Créer un compte G/L et avoir la liberté d’adapter sa comptabilité dans Dynamics 365 Business Central

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Il existe plusieurs raisons de créer un compte G/L. Que vous cherchiez à redéfinir comment vous publiez vos données ou que vous ayez besoin d’améliorer votre système de comptabilité en ayant différents comptes de grand livre, vous êtes au bon endroit.

Aujourd’hui, je vous guiderai à travers la création d’un nouveau compte de grand livre de façon à pouvoir le faire par vous-même dans votre propre Dynamics 365. C’est assez simple, mais je vais vous montrer toutes les importantes fonctions.

Comment créer un compte G/L dans Dynamics 365 Business Central

Avant même de parler des différentes fonctions de votre nouveau compte G/L et des nombreux avantages pour vous. Il faut savoir comment le créer. Vous êtes prêt à passer à l’action?

Premièrement, pour créer votre compte G/L, vous devez cliquer sur Finance or utiliser la fonction Recherche pour trouver le plan comptable. Vous verrez ensuite un nombre de plans comptables, de bilans financiers et encore.

Pour créer un nouveau compte G/L, vous aurez besoin de cliquer sur Nouveau en haut du menu. À ce moment-ci, vous aurez besoin d’entrer une série de chiffres. Faites attention, le nombre doit être unique.

Pour le bien de ce blogue, je vais créer un compte G/L pour la Création de vidéos. Ensuite, vous pourrez choisir si c’est un état des résultats ou un bilan. Pourquoi c’est important de bien choisir? Parce que le système utilise ce champ quand il ferme l’état des résultats à la fin de l’année fiscale. Dans mon cas, je choisirai un état des résultats.

Par la suite, vous pourrez choisir une catégorie de compte ou une sous-catégorie. Même si ces champs ne sont pas obligatoires, je vous recommanderais de les utiliser parce qu’ils vous permettront de vous servir de différents rapports financiers. Vous pouvez choisir une des catégories prédéfinies alors pour ce blogue, choisissons un compte de dépenses.

Enfin, vous pouvez voir dans l’image ci-dessous un nombre d’exemples créés par défaut dans notre compte démo. Pour ce cas-ci, nous utiliserons les dépenses de publicité (Advertising Expenses). Vous aurez ensuite la possibilité de choisir si c’est un compte de débit ou de crédit, et ensuite, sélectionner le type de compte. Il est important de savoir qu’avec le type de compte, vous pouvez structurer votre plan comptable.

Comment exploiter le plein potentiel de son compte G/L grâce à la structure personnalisable

Pour vous démontrer toute la puissance de Dynamics 365, retournons au plan comptable. En accédant à l’interface du plan comptable, vous pouvez voir différents comptes et en attribuant le type de compte, vous pouvez créer une structure dans votre plan comptable.

Vous pouvez voir il y a le début-total, le fin-total et le total tout simplement. Si vous utilisez le début-total et le total, vous pouvez vous servir de la fonction « décaler ». Facile, n’est-ce pas? Alors, comme vous pouvez voir ici, ces comptes ont un alinéa. Et, encore une fois, cela vous donne une structure spécifique, ce qui rend votre plan comptable plus facile à utiliser.

Je dois ajouter ici que la fonction de faire un alinéa (décaler) dans le plan comptable créée automatiquement une formule de totalisation. C’est donc, encore une fois, quelque chose de vraiment intéressant à utiliser. Comme vous pouvez voir, créer un nouveau compte G/L est une façon rapide et facile de rendre votre vie au travail plus simple.

Les différentes facettes de votre nouveau compte G/L

Pour mieux comprendre les différentes fonctions de votre nouveau compte G/L, nous allons regarder quelques points importants et options qui vous permettront de personnaliser ce compte et de vraiment l’adapter à votre réalité.

En bref :

Un compte de report, ou communément appelé « posting account », est un compte où je peux publier. La fonction de totalisation n’est pas nécessaire dans l’exemple précédent parce qu’elle est seulement utile quand le type de compte est total ou fin-total.

Un compte de rapprochement est un compte qui a été récupéré dans le rapport et que vous pouvez exploiter dans votre journal général et qui vous donnera un aperçu du solde d’un compte que vous auriez avant et après l’entrée d’une donnée.

De plus, nous avons besoin de parler de report direct parce que c’est un champ très important lorsque vous créez un nouveau compte G/L. Comment? Cette fonction est utilisée pour activer ou désactiver le report direct dans un compte. Alors, il y a des comptes G/L que vous assignez à des groupes de reports comme les comptes à recevoir, les comptes à payer, et d’autres, et vous effacez les champs pour eux. En bref, le report direct n’est pas permis à cause des choix que vous avez faits.

Il y a également la fonction Bloqué qui ne nécessite pas d’explications. Je peux aussi choisir de laisser les descriptions par défaut dans les journaux ici.

Enfin, la section de report est aussi très importante parce qu’elle permet le calcul pour un compte G/L.

Il y a également le groupe de report commercial général ainsi qu’un nombre de groupes de reports déjà existants.

Maintenant, ça peut être un peu complexe à comprendre, mais en bref, le groupe de report commercial général avec le groupe de report commercial VAT peut être renversé par les groupes de report commercial qui sont attribués aux clients et vendeurs. Alors, ceux-ci seront seulement utilisés dans certaines parties, comme les journaux, là où vous n’utilisez pas un client ou un vendeur. Ainsi, cela signifie également que vous n’avez pas à entrer le groupe de report commercial et le groupe de report de taxe sur la valeur ajoutée de l’entreprise (VAT), mais ce n’est pas un problème si vous le faites! Simple et facile à utiliser, c’est la vraie façon Dynamics 365.

Nous pouvons aussi parler des groupes de report de produits qui sont très importants pour vos opérations. Croyez-moi, vous allez vraiment vous en servir. À ce point, il est intéressant de noter qu’en entrant dans un groupe de report de produit, le système va aussi accéder au groupe de report de produit taxe.

Enfin, il y a l’incontournable FastTab. Je sais que je dis ça souvent, mais pour moi, c’est en fait le champ le plus important : le FastTab. Si vous avez à entrer le FastTab pour activer le calcul de VAT, c’est un champ qui vous déterminera le taux de valeur ajoutée de l’entreprise.

Ensuite, il y a le numéro du compte G/L interentreprises par défaut. Il est utilisé dans une configuration d’interentreprises pour tracer le chemin entre le compte G/L et le plan comptable interentreprises. Par exemple, je pourrais entrer le compte G/L sur lequel nous publions des produits de maintenance ici, dans le plan comptable d’interentreprises.

Et en bref, je veux juste prendre un moment ici pour vous dire que si vous voulez utiliser des comptes dans les documents, comme des documents d’achats ou de ventes, vous devez entrer dans l’onglet de report. De plus, si vous configurez une consolidation, similaire aux comptes de partenaires interentreprises par défaut, vous pouvez tracer le chemin de ces comptes G/L vers les comptes G/L dans votre compagnie de consolidation.

Alors, par exemple, si vous utilisez une consolidation, vous allez aussi créer une compagnie de consolidation avec une carte des comptes. Et ici, nous pouvons tracer le chemin de vos comptes G/L vers les comptes dans le plan comptable de la compagnie de consolidation. Génial, non?

Et il y a aussi la méthode de traduction de consolidation que vous voudrez peut-être utiliser quand vous consoliderez à travers différentes devises.

Nous avons presque terminé, mais je voulais vous parler du rapport pour un moment. Dans l'interface de rapport, je peux spécifier comment je voudrais que le système calcule l’ajustement du taux de change pour un montant de devise additionnelle. Ce qui pourra vous aider à être un peu plus précis tout en évitant le poids du travail lié à ce genre de calcul.

Et enfin, il y a le coût de comptabilité. Si vous utilisez le coût de comptabilité, vous pouvez voir le type de coût lié. Alors vous pouvez ajouter, changer, effacer les comptes du grand livre. Cependant, pour éviter les écarts, vous ne pouvez pas retirer un compte du grand livre si ses données sont utilisées dans le plan comptable. Ce qui vous évitera de nombreux maux de tête, n’est-ce pas?

Comme vous pouvez voir, il y a beaucoup de valeurs à créer un nouveau compte G/L. Que ce soit pour obtenir un compte personnalisé mieux adapté à vos besoins ou simplement pour une gestion sans tracas, vous êtes couverts avec le compte G/L. J’espère que cette vidéo vous aura aidé à comprendre les secrets de la création d’un nouveau compte G/L. Restez à l’affût pour les prochaines vidéos où je vous parlerai, entre autres, des sous-catégories.