Dynamics 365 : Qu’est-ce qu’un Workflow ?

Un workflow, ou un flux de travaux pour une traduction plus officielle, est la mise en place d’automatisation pour une tâche simple ou complexe que l’on peut gérer à même Dynamics 365. Pour créer un workflow, vous n’avez pas besoin d’être un programmeur. Le workflow a pour mission de diriger l’application Dynamics 365 à créer une tâche quotidienne et de l’informer des étapes à suivre afin de créer cette automatisation.

Un workflow doit réunir certaines caractéristiques pour qu’il soit efficace. Il doit entre autres :

• avoir un objectif clair
• vous faire économiser du temps
• vous éviter de créer des tâches répétitives dans Dynamics 365

Comment déterminer le besoin d’un workflow dans Microsoft Dynamics 365 ?

Si votre entreprise commence tout juste à utiliser le CRM, on dit souvent que l’application atteint sa maturité après 1 an d’utilisation. Durant cette période, vous pouvez recenser des étapes de vos processus et des tâches que vous répétez souvent. Si vous pouvez en dénombrer certaines, demandez-vous si ces étapes pourraient être simplifiées et automatisées. En d’autres mots, arrangez-vous pour faire travailler votre Dynamics 365 à votre place pour ces tâches répétitives. Par exemple, si je sais que 90 % de mes clients se retrouvent dans la province de Québec, je vais penser à créer un workflow qui remplira les champs « Province » et « Pays » automatiquement avec « Québec » et « Canada » quand j’aurai à saisir une nouvelle adresse. J’évite d’un seul coup toutes les saisies de ces deux champs et économise bon nombre de minutes au bout du compte!

Bref, le meilleur conseil que je puisse vous donner est de vous créer ce que l’on appelle un « back log », ou si vous préférez un stationnement d’idées. Regroupez-y tous vos besoins potentiels en automatisation de tâches. Partagez ces idées d’automatisation à votre département de TI ou à un partenaire d’affaires comme Gestisoft afin de créer ces automatisations et ainsi réduire votre temps de production.

Un CRM comme Dynamics 365 n’est pas figé dans le temps à partir du moment où nous livrons votre solution. En cours de route, Dynamics reste malléable et peut facilement s’ajuster afin de répondre à vos besoins et réduire le niveau de frustration que vous pouvez vivre au quotidien. D’ailleurs, créer un back log unique où tout le monde peut y inscrire ses idées ou ses besoins tout en prenant connaissance de ceux des autres est fortement conseillé. Essayez d’être proactif avec ces suggestions, car votre rapidité d’exécution et de réponse aux besoins rehaussera grandement le niveau d’adoption auprès de vos employés et de votre organisation.

Avant de commencer à créer des workflows dans Microsoft Dynamics 365

Vous avez une idée de génie et vous désirez vous lancer dans la création d’un workflow ? Bravo pour votre ambition, mais prenez des précautions avant de faire vos expériences.

Avec votre abonnement à Dynamics 365, vous avez deux environnements différents. Vous avez l’environnement dit de « production » qui présente l’application Dynamics 365 que vous utilisez pour votre travail quotidien, et l’environnement « sand box » qui est l’environnement destiné à tester vos modifications ou tout développement que vous désirez implanter dans votre CRM. Le sand box est l’endroit parfait pour faire vos tests de création de workflow. Le sand box n’affectera pas votre environnement de production ni vos données sensibles. Si vous faites des erreurs, ceci n’affectera pas le travail de vos collègues. Peu importe les changements et les modifications que vous désirez faire à votre solution, vous devriez toujours les faire initialement dans cet environnement.

Qui peut créer des Workflows dans Microsoft Dynamics 365 ?

Nous tombons ici dans un sujet plus ardu, car la réponse n’en est pas une définitive. Comme utilisateur de votre application Dynamics 365, vous avez un rôle de sécurité d’assigné à votre profil utilisateur. Chaque entreprise détermine les rôles de sécurité assigné aux profils. Afin de vous assurer d’avoir le rôle de sécurité adéquat afin de créer votre workflow, informez-vous auprès de l’administrateur de votre Dynamics 365. Cette personne pourra vous aiguiller et vous dire si vous avez le niveau de sécurité nécessaire pour aller au bout de votre réalisation. Si vous n’avez pas tous les privilèges nécessaires, votre workflow risque de ne pas fonctionner.

Quelle est la différence entre un Workflow dans Dynamics 365 et Microsoft Flow ?

Comme vous savez, Microsoft détient un gigantesque écosystème d’applications. Dynamics 365 représente uniquement la pointe de l’iceberg.

La différence est très simple à discerner : un workflow est dédié uniquement à l’application Dynamics 365. Il ne permet pas de créer des automatisations avec d’autres applications de Microsoft. Microsoft Flow a cependant été conçue pour créer des automatisations entre toutes les différentes applications de son écosystème et ne s'intègre pas aussi simplement avec d'autres produits Microsoft. L’application peut être utilisée avec une grande variété d'applications et de services - ce que Microsoft appelle les connecteurs - notamment SQL Server, Twitter, Box, DocuSign, Slack, Skype et Google Drive. Un connecteur est en fait un proxy d'API. On définit le proxy d’API comme étant une interface qui permet à une application d’utiliser des fonctionnalités ou des données d’une autre application. Un connecteur est en fait une sorte de pont qui, dans notre cas, permet à ces services de se connecter à Microsoft Flow ainsi qu'aux applications PowerApps et Azure Logic, dans l’infonuagique.

Les utilisateurs peuvent tirer parti d'une vaste bibliothèque de flux de travail prédéfinis, également appelés modèles. Les exemples de modèles incluent la possibilité de :

• Enregistrer les pièces jointes Gmail sur OneDrive
• Envoyez un courrier électronique à n'importe quel public lorsqu'une alerte de données Power BI est déclenchée
• Copier les éléments de la liste SharePoint dans un fichier CSV chaque semaine
• Enregistrer des tweets contenant un hashtag dans une liste SharePoint
• Recevoir une notification push lorsque vous recevez un courriel de votre patron

Si aucun des modèles ne correspond au processus que vous souhaiter automatiser, les utilisateurs peuvent également créer leurs propres flux. Microsoft Flow est conçu pour que les gens qui ne détiennent pas une expertise technique en informatique puisse tout de même automatiser les flux de travail sans l'aide d'un programmeur. Le Centre d'administration des flux Microsoft permet à un administrateur de gérer les utilisateurs, les autorisations et les rôles et de s'assurer que les flux créés par les employés sont conformes aux stratégies de prévention des pertes de données.

Choisir nos experts de chez Gestisoft pour votre implantation CRM

Microsoft Flow est inclus avec un abonnement de Microsoft Office 365. Très simple à configurer, il permet de réaliser des tâches simples sans avoir à naviguer d’une application à l’autre. Flow va tout gérer pour vous. Nos experts en CRM et ERP peuvent explorer avec vous toutes les solutions de personnalisation qui est applicable à votre réalité professionnelle. Contactez-les pour voir comment un WorkFlow peut vous aider dans votre travail.