Que pouvez-vous faire avec la gestion des stocks dans Dynamics 365 Field Service ?

Dynamics 365 Field Service fait partie de la grande plateforme Microsoft Dynamics 365 Service Client, qui vous propose une solution optimisée pour faciliter les prestations de service sur place et améliorer l'expérience client.

Dynamics 365 Field Field Service est une application SaaS dotée de plusieurs fonctionnalités, notamment la gestion des stocks, la planification automatisée et optimisée, l'intégration de l'IoT, et bien plus encore, pour aider les techniciens à effectuer des réparations rapides du premier coup. C'est un outil efficace qui vous permet de stimuler de manière considérable la productivité de votre équipe, les opérations de service client sur place et d'assurer le respect des accords de niveau de service.

La gestion de l’inventaire dans Microsoft Dynamics 365 Field Service

La gestion de l'inventaire de Microsoft Dynamics 365 Field Service est une fonction spécialisée fournie par la solution D365 Field Service qui gère vos actifs de manière efficace et assure le suivi des déplacements des actifs et des bons de travail associés. Elle vous permet de réduire les coûts associés à chaque opération de service en s'assurant que vous faites le meilleur usage de votre inventaire courant. Parmi les avantages de solution de gestion de l'inventaire des services sur place, on trouve notamment :

● La mesure des stocks à tous les niveaux, y compris les camions, les dépôts et les entrepôts.

● La configuration de la gestion automatisée des stocks en fonction de l'utilisation sur le terrain, des transferts, des achats, des remplacements, des retours, etc.

● Une prévision des stocks et une gestion des coûts efficaces.

● Une intégration avec l'IoT pour mettre en place un inventaire connecté et une gestion automatisée des bons de travail.

Les types d'inventaires pris en charge par Dynamics 365 Field Service

Comme mentionné ci-dessus, vous pouvez travailler avec les inventaires de tous les niveaux en utilisant la gestion des inventaires de Microsoft Dynamics 365 Field Service. Il vous permet de bien surveiller tous vos actifs, qu'ils soient en transit ou en entrepôt.

• Gestion des stocks sur la route

Vous pouvez gérer l'inventaire d'un camion en créant une entité entrepôt, puis en la liant aux détails de votre camion. Vous pouvez ensuite y stocker tous les détails en lien avec l'historique des transactions, les équipements et les équipements utilisés par les techniciens sur les lieux du client.

Les techniciens peuvent alors rapidement ajouter des éléments à un bon de travail et obtenir une facturation précise pour chaque opération de service effectuée sur place. L'intégration aux appareils mobiles permet une plus grande mobilité et une plus grande facilité d'utilisation, ce qui améliore encore la rapidité des services livrés et de la fermeture des bons de travail.

L'affichage centralisé des données à 360 degrés permet des ajustements rapides au besoin. Par exemple, si un technicien de service a besoin d'un outil particulier, il peut rapidement obtenir les coordonnées d'un technicien ou d'un camion à proximité ayant l'outil en question en sa possession, le contacter et le faire attribuer à son bon de travail, pour une résolution plus rapide du problème en question.

• L'inventaire de l'entrepôt

Vous pouvez comptabiliser chaque pièce que votre entrepôt contient en l'inscrivant à votre inventaire d'entrepôt avec tous les détails pertinents.

Pour chaque nouvel article acheté, les gestionnaires d'entrepôt peuvent créer un bon de commande et suivre sa trajectoire, de l'approbation à l'installation finale chez le client.

Vous pouvez ainsi optimiser la gestion de l'ensemble de votre chaîne d'approvisionnement, car chaque retour ou remplacement est bien répertorié.

Les paramètres d'inventaire et d'achat

Parmi les principales fonctionnalités de la gestion de l'inventaire des services sur le terrain, on compte la possibilité de créer des entrées d'inventaire et de les relier rapidement aux bons de travail. Vous êtes autorisé à configurer les paramètres de chaque article pour suivre de manière efficace son cycle de vie.

Pour gérer les stocks à partir de votre application Dynamics 365, accédez à l'application de Field Service à partir de Mes applications >  Field Service, puis naviguez jusqu'aux paramètres de Field Service. Vous pourrez y voir tous les paramètres, parmi lesquels vous allez devoir sélectionner les paramètres Inventaire et Achat pour la gestion des stocks.

Les sous-paramètres offerts avec les paramètres d'inventaire et d'achat sont les suivants :

● Produits - Détails sur chaque article.

● Listes de prix - Informations de tarification et de facturation associées.

● Entrepôts - Un entrepôt est tout emplacement qui contient les stocks de l'entreprise. Il peut s'agir d'un bâtiment physique statique ou d'un camion mobile en transit. L'entrepôt, les camions, les centres de distribution et les quais de chargement seront tous traités comme une entité d'entrepôt.

● Sous-états d'une commande d'achat - Le stade d'une commande d'achat tel que sur commande, en stock, en transit, en utilisation, en retour, et plus encore.

● Sous-statuts RMA (Return Merchandise Authorization) - Désigne les états des autorisations de retour de marchandises.

● Sous-statuts RTV (Return to Vendor) - Désigne les sous-statuts des retours au fournisseur.

● Expédier par * - Utilisé pour spécifier les différentes méthodes d'expédition à utiliser lors de la création d'un RMA pour le Field Service.

Gestion de l'inventaire de Dynamics 365 Field Service : Que pouvons-nous faire ?

De nombreuses opérations de gestion des stocks peuvent être simplifiées et rendues efficaces grâce à l'application de service sur le terrain. Voici quelques façons d'utiliser de manière efficace la gestion de l'inventaire du service sur le terrain.

Les entrepôts et l’inventaire de produits

Vous pouvez facilement faire les vérifications des bons de commande de l'entrepôt et vous assurer que l'inventaire est prêt lorsqu'un technicien en a besoin. La totalité du processus de passer un bon de commande et de veiller à l'exécution d'un bon de travail peut être automatisée.

Une fois le bon de commande créé, il est automatiquement envoyé au gestionnaire pour approbation, puis la demande est transmise au fournisseur. Une fois reçu, l'article sera associé au technicien et il pourra le récupérer pour l'exécution du bon de travail. L'inventaire sera surveillé tout au long du processus, et son état sera mis à jour après la réalisation de chaque étape du processus.

Ajustements et transferts automatiques des stocks

L'inventaire actualisé vous permet d'effectuer des ajustements et des transferts beaucoup plus facilement en cours de route. Par exemple, un technicien ayant besoin d'une pièce spéciale peut la rechercher dans la base de données de l'inventaire, localiser l'entrepôt le plus proche où elle est disponible, puis la faire livrer rapidement sur le site du client. L'application mobile Field Service vous permet d'accéder à la liste des stocks de n'importe quelle entité d'entrepôt, et ce à tout moment, ce qui permet aux techniciens de préparer et de suivre les bons de commande plus facilement.

Inventaire des bons de travail

Vous pouvez joindre des bons de commande et des stocks à un bon de travail en cours et ainsi être en mesure de fournir des informations de facturation précises, sans délai ni coût supplémentaire. Les factures peuvent être générées automatiquement sans qu'il ne manque aucun détail concernant l'inventaire associé au bon de travail.

Gestion de l'inventaire de Dynamics 365 Field Service : Que peut-on suivre ?

Produit

Grâce à la fonction de gestion des stocks, chaque produit de votre entrepôt, qu'il soit statique ou mobile, peut être suivi. Vous pouvez créer une entité Inventaire des produits pour tout produit que vous ajoutez à votre inventaire et la mettre à jour en fonction de son statut et de sa disponibilité. Certains des éléments à suivre concernant chaque produit sont énumérés ci-dessous :

• La quantité disponible

Le nombre d'unités restantes dans l'entrepôt

• La quantité allouée

Le nombre d'unités allouées à un bon de travail qui ne sont pas encore vendues.

• La quantité disponible

Le nombre total d'unités disponibles et allouées.

• La quantité en commande

Le nombre d'unités répertoriées, mais qui doivent encore être inscrites à l'inventaire.

• Le seuil de réapprovisionnement

La valeur de la quantité à laquelle vous devriez passer une nouvelle commande pour réapprovisionner le stock.

Gestion des stocks de Microsoft Dynamics 365 Field Service : Capacité à passer des commandes

Les bons de commande sont créés lorsque vous commandez un article pour l'ajouter à votre inventaire d'entrepôt ou pour exécuter un bon de travail. Une fois le bon de commande créé, il est envoyé pour approbation au responsable de l'autorisation, puis on passe la commande du produit requis auprès du fournisseur.

Pour créer un nouveau bon de commande, allez dans Field Service > onglet Inventaire > Bons de commande, puis créez-en un nouveau en cliquant sur +Nouveau dans l'écran Bons de commande actifs. Ajoutez les produits nécessaires à votre commande, enregistrez-la et envoyez-la pour approbation.

Vous pouvez vérifier l'état de chaque commande en l'affichant dans la liste des Bons de commande actifs. Si vous êtes autorisé à l'approuver, vous pouvez changer son état en approuvé. Vous pouvez également joindre les factures pertinentes, les factures des fournisseurs et d'autres détails relatifs à la commande approuvée.

Gestion des stocks de Microsoft Dynamics 365 Field Service : Capacité à effectuer des retours

Vous pouvez aussi facilement suivre chaque retour de produit avec les informations pertinentes pour le retour ainsi que la rétroaction du client. Le Field Service prend en charge les retours de type :

● les retours d'entrepôt ;

● les retours de fournisseur ;

● les changements de propriétaire.

Pour créer un RMA, vous devez aller dans Field Service > l'onglet Inventaire > RMAs et créer une nouvelle fiche RMA. Vous devez remplir les détails et ajouter les produits au RMA ainsi que les reçus qui lui correspondent.

Gestion de l'inventaire de Microsoft Dynamics 365 Field Service : Comment fonctionne le livre d’inventaire ?

Un livre d'inventaire assure le suivi de tous les actifs de l'organisation. Il agit comme un grand livre d'informations contenant tous les détails relatifs aux changements d'inventaire, tels que les ajouts, les retours et les remplacements de produits. En associant chaque livre d'inventaire à un bon de commande ou à un bon de travail, vous allez pouvoir effectuer des vérifications adéquates.

Toutefois, il peut y avoir des scénarios d'utilisation où vous souhaitez inscrire des livres d'inventaire indépendamment de ces opérations. L'utilisation du livre d'inventaire manuel vous permet de créer et d'exécuter des bons de commande sans devoir créer de relevés de transfert. Cette fonctionnalité peut vous être utile lorsque vous avez perdu des documents ou des stocks par accident. Elle vous facilite également l'intégration avec un système externe.

Pour utiliser la gestion manuelle des stocks, vous devez disposer d'une version de Field Service supérieure à 8.2.

La gestion des stocks de Microsoft Dynamics 365 Field Service : Prévision des besoins futurs en matière d'inventaire

Cette fonction vous permet de vous assurer que vous ne manquerez jamais de produit en stock lorsque vous en aurez besoin. Elle vous permet d'équilibrer le coût des stocks en prévoyant le besoin potentiel d'un produit particulier à l'avenir et en planifiant vos achats en conséquence. Vous pouvez configurer la prévision des stocks à l'aide de la plateforme azur IA dans Business Central.

Restrictions

Malgré les nombreuses fonctionnalités qu'elle vous offre, la gestion des stocks de Dynamics 365 Field Service possède certaines restrictions.

● La comptabilisation des produits ne peut pas être effectuée à l'aide de la gestion des stocks du service extérieur.

● Aucun champ financier ou monétaire n'est fourni, mais il est possible de fusionner la solution de gestion des stocks avec un logiciel ERP pour obtenir cette fonctionnalité.

Conclusion

Vous désirez en apprendre davantage sur la gestion du Field Service de Dynamics 365 ? Tirez pleinement parti de votre mise en œuvre de D365 Field Service en obtenant l'aide des spécialistes de Gestisoft. Contactez-nous dès aujourd'hui pour en savoir plus sur la gestion du Field Service D365.