ERP pour la gestion de stocks : Optimiser vos opérations en toute simplicité

Qu’est-ce que la gestion des stocks ?

Avant d'explorer comment l'ERP peut optimiser la gestion des stocks, rappelons les bases. Selon votre activité, il existe trois types d'articles à gérer : les matières premières, indispensables à la production, les composants semi-finis issus de votre production ou de vos fournisseurs, et les biens finis, prêts à être commercialisés.

Les fabricants utilisent l'ERP pour mieux contrôler l'inventaire, optimiser la production et accroître leur efficacité. L'objectif est de maintenir une quantité optimale d'articles en fonction du volume d'affaires. L'ERP permet d'éviter les ruptures ou les excédents, grâce à ses outils de prévision et de planification, assurant ainsi un meilleur équilibre des inventaires.

Il existe plusieurs méthodes pour gérer l'inventaire, comme la méthode ABC, qui classe les éléments par ordre d'importance (A, B, C), ou la méthode PEPS (FIFO), qui garantit une rotation optimale des ressources. D'autres approches, comme le Drop Shipping ou le réapprovisionnement périodique, sont adoptées en fonction des spécificités de chaque organisation.

Pourquoi utiliser un ERP pour la gestion des stocks?

En fait, le système ERP est comme un véritable adjoint à la direction qui va vous permettre de maitriser la gestion des stocks. Concrètement, la mise en place d’un ERP dans votre organisation va vous soutenir dans la mise en place de procédés par lesquels vous obtiendrez rapidement vos objectifs de rentabilité.

Voici une liste non exhaustive des résultats auxquels vous pouvez vous attendre avec un bon logiciel ERP.

Raison #1 d'utiliser un ERP pour la gestion de stock : vision globale de la situation en tout temps

L'ERP est un système qui intègre divers processus et fonctions d'une organisation en un seul système centralisé. Lorsqu'il est utilisé pour la gestion de stock, voici comment il peut vous offrir une vision globale de votre inventaire en tout temps, avec des exemples concrets :

Informations en temps réel :

Avec l'ERP, vous avez accès à des informations sur vos stocks en temps réel. Cela signifie que vous pouvez savoir à tout moment combien d'articles vous avez en inventaire sans avoir à attendre la fin de la journée ou de l'année pour faire un inventaire physique. Par exemple, si vous gérez une boutique en ligne, vous pouvez voir combien d'unités d'un article particulier sont disponibles pour la vente à tout moment.

Quantités précises :

L'ERP vous fournit des quantités précises pour chaque article dans votre inventaire. Par exemple, si vous vendez des ordinateurs portables, vous saurez exactement combien d'unités de chaque modèle vous avez en stock, ce qui vous permet de gérer vos commandes et vos réapprovisionnements de manière plus efficace.

Gestion de l'emplacement :

L'ERP peut également vous indiquer l'emplacement exact de chaque article dans votre entrepôt. Par exemple, il peut vous dire que les ordinateurs portables de modèle X sont stockés dans l'allée 3, étagère 2, casier 5. Cela simplifie la recherche des éléments lorsque vous en avez besoin et réduit le temps perdu à les chercher.

Prévision des commandes :

Grâce à la visibilité en temps réel de vos stocks, l'ERP peut vous aider à anticiper les perturbations concernant les articles à approvisionner. Par exemple, si vous constatez que le stock de certains articles diminue rapidement, vous pouvez générer automatiquement des demandes de réapprovisionnement pour éviter les ruptures.

Décisions commerciales éclairées :

En ayant une vue globale et précise de vos stocks, vous êtes en mesure de prendre des décisions commerciales éclairées. Par exemple, si vous constatez que vous avez un surplus d'un article particulier, vous pouvez décider de mettre en place des promotions pour le déstocker plus rapidement, ce qui peut contribuer à augmenter vos ventes et à libérer de l'espace dans votre entrepôt.

En résumé, l'utilisation d'une seule solution ERP pour la gestion des stocks vous offre une vue globale en temps réel de vos quantités disponibles, ce qui vous permet de gérer plus efficacement vos articles, de prendre des décisions basées sur des données précises et de répondre aux demandes de vos clients de manière plus efficace. Cela élimine également la nécessité de comptages manuels longs et coûteux, ce qui peut vous faire gagner du temps et de l'argent.

Raison #2 d'utiliser un ERP pour la gestion de stock : simplifier les méthodes de gestion de votre inventaire

Une solution ERP (Enterprise Resource Planning) offre une grande flexibilité en matière de gestion des stocks. Voici comment il simplifie les méthodes de gestion de stock en s'adaptant à vos besoins, avec des exemples concrets :

Adaptabilité aux méthodes de gestion :

L'ERP est conçu pour s'adapter à diverses méthodes de gestion des stocks. Que vous utilisiez la méthode ABC (classement des éléments en catégories A, B et C selon leur importance) ou la méthode PEPS (Premier Entré, Premier Sorti), l'ERP peut être configuré pour refléter précisément votre manière de suivre vos sstocks.

Par exemple, si vous adoptez la méthode ABC, l'ERP classera automatiquement vos produits selon leur valeur et leur importance, vous permettant ainsi de concentrer vos efforts sur les articles de catégorie A, les plus critiques en termes de coûts ou de demande.

Si vous optez pour la méthode PEPS, l'ERP enregistrera les mouvements d'inventaire en fonction de la date d'entrée de chaque article, facilitant la gestion des produits périssables ou à rotation rapide.‍

Personnalisation des règles et des alertes :

L'ERP vous permet d'adapter les règles et les notifications selon vos besoins spécifiques. Par exemple, vous pouvez établir des seuils minimum et maximum pour chaque item, et le système vous enverra une alerte automatique lorsque le niveau atteint un point critique. Par exemple, si vous gérez un produit saisonnier, l'ERP peut être configuré pour vous avertir dès que le stock atteint un seuil critique avant le début de la saison, vous permettant ainsi de planifier les réapprovisionnements de manière proactive.

Optimisation des processus :

En s'appuyant sur vos méthodes spécifiques, l'ERP peut optimiser vos processus liés aux stocks. Il automatise des tâches répétitives comme la génération de commandes de réapprovisionnement ou la mise à jour des niveaux de stock, réduisant ainsi les erreurs humaines et améliorant la précision du suivi.

Par exemple, si vous utilisez la méthode juste-à-temps (JAT), l'ERP peut être configuré pour déclencher automatiquement des commandes de réapprovisionnement lorsque les niveaux de stock atteignent un seuil défini. Cela garantit que vous ne manquiez jamais de produits tout en évitant les surplus.

En résumé, l'ERP simplifie la gestion des stocks en s'adaptant à vos préférences et en vous permettant de personnaliser les règles et alertes. Il automatise également les processus, offrant une gestion plus efficace, quel que soit le mode de suivi choisi. Cela vous permet de gagner du temps, de réduire les erreurs et d'optimiser vos opérations liées aux stocks.

Raison #3 d'utiliser un ERP pour la gestion de stock : améliorer l’efficacité des employés

L'utilisation d'une solution ERP (Enterprise Resource Planning) pour la gestion de stock peut considérablement améliorer l'efficacité des employés au sein de votre entreprise de plusieurs manières :

Réduction du temps de recherche :

L'un des avantages majeurs de l'ERP est qu'il permet de réduire considérablement le temps que les employés passent à rechercher des produits dans l'entrepôt. Voici comment cela fonctionne : Exemple : Supposons que vous ayez un entrepôt avec des centaines d'articles et que l'un de vos employés reçoive une demande de client pour un produit spécifique. Grâce à l'ERP, l'employé peut utiliser un ordinateur de bureau, un téléphone portable ou une tablette pour rechercher instantanément l'emplacement exact de ce produit dans l'entrepôt. Cela évite les pertes de temps à parcourir l'entrepôt à la recherche de l'article et améliore la productivité de l'employé.‍

Accès aux informations en temps réel :

L'ERP permet aux employés d'accéder aux informations sur l'état des stocks en temps réel, ce qui les aide à prendre des décisions éclairées rapidement. Exemple : Imaginez qu'un vendeur en magasin reçoive une demande d'un client pour un produit précis. Grâce à l'ERP, le vendeur peut en effet vérifier immédiatement la disponibilité du produit dans l'inventaire et informer le client de manière précise. Cela améliore la qualité du service à la clientèle en évitant les erreurs de disponibilité et en permettant des réponses rapides aux demandes des clients.‍

Sécurité et contrôle des données :

L'accès aux données de l'ERP est sécurisé, ce qui signifie que seuls les employés autorisés ont accès aux informations sur les stocks. Cela garantit la confidentialité des données et permet un contrôle total sur qui peut consulter et modifier les informations. Exemple : Les employés de différents départements, tels que la vente, la logistique et la comptabilité, peuvent avoir des niveaux d'accès différents dans l'ERP. Par exemple, les vendeurs peuvent consulter les niveaux de stock pour répondre aux demandes des clients, tandis que les responsables de la logistique peuvent avoir un accès complet pour gérer les réceptions et les expéditions.‍

Mobilité et flexibilité :

L'ERP permet aux employés d'accéder aux informations sur les stocks depuis n'importe quel appareil, augmentant ainsi leur flexibilité et leur mobilité. Par exemple, un responsable logistique peut utiliser une tablette pour scanner les produits entrants et sortants directement depuis l'entrepôt, mettant à jour instantanément les niveaux de stock. Cela élimine la nécessité de revenir au bureau pour ces tâches, économisant du temps et améliorant l'efficacité.

En résumé, l'utilisation d'un ERP pour la gestion des stocks optimise l'efficacité des employés en réduisant le temps de recherche, en offrant un accès en temps réel aux données, en garantissant la sécurité des informations, et en améliorant la mobilité. Cela se traduit par une meilleure qualité de service, une productivité accrue et une gestion plus fluide des opérations de stock.

Voici une liste de Key Performance Indicators (KPI) que vous pouvez utiliser pour mesurer l'efficacité de votre gestion de stock avec l'ERP et l'impact sur les dépôts et les employés :

1. Taux de précision des stocks : Mesure la précision des données d'inventaire par rapport aux niveaux réels. Il s'agit du pourcentage d'articles réellement en stock par rapport aux données enregistrées dans l'ERP.
2. Temps moyen de recherche d'un produit : Calcule combien de temps un employé met en moyenne pour localiser un produit dans l'entrepôt. Une réduction de ce temps peut indiquer une amélioration de l'efficacité grâce à l'ERP.
3. Niveau de service à la clientèle : Évalue la qualité du service à la clientèle en mesurant la capacité de l'entreprise à répondre rapidement aux demandes des clients concernant la disponibilité des produits.
4. Taux de rotation des stocks : Calcule la fréquence à laquelle les produits sont vendus et remplacés. Une augmentation du taux de rotation peut indiquer une meilleure gestion des stocks grâce à l'ERP.
5. Taux de ruptures de stock : Mesure la fréquence à laquelle l'entreprise se retrouve en rupture de stock. Un faible taux de rupture de stock indique une gestion plus efficace des approvisionnements.
6. Précision des prévisions de réapprovisionnement : Évalue la précision des prévisions de réapprovisionnement générées par l'ERP. Une précision élevée indique que l'ERP aide à anticiper correctement les besoins en réapprovisionnement.
7. Productivité des employés de l'entrepôt : Mesure la quantité de travail accomplie par les employés de l'entrepôt, telle que le nombre d'articles préparés pour l'expédition par heure ou par jour.
8. Satisfaction des employés : Recueille les commentaires des employés sur l'efficacité de l'ERP dans la gestion des stocks et son impact sur leur travail.

En surveillant ces KPI, vous pourrez évaluer l'impact de l'ERP sur l'efficacité de votre logiciel de gestion de stock et l'expérience de vos employés, et vous pourrez prendre des mesures pour améliorer continuellement vos processus en fonction des données recueillies.

Raison #4 d'utiliser un ERP pour la gestion de stock : réduire le perte

Les opérations à Non-Valeur Ajoutée (NVA) font référence à des tâches ou des processus qui n'apportent pas de valeur directe au produit ou au service final. Elles représentent souvent des gaspillages de temps, de ressources et d'efforts. Voici comment l'utilisation de l'ERP permet de réduire ces opérations NVA dans la gestion de stock, avec des exemples concrets :

Automatisation des tâches manuelles :

L'ERP permet d'automatiser de nombreuses tâches qui étaient auparavant effectuées manuellement, ce qui réduit les opérations NVA associées à la saisie de données, à la génération de rapports et à la gestion des commandes. Exemple : Avant l'adoption de l'ERP, vous pouviez passer beaucoup de temps à saisir manuellement les informations des produits entrants dans un système, à imprimer des étiquettes d'inventaire, et à mettre à jour les fiches de suivi des stocks. Avec L'ERP, ces processus peuvent être automatisés, ce qui réduit le temps passé sur des tâches répétitives et potentiellement sujettes à des erreurs.‍

Optimisation des processus de réapprovisionnement :

L'ERP peut analyser les données en temps réel sur les niveaux de stock et générer automatiquement des commandes de réapprovisionnement lorsque les seuils minimaux sont atteints, ce qui élimine les tâches manuelles liées à la gestion des stocks et minimise les risques de rupture de stock. Exemple : Au lieu de devoir passer du temps à vérifier régulièrement les niveaux de stock et à générer manuellement des commandes de réapprovisionnement, l'ERP peut le faire de manière proactive en fonction des règles que vous avez définies, ce qui réduit les opérations NVA liées à ce processus.‍

Accès instantané à l'information :

L'ERP offre un accès immédiat et centralisé à toutes les informations sur les stocks, ce qui élimine les recherches fastidieuses de documents ou de données dispersées. Exemple : Plutôt que de devoir fouiller dans des classeurs de papier ou de parcourir plusieurs systèmes informatiques pour obtenir des informations sur les stocks, les employés peuvent accéder à une seule interface pour obtenir les données dont ils ont besoin rapidement, réduisant ainsi le temps consacré à la recherche d'informations.‍

Réduction des erreurs :

L'automatisation des processus et l'accès rapide à des données précises dans l'ERP réduisent le risque d'erreurs humaines, ce qui évite des opérations NVA liées à la correction de ces erreurs. Exemple : Si un employé saisit incorrectement la quantité d'un produit dans un système manuel, cela peut entraîner des erreurs de commande et de stockage. Avec l'ERP, les quantités sont généralement mises à jour automatiquement à chaque transaction, minimisant ainsi les risques d'erreur.

En résumé, l'utilisation de l'ERP pour la gestion de stock permet de réduire les opérations à Non-Valeur Ajoutée en automatisant les tâches manuelles, en optimisant les processus, en fournissant un accès instantané à l'information et en réduisant les erreurs. Cela conduit à une utilisation plus efficace des ressources, à une réduction du gaspillage de temps et de ressources, et à une amélioration globale de l'efficacité de la gestion de stock.

ERP pour la gestion des stocks : les fonctionnalités clés

Un sytème ERP pour la gestion des stocks doit disposer de certaines fonctionnalités clés pour être efficace. Voici quelques-unes des plus importantes :

• Gestion des inventaires : L'ERP permet de gérer les stocks de manière précise et en temps réel. Il prend en compte les mouvements de marchandises, les réservations et les commandes, ce qui vous aide à maintenir un contrôle rigoureux sur vos niveaux de stock. Par exemple, si vous gérez une entreprise de distribution, vous pouvez suivre en temps réel les entrées et sorties de produits, ce qui facilite la planification et la prise de décision.
• Traçabilité des produits : La traçabilité est essentielle pour suivre les produits tout au long de leur cycle de vie, depuis la réception jusqu’à la livraison. Un ERP efficace vous permet de savoir exactement où se trouve chaque produit à tout moment, ce qui est crucial pour la gestion des rappels de produits ou pour répondre aux exigences réglementaires.
• Gestion des niveaux de stock : Pour éviter les ruptures de stock et les surstockages, l'ERP vous permet de définir des niveaux de stock minimum et maximum pour chaque produit. Par exemple, si vous gérez une PME dans le secteur de la fabrication, vous pouvez configurer des alertes pour être informé lorsque les niveaux de stock atteignent des seuils critiques, vous permettant ainsi de réagir rapidement.
• Gestion des codes-barres : La gestion des codes-barres est une fonctionnalité indispensable pour identifier les produits et les suivre dans l’entreprise. l'ERP vous permet de scanner les codes-barres pour mettre à jour automatiquement les niveaux de stock, ce qui réduit les erreurs humaines et améliore l’efficacité de la gestion des stocks.
• Gestion des entrepôts : L'ERP vous aide à optimiser l’espace de stockage en gérant efficacement les entrepôts et les zones de stockage. Par exemple, il peut vous indiquer les emplacements les plus appropriés pour stocker certains produits, ce qui réduit les coûts de logistique et améliore l’efficacité opérationnelle.
• Gestion des commandes et des livraisons : Un ERP efficace permet de gérer les commandes et les livraisons de manière optimale, en tenant compte des délais et des coûts de transport. Par exemple, il peut automatiser la génération des bons de commande et suivre les expéditions, ce qui améliore la satisfaction des clients et réduit les délais de livraison.

Comment choisir son ERP de gestion de stock ?

Choisir le bon logiciel de gestion de stock est crucial pour l’efficacité de votre entreprise. Voici quelques critères à prendre en compte lors de votre sélection :

• La taille de votre entreprise et votre budget : La taille de votre entreprise et votre budget détermineront le type de logiciel de gestion de stock que vous pouvez vous permettre. Par exemple, une PME avec un budget limité pourrait opter pour un logiciel open source ou une solution cloud, tandis qu’une grande entreprise pourrait investir dans un ERP complet.
• Les fonctionnalités nécessaires pour votre activité : Identifiez les fonctionnalités essentielles pour votre activité, telles que la gestion des stocks, la gestion des ventes, et la gestion des commandes. Par exemple, une entreprise de distribution pourrait avoir besoin de fonctionnalités avancées de gestion des entrepôts et de traçabilité des produits.
• La facilité d’utilisation et la convivialité de l’interface : Un logiciel de gestion de stock doit être facile à utiliser pour garantir une adoption rapide par vos employés. Une interface conviviale permet de réduire le temps de formation et d’améliorer l’efficacité opérationnelle.
• La compatibilité avec vos systèmes existants : Assurez-vous que le logiciel de gestion de stock est compatible avec vos systèmes existants, tels que l'ERP ou CRM. Cela permet une intégration fluide et une gestion centralisée de vos opérations.
• La sécurité et la fiabilité du logiciel : La sécurité des données est primordiale. Choisissez un logiciel qui offre des mesures de sécurité robustes pour protéger vos informations sensibles. La fiabilité du logiciel est également cruciale pour éviter les interruptions de service.
• Les avis et les références des utilisateurs : Consultez les avis et les références des utilisateurs pour évaluer la performance et la satisfaction des clients. Les témoignages et les études de cas peuvent fournir des informations précieuses sur l’efficacité du sytème dans des contextes similaires au vôtre.

Les différents types d'ERP pour améliorer la gestion des stocks

Il existe plusieurs types d'ERP (Enterprise Resource Planning) conçus pour améliorer la gestion des stocks. Chacun de ces types de logiciels peut être adapté aux besoins spécifiques de votre entreprise. Voici quelques-uns des types de système ERP couramment utilisés pour la gestion des stocks :

1. ERP généralistes : Les systèmes généralistes offrent une gamme complète de modules de gestion, y compris la gestion des stocks. Ils sont conçus pour répondre aux besoins de diverses entreprises, de la fabrication à la distribution en passant par la vente au détail. Les exemples incluent SAP ERP, Oracle ERP Cloud et Microsoft Dynamics 365.
2. Logiciels de gestion de la chaîne d'approvisionnement (Supply Chain Management - SCM) : Les systèmes SCM se concentrent principalement sur la gestion de la chaîne d'approvisionnement, ce qui inclut souvent la gestion des stocks. Ils sont particulièrement utiles pour les entreprises qui ont des opérations complexes de chaîne d'approvisionnement.
3. Logiciels de gestion d'entrepôt (Warehouse Management System - WMS) : Les WMS sont spécifiquement conçus pour la gestion des stocks et des entrepôts. Ils sont utilisés pour optimiser les processus de réception, de stockage et d'expédition des produits.
4. Logiciels de gestion de la distribution : Ces logiciels se concentrent sur la gestion des stocks et des processus de distribution. Ils sont particulièrement adaptés aux entreprises qui se concentrent sur la distribution de produits.
5. Logiciels de gestion des approvisionnements : Ces logiciels se concentrent sur la gestion des achats et des approvisionnements, ce qui inclut souvent la gestion des stocks. Ils sont utiles pour les entreprises qui ont besoin de gérer efficacement leurs processus d'approvisionnement.
6. Logiciels de gestion des inventaires : Ces logiciels se concentrent spécifiquement sur la gestion des stocks et de l'inventaire. Ils peuvent être utilisés par des entreprises de toutes tailles pour suivre les niveaux de stock, les mouvements d'inventaire et les commandes.
7. Logiciels de gestion de la production : Ces logiciels sont conçus pour les entreprises qui ont des opérations de fabrication et qui ont besoin de gérer les matières premières, les produits en cours de fabrication et les produits finis. Ils incluent souvent des fonctionnalités de gestion des stocks.
8. Logiciels de gestion des points de vente (Point of Sale - POS) : Les POS sont utilisés dans les entreprises de vente au détail pour gérer les ventes en magasin et les stocks associés. Ils peuvent être intégrés à un ERP pour une gestion plus complète des stocks.

Il est important de noter que de nombreuses solutions d'ERP combinent plusieurs de ces fonctionnalités pour offrir une approche globale de la gestion des stocks et des opérations commerciales. Le choix du de l'ERP dépendra des besoins spécifiques de votre entreprise, de votre industrie et de la complexité de vos opérations de gestion des stocks. Il est conseillé de consulter un expert en ERP pour déterminer quelle solution convient le mieux à votre entreprise.

Contacter Gestisoft pour un ERP pour maîtriser votre gestion de stock

En somme donc l'ERP s'avère être l'élément indispensable d'une entreprise qui gagne. Par leur organisation et leur capacité à améliorer la gestion d'inventaire, il fournit aux entreprise les solutions adaptées pour maîtriser sa chaîne d'approvisionnement. Bref, une façon exceptionnelle de rationner un processus autre fois peu rationnel pour des chefs d'entreprise orientés résultats.

Si vous souhaitez en savoir plus sur la façon dont un projet de d'ERP peut vous aider à améliorer la gestion de stocks et ainsi atteindre une meilleure rentabilité, vous pouvez consulter un de nos experts en logiciel ERP ou CRM pour lui poser toutes les questions relatives à votre gestion des stocks.