Comment créer des champs de numérotation automatique dans Dynamics 365 ?

La création d’un champ de numérotation automatique dans Microsoft Dynamics 365 peut vous faire gagner un temps considérable, tout en facilitant la localisation et l’identification de dossiers importants. La génération automatique d’un numéro d’identification pour chaque enregistrement d’une entité donnée requiert la création manuelle d’un flux de travail en temps réel.

Créer des champs de numérotation automatique dans Dynamics 365

La numérotation automatique est un champ que vous pouvez inclure dans une entité pour générer une identification numérotée pour chacun de ses enregistrements. Le logiciel fournit automatiquement une numérotation pour certains types d’enregistrements « prêts à l’emploi », tels que les factures ou les dossiers. Cependant, il peut exister de nombreuses entités personnalisées dont vous souhaitez également numéroter automatiquement les enregistrements. Les enregistrements de vos comptes clients ou de vos prospects, par exemple, ne seront pas numérotés automatiquement par le logiciel.

Pourquoi devriez-vous créer des champs de numérotation automatique dans Dynamics 365 ?

Avec un champ de numérotation automatique, le numéro de chaque enregistrement est entièrement géré par le système. Vous n’avez donc pas besoin d’identifier chaque enregistrement au moment de sa création ce qui vous permet de gagner un temps considérable. De plus, ils permettent une identification plus facile et plus rapide de vos dossiers.

Les champs de numérotation automatique peuvent être configurés pour générer automatiquement une numérisation pour toute une série de différents types d’entités. De plus, toutes sortes d’options de formatage sont disponibles pour ces champs. Ainsi, vous devriez pouvoir configurer la numérotation automatique pour tout type de situation le nécessitant.

À savoir avant de créer des champs de numérotation automatique dans Dynamics 365

Lorsque vous définissez un champ comme une donnée de type AutoNumber, vous disposez de quelques modèles prédéfinis de numéros automatiques.

• Un préfixe de chaîne. Cela permet de faire précéder le numéro automatique d’un libellé, par exemple : Compte-103, ACCT-103, ACCT-104. L’utilisateur peut choisir la nature exacte de ce texte, en le tapant simplement dans la case du préfixe. Le préfixe donne un niveau d’identification supplémentaire à l’enregistrement, ce qui peut être utile pour trouver le bon enregistrement en un coup d’œil.

• Préfixe de date. Avec ce type de numéro automatique, le numéro sera préfixé avec la date et l’heure de la création de l’enregistrement ; par exemple, 2020-09-09-103, 20-09-10-104. Ainsi, vous obtenez des informations supplémentaires sur l’historique de l’enregistrement sans avoir à effectuer de recherches supplémentaires. Vous pouvez choisir parmi plusieurs formats de date et d’heure.

• Personnalisation. Si nécessaire, vous pouvez personnaliser le formatage du champ du numéro automatique.

Vous avez la possibilité de choisir une valeur de départ pour la génération automatique de numéros, c’est-à-dire le début de la numérotation des enregistrements. Par exemple, si vous fixez la valeur de départ à 100, cela signifie qu’il s’agira du premier numéro dans l’ordre pour cet ensemble de fiches, suivi de 101, etc. Il est également utile de se rappeler que, lorsque vous choisissez un nombre minimum de chiffres pour le numéro automatique, les numéros peuvent dépasser cette longueur ; par exemple, après 999, les numéros seront à quatre chiffres au lieu de trois. Un aperçu de la numérotation automatique s’affiche au fur et à mesure que vous la modifiez.

Comment créer des champs de numérotation automatique dans Dynamics 365 ?

Dynamics 365 génère automatiquement des numéros d’identification pour certaines entités, comme les factures. Si vous voulez configurer la numérotation automatique pour une entité personnalisée comme les comptes, les devis, ou d’autres types d’enregistrement en plus de ceux qui sont fournis par défaut, vous devrez utiliser un processus qui n’implique pas directement l’interface utilisateur classique.

L’interface utilisateur standard de Dynamics 365 ne permet pas la numérotation automatique d’entités personnalisées. Il existe quelques solutions de contournement, dont l’une est d’accéder à l’API elle-même et d’utiliser un code de base pour modifier la numérotation. Si vos talents de codeur ne sont pas à la hauteur, ou si vous manquez de temps, des solutions externes peuvent être utilisées et des outils tiers peuvent être installés. Certaines de ces solutions personnalisées peuvent être accessibles en ligne. Pour ce faire, un nouvel éditeur de formulaire pratique se trouve sur make.powerapps.com. Il permet de transformer un champ de données de texte en un champ de données de numéros automatiques.

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‍La création de la numérotation automatique implique la mise en place d’une nouvelle entité et d’un fichier avec des champs de numérotation automatique. Il faut ensuite établir un lien avec les entités spécifiques que vous souhaitez numéroter automatiquement. Vous devez également mettre en place un processus de flux de travail qui remplira les champs avec les numéros correctement incrémentés.  

Tout d’abord, vous devez créer et enregistrer une nouvelle formule. Ensuite, vous pouvez ajouter toutes les entités pour lesquelles vous souhaitez générer une numérotation automatique (comptes et devis, par exemple).

Ensuite, sélectionnez Nouveau champ. Complétez le Nom d'affichage et le champ Nom. Sélectionnez Numérotation automatique dans le type de données.

Ajoutez les champs suivants à l’entité NuméroAuto pour chaque instance à numéroter automatiquement :

• Numéro. Choisissez le type de données « Nombre entier, simple » pour ces champs.
• Préfixe. Le type de données de ces champs doit être défini à Texte.
• Nombre minimum de chiffres que contiendra votre séquence numérique générée automatiquement.
• Valeur de départ. La valeur de départ de votre champ de numérotation automatique.

Sélectionnez ensuite Terminé.

Créez le formulaire NuméroAuto, comportant une section pour chacune des entités pour lesquelles vous souhaitez générer une numérotation automatique.

Comment insérer un champ de numérotation automatique dans un formulaire ?

Une fois que vous avez créé votre champ de numéro automatique, vous pouvez ajouter le champ NuméroAuto dans un formulaire.

1. Sélectionnez le formulaire où vous souhaitez ajouter le champ de numérotation automatique, dans l'entité où vous le créez.

2. Une fois là-bas, allez dans l'explorateur de champs et sélectionnez votre champ de numéro automatique

3. Vous pouvez ensuite faire glisser votre champ de numéro automatique sur le formulaire.

Conclusion

La création de champs de numérotation automatique est un excellent moyen de faire gagner du temps à votre entreprise et de mieux gérer les dossiers de vos clients. Une fois le processus de mise en place réussi à quelques reprises, vous serez en mesure de les intégrer plus facilement dans vos activités de maintenance de base de données. Ils ne sont que l’un des types de champs incroyablement utiles qui peuvent être créés dans Microsoft Dynamics 365. Si vous souhaitez obtenir plus d’informations et de conseils sur des champs particuliers, ou sur tout autre avantage de Dynamics 365, contactez Gestisoft dès aujourd’hui.

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