Microsoft Teams, un excellent outil de collaboration à intégrer dans votre espace de travail virtuel Microsoft Dynamics 365

Personne n’aurait pu prévoir la crise de la COVID sévissant partout à travers le monde en 2020. Une situation ayant forcé l’adaptation, tant dans la sphère familiale que la professionnelle. Bureaux fermés, transports en communs peu recommandés… il aura fallu repenser notre façon de travailler et de communiquer. Les plateformes de vidéoconférences sont soudainement devenues une nécessité comme espace de travail ou pour enseigner aux élèves et voir nos êtres chers. Certaines applications œuvrant comme outil de collaboration, comme Microsoft Teams, se sont vu devenir des indispensables.

Un outil de collaboration optimal pour un espace de travail virtuel c’est quoi ? C’est Microsoft Teams !

Microsoft Teams est une application s’étant jointe à la gamme Office 365, en 2017. L’objectif même de celle-ci est de faciliter le travail en collaboration en offrant une plateforme de haute qualité et bien sécurisée. Outre l’optimisation des téléconférences, Microsoft Teams permet aussi la présentation, le partage et la modification de documents Word, ainsi que la présentation de Powerpoint en temps réel.

Un outil de communication

Outre ses attributs intéressants en termes de rencontres virtuelles, cet outil permet aussi une organisation communicationnelle très intéressante, entre autres lorsqu’il est question d’espace de travail virtuel. En effet, son contenu est basé sur la capacité à réinventer le cycle de vie des réunions et de la communication.  Avant la rencontre, vous pouvez partager l’ordre du jour et mettre en ligne d’autres documents nécessaires à celle-ci. Pendant la rencontre, il est possible d’utiliser la technologie de floutage de l’arrière-plan afin de minimiser les distractions. Suite à la rencontre, vous pouvez rendre l’enregistrement de cette dernière, disponible pour tous. L’application permet donc d’accroître et d’améliorer nos besoins en communication professionnelle, mais aussi personnelle. Grâce à celle-ci, vous êtes en mesure de partager des documents, des calendriers permettant l’organisation d’événements ou d’anniversaires en toute simplicité, des photos, des souvenirs, des notes, etc.

Disponible partout et en tout temps

Microsoft Teams est disponible pour tous les clients Microsoft 365. Elle est donc disponible sur tous les appareils Microsoft et dans Microsoft Dynamics 365. Que vous utilisiez Windows, Mac, Android, iOS ou n’importe quel interface web, vous pourrez y avoir accès.  À la base, Microsoft Teams était disponible seulement pour les clients possédant l’abonnement office 365 Entreprise ou Business. Heureusement, elle est maintenant accessible à tous, n’importe quand et n’importe où et ce, dans plus de 35 langues.

Pourquoi utiliser Microsoft Teams comme outil de collaboration pour votre espace de travail virtuel ?

Évidemment, l’un des avantages les plus importants vis-à-vis l’utilisation de Microsoft Teams pour votre espace de travail virtuel est le gain en productivité. L’interface très « user-friendly » de la plateforme vous permet de maitrisez le cycle de vie des réunions, sur le bout des doigts. Vous n’aurez plus à chercher les documents dont vous avez besoin puisqu’il est possible de tout rassembler au même endroit. Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, OneNote, Planificateur, Power BI et Delve sont tous intégrés à Microsoft Teams afin de permettre aux utilisateurs d’accéder à l’ensemble des informations et outils dont ils ont besoin. De plus, toutes les vidéoconférences sont offertes en HD, tant au niveau de l’audio que de l’image. Comme mentionné auparavant, la possibilité de flouter l’arrière-plan des participants permet aussi d’obtenir une plus grande concentration de la part de chacun, mais aussi moins de distractions.

Une application entièrement personnalisable

L’application de Microsoft est aussi pleinement personnalisable, ce qui est un énorme avantage. Sur l’interface de la plateforme, vous avez la possibilité de télécharger et intégrer plus d’une centaine d’applications allant du planificateur de tâches, à Kahoot!, Wikipédia ou encore, YouTube. Aussi, encore dans l’objectif de faciliter la tâche aux organisateurs de réunion, il est possible de créer des groupes. Ainsi, vous pouvez céduler vos rencontres pour chaque groupe, sans avoir à envoyer une invitation individuelle à chacun. Toutefois, si vous avez besoin d’inviter des gens à l’extérieur du groupe, il vous suffit de partager le lien de la réunion et le tour est joué.

La sécurité dans tout ça?

Attention, la simplicité d’exécution ne brime en rien la sécurité des données de Teams. Au contraire, les créateurs se sont fait un mot d’ordre de mettre sur pied un outil de travail optimal ET où il serait possible d’échanger des informations sensibles en toute sécurité. Lorsqu’on utilise l’onglet wiki pour la prise de notes, le contenu est stocké en sécurité dans le site SharePoint de l’équipe. De plus, la protection contre la perte de données et ses stratégies sont en mesure de garantir que vos utilisateurs ne partageront pas de données sensibles présentes dans vos documents avec des personnes inappropriées.

En constante évolution

Microsoft Teams s’améliore constamment. Il a été possible de constater l’efficacité du programme et les mises à jour constantes durant cette crise de la COVID. En effet, plusieurs institutions, comme le réseau scolaire, ont choisi cette plateforme pour l’enseignement à distance. Récemment, la possibilité de lever la main, grâce à un petit icône qui s’ajoute à votre vidéo, a été ajouté afin de facilité la prise de parole. De plus, il est maintenant possible d’afficher jusqu’à neuf flux vidéo simultanément. Ce n’est pas moins de 15 mises à jour qui ont été effectuées depuis le début de 2020 afin d’améliorer le télétravail des confinés à cette époque bien particulière.

Des nombreuses fonctionnalités faisant de Microsoft Teams le meilleur outil de collaboration dans un espace de travail virtuel

Microsoft Teams a su faire sa place au sommet du palmarès des outils de collaboration dans un espace de travail virtuel et ce, principalement grâce à toutes les fonctionnalités qu’elle offre. L’application permet de mentionner facilement des participants en utilisant « @mention ». Elle rend aussi la surface plus agréable en rendant disponible l’intégration d’Emojis, de GIFS et de Memes lors des discussions instantanées. Il est aussi possible de créer des onglets personnalisés, plusieurs groupes de réunions distincts, d’intégrer des applications, etc.

Éviter la perte de temps

Afin de gagner du temps, il est aussi possible de faire des recherches ciblées dans les discussions, vous évitant ainsi de devoir passer des heures à chercher ce qui avait été dit sur un sujet, des semaines plus tôt. Dans le même ordre d’idées, il est aussi possible de suivre certains fils de discussion et d’être avisé si des réponses s’y ajoute. Évidemment, il est possible de céduler des rencontres qui peuvent être des vidéoconférences ou simplement, des appels audios. D’ailleurs, le système téléphonique de la plateforme permet la mise en place d’une boîte vocale, en cas d’absence.

Pour un travail d’équipe simultané

Un autre aspect intéressant de Teams est assurément l’utilisation du tableau blanc. Celui-ci permet un travail d’équipe en simultané et s’enregistre automatiquement. Il permet à tous de contribuer, que les participants soient sur l’ordinateur, le téléphone ou la tablette. Microsoft Teams permet aussi le partage d’écran, tout comme le partage de documents, d’applications et de calendriers.

Une possibilité d’intégrer Microsoft Teams à votre espace de travail virtuel Microsoft Dynamics 365 ?

Microsoft a créé un logiciel technologique de pointe alliant le CRM (ou GRC - Gestion de la Relation Client) et un ERP (ou PGI - Progiciel de Gestion Intégrée). En effet, Microsoft Dynamics 365 se veut un outil facilitant pour les gestionnaires d’entreprises qui en avaient assez de devoir transférer d’un logiciel à l’autre pour gérer ces différentes composantes. Alors ce que Dynamics fait est simplement de réunir Microsoft Dynamics CRM et Microsoft Dynamics NAV, sous le même toit. Non seulement ils travailleront sur la même interface et communiqueront ensemble, mais ils seront vraiment un seul logiciel qui partage les données, les clients et les procédés. Ce changement est majeur parce que l’un des grands défis de l’industrie est la communication entre les applications. Avec Microsoft Dynamics 365, on élimine complètement ce problème qu’on retrouve dans l’intégration de la majorité des CRM avec un ERP.

Teams et Dynamics 365 – Un duo indispensable?

En ce temps de pandémie, l’intégration de Dynamics 365 comme application dans Teams est indispensable pour les gestionnaires d’entreprise. En l’installant, il vous sera possible de partager des fichiers et d’obtenir diverses informations via une conversation. Les fichiers que vous partagerez seront synchronisés entre Dynamics 365 et Microsoft Teams. Ainsi, une fois de plus, Microsoft réussi son mandat d’augmenter la productivité tout en conservant une plateforme facile d’utilisation.

Finalement, vivra dans une situation particulière comme celle dans laquelle nous évoluons actuellement vous permet de constater l’importance de choisir des logiciels performants, tels que Microsoft Teams et Microsoft Dynamics 365. Bien que son interface soit aisée à utiliser, il peut être intéressant d’apprendre à l’utiliser de manière optimale grâce à la vidéo disponible sur notre chaîne YouTube.

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