Guide simple sur la tarification et les licences Dynamics 365 Business Central

Est-ce que c’est juste moi ou les ERP sont en général pas trop simples? Leurs fonctionnalités, les licences et même leur tarification peuvent être parfois comme un casse-tête. Et nous n’avons pas encore parlé du processus d’implantation.

D’une certaine façon, les compagnies sont tout aussi complexes. La vôtre est certainement différente de vos compétiteurs, et vous avez tous des particularités même si vo us vendez le même genre de produit. C’est pourquoi les ERPs demandent un partenaire pour vous aider à naviguer ce difficile processus de personnalisation. Les partenaires sont comme des guides à travers la jungle dans un processus d’implantation et d’achat d’ERP.

Alors, quand vous voulez comprendre les prix et les licences, vous avez besoin de ce genre d’aide : une personne qui vous montrera, vous enseignera, vous aidera à prendre la meilleure décision pour votre entreprise. C’est pourquoi j’ai décidé de vous écrire ce guide tout simple. La tarification et les licences de Dynamics 365 Business Central peuvent être assez facile à comprendre si vous avez quelqu’un pour vous guider.

Commençons avec la base, qu’est-ce que Microsoft Dynamics 365 Business Central?

Dans mon dernier blogue, j’expliquais que Microsoft Dynamics 365 Business Central est la nouvelle version de Dynamics 365 Finance et Opérations. C’est un CRM et un ERP créé parfaitement pour aider les PME à gérer de manière efficace leur compagnie. C’est tout simple! Et la tarification et les licences de Business Central dans tout ça?

Alors, comment la tarification et les licences de Dynamics 365 Business Central fonctionnent?

La tarification de Dynamics 365 Business Central est différente dépendamment de votre choix de licence. Puisque c’est un guide simple à propos de la tarification et des licences de Microsoft Dynamics 365 Business Central, je vais vous détailler le tout de façon bien claire : il y a deux types de licence.

• Microsoft Dynamics 365 Business Central Essentials coûte 70$/mois par utilisateur.
• Microsoft Dynamics 365 Business Central Premium coûte 100$/mois par utilisateur.
• Microsoft Dynamics 365 Business Central pour Membres d’équipe (un ajout) coûte 8$/mois par utilisateur.

Microsoft Dynamics 365 Business Central n’a qu’un seul type d’abonnement peu importe si vous choisissez Essentials ou Premium. Les licences d’abonnement sont assignés à des utilisateurs individuels et chaque utilisateur a besoin d’avoir sa propre licence puisqu’elles ne peuvent être partagées. Par contre, on peut accéder aux licences à travers différents appareils.

Gardez cela en tête lorsque vous choisissez votre licence Essentials ou Premium. Les prix changent pour chacune et le coût total de votre ERP dépendra du nombre d’utilisateurs.

Alors qu’en est-il des différentes licences de Microsoft Dynamics 365 Business Central?

Les différents types de licences sont, comme précisé plus tôt, Microsoft Dynamics 365 Business Central Premium ou Microsoft Dynamics 365 Central Essentials. Il y a également un type de licence qui vous permet d’ajouter un membre d’équipe à votre plan : la licence Microsoft Dynamics 365 Business Central Membre d’Équipe.

La plus grande différence avec ce type de licence est qu’en fait, les utilisateurs ont moins de permissions. Les utilisateurs d’une licence Premium ou Essentials sont considérés comme des Utilisateurs complets et sont bien souvent, dans une compagnie, vendeurs, comptables, gestionnaires, etc. Ces utilisateurs, comme vous pouvez voir, ont besoin d’un accès complet au système. Le Membre d’équipe, de son côté, est plutôt réservé pour ceux qui ont besoin uniquement de voir des données ou de les entrer.

Qu’est-ce que ces licences incluent? (Fonctions/modules par types de licence)

Chaque licence ci-dessus offre différentes fonctionnalités. Il faut savoir que vous ne pouvez pas mélanger les fonctionnalités de Premium avec celles de Essentials, ou en tout cas, vous ne pouvez pas choisir lesquels vous voulez. Pour une plus grande facilité d’implantation et pour mieux répondre aux divers besoins des compagnies, il est possible d’ajouter des membres d’équipe qui auront un accès limité au logiciel, mais qui seront des utilisateurs additionnels.

Microsoft Dynamics 365 Business Central Essentials inclut ces fonctions:

• Gestion financière - Cette fonction vous aidera à prendre des décisions informées sur les finances de votre compagnie. Elle connectera tous les secteurs de votre compagnie comme les ventes, les achats, l’inventaire et même les interactions avec les clients. Vous serez donc capable de clore vos rapports financiers rapidement grâce à la réconciliation automatique des comptes. Ces outils ci-bas vous aideront à avoir une meilleure compréhension et gestion de vos finances:

• Comptabilité
• Budgets
• Immobilisations de base
• Tableau d’analyse
• Prévision de la trésorerie
• Devises multiples
• Affectations
• Écriture de chèque
• Gestion des paiements
• Gestion du compte de banque
• Consolidation
• Centre de gestion
• Réconciliation de compte bancaire
• Différés
• Dimensions avancées
• XBRL de base
• Paiements électroniques et les virements directs
• Comptabilité analytique
• Écritures intercompagnies

• Gestion de la relation avec les clients - Microsoft Dynamics 365 Business Central vous aidera à croître les revenus de votre compagnie et à maximiser votre profit en offrant un sommaire complet des aptitudes de vos employés, de leur charge de travail et les tâches de service. Cette fonction vous permettra également de gérer les interactions avec les clients et de voir où sont les meilleures opportunités de profit. Les outils ici vous aideront à gérer ces opportunités:

• Boîte de courriel d’entreprise pour Outlook
• Gestion de contact
• Gestion d’opportunité
• Gestion de campagne
• Intégration de Dynamics 365 Sales
• Gestion de relation
• Promesse de commandes
• Enregistrement de courriels
• Gestion de tâches
• Classification de contacts
• Gestion de document et d’interaction

• Intelligence artificielle - les fonctions d’intelligence artificielle intégrées vous offriront :

• Prévision de la trésorerie
• Prévision de la marchandise
• Sales Forecast
• Image Recognition
• Late Payment Prediction

• Gestion de projet – Quelques aspects les plus importants de la gestion de projet sont sans aucun doute la planification, la communication et s’assurer de rester dans les limites de son budget. Microsoft Dynamics 365 Business Central vous aidera avec ceux-ci et même plus:

• Ressources de base
• Traduction en temps réel (pour langages disponibles)
• Devis de travaux
• Gestion des projets de travaux
• Planification de la capacité
• Les coûts multiples
• Feuille de temps

• Gestion de la chaîne d’approvisionnement -  Cette fonction vous aidera à maximiser votre profit en recommandant quand payer vos distributeurs et quand utiliser leurs rabais tout en vous évitant des retards de paiement. Il vous offrira également ces informations et outils:

• Adresse alternative pour commande
• Frais d’item
• Prévision de la demande
• Envoyé à alternatif
• Référence croisée d’articles
• Gestion des bons de commande
• Fournisseurs alternatifs
• Substitution d’articles
• Facture de rabais de ventes
• Gestion d’assemblage
• Suivi d’article
• Tarification des lignes de vente
• Marchandise de base
• Transfert de site
• Facturation de ventes
• Factures payables de base
• Sites multiples
• Gestion des retours
• Calendriers
• Promesse de commandes
• Agents de livraison
• Calendars
• Facturation d’achats
• Taxes de vente/ TVA
• Comptage de cycle
• Rabais sur les lignes d’achats
• Agents de livraison
• Livraisons directes
• Tarification de ligne d’achats
• Feuille de calcul de coût standard
• Attributs d’article
• Gestion des bons d’achat
• Unités de gestion des stocks (SKU)
• Budget d’article
• Gestion des retours d’achat
• Vendor Catalogue Items
• Catégories d’article
• Gestion des demandes

• Gestion des ressources humaines - Organiser vos employés en groupes grâce à différentes données, comme les talents, le statut de membre du syndicat, éducation ou formation. Vous pourrez aussi suivre les dépenses des employés et les rembourser grâce à cette fonction.

• Gestion de l’entrepôt - Cette fonction peut être implantée différemment selon vos procédures et votre volume de commandes. Si vous choisissez l’entreposage de base, vos commandes seront exécutées une à la fois, mais si vous choisissez l’entreposage avancé, vous pourrez consolider plusieurs commandes en même temps. Vous pourrez également utiliser ces nombreux outils (à la fois dans la version de base et avancée):

• Système de capture automatique de données (ADCS)
• Envoi d’entrepôt
• Prélèvement et Rangement interne
• Systèmes de gestion d’entrepôt
• Rangement et prélèvement d’article
• Reçu d’entrepôt

La licence avec le plus de bénéfices est sans aucun doute Microsoft Dynamics 365 Business Central Premium.

Cette licence est bien entendu pour les « Utilisateurs complets » qui ont besoin de plus de fonctions. Cette licence inclut tout ce que vous retrouvez dans Essentials en plus de ceci:

• Gestion de service de commande – Cette fonction vous supportera dans la gestion de votre entrepôt tout en vous assurant un profit maximal. Il vous donnera également une prédiction des ventes et un plan de production en plus des commandes d’achat. Il vous aidera aussi avec ceci:

• Gestion des items de service
• Planification et répartition
• Gestion des prix de service
• Gestion des contrats de service

• Production - Les matériaux sont une des parties les plus importantes de la production. Cette fonction vous permettra donc de suivre, enregistrer et vendre les ressources tout autant que de suivre l’usage des ressources et offrir une vision globale de la capacité de votre entreprise pour chaque ressource que votre compagnie utilise. Ce module vous assistera également avec:

• Commandes de production
• Ateliers
• Charge limitée
• Liste de matériaux de production
• Planification d’approvisionnement de base
• Prévision des ventes et de la marchandise
• Gestion des versions
• Planification de capacité de base
• Production agile

Ces licences incluent également trois licences de Comptable externe pour les compagnies qui travaillent avec un comptable à l’externe qui nécessite une connexion à votre Dynamics 365.

Ces comptables auront accès à tout sauf les tâches de l’administrateur et les autres logiciels.

• Les licences de Membre d’équipe sont, quant à elles, un peu plus restreintes que celle du comptable externe. Vous aurez d’ailleurs besoin de vous procurer au moins une licence Essentials ou Premium pour pouvoir avoir une licence Membre d’équipe. Les utilisateurs de la licence Membre d’équipe peuvent:

• Tout lire dans Dynamics 365 Business Central
• Mettre à jour les données existantes et les entrées dans Dynamics 365 Business Central
• Approuver ou rejeter des tâches dans le flux de travail assigné à un utilisateur
• Créer, éditer et supprimer un devis
• Créer, éditer et supprimer des informations personnelles
• Entrer une feuille de temps pour des Travaux
• Utiliser PowerApps pour Dynamics 365

• Les capacités de défaut pour les deux types de licences Dynamics 365 Business Central Essentials et Premium:

• Version de production : 1 incluse
• Version de non-production : Aucune
• Stockage de base de données et de fichiers : illimité
• Licence de comptable externe : 1 incluse
• Compagnies : illimitées
• Cortana Intelligence : 1 800 secondes par mois/locataire

Qu’en est-il des services et logiciels additionnels?

Les autres produits ne sont pas inclus avec Microsoft Dynamics 365 Business Central, mais certains seront requis pour étendre les fonctions et intégrer des scénarios. Les licences pour ces produits doivent être établies séparément.

Une licence qui est incluse est celle pour Microsoft Power Platform dans lequel les applications de Dynamics 365 sont construites. Elle permet ainsi aux utilisateurs d’intégrer des produits comme PowerApps, Microsoft Flow et Power BI.

PowerApps offre donc à ceux qui possèdent Essentials ou Premium de créer, modifier et utiliser les applications mobiles basées sur les données de Dynamics 365.

Une licence pour Microsoft Power BI n’est pas incluse avec une licence pour Microsoft Dynamics 365 Business Central Essentials ou Premium. Si vous en avez besoin, vous devrez demander une licence spécifiquement pour cette application. Bien entendu, les licences de Business Central vous offrent une option d’ajout pour Power Bi afin de faciliter l’achat, mais vous devrez vous assurer d’en faire la demande pour y avoir accès.

J’espère que cet article répondra à toutes vos questions au sujet des licences et de la tarification pour Microsoft Dynamics 365 Business Central Essentials, Premium et de sa licence additionnelle, Membre d’équipe. C’est, après tout, une partie à la fois complexe et importante du logiciel qui nécessite toute votre attention si vous pensez vous procurer un ERP dans votre entreprise. N’oubliez pas de trouver le bon partenaire pour développer votre logiciel!

In some ways, businesses are complicated too. Yours is different than your competitors, and you all have particularities even though you sell the same kind of products. This is why ERP requires partners to help you navigate this difficult process: they have to be tailored to your uniqueness. Partners, in the process of buying and implementing an ERP, are like guides through the jungles. I kid you not.

So, when you want to understand prices and licenses you need that kind of guidance, a person that will show you, teach you, and help you make the best decisions for your business. This is why I have decided to write this simple guide. Dynamics 365 Business Central pricing and licensing can be quite easy to understand if you have someone to walk you through it.

Let’s start with the basic, what is Microsoft Dynamics 365 Business Central?

In my last blog I explained that Microsoft Dynamics 365 Business Central is the new version of what was once called Dynamics 365 for Finance and Operations. It is a CRM and ERP perfectly designed to help small and medium sized businesses efficiently manage their company. It’s that simple! But what about pricing and licensing for Dynamics 365 Business Central?

So, how does the Dynamics 365 Business Central pricing and licensing work?

The Dynamics 365 Business Central pricing is different depending on the Subscription License you chose. Since this is a simple guide about pricing and licensing for Business Central, let me break this down in a very clear way for you: there are two different licenses.

• Microsoft Dynamics 365 Business Central Essentials costs $89.6/month per user.
• Microsoft Dynamics 365 Business Central Premium costs $128/month per user.
• Microsoft Dynamics 365 Business Central for Team Members (an add on) costs $10.20/month per user.

Microsoft Dynamics 365 Business Central has only one type of Subscription no matter if you select Premium or Essentials. The Subscription Licenses are assigned to individual users and each user is required to have their own User Subscription License which cannot be shared, but the licenses can be accessed through multiple devices.

Keep this in mind when selecting either the Essentials or Premium Subscription Licenses. The prices change for each and the total cost will depend on the number of users.

What about the different Dynamics 365 Business Central license types?

The different license types are, as stated above, Microsoft Dynamics 365 Business Central Premium License, Microsoft Dynamics 365 Business Central Essentials License, and there is a type of license that you can give to your team as an add to your plan: Microsoft Dynamics 365 Business Central Team Member License.

The biggest difference with these three is that users with Essentials and Premium Licenses are considered “Full Users” and Team Member License holders are considered “Additional Users.” Full Users are staff such as Sales Representatives, Finance Employees, or Supply Chain Managers. These users need full access to the system. The Team Members would be people who only need to consume data or complete light tasks such as expense entry or HR record updates.

What do these Licenses include? (Functions/modules per type of licenses)

Each of the Licenses above offer different Functionalities. Please know that you cannot mix and match the Premium and Essentials Users, you can only have one or the other, so choose wisely. With either selection though, it is possible to have “Additional Users,” or Team Members.

Microsoft Dynamics 365 Business Central Essentials includes these functionalities:

This functionality will help you to make informed decisions about your company’s finances. It will connect data across all factions of your company including sales, purchasing, inventory, and customer interactions. You will also be able to speed up closing and financial reporting since the software automatically reconciles accounts to close and report on financials. The tools below will help you better understand and manage your company’s finances:

• Basic General Ledger
• Budgets
• Fixed Assets
• Account Schedules
• Cash Flow Forecast
• Multiple Currencies
• Allocations
• Check Writing
• Payment Handling
• Bank Account Management
• Consolidation
• Responsibility Centers
• Bank Reconciliation
• Deferrals
• Unlimited Dimensions
• Basic XBRL
• Electronic Payment/Direct Debits
• Cost Accounting
• Inter-company Postings

Microsoft Dynamics 365 Business Central will help increase your company’s revenue and maximize profitability by providing a comprehensive summary of employee skills, workloads, and service tasks. This functionality will also help you to manage customer interactions and see where there are the best opportunities for profit. The below tools will help you manage these opportunities:

• Business Inbox for Outlook
• Contact Management
• Opportunity Management
• Campaign Management
• Dynamics 365 Sales Integration
• Relationship Management
• Campaign Pricing
• Email Logging
• Task Management
• Contact Classification
• Interaction / Document Management

Artificial Intelligence

The built in Artificial Intelligence will provide the following:

• Cash Flow Forecast
• Inventory Forecast
• Sales Forecast
• Image Recognition
• Late Payment Prediction

Project Management

Some of the most important aspects of project management are planning, communicating, and staying on budget. Microsoft Dynamics 365 Business Central will help with that and more, including:

• Basic Resources
• Real Time Translation (for available languages)
• Job Quotes
• Project Management Jobs
• Capacity Management
• Multiple Costs
• Time Sheet

Supply Chain Management

This functionality will help maximize profitability by recommending when to pay vendors or use vendor discounts, as well as assist in avoiding overdue penalties. It also provides the following information and tools:

• Alternative Order Addresses
• Item Charges
• Demand Forecasting
• Alternative Ship-To Addresses
• Item Cross References
• Sales Invoice Discounts
• Alternative Vendors
• Item Substitutions
• Sales Invoicing
• Assembly Management
• Item Tracking
• Sales Line Discounting
• Basic Inventory
• Location Transfers
• Sales Line Pricing
• Basic Payables
• Multiple Locations
• Sales Order Management
• Basic Receivables
• Order Promising
• Sales Return Order Management
• Calendars
• Purchase Invoicing
• Sales Tax/VAT~
• Cycle Counting
• Purchase Line Discounting
• Shipping Agents
• Drop Shipments
• Purchase Line Pricing
• Standard Cost Worksheet
• Item Attributes
• Purchase Order Management
• Stock keeping Units
• Item Budgets
• Purchase Return Order Management
• Vendor Catalogue Items
• Item Categories
• Requisition Management

Human Resources Management

Organize your employees and group them according to different sets of data, such as skills, union membership, education, and/or training. You can also track and reimburse employee expenses with this functionality.

Warehouse Management

This functionality can be implemented differently based on your company’s processes and order volume. If you select basic warehousing activities will be performed order by order, but if you select advanced warehousing these activities will be consolidated for multiple orders at a time. The following are including with the functionality (both basic and advanced):

• Automated Data Capture System
• Warehouse Shipment
• Bin Set-Up
• Warehouse Management Systems
• Internal Picks and Put Aways
• Warehouse Receipt

The License with the most perks would be, of course, the Microsoft Dynamics 365 Business Central Premium License. This License is for “Full Users” who require more functionality. This License includes everything Essentials does as well as:

Service Order Management

This functionality will assist in running your warehouse and reaching optimal output for maximum profit. It will also provide a forecast of sales and generate a plan for production as well as purchase orders. It will also assist in the following:

• Service Item Management
• Planning and Dispatching
• Service Price Management
• Service Contract Management

Manufacturing

Materials are one of the most important parts of manufacturing. This functionality will make it possible to track, register, and sell resources as well as monitor the usage of resources and provide an overview of the company’s capacity for each and every resource the company uses. It also helps with the following:

• Production Orders
• Machine Centers
• Finite Loading
• Production Bill of Materials
• Basic Supply Planning
• Sales and Inventory Forecasting
• Version Management
• Basic Capacity Planning
• Agile Manufacturing

These License also include three External Accountant licenses for companies with external accountants who need to connect their Dynamics 365. These accountants will have access to everything except Admin tasks and other applications.

Team Member Licenses are more restricted than those above. There must already be at least one user with Dynamics 365 Business Central Essentials or Premium to License other users at Team Members. Users with a Team Member License have rights to:

• Read anything within Dynamics 365 Business Central
• Update existing data and entries in Dynamics 365 Business Central
• Approve or reject tasks in all workflows assigned to a user
• Create, edit, delete a quote
• Create, edit, delete personal information
• Enter a time sheet for Jobs
• Use PowerApps for Dynamics 365

Default subscription capacities for both Microsoft Dynamics 365 Business Central Essentials and Premium Licenses:

• Production Instance: 1 included
• Non-Production instance: None
• File and database storage: unlimited
• External accountant license: 1 included
• Companies: Unlimited
• Cortana Intelligence: 1800 seconds per month/tenant

What about additional Services and Software?

Other products are not included with Microsoft Dynamics 365 Business Central, but some may be required to extend functionality or to integrate scenarios. Licensing for these products must be established separately.

One license that is included is for Microsoft Power Platform, upon which the Dynamics 365 applications are built. This includes the ability for customers to integrate products such as PowerApps, Microsoft Flow, and Power BI.

PowerApps allows those with Essentials or Premium Licenses to create, modify, and use mobile apps based on Dynamics 365 data.

A license for Microsoft Power BI is not included with a Microsoft Dynamics 365 Business Central Essentials or Premium license. If you need a Power BI license, you will have to pay for it separately. Microsoft Dynamics 365 Business Central subscriptions include an option to add on Microsoft Power BI content as a product feature, but users are required to subscribe to Power BI (either as a free user or a Pro depending on the feature you need) separately to obtain access to the content.

I hope this article answered your questions about licensing and pricing for Microsoft Dynamics 365 Business Central Essentials, Premium, and Team Members. It is, after all, a very important and complex software that requires all of your attention if you are contemplating the idea of getting an ERP for your company. Don’t forget to find the right partner to help you navigate the pricing and licensing process.