Commencer votre journée de façon rapide et efficace avec l’Assistant de relation Dynamics 365

Si vous êtes comme moi, la première heure de votre journée de travail est souvent le moment où vous faites la liste de vos objectifs et tâches à accomplir pour la journée. Imaginez si vous auriez un outil qui vous permettrait de visualiser les tâches, les envois de courriel et les appels téléphoniques à faire durant votre journée. Lors de la mise à jour 9.0 de Dynamics 365, Microsoft a introduit l’Assistant de relation à l’intérieur de l’application Dynamics 365 CRM : une véritable révolution pour les gens occupés.

Ce blogue vous expliquera non seulement comment l’Assistant de relation peut vous faire sauver du temps et vous rendre plus efficace, mais je prendrai également le temps de vous montrer comment le trouver dans votre Dynamics 365, et surtout, comment l’activer. Êtes-vous prêts à changer votre routine?

Qu’est-ce que l’Assistant de relation dans Dynamics 365?  Un soupçon d’intelligence artificielle (IA) ?

On entend de plus en plus parler d’intelligence artificielle dans le monde des affaires. D’ailleurs, Microsoft appelle son AI, Cortana. Si vous utilisez Windows 10, vous avez surement remarqué sa présence. L’Assistant de relation intégré à Dynamics 365 est l’un des produits liés au développement de cette intelligence artificielle. Vous le retrouvez sous forme de carte à l’intérieur de votre CRM Dynamics 365.

L’Assistant de relation va vous permettre de :

• Visualiser des cartes vous informant des différentes actions que vous devez effectuer;
• Vous donner un rappel des différentes activités à venir;
• Vous donner un détail sur les courriels qui nécessitent une réponse;
• Vous envoyer des alertes sur les opportunités qui sont sur le point d’atteindre leur date de fermeture;
• Vous informer des communications à effectuer auprès de clients qui ont été trop longtemps inactifs avec votre entreprise.

En bref, on peut comparer l’Assistant de relation à un répartiteur : il vous guide dans votre quotidien à optimiser votre temps et à effectuer une répartition des priorités. Il va donc associer l’efficacité à vos efforts.  Comme vous démontre l’image ci-dessous, tout est bien disposé et présenté à l’intérieur de votre tableau de bord social (Marketing ou Ventes).

Sur quelle plateforme pouvons-nous utiliser l’Assistant de relation de votre Dynamics 365 ?

Tout d’abord, il est disponible sur la plateforme PC. Vous pouvez également le retrouver à partir de l’application mobile, Microsoft Dynamics 365, que vous pouvez télécharger gratuitement sur le Play Store pour la plateforme Android et sur l’App Store pour les appareils IOS (iPhone/iPad).

Bien qu’il soit un atout important pour la version PC, l’Assistant de relation est encore plus utile sur sa version mobile. L’Assistant de relation en version mobile vous donne vos tâches et vos actions à effectuer directement à partir de votre écran d’accueil, optimisant ainsi votre productivité à travailler sur vos dossiers lorsque vous êtes sur la route.

Comment activer l’Assistant de relation à l’intérieur de Dynamics 365 ?

Pour activer l’Assistant de relation à l’intérieur de votre Dynamics 365, il n’y a rien de plus simple! Voici comment procéder, et ce, étape par étape.

Étape 1 : Cliquer sur Paramètres et AI ventes

Étape 2 : Dans cette interface, Microsoft vous demande l’autorisation de partager vos données avec eux. Je vous invite à lire la déclaration de confidentialité de Microsoft afin d’avoir plus de détails. Si vous acceptez ce préavis, vous n’avez qu’à cliquer sur le bouton « J’accepte ».

Étape 3 : Cliquer sur configurer afin de personnaliser le type de carte présenté par votre Assistant de relation lors de votre travail à l’intérieur de Dynamics 365. C’est également dans cette interface que vous pouvez activer l’engagement des actions liées au courrier électronique et à la capture automatique. Nous entrerons ici dans le vif du sujet avec la section « Comment personnaliser l’Assistant de relation à l’intérieur de votre Dynamics 365 ».

Étape 4 : Activer les cartes améliorées pour votre organisation

Par exemple, ces options de cartes avancées vous permettent d’avoir :

• Des cartes générées à partir des courriels se provenant de votre serveur Exchange;
• Activer la fonction de suivi sur vos opportunités, prospects, contacts, comptes et incidents;
• Vos engagements liés à vos courriels (note de rappel, notification d’ouverture de vos courriels envoyés à un client);
• Activation des cartes de rappel, par exemple : réunion, information sur la bourse et toute autre nouvelle pertinente à votre domaine.

Où est l’Assistant de relation à l’intérieur de votre Dynamics 365 ?

Comme mentionner précédemment, l’Assistant de relation se présente sous forme de cartes à l’intérieur du CRM. Vous pouvez d’abord retrouver des cartes à l’intérieur du tableau de bord social Vente ou Marketing qui représenteront toutes les actions à faire sur les différents dossiers. En bref, elles sont un peu plus génériques et elles sont pour tous les comptes, contacts, ou opportunités.

Lorsque vous regarder un enregistrement compte, contact, prospect ou opportunités les cartes sont plus spécifiques et affichent pour vous les informations pertinentes à l’enregistrement choisi. Par exemple, si vous allez voir la fiche de Cathy Landry, les cartes affichées seront uniquement en lien avec ce contact.

Comment utiliser l’Assistant de relation de Dynamics 365 ?

Le grand avantage de ces cartes c’est qu’elles vous permettent en un seul clic de vous retrouver dans le vif de l’action pour avancer dans vos démarches quotidiennes. Afin de bien saisir son fonctionnement, je vais vous expliquer chacune des sections de la carte « Assistant de relation » Dynamics 365.

• Section 1 : Est la carte entière. Elle vous montre des informations relatives à la carte. Elle vous dira, entre autres, de quel type il s'agit. Vous voyez que l’icône à l’en-tête de la carte nous dit rapidement quel type de carte dont il est question.
• Section 2 : Ce sont les boutons d'action pour la carte. Comme dans l'exemple ci-dessus, la carte montre que l’opportunité se fermera prochainement. Vous pouvez donc choisir d'ouvrir l'opportunité afin de la réviser et d’effectuer une action selon la réalité de votre opportunité.
• Section 3 : Ce bouton met la carte en attente pendant un moment et la retire temporairement de la liste.
• Section 4 : Ce bouton supprime définitivement la carte et uniquement la carte. Elle ne va pas effacer l’enregistrement qui y est associé.

Comment personnaliser l’Assistant de relation à l’intérieur de Dynamics 365

L’assistant est personnalisable afin que vous puissiez y avoir uniquement les types de cartes que vous désirez voir. Par exemple, vous pouvez voir les courriels que vous avez reçus et qui nécessitent une intervention, ou encore, vous pouvez voir les opportunités de ventes qui sont ouvertes et qui demandent votre attention puisque leur date de fermeture approche. Les besoins des vendeurs de votre équipe risquent d’être différents de ceux de votre équipe d’opération ou de votre équipe de service. Ainsi , tout est 100% personnalisable pour répondre aux besoins spécifiques du rôle que vous occupez auprès de l’entreprise.‍

Notes importantes : assurez-vous que le bloqueur de « pop-up » est désactivé dans votre fureteur pour l’adresse URL de votre CRM Dynamics 365.

‍Pour vous rendre à l’interface de personnalisation des cartes de votre Assistant de relation, vous devez :

• Sélectionner le bouton Paramètres sur la barre de navigation;
• Choisir Optionsdans la liste déroulante;
• Regarder la boîte de dialogue Paramétrer les options personnelless'ouvrir avec son onglet Général actif;
• Faire défiler vers le bas l'onglet Général;
• Sélectionner le lien Gérer les paramètres de l'assistant de relation personnelle.

Vous n’avez qu’à cocher quelles informations sont pertinentes pour vous. Il n’y a rien de plus simple.

En conclusion, Microsoft a mis en place cet outil afin d’optimiser le temps de travail de ses utilisateurs. Il vous permet de centraliser tout à l’intérieur de votre CRM. Il vous permet de libérer votre tête des multitudes de tâches que vous devez effectuer et optimiser vos chances de succès auprès de votre clientèle. L’Assistant de relation vous aide à ne pas négliger aucun de vos clients et vous donne le choix de porter ces actions. Cet outil est en constante évolution. D’ailleurs, plus l’intelligence artificielle évoluera et plus votre répartition de tâches sera ciblée. Elle  vous permettra ainsi d’augmenter encore plus votre efficacité quotidienne.