Comment utiliser Microsoft Teams pour gérer vos ventes ?

Les processus de vente de transactions B2B - mais aussi certaines ventes B2C - peuvent devenir assez complexes. Ils nécessitent souvent un plus grand nombre de participant.e.s des deux côtés pour que la vente soit signée. Heureusement, il existe des outils pour aider à relever ces défis. L'un d'entre eux est un incontournable parmi de nombreuses entreprises du monde entier : Microsoft Teams.

Bien pratique pour échanger des messages rapides, ce n'est pas seulement la fonctionnalité de clavardage qui distingue Teams : c'est le fait que tous les autres produits Office 365 sont accessibles à partir de l'environnement de Teams, ce qui en fait LA plate-forme idéale pour gérer vos ventes à partir d'un seul endroit.

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Microsoft Teams a été lancé avec la suite de productivité Office 365 en 2016. C'est un outil de collaboration tout-en-un qui combine le clavardage, l'audio, la vidéo et le transfert de données. Que vous dirigiez une grande organisation ou une PME, que votre personnel travaille localement ou à distance, cet outil dispose de tout ce dont vous pourriez avoir besoin pour faciliter la communication.

Les principales fonctionnalités de Microsoft Teams

Clavardage

Les utilisat.eur.rice.s peuvent échanger des messages en privé et en groupe. En plus du formatage, des émoticônes et des messages prioritaires, les conversations des équipes offrent une foule d'autres avantages de la messagerie moderne. Par exemple, comme les conversation restent permanentes, les utilisat.eur.rice.s n'ont pas à aller creuser dans l'historique de conversation pour trouver les conversations passées. Pendant les discussions et les appels conférences, les utilisat.eur.rice.s peuvent également se partager immédiatement les fichiers dont il est question.

Canaux

Dans Teams, vous pouvez créer des canaux publics et accessibles à tou.te.s, ainsi que des canaux privés et axés sur un groupe particulier. Les gestionnaires et les administrateur.rice.s de la plateforme peuvent définir tous les accès nécessaires pour les utilisateur.rice.s. Par exemple, vous pouvez créer un canal publique pour toute l'entreprise, ainsi que des canaux privés pour chaque département : Marketing, Ventes, RH, etc.

Réunions

Une réunion peut accueillir jusqu'à 1 000 participant.e.s, avec la possibilité de discuter à partir de votre ordinateur (audio et vidéo) ou même de vous joindre par téléphone. Le calendrier d'un canal peut être utilisé pour mettre en place des réunions planifiées, et les utilisateur.rice.s peuvent lancer des réunions indépendantes lorsque le besoin s'en fait sentir. Les équipes peuvent également organiser des conférences en direct pouvant accueillir jusqu'à 10 000 personnes à la fois.

Appels

Les appels sortants peuvent être effectués directement à partir de l'application Teams. Lorsque vous travaillez à la maison ou en déplacement, c'est une excellente méthode pour rester en contact avec vos collègues et client.e.s qui sont loins.

Maintenant que nous avons couvert ce que l'application peut faire, examinons plus en détail comment vous pouvez utiliser les capacités de Teams pour vous aider à gérer vos ventes.

Collaborer et communiquer efficacement avec Microsoft Teams

Lorsqu'il s'agit de signer des contrats, le processus de vente de l'entreprise est ce qui fait que tout fonctionne. La prospection, la tenue de réunions et de présentations, la négociation et les suivis font tous partie de ce processus, et chaque étape nécessite une communication efficace. Si votre équipe de ventes ne travaille pas ensemble pendant ces différentes étapes, il sera difficile de suivre le parcours client. Elle sera confrontée au défi d'essayer d'amener tout le monde (partenaires, collaborateurs, clients) à s'aligner sur les mêmes objectifs.

Cependant, grâce à Microsoft Teams, surmonter ce défi devient beaucoup plus facile.

La plateforme vous offre deux façons d'interagir et de travailler avec des personnes extérieures à votre entreprise. L'accès externe (fédération) vous permet de localiser, d'appeler et de discuter avec des utilisateurs travaillant sur d'autres plates-formes (des . Pendant ce temps, l'accès invité vous permet d'ajouter des personnes à vos équipes en tant que « invité.e », tout simplement via leur adresse courriel. De cette façon, il vous est possible de collaborer avec les visiteurs de la même manière que vous le feriez avec les autres membres de votre équipe.

Gestion des tâches en un seul endroit

On a déjà établi que Microsoft Teams est un choix logique pour une plate-forme de communication et de collaboration, surtout si votre entreprise utilise déjà des produits Microsoft. Vos collègues et vous bénéficierez d'une familiarité avec les outils Microsoft 365 et d'une meilleure intégration Outlook qui facilite grandement la communication au sein de l'organisation.

Votre équipe des ventes sera également en mesure de garder le cap sur tous les objectifs qui doivent être atteints à l'aide de l'application Tâches qui est incluse dans les équipes.

Microsoft Teams combine des applications de tâches individuelles telles que Microsoft To Do et Outlook avec les tâches d'équipe de Microsoft Planner. Les tâches peuvent être divisées par équipe ou compte que les propriétaires peuvent voir, et des directives peuvent être émises aux membres individuel.le.s de l'équipe.

Formation et LMS

Il est essentiel de fournir une formation complète sur la plateforme dans le cadre de l'adoption du logiciel par votre entreprise. Plus votre organisation commence à utiliser Teams, mieux elle apprendra à le faire fonctionner pour elle. Gardez à l'esprit que chaque personne apprend de nouvelles technologies à son propre rythme, et elle peut necessiter plusieurs séances de formation pour que de nouvelles connaissances soient pleinement absorbées.

C'est ici qu'entre en jeux Microsoft Viva : une plateforme d'expérience employé conçue pour rassembler divers produits de Microsoft en une seule expérience numérique unifiée à l'intérieur de Microsoft Teams!

Grâce à Microsoft Viva, Teams peut être utilisé pour mettre en place un LMS (système de gestion de l'apprentissage). Si vous utilisez déjà ce genre de services, vous pouvez facilement l'intégrer directement à Viva Learning et accéder à toutes vos formations via Teams.

Intégration CRM pour la gestion des données via Teams

Ce n'est pas un secret que les systèmes CRM ont gagné leur place d'importance dans la façon dont les entreprises fonctionnent, et Microsoft Teams suit la même voie. L'intégration de Teams à votre système CRM apporte plusieurs avantages à votre entreprise.

‍Le CRM alimentera Teams avec beaucoup de données, le plus populaire étant le dossier client, qui s'intègre parfaitement dans la plate-forme de communication. Teams peut également être organisé d'une manière qui correspond aux opportunités, fournisseurs, projets et autres types de données CRM.

Par exemple, chez Gestisoft, on crée une équipe Teams pour chaque client et prospect, et un canal pour chaque opportunité et/ou projet. Toute l'entreprise a donc accès à tous les documents pertinents et bien organisés, peu importe si la vente s'est conclue hier ou il y a deux ans !

Les utilisateur.rice.s peuvent simplement accéder aux informations des client.e.s et échanger des documents directement au sein de Teams grâce à l'intégration CRM.

Un autre avantage que nous tirons de cette connectivité est la collaboration entre les canaux, permettant aux utilisateur.rice.s de communiquer entre différents processus et plates-formes, avec les client.e.s et les collègues. Une intégration Microsoft Teams et CRM permettra à l'équipe de vendre plus en se connectant facilement avec plus de prospects et en améliorant leurs processus internes.

Utiliser l'automatisation et les rapports

SharePoint est une plateforme dédiée de développement et d'applications tierces qui est devenue une pierre angulaire du lieu de travail moderne, offrant aux entreprises une solution pour les sites, les pages, les bibliothèques, les listes et bien plus encore. Microsoft améliore constamment les fonctionnalités disponibles dans SharePoint, qui est devenu un leader en matière de gestion de documents et de collaboration.

Une grande partie du cadre pour Microsoft Teams et SharePoint est la même. Vous obtenez automatiquement un site SharePoint lorsque vous créez une équipe dans Microsoft Teams.

Une application Teams ou un onglet dans un canal peut ensuite être utilisé pour intégrer SharePoint. À ce stade, vous pouvez automatiquement lier les pages et les listes, et automatiser les mises à jour de votre site SharePoint vers vos canaux Teams via l'application SharePoint News. C'est un bon moyen de bénéficier de l'automatisation de la communication, en s'assurant que tout le monde est sur la même longueur d'onde.

De plus, l'ajout de rapports Power BI à Teams est une autre pratique saine pour minimiser le besoin d'avoir à basculer entre les applications pendant les réunions. À mesure que la popularité de Microsoft Teams augmente, il est bon de regrouper toutes les interactions et réunions liées au rapport en un seul endroit. Grâce à l'intégration des rapports Power BI, ce processus réduit les risques de malentendus car tout le monde peut voir les mêmes données à partir du même rapport.

Tirez le meilleur parti de Microsoft Teams avec une intégration CRM

Même si Microsoft Teams est un excellent outil en soi, il fonctionne encore mieux lorsqu'il est couplé avec un CRM complet en place. En seulement une semaine, Gestisoft peut vous accompagner dans la mise en place d'une solution CRM simple et prête à l'emploi. Grâce à notre application Level 1 Ventes - une application préconfigurée   Microsoft Dynamics 365 Sales   et une approche de déploiement éprouvée, nous pouvons mettre en service avec un CRM entièrement fonctionnel en seulement sept jours. N'hésitez pas à nous contacter pour plus d'informations !