent du niveau d'accès de l'autorisation définie dans votre rôle de sécurité.‍
• Ajouter : Requis pour associer un enregistrement à l'enregistrement actif. Par exemple si un utilisateur dispose des droits Ajouter sur une opportunité, il peut ajouter une note à cette opportunité. Les enregistrements pouvant être ajoutés dépendent du niveau d'accès de l'autorisation définie dans votre rôle de sécurité.
• ‍Ajouter à : Requis pour associer l'enregistrement actif à un autre enregistrement. Par exemple, un utilisateur qui dispose des droits Ajouter à sur une note peut ajouter la note à une opportunité. Les enregistrements pouvant être ajoutés dépendent du niveau d'accès de l'autorisation définie dans votre rôle de sécurité.
• ‍Attribuer : Requis pour accorder la propriété d'un enregistrement à un autre utilisateur. Les enregistrements pouvant être attribués dépendent du niveau d'accès de l'autorisation définie dans votre rôle de sécurité.
• ‍Partager : Requis pour accorder l'accès à un enregistrement à un autre utilisateur tout en conservant votre propre accès. Les enregistrements pouvant être partagés dépendent du niveau d'accès de l'autorisation définie dans votre rôle de sécurité.

Les licences des utilisateurs et des membres d’équipe

L'octroi de licence à un utilisateur peut être effectué lorsque vous créez le compte d'utilisateur, ou vous pouvez même lui attribuer une licence plus tard. Vous ne serez pas en mesure de fournir à un utilisateur d'accéder à votre organisation jusqu'à ce que les licences d'utilisateurs concernés sont émises. L’utilisateur doit disposer d’une licence lors de la connexion à votre organisation.

De plus, vous devez disposer d’une licence afin de délivrer une invitation (qui expire dans deux semaines suivant la date d’émission), même pour une invitation refusée. Néanmoins, vous pouvez réduire le nombre de licences s’ils sont trop nombreux. Si vous avez besoin d’aide, il suffit de contacter le service clientèle.

Une fois que l’utilisateur a une licence, il peut se connecter au compte de votre organisation. Vous pouvez contrôler le niveau d’accès et les autorisations des utilisateurs en définissant le rôle de sécurité.

Une fois que vous accordez un rôle de sécurité à un utilisateur, vous pouvez lui associer des privilèges pertinents :

Privilèges utilisateur

L’utilisateur obtient les privilèges directement lorsqu’un rôle de sécurité lui est affecté. L’utilisateur peut créer des enregistrements et a accès aux enregistrements créés/détenus par lui lorsque le niveau d’accès De base a été donné pour la création et la lecture.

Privilèges d’équipe

L’utilisateur obtient ces privilèges en tant que membre de l’équipe. Ces utilisateurs n’ont pas de privilèges utilisateur propres, mais ils ont accès aux enregistrements qui appartiennent à l’équipe.

Comment définir les rôles de sécurité de Dynamics 365 ?

Pour attribuer des rôles de sécurité aux utilisateurs, vous devez disposer des privilèges pertinents pour que les choses fonctionnent. Les privilèges minimums dont vous avez besoin sont Lire et Attribuer. Pour s’assurer qu’il n’y a pas d’abus de privilèges, vous ne pouvez pas assigner un rôle de sécurité avec plus de privilèges que le vôtre. Ainsi, si vous êtes un gestionnaire CSR, vous ne pouvez pas attribuer le rôle d’administrateur à un autre utilisateur.

Par défaut, l’administrateur dispose de tous les privilèges nécessaires qui lui permettent d’attribuer des rôles de sécurité à tout utilisateur, y compris le rôle de l’administrateur. C’est le rôle le plus important qui a l’autorité de supprimer et de donner l’accès, et de définir l’étendue des privilèges. De plus, c’est le seul rôle dans Dynamics 365 qui ne peut pas être modifié.

Conclusion

Les rôles de sécurité sont intéressants, non ? Ces rôles garantissent que votre organisation et vos données sont parfaitement sécurisées, et empêchent les utilisateurs non autorisés d’accéder aux données qu’ils ne devraient pas. Bien que tout cela semble facile à configurer, vous serez sûrement submergé par toutes les fonctionnalités sur la plateforme.

Vous êtes bloqué ? Grâce à notre service d'ateliers à la carte, vous pouvez former vos agent.e.s sur toutes les fonctionnalités de base et avancées de Dynamics 365. Avec une bonne formation, votre équipe évitera les obstacles, et sera en mesure de profiter de toutes les fonctionnalités étonnantes sur la plateforme.

Alors qu’en pensez-vous ? Si vous avez des questions, contactez-nous. Nous sommes là pour vous aider !