Le guide complet des inspections avec Dynamics 365 Field Service

Des inspections efficaces et standardisées sont essentielles pour maintenir la qualité du service, la conformité et la satisfaction des clients. Les entreprises cherchent aujourd’hui à améliorer continuellement leurs inspections et à offrir le meilleur service possible à leurs clients. L’une des façons d’y parvenir est d’utiliser Microsoft Dynamics 365 Field Service.

Les inspections avec Dynamics 365 Field Service simplifient le processus, permettant aux organisations de créer, gérer et exécuter des inspections en toute transparence. Ce guide vous accompagne dans la configuration et l’optimisation des inspections à l’aide de Dynamics 365 Field Service.

Qu’est-ce qu’une inspection dans Dynamics 365 Field Service ?

Les inspections sont des listes de contrôle ou des formulaires structurés que les techniciens de terrain remplissent dans le cadre de leurs ordres de travail. Elles sont essentielles pour suivre les interventions effectuées chez les clients et conserver un historique précis des travaux réalisés. Ces inspections peuvent inclure :

• Protocoles de sécurité
• Évaluations des équipements
• Vérifications de conformité
• Enquêtes de satisfaction client

Autrefois, les inspections étaient réalisées sur papier, rendant l’archivage difficile et laborieux. Grâce aux avancées technologiques, Microsoft Dynamics 365 Field Service permet aujourd’hui une gestion numérique efficace des inspections. En utilisant les inspections avec Dynamics 365 Field Service, les entreprises peuvent standardiser leurs procédures, améliorer les rapports et assurer la conformité réglementaire.

Avantages des inspections avec Dynamics 365 Field Service

Comme mentionné précédemment, les anciennes méthodes d’inspection et d’archivage des dossiers n’étaient pas adaptés aux entreprises en pleine croissance. Dynamics 365 Field Service est devenu la meilleure alternative pour créer et gérer les inspections. Voici quelque-uns de ses avantages :

• Précision accrue : les inspections numériques réduisent les erreurs humaines. Plus besoin de décrypter une écriture illisible ou de corriger des erreurs grammaticales.
• Accessibilité mobile : les techniciens peuvent effectuer leurs inspections sur leur appareil mobile, même hors ligne, ce qui leur fait gagner du temps et assure l’envoi des informations correctes en temps voulu.
• Personnalisation : les formulaires d’inspection peuvent être adaptés aux besoins spécifiques de l’entreprise.
• Intégration : les données sont synchronisées avec les ordres de travail, les actifs et l’historique des services, offrant une vue complète du client et de ses interventions.
• Conformité améliorée : les inspections sont conçues pour respecter les réglementations et politiques internes de l’entreprise.

Création d’une inspection avec Dynamics 365 Field Service

Maintenant que nous avons compris l'importance des inspections avec Dynamics 365 Field Service, voyons comment créer un formulaire d'inspection à partir d'un modèle dans la plateforme Dynamics 365.

Étape 1 : Allez dans Paramètres > Bons de travail > Inspections

Étape 2 : Cliquez sur Nouvelle inspection

Étape 3 : Personnalisez votre modèle. C'est ici que vous pouvez ajouter un titre et une description. Vous pouvez également utiliser les outils de glisser-déposer pour inclure différents types de questions (texte, liste déroulante, boutons radio, cases à cocher).

Étape 4 : Définissez des champs obligatoires si nécessaire

Étape 5 : Sauvegarder et publier

Comment associer des inspections avec Dynamics 365 Field Service à des bons de travail ?

Après avoir créé une inspection, reliez-la à des types de tâches de service et à des bons de travail afin de vous assurer que les techniciens sur le terrain la réalisent dans le cadre des tâches qui leur ont assigné. Cette étape est très importante, car elle permet de conserver toutes les informations relatives au client en un seul endroit.

Cela permet également aux techniciens sur le terrain d'effectuer leurs tâches sans délai. Vous trouverez ci-dessous les étapes à suivre pour associer les inspections dans Dynamics 365 Field Service aux bons de travail.

Étape 1 : Allez dans Réglages > Bons de travail > Types de tâches de service

Étape 2 : Sélectionnez Nouveau type de tâche ou modifiez un type de tâche existant.

Étape 3 : Sous « Modèle d'inspection », choisissez l'inspection appropriée.

Étape 4 : Cliquez sur Enregistrer et fermer pour mettre à jour la configuration.

Comment réaliser des inspections avec Dynamics 365 Field Service sur l'application mobile ?

L'un des principaux avantages de l'utilisation de Microsoft Dynamics 365 Field Service est qu'il est livré avec sa propre application mobile. Ainsi, les techniciens de terrain peuvent utiliser l'application directement sur leur téléphone pour compléter toutes les informations dont ils ont besoin, même s'ils sont hors ligne.

Vous trouverez ci-dessous les étapes que les techniciens de terrain peuvent suivre pour effectuer des inspections en utilisant Dynamics 365 Field Service sur l'application mobile.

Étape 1 : Ouvrir l'application Dynamics 365 Field Service

Étape 2 : Sélectionner l'ordre de travail assigné

Étape 3 : Naviguer vers la section Inspection

Étape 4 : Compléter la liste de contrôle

Étape 5 : Télécharger des images, scanner des codes-barres, ou capturer des signatures numériques si nécessaire

Étape 6 : Soumettre l'inspection

Analyser les réponses aux inspections dans Dynamics 365 Field Service

Une fois que les inspections utilisant Dynamics 365 Field Service sont terminées, les responsables peuvent analyser les données à des fins de reporting et d'amélioration des processus. Grâce à la plateforme Field Service, il s'agit d'un processus assez rapide et simple.

Étape 1 : Allez dans Field Service > Inspections

Étape 2 : Ouvrir les inspections terminées

Étape 3 : Filtrer les données par date, technicien ou ordre de travail

Étape 4 : Exporter les données vers Power BI (si vous l'utilisez) pour une analyse approfondie

Meilleures pratiques pour l'utilisation des inspections dans Dynamics 365 Field Service

Lorsqu'il s'agit d'utiliser les nouvelles technologies et les avancées, les meilleures pratiques doivent toujours être au premier plan. Et ce n'est pas différent lorsqu'il s'agit de créer, de livrer et d'analyser des inspections à l'aide de Dynamics 365 Field Service. Voici quelques-unes des meilleures pratiques que vous devez garder à l'esprit :

• Restez simple : Évitez les inspections trop complexes pour garantir l'efficacité. Cela permet également de faire gagner du temps à vos techniciens sur le terrain, qui sont toujours occupés et en déplacement.
• Utilisez la logique conditionnelle : Rationalisez les inspections en n'affichant que les questions pertinentes. Cela permet de gagner du temps et de l'efficacité pour toutes les personnes impliquées dans le processus.
• Former les techniciens : Fournissez des conseils sur la manière de mener à bien les inspections de manière efficace. Une formation adéquate est nécessaire pour garantir l'adoption efficace de la nouvelle technologie et pour que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.
• Examiner régulièrement les données : Utilisez les informations tirées des inspections réalisées pour améliorer les opérations de service. C'est un excellent moyen pour les chefs d'entreprise de mieux connaître leurs clients et d'adapter leurs services en conséquence.
• Mettre à jour les modèles périodiquement : Adaptez les formulaires d'inspection à l'évolution des besoins de l'entreprise. Grâce aux modèles d'inspection personnalisables, vous pouvez modifier, supprimer, éditer et créer une nouvelle inspection en utilisant Dynamics 365 Field Service à tout moment.

Faites confiance à Gestisoft pour vos besoins en Dynamics 365 Field Service

Les inspections avec Dynamics 365 Field Service permettent aux entreprises d’améliorer la prestation des services, de garantir la conformité et de rationaliser leurs opérations. Une mise en œuvre efficace permet une meilleure précision, un reporting en temps réel et une intégration transparente avec les ordres de travail.

La configuration et l’optimisation des inspections peuvent être un processus complexe, mais vous n’avez pas à le faire seul. Gestisoft est spécialisé dans l’accompagnement des entreprises pour maximiser leur utilisation de Dynamics 365 pour la gestion des services sur le terrain. Contactez-nous dès aujourd’hui pour découvrir comment nous pouvons adapter une solution à vos besoins et optimiser vos opérations de terrain.