Comment évaluer ses besoins pour choisir un CRM ou ERP ?

Comment évaluer vos besoins pour choisir le bon CRM ou ERP pour votre entreprise ?

Que ce soit pour la mise en place d’une nouvelle solution d’affaires ou le remplacement d’un système désuet, le choix d’un nouveau CRM ou ERP est une étape cruciale de tout projet d’implantation et a un impact direct sur le succès de celui-ci. Avec un système qui ne répond pas à vos véritables besoins, il sera difficile de tirer le plein potentiel de votre nouvel outil et d’atteindre les résultats escomptés.

Alors, comment vous assurer de faire le bon choix ?

Il vous faut avant tout bien évaluer vos besoins.

Cela passe, entre autres, par une définition claire de votre vision et de vos objectifs, la documentation adéquate de vos processus et la prise en compte des particularités propres à votre entreprise.

Rappel : quelle est la différence entre un ERP et un CRM ?

Un système ERP, aussi appelé progiciel de gestion intégré ou PGI (acronyme que personne n’utilise en passant), est un système qui centralise les données de votre entreprise afin d’optimiser l’ensemble de vos activités manufacturières, ou de distribution.

Il peut inclure toutes sortes de fonctionnalités : gestion comptable et financière, gestion des ressources humaines, gestion de l’approvisionnement, aide à la décision, etc.

Ces applications ne sont pas que réservées aux grandes entreprises, elles sont aussi une excellente solution pour les PME.

Un CRM, aussi appelé solution de gestion de la relation client, est plutôt axé sur les ventes, le marketing et le service à la clientèle. Il stocke des données sur votre clientèle et la façon dont elle interagit avec votre entreprise afin de vous aider à mieux gérer votre relation avec elle. Un CRM peut vous appuyer dans la fidélisation de vos client.e.s, dans la génération de pistes de ventes, dans l’analyse des comportements d’achat et bien plus encore.

Définissez la vision qui guide le changement vers une nouvelle solution

L’équipe qui sera chargée de choisir le nouveau CRM ou ERP doit d’abord s’entendre sur la vision du projet. Quelles sont les raisons qui guident le changement vers une nouvelle solution et quels sont les objectifs liés à l’implantation de celle-ci ?

Les entreprises qui procèdent à la mise en place d’un nouveau ERP ou CRM le font pour toutes sortes de raisons : diminuer les coûts de production, améliorer la productivité des équipes, augmenter les ventes, avoir une meilleure compréhension des client.e.s, etc.

Prenez le temps de réfléchir aux objectifs que vous voulez atteindre et à la façon dont votre nouvelle solution s’arrimera à votre stratégie d’affaires.

Une fois votre vision et vos objectifs bien définis, vous aurez plus de facilité à orienter votre choix vers un ERP ou un CRM qui répond à vos besoins. En effet, l’offre de solutions étant très vaste sur le marché, il est facile de s’y perdre et de s’éloigner de ses objectifs initiaux. Par exemple, tous les CRM n’ont pas la même visée.

Certains sont davantage axés sur l’optimisation des ventes alors que d’autres s’intéressent plutôt à l’amélioration du service à la clientèle. Et, bien sûr, certains font les deux !

Ainsi, au moment de choisir l’application qui répond le mieux à vos besoins, gardez le cap sur votre vision et ne perdez pas de vue vos objectifs principaux. Il sera toujours possible de faire des améliorations et des ajouts une fois la bonne solution implantée.

Avoir une vision claire de votre projet d’implantation et de ses objectifs vous sera aussi très utile pour assurer une bonne gestion du changement. En effet, si toutes vos équipes comprennent bien les raisons pour lesquelles il est nécessaire de passer à une nouvelle solution, elles seront moins enclines à s’y opposer.

Documentez vos processus clés

Qu’il soit question de l’amélioration de votre processus de vente ou de l’optimisation de votre comptabilité, il est impératif de documenter les processus que vous souhaitez améliorer avec votre nouveau CRM ou ERP.

En effet, en ayant des processus bien documentés, vous vous assurerez de n’oublier aucune étape et de choisir une application qui offre les fonctionnalités dont vous avez réellement besoin.

Réaliser une cartographie des processus est un moyen incontournable de documenter vos méthodes de travail et d’y déceler de possibles améliorations.

La BDC propose un article qui donne un excellent aperçu des différentes méthodes utilisées pour cartographier les processus. Ainsi, cartographiez votre processus réel, tel que vos équipes le vivent au quotidien, puis voyez comment vous pourriez l’améliorer, notamment en y incluant les fonctionnalités d’un ERP ou d’un CRM.

Assurez-vous également de consulter vos équipes afin d’obtenir leur accord sur les processus à suivre. Il est important que tout le monde soit sur la même longueur d’onde.

Voyons un exemple concret.

Vous avez décidé que votre ERP s’attaquera principalement à l’optimisation de vos activités comptables.

C’est l’un des besoins principaux que vous avez identifiés au moment de définir la vision et les objectifs de votre projet d’implantation.

Soucieux de ne rien oublier, vous vous attaquez à la documentation de vos processus comptables. En cartographiant vos processus de fin de mois, vous constatez que vous passez beaucoup de temps à la préparation de trois rapports différents. Souhaitez-vous que ces rapports puissent être générés automatiquement par votre ERP ?

Et tout le monde est-il d’accord sur les rapports qui doivent être générés et sur les données qu’ils doivent contenir ? En ayant réfléchi à tout cela à l’avance, vous éviterez de débattre avec votre partenaire d’intégration des réels processus suivis par votre équipe et vous pourrez lui fournir facilement l’information pertinente pour créer votre solution d’affaires idéale.

Dressez la liste de vos besoins incontournables

Les ERP et les CRM offrent vraiment toutes sortes de fonctionnalités. Certaines peuvent s’avérer extrêmement utiles pour une entreprise alors qu’elles sont plutôt superflues pour une autre.

Et vous verrez qu’on peut rapidement se laisser charmer par une fonctionnalité à l’effet « wow », même si elle s’éloigne des objectifs que l’on s’était fixés au départ.

C’est pourquoi il importe de dresser la liste de vos besoins incontournables. Cela vous aidera sans aucun doute à choisir une solution qui répond réellement à VOS besoins à vous (et pas à ceux des voisin.e.s !).

Prenez aussi le temps de déterminer vos besoins prioritaires et mettez en place une solution qui répond d’abord à ceux-ci. Il n’est pas nécessaire de démarrer en grande pompe et d’essayer d’atteindre tous vos objectifs, à travers tous les services de votre entreprise.

Il est plus sage de vous en tenir à l’essentiel, surtout au début. Cela facilitera également le contrôle des dépenses.

Faites attention à ne pas non plus ignorer vos besoins futurs.

Il est important de choisir une solution qui pourra aussi soutenir la croissance de votre entreprise à long terme.

Si vous choisissez un ERP bien conçu et adapté à vos besoins, vous pourrez facilement ajouter de nouvelles fonctionnalités une fois que vos équipes se seront acclimatées à vos nouveaux processus.

Microsoft Dynamics 365 en est un bon exemple : cette solution permet l’ajout graduel de nouveaux modules au fur et à mesure que les besoins de votre entreprise évoluent.

N’oubliez pas les intégrations avec vos autres solutions d’affaires

Prenez le temps de penser à la façon dont votre nouvelle solution doit pouvoir échanger des informations avec vos autres applications.

Par exemple, si vous disposez d’un site de commerce en ligne, vous pouvez choisir un CRM qui communique facilement avec celui-ci. Les coordonnées des client.e.s, les commandes passées et les autres données pertinentes seront alors automatiquement synchronisées entre les deux plateformes.

Bref, selon vos besoins et vos solutions d’affaires actuelles, il pourrait être judicieux de privilégier une solution qui permet des intégrations natives ou relativement simples.

Pensez aussi aux outils numériques que vos équipes utilisent quotidiennement.

Ce pourrait être un véritable gain en productivité si votre nouveau CRM ou ERP s’y intégrait facilement. Il devient alors intéressant de choisir une solution qui fait partie d’un écosystème d’applications qui communiquent facilement les unes avec les autres.

Par exemple, Microsoft Dynamics 365, étant propulsé par l’éditeur de la populaire suite Office (comprenant Outlook, Word, Excel, Teams, etc. vous connaissez ? 😉), s’intègre nativement à ces outils de travail.

Finalement, bien que les systèmes ERP et CRM soient deux entités distinctes, il peut être plus qu’avantageux de les faire travailler ensemble.

En effet, intégrer un CRM à un système ERP comporte plusieurs avantages. Si vous pensez pouvoir tirer profit d’une telle intégration, incluez-le parmi vos critères de sélection pour votre nouvelle solution.

Certaines solutions, dont Microsoft Dynamics 365, comportent déjà les deux volets : un CRM et un ERP. Avec de telles applications, votre CRM et votre ERP collaborent facilement au sein d’une même interface.

Bien sûr, vous n’avez pas besoin de tout mettre en place dès le départ. Conçus de façon modulable, ces solutions s’adaptent aux besoins de chaque entreprise.

Choisir un CRM ou ERP : avez-vous pensé aux applications préconfigurées ?

Devant la multitude d’applications sur le marché, il est normal que vous ayez de la difficulté à déterminer laquelle s’intégrera le mieux à vos processus et pourra répondre à vos réels besoins.

Pour faire un choix approprié, le plus important demeure de bien définir vos objectifs, de documenter vos processus et de cibler vos besoins prioritaires.

Si l’ampleur que peut prendre un projet d’implantation vous préoccupe ou si vous craignez de choisir une solution qui s’éloignerait trop de vos besoins principaux, les applications préconfigurées de Gestisoft pourraient être la solution idéale pour votre entreprise.

Ces applications basées sur Microsoft Dynamics 365 ont été conçues pour répondre à des besoins précis.

Que ce soit pour un CRM ou un ERP, elles permettent la mise en service des fonctionnalités essentielles rapidement et facilement. Prenez contact avec l’un.e de nos expert.e.s dès aujourd’hui pour discuter de vos processus, de vos objectifs et de vos besoins.

Que ce soit pour la gestion de vos processus manufacturiers, de votre cycle de ventes ou de votre comptabilité, nous saurons vous guider vers la bonne solution.