Comment intégrer SharePoint à votre Dynamics 365 (Version Cloud)

L’un des grands avantages d’utiliser Microsoft Dynamics 365 est sa capacité à s’intégrer parfaitement à votre environnement Office 365. L’un des atouts les plus puissants d’Office 365 est donc l’application de gestion de document SharePoint.

À la base, Dynamics 365 vous permet de joindre des fichiers à l’intérieur de la section note qui se retrouve dans votre fils d’actualité, mais elle ne vous permet pas de modifier ces fichiers sans avoir à les télécharger, effacer la vieille version et téléverser de nouveau le document modifié. En reliant les fonctionnalités de votre SharePoint à votre Dynamics 365 vous pourrez faire des modifications en quelques secondes et surtout en vous évitant de faire toutes les actions énumérées précédemment.

Ce blog vous guidera sur la manière d’activer cette intégration entre SharePoint et Dynamics 365, tout en explorant ses nombreux avantages, notamment la sécurité, l’efficacité et une meilleure gestion des données. Mais d’abord, voyons pourquoi l’utilisation de SharePoint est plus avantageuse que celle d’autres fonctionnalités de Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Dynamics 365 Notes versus l’intégration Dynamics 365 avec SharePoint

Dynamics 365 permet d'associer des fichiers aux enregistrements de l'application à l'aide de l'entité Notes. Il est important de se rappeler que lorsqu'une personne joint un fichier à un enregistrement sous forme de notes, vous joignez une copie du document sans la relier à l'enregistrement.

Si, pour une raison quelconque, le fichier est modifié, vous devez mettre à jour le fichier joint dans Dynamics 365 ou télécharger une nouvelle pièce jointe avec le document mis à jour. Pour cette raison, vous ne pouvez pas vraiment considérer Dynamics 365 comme solution de gestion de documents.

Les organisations à la recherche de fonctionnalités de gestion de documents peuvent ainsi envisager d'intégrer SharePoint Online à leur implémentation Dynamics 365.

Les avantages d'intégrer SharePoint à Dynamics 365

Il y a de nombreux avantages avec l'intégration SharePoint à Dynamics 365. Que ce soit pour la gestion des données, une meilleure connexion entre les départements de l'organisation ou une meilleure expérience de travail, le mélange de SharePoint avec Microsoft Dynamics 365 vous donne la sécurité et la synchronisation que vous souhaitez avoir dans votre entreprise.

Lorsque vous utilisez SharePoint Online avec Dynamics 365 (en ligne), vous pouvez :

• Créer, modifier et supprimer des documents directement dans Dynamics 365 grâce à SharePoint.
• Profiter des fonctionnalités avancées de gestion documentaire de SharePoint, comme l’historique des versions et les métadonnées.
• Faciliter l’accès aux documents pour des utilisateurs externes (clients, partenaires) avec les autorisations appropriées.

De plus, l’intégration de SharePoint Server fournit l’infrastructure nécessaire pour prendre en charge l’intégration OneNote de Dynamics 365. Vous trouverez ci-dessous une comparaison du moment où vous pourriez envisager d’utiliser Dynamics 365 note ou vous pourriez préférer l’intégration à SharePoint.

Les étapes à suivre pour activer l’intégration SharePoint à Dynamics 365

IMPORTANT : Ces étapes sont pour les entreprises ayant la version Cloud de SharePoint et Dynamics 365. Les étapes seront différentes pour les entreprises ayant des serveurs internes.

Étape 1 : Donner les droits aux utilisateurs au site SharePoint

Vos utilisateurs Dynamics 365 (en ligne) et Office 365 ne sont pas automatiquement autorisés à accéder à vos sites SharePoint. Vous devez travailler à partir de l’application SharePoint pour attribuer des niveaux d'autorisation spécifiques à des utilisateurs ou à des groupes individuels.

Ceci est important, surtout si vous voulez protéger votre base de données et vous assurez que les rôles que vous attribuez sont conformes à ce que votre entreprise veut atteindre et qu'il n'y aucun risque associé. Pour assigner vos utilisateurs au site SharePoint il faut :

• Identifier qui est l’administrateur global de votre Office 365, uniquement le ou les utilisateurs avec ce niveau de sécurité peuvent effectuer cette procédure.
• Se rendre ensuite sur votre « Admin Center » et s’assurer d’être connecté à partir du compte ayant le niveau de sécurité administrateur global de votre Dynamics 365.
• Ouvrir le lanceur d'applications Office 365, puis cliquer sur SharePoint.
• Cliquer sur Site d'équipe dans le menu de gauche.
• Cliquer sur PARTAGER (coin supérieur droit) sur la page d'accueil.
• Pour afficher les autorisations par défaut de votre site d'équipe, cliquer sur de nombreuses personnes.
• Par défaut, tous les utilisateurs de votre organisation Office 365 peuvent ajouter et modifier des documents sur le site Team SharePoint. Pour inviter d'autres personnes, choisir Inviter des personnes et ajouter des personnes externes à votre organisation pour partager des documents.

Étape 2 : Activer SharePoint à partir de Dynamics 365

Si votre entreprise n’a pas encore activé l’intégration SharePoint, vous allez remarquer un ruban jaune en haut de votre écran vous invitant à l’activer.

RRemarque : Si vous ne voyez pas l’alerte et n’avez pas encore activé l’intégration SharePoint basée sur le serveur, effacez la cache de votre navigateur ou ouvrez Dynamics 365 à l’aide d’Internet Explorer avec la navigation Incognito pour que l’alerte s’affiche à nouveau. Une fois que vous aurez configuré l'intégration sur le serveur, l'alerte n'apparaîtra plus.

1. Dans l'alerte Activer l'intégration SharePoint sur serveur, cliquez sur Suivant.
2. Choisissez En ligne pour l'emplacement de vos sites SharePoint, puis choisissez Suivant.

3. Si votre Dynamics 365 (en ligne) n'est pas connecté à un site en ligne SharePoint, entrez l'URL (par exemple, https://contoso.sharepoint.com) du site SharePoint que vous utiliserez pour la création automatique de dossiers, puis choisissez Suivant.

4. L'URL sera vérifiée pour déterminer s'il s'agit d'un site en ligne SharePoint valide et s'il existe dans le même client Office 365 que votre organisation Dynamics 365. Après avoir activé l'intégration SharePoint sur serveur, vous ne pouvez pas revenir à l'intégration précédente côté client. Choisissez Activer.

Une fois que vous aurez activé SharePoint sur serveur, les options d'installation de composants de liste et d'activation de l'intégration sur serveur n'apparaîtront plus en tant qu'option dans Gestion de documents.

Utiliser votre gestionnaire de documents (SharePoint) dans Dynamics 365

Vous êtes maintenant prêt à ajouter des emplacements de stockage de documents avec des entités comme celles que vous aurez activées ci-dessus et vous pourrez commencer à gérer les documents. Commencez par ouvrir un enregistrement activé pour la gestion de documents (par exemple, Contact).

1. Accédez à votre application Web Dynamics 365 (en ligne).
2. Choisissez un compte, tel que l'exemple de compte Adventure Works.
3. Dans la barre de navigation, cliquez sur la flèche vers le bas en regard du nom du compte, puis sur Documents.

4. Cliquez sur Télécharger, puis recherchez un document à télécharger dans le nouveau dossier de votre site Office 365 SharePoint Online Team.

5. Sélectionnez un emplacement de dossier Dynamics 365, puis cliquez sur OK.
6. Pour afficher le document sur votre site Office 365 SharePoint Online Team, cliquez à gauche du nom du document (une coche apparaît), puis cliquez sur Ouvrir un emplacement.

7. Cliquez sur Contenu du site pour afficher toutes les bibliothèques de documents créés pour les entités gérées que vous avez sélectionnées. Les entités que vous avez sélectionnées pour être gérées par Document Management apparaissent sous la forme de bibliothèques de documents (par exemple : compte, article, cas, piste, opportunité, produit, devis et documentation de vente).

L’intégration de SharePoint avec Dynamics 365 est un atout majeur pour les entreprises souhaitant améliorer leur productivité, leur sécurité, et leur gestion des données. En quelques étapes simples, vous pouvez transformer votre système Dynamics 365 en une plateforme collaborative avancée.

Le vice-président de votre entreprise appréciera certainement les bénéfices d’une gestion documentaire simplifiée et sécurisée grâce à Microsoft SharePoint. Dans un prochain blog, nous explorerons l’activation de OneNote et OneDrive pour compléter votre écosystème collaboratif.