Comment utiliser Outlook pour gérer votre pipeline de ventes ?

La gestion de votre pipeline de ventes doit être aussi efficace que possible si vous voulez maximiser vos profits. Si vous faites des affaires, l’un des premiers programmes que vous ouvrez probablement le matin est Outlook, et pour une bonne raison. Quand il s’agit d’augmenter votre productivité,   Microsoft Outlook   vous permet de simplifier votre routine quotidienne, tout en réduisant le nombre de petites tâches que vous avez à faire. C’est une partie essentielle de notre rituel matinal, et il est capable de beaucoup plus que simplement envoyer des courriels et planifier des réunions.

Chaque client.e commence son voyage en tant qu’inconnu.e qui n’a jamais entendu parler de votre marque. Par conséquent, votre pipeline de ventes est au cœur du succès de votre entreprise, car il définit le chemin qu’iels prennent pour en apprendre davantage sur vous, que ce soit par le bouche à oreille, les publicités, les publications ou votre équipe de vente. Iels deviennent un.e prospect, puis un lead, et enfin une vente fermée si votre entonnoir de vente est bien mis en place.

Dans cet article, nous verrons comment utiliser Outlook pour gérer votre pipeline de ventes et tirer le meilleur parti de vos outils.

Suivez vos prospects avec Tâches

De nos jours, les client.e.s ont plus d’options que jamais auparavant, ce qui signifie qu’iels auront besoin de plus d’efforts pour les convaincre d'acheter votre produit ou service. Environ 2% des ventes sont réalisées lors de la première réunion, ce qui reflète une très faible probabilité que votre premier pitch aboutisse à une transaction conclue. Par conséquent, obtenir le résultat souhaité suite à votre rencontre de vente nécessite une stratégie bien pensée.

N’oubliez plus jamais ce suivi.

Avec l’intégration d’Outlook, il ne fait aucun doute que Microsoft To Do est efficace en tant que gestionnaire de tâches. Vous pouvez instantanément afficher une liste de vos tâches à accomplir lorsque vous parcourez vos courriels avec le complément To Do pour Outlook. Accédez à l’onglet Ma journée en haut de la fenêtre d’Outlook. Lorsque vous recevez un courriel qui nécessite une attention particulière, faites-le simplement glisser vers la fenêtre Ma journée et choisissez de l’ajouter à votre calendrier en tant que tâche ou événement. Grâce à cela, vous êtes certain.e de ne sauter aucune des étapes cruciales de votre pipeline de ventes.

Gardez une trace des performances de votre équipe de vente

Les utilisat.eur.rice.s de Microsoft Office doivent connaître une fonction dans Outlook qu’iels n’utilisent peut-être pas actuellement. Outlook Journal est un outil facile à utiliser pour garder une trace de ce que vos représentant.e.s accomplissent tout au long de leur journée de travail.

Il offre le potentiel d’être très utile pour gérer votre temps et celui de votre équipe tout en gardant un œil sur les projets en cours.

Vous pouvez lui demander de suivre toutes les demandes de tâches, les e-mails et les demandes de réunion, qu’elles proviennent de contacts individuels ou de tous. Il est possible de garder une trace du temps passé à travailler sur Word, Excel et d’autres documents si vous autorisez le suivi dans Outlook. Au lieu d’installer un programme de suivi du temps distinct, essayez d’utiliser celui intégré dans Outlook; vous obtiendrez de meilleurs résultats avec un outil natif et bien intégré.

Déployez un CRM pour analyser vos données

Une compréhension de vos client.e.s et de la façon dont iels achètent est essentielle à votre succès. Cependant, de nombreuses entreprises ne savent toujours pas comment obtenir ces informations sur le comportement des clients. Heureusement, tout cela est simple à accomplir avec un CRM. Les tendances et les informations sur les client.e.s et les ventes sont fournies par le biais de l’analyse CRM, ce qui peut améliorer considérablement vos interactions avec les client.e.s, vos stratégies publicitaires et votre rentabilité.

Vous serez en mesure de prédire plus correctement tous les bénéfices futurs lorsque vous aurez une compréhension approfondie du comportement des client.e.s et du cycle de vente. Pendant des siècles, les entreprises se sont appuyées sur des données historiques pour prévoir la rentabilité future sans analyse CRM et bien que les données historiques soient précieuses, elles ne sont pas toujours exactes. C’est là qu’un CRM est utile, car il vous permet de prévoir des données à l’aide de l’analyse CRM en fonction de votre réalité actuelle et des tendances du marché.

Pour mieux comprendre pourquoi vous pourriez avoir besoin d'un CRM, on vous invite à lire cet article.

Ayez un contrôle total sur votre pipeline de ventes à portée de main

L’adoption cohérente des meilleures pratiques est un élément essentiel de tout pipeline de vente réussi. Les flux de processus métier (BPF) dans Dynamics 365 for Sales permettent aux employé.e.s d’entrer des données de manière cohérente, tout en s’en tenant aux mêmes processus chaque fois qu’iels traitent avec un.e client.e potentiel.le.

Un flux de processus métier bien conçu conduira votre équipe de vente à chaque étape du cycle de vente, afin qu’elle puisse se concentrer sur la réalisation de ses objectifs. Vous pouvez gérer votre pipeline de ventes à portée de main si vous utilisez des BPF, qui favorisent des conseils constructifs plutôt que l’application de la loi, tout en offrant un contrôle pour soutenir la conformité.

Définissez des KPI quantifiables et améliorez votre pipeline de ventes

Il existe un outil incroyable dans le calendrier Outlook qui vous permet de créer des tableaux de bord qui présentent les informations dont vous avez besoin pour travailler tout en vous concentrant sur l’atteinte de vos KPI: nouveaux prospects, conversions et fermetures. De nombreux types de données peuvent être affichés et organisés dans les tableaux de bord d’Outlook. Il s’agit notamment d’événements et de rendez-vous de calendrier, de tâches, de notes, de fichiers, de client.e.s et bien d’autres.

Vous pouvez créer autant de tableaux que vous le souhaitez et les échanger facilement. Par exemple, vous pouvez créer des tableaux distincts pour différentes tâches de travail; le nombre de tableaux que vous configurez et ce pour quoi vous les utilisez dépend entièrement de vous.

Utiliser les fonctionnalités d’intégration d’Outlook avec Dynamics 365

Pour améliorer l’adoption d’Outlook, de nombreuses entreprises souhaitent s’assurer que leur personnel peut utiliser les fonctionnalités d’Outlook tout en profitant des capacités de leurs autres applications métier. Avec des solutions telles que l’application Dynamics 365 pour Outlook, Dynamics 365 a toujours été à l’avant-garde de l’intégration.

Pour savoir comment intégrer Outlook avec Dynamics 365, on a (vous l'aurez deviné) un article à ce sujet ;)

Outlook fonctionne avec toutes les applications Microsoft Office standard. L’intégration de Teams Outlook, par exemple, permettra aux utilisat.eur.rice.s de transmettre des copies de conversations et de messages électroniques, y compris des pièces jointes, aux canaux et aux clavardages Teams. Dans lui, l'envoi d'un message spécifique d'email pour commencer une causerie est également une option. Lorsqu’il est utilisé en conjonction avec un bon système CRM complet, Outlook devient un outil encore plus puissant pour acquérir des prospects, organiser les contacts, gérer les opportunités et, dans les conditions appropriées, gérer efficacement votre pipeline de ventes. Amener SharePoint/Microsoft 365 là où se trouvent vos utilisat.eur,rice.s dans Outlook vous aidera également à augmenter la productivité tout en maintenant la sécurité du contenu.

Augmenter la productivité grâce à l’automatisation

Dans le monde d’aujourd’hui, l’automatisation est au cœur de la productivité. Cela peut devenir assez épuisant lorsque vous devez répondre aux mêmes questions à plusieurs reprises avec seulement quelques modifications au message. Retaper le même message sans fin est non seulement fastidieux, mais cela détourne également votre attention d’autres tâches qui feraient un bien meilleur usage de votre énergie.

Heureusement, vous pouvez créer des modèles pour les réponses fréquentes que vous envoyez dans Outlook et les lancer en quelques clics seulement.

Vous pouvez également utiliser des composants rapides au lieu de modèles pour créer un e-mail plus sophistiqué. Avoir à taper du contenu répétitif peut devenir plus facile grâce à cette fonctionnalité qui vous fait gagner du temps, et vous pouvez commencer par localiser les informations que vous souhaitez enregistrer dans un message existant. Les réponses automatiques sont également une excellente approche pour acheminer rapidement les communications à la personne appropriée pour résolution.

Si vous devez vous concentrer sur des tâches et des client.e.s spécifiques, vous pouvez configurer Outlook pour qu’il vous avertisse uniquement des messages hautement prioritaires et indiquer à votre équipe de vente comment hiérarchiser correctement les e-mails. Si votre opération implique un service client et que votre temps de réponse est surveillé, Outlook peut également vous avertir lorsque des personnes externes à votre équipe vous contactent.

Tirez le meilleur parti d’Outlook avec une intégration CRM

Il est possible de transformer Outlook en une sorte de CRM. Mais mieux encore, l’utilisation de votre CRM dans votre messagerie Outlook stimulera l’adoption de cette solution et vous offrira de nombreux avantages en matière de gestion de votre pipeline de ventes. Envoyez-nous un message et laissez-nous vous montrer comment vous pouvez utiliser les fonctionnalités d’Outlook en implémentant un CRM complet.

Your sales pipeline management must be as effective as possible if you want to maximize your profits. If you conduct business, one of the first programs you likely open in the morning is Outlook, and for good reason. When it comes to boosting your productivity, Microsoft Outlook allows you to simplify your daily routine, while lowering the number of small tasks you have to do. It is an essential part of our daily routine, and it is capable of so much more than just emailing and scheduling.

Every new client begins their journey as a stranger who has never heard of your brand. Therefore, your sales pipeline is at the heart of your company's success, because it defines the path they take to learn about you, whether through word of mouth, advertisements, publications, or your sales team. They become a prospect, then a lead, and finally a closed sale if your sales funnel is well set up.

In this article, we will look at how to use Outlook to manage your sales pipeline and get the most out of your tools.

Follow up on your leads with tasks

Nowadays, customers have more options than ever before, which means they will require more effort in swaying them to purchase your product or service. Approximately 2% of sales are made at the first meeting, which reflects a very low probability that your first pitch will result in a closed deal. Therefore, getting the desired outcome from your sales pitch follow-up requires a well-thought-out strategy.

Never forget that follow-up again !

With Outlook integration, there is no doubting Microsoft To Do's efficiency as a task manager. You may instantly pull up a list of your to-dos while browsing through your emails with the To Do for Outlook add-in. Go to the My Day tab at the top of Outlook's window. When you receive an email that necessitates special attention, just drag it to the My Day window and select whether to add it to your calendar as a task or an event. Thanks to that, you're sure not to skip any of the crucial stages in your sales pipeline.

Keep track of your sales team's performance

Microsoft Office users should be aware of a function in Outlook that they may not currently be using. Outlook Journal is an easy-to-use tool for keeping track of what your salespeople accomplish throughout their workday.

It offers the potential to be quite helpful for managing your and your team's time all while keeping tabs on ongoing projects.

You may have it track all task requests, emails, and meeting requests, whether they come from individual contacts or all of them. It is possible to keep track of how much time was spent working on Word, Excel, and other documents if you allow tracking within Outlook. Instead of installing a separate time tracking program, try using Outlook's built-in one; you will get better results with a native, well-integrated tool.

Deploy a CRM to analyze your data

An understanding of your customers and the way they purchase is critical to your success. However, many businesses are still at a loss regarding how to obtain these insights into client behavior. Fortunately, all of this is simple to accomplish with a CRM. Customer and sales trends and insights are provided through CRM analysis, which may significantly enhance your customer interactions, advertising strategies, and profitability.

You will be able to predict more correctly all future profits when you have a thorough understanding of client behavior and the sales cycle. For ages, companies have relied on historical data to forecast future profitability without CRM analysis and while historical data is valuable, it is not always accurate. This is where a CRM comes in handy, as it allows you to forecast data using CRM analysis depending on your current reality and market trends.

To find out why you should get a CRM, you can read this article.

Have complete control over your sales pipeline at your fingertips

Consistent adoption of best practices is a critical component of every successful sales pipeline. Business process flows (BPF) in Dynamics 365 for Sales let workers input data consistently, while sticking to the same processes every time they deal with a potential customer.

A well-designed business process flow will lead your sales team through every stage of the sales cycle, so they can focus on achieving their objectives. You can manage your sales pipeline at your fingertips if you use BPFs, which promote constructive counsel rather than enforcement yet offer control to support compliance.

Define quantifiable KPIs and enhance your sales pipeline

There is an amazing tool in Outlook Calendar that allows you to construct dashboards which present the information you need for work while concentrating on reaching your KPIs: new leads, conversions, and closes. Many types of data can be viewed and organized in Outlook's dashboards. These include calendar events and appointments, tasks, notes, files, customers and many more.

You can make as many boards as you need and swap between them with ease. For instance, you might make separate boards for different job tasks; the number of boards you make and what you use them for is entirely up to you.

Make use of Outlook's integration features with Dynamics 365

To improve Outlook adoption, many companies wish to ensure that their staff can make use of Outlook's features while still enjoying the capabilities of their other business applications. With solutions like the Dynamics 365 App for Outlook, Dynamics 365 has always been at the forefront of integration.

To learn how to integrate Dynamics 365 and Outlook, head over to our blog post.

Outlook works with all the standard Microsoft Office applications. The Teams Outlook integration, for example, will allow users to transmit copies of conversations and email messages, including attachments, to Teams channels and chats. In it, sending a specific email message to start a chat is also an option. When used in conjunction with a good full-featured CRM system, Outlook becomes an even more powerful tool for acquiring leads, organizing contacts, managing opportunities, and, in the appropriate conditions, efficiently managing your sales pipeline. Bringing SharePoint/Microsoft 365 to where your users are in Outlook will also help you to increase productivity while maintaining content security.

Increase productivity through automation

In today's world, automation is at the heart of productivity. It can make you quite weary when you must answer the same questions repeatedly with only a few changes to the wording. Retyping the same message without end is not only tedious, but it also diverts your attention away from other duties that would make much better use of your energy.

Fortunately, you can create templates for frequent replies that you send in Outlook and launch them with only a few clicks.

Alternatively, you may utilize Quick Parts instead of templates to put together a more sophisticated email. Having to type up repetitive content can become easier thanks to this time-saving feature, and you can begin by locating the information you wish to save in an existing message. Automatic responses are also an excellent approach to swiftly route communications to the appropriate person for resolution.

If you need to focus on specific tasks and clients, you may set Outlook to only notify you of high-priority emails and instruct your sales team on how to appropriately prioritize emails. If your operation involves customer service and your response time is monitored, Outlook can also notify you just when non-team members reach out to you.

Get the best out of Outlook with a CRM integration

It is possible to turn Outlook into somewhat of a CRM. But better yet, using your CRM within your Outlook email will boost the adoption of this solution and offer you plenty of benefits when it comes to managing your sales pipeline. Send us a message and let us show you how you can make use of Outlook's capabilities by implementing a comprehensive CRM. If your business needs are a fit with our Level 1 Sales solution, you could get your brand new CRM within a week!