Qu’est-ce qu'un logiciel ERP ?

Dans cet article, nous commencerons par explorer qu’est-ce qu’un logiciel ERP (Enterprise Resource Planning) et comment il peut vous aider dans votre quotidien professionnel.

Alors que la concurrence est toujours de plus en plus forte sur le marché et que vos compétiteurs travaillent sans relâche pour talonner vos meilleurs exploits, il va sans dire que vous devez être au top en tout temps et rien de moins.

Qu’est-ce que l’ERP? En termes simples, c’est un système conçu pour rationaliser et gérer efficacement les divers processus d’une entreprise, de la planification des matériaux à la gestion spécialisée des dossiers de fabrication. Les types courants d’ERP incluent les systèmes sur site, dans le cloud et hybrides. En somme, il aide les entreprises à gérer leurs activités quotidiennes telles que la comptabilité, la gestion des stocks, et bien plus encore. Pour les entreprises en croissance, cette transition est cruciale pour optimiser leur activité et tirer parti de nouvelles opportunités.

Bien qu’il n’existe pas de solutions miracles, l’ERP (Enterprise Resource Planning) s’en approche considérablement. Mais comment est-ce qu’un système ERP pourrait nous aider? Puisque c’est un outil de gestion des ressources de votre entreprise, le logiciel ERP permettra de vous libérer de certaines tâches, d’automatiser des processus et d’accomplir davantage avec moins de ressources.

En planifiant mieux vos ressources et en augmentant la productivité, vous verrez, vous pourrez enfin souffler un peu. On a capté votre attention? Apprenez tout ce qu’il y a à savoir sur les systèmes ERP juste ici : des fonctions à l’implantation.

Un logiciel ERP, c’est quoi en fait ?

Un ERP, ou enterprise resource planning (ERP), est un type de logiciel utilisé par les entreprises pour gérer les activités quotidiennes telles que la comptabilité, les achats, la gestion de projet, la gestion des risques et de la conformité, et les opérations de la chaîne d'approvisionnement.

Bien qu’il s’agit ici de l’acronyme anglais, on peut traduire ERP en français par l’acronyme est PGI pour Progiciel de Gestion Intégrée, soulignant l'importance des systèmes d'entreprise de type logiciel ERP dans la connexion des différents processus d'affaires et en assurant l'intégrité des données. Un système ERP centralise et standardise les données, améliore l'agilité, gère les inventaires, intègre d'anciens logiciels avec des applications cloud, et optimise les fonctions commerciales, y compris les ventes, ce qui est essentiel pour les entreprises de toutes tailles et de tous types.

Mais, concrètement, qu'est-ce qu'un ERP peut vous apportez?

Un système ERP est votre allié pour maximiser l'efficacité de votre chaîne de production, de l'approvisionnement jusqu'à la livraison chez le client. Un système ERP permet de restructurer et affiner vos processus métier, permettant une meilleure planification des ressources, une réduction des coûts de production et une augmentation notable de votre productivité. Un ERP est un outil complet et polyvalent, bien qu'il puisse parfois se révéler complexe.

Ce système rassemble diverses fonctionnalités pour améliorer votre service client grâce à son CRM intégré, optimiser les processus dans votre entrepôt, et soutenir votre production en maximisant les capacités manufacturières.

De plus, avec les évolutions récentes dans les logiciels de comptabilité, de nombreux ERP incluent désormais des modules pour vous assister dans vos tâches financières, permettant à votre comptabilité de se synchroniser avec la planification de vos projets et autres modules pertinents.

Les principaux rôles et avantages d'un système ERP

Un système ERP est essentiel pour centraliser et optimiser les processus opérationnels d'une entreprise. Cet outil multifonctionnel remplit plusieurs rôles cruciaux et offre de nombreux avantages qui contribuent directement à l'efficacité et à la croissance de l'organisation.

Les principaux rôles d'un ERP (enterprise resource planning)

Intégration des processus d'affaires

• Un ERP intègre les divers processus essentiels à la gestion d'une entreprise, de la production à la distribution, en passant par la comptabilité et la gestion des ressources humaines. Cette intégration permet une uniformité des opérations à travers les départements, facilitant une gestion plus cohérente et systématique.

• Exemple : Dans une entreprise manufacturière, l'ERP permet d'intégrer les informations de la chaîne d'approvisionnement avec les données de production et les commandes des clients, assurant ainsi que les matières premières nécessaires sont disponibles au bon moment pour éviter les retards de production

Automatisation des opérations

• Un système ERP automatise les tâches répétitives et les processus opérationnels, réduisant ainsi le besoin de saisie manuelle des données et minimisant les erreurs associées. Cette automatisation améliore l'efficience globale et libère les employés pour des tâches à plus haute valeur ajoutée.

• Exemple : Une entreprise de distribution utilise un système ERP pour automatiser la gestion des stocks, les réapprovisionnements automatiques et la génération de factures, ce qui permet aux employés de se concentrer sur l'amélioration des relations avec les fournisseurs et les clients

Centralisation des données

• En consolidant toutes les données opérationnelles en un seul système, l'ERP devient la source unique de vérité pour l'entreprise. Cette centralisation permet un accès facile et sécurisé aux informations, essentiel pour les prises de décision rapides et informées.

• Exemple : Une société de services financiers centralise toutes les données client dans son ERP, permettant aux conseillers financiers d'accéder rapidement à l'historique des transactions et aux informations de compte pour offrir des conseils personnalisés.

Les avantages d'un ERP

Transparence accrue

Avec un ERP, les entreprises bénéficient d'une visibilité améliorée sur leurs opérations, ce qui permet une gestion plus précise des commandes et des processus de distribution. Cette transparence aide également à mieux coordonner les différentes unités fonctionnelles.

• Exemple : Un détaillant utilise un système ERP pour obtenir une vue en temps réel des niveaux de stock dans tous ses magasins, ce qui permet de réapprovisionner les produits en rupture de stock plus rapidement et de satisfaire les clients plus efficacement.

Optimisation des coûts et des stocks

Les ERP utilisent des méthodes avancées afin d’aider dans la planification des ressources d’entreprise notamment pour gérer les stocks et les coûts, y compris la tarification différenciée et le suivi des lots, ce qui aide à maintenir les niveaux de stock optimaux et à réduire les coûts excédentaires. Les ressources d'entreprise jouent un rôle essentiel dans la planification et l'optimisation des opérations d'une entreprise, assurant la transparence, l'intégration des données et l'efficacité opérationnelle dans des domaines variés tels que la comptabilité et la chaîne d'approvisionnement.

• Exemple : Une entreprise agroalimentaire utilise un système ERP pour optimiser les commandes de matières premières en fonction des prévisions de vente, évitant ainsi les excédents de stock périssable et réduisant les coûts de stockage.

Contrôle financier amélioré

La gestion intégrée des finances, incluant les flux de trésorerie, la comptabilité, et les comptes fournisseurs et clients, permet une surveillance financière rigoureuse et la production de rapports détaillés.

• Exemple : Une entreprise de services professionnels utilise un logiciel ERP pour consolider ses flux de trésorerie et suivre les paiements des clients, permettant une gestion plus précise des finances et des prévisions budgétaires plus fiables.

Amélioration de l'expérience client

Un ERP aide à améliorer l'interaction avec les clients grâce à une gestion efficace des données de vente et un suivi des communications, ce qui contribue à une meilleure satisfaction et fidélisation de la clientèle.

• Exemple : Une entreprise de commerce électronique utilise un ERP pour suivre l'historique des commandes et les préférences des clients, offrant ainsi des recommandations personnalisées et améliorant la satisfaction des clients.

Analyse de données et prise de décision

Les outils d'analyse intégrés à un système ERP facilitent la budgétisation, les prévisions et les analyses en temps réel, permettant aux dirigeants de prendre des décisions éclairées basées sur des données actuelles et précises.

• Exemple : Un fabricant utilise un ERP pour analyser les données de production et de ventes, identifiant les tendances et ajustant les stratégies de production et de marketing en conséquence.

Flexibilité et évolutivité

Les ERP modernes sont conçus pour être flexibles et évolutifs, permettant aux entreprises de s'adapter facilement aux changements de marché et de croissance. Ils peuvent être personnalisés pour répondre aux besoins spécifiques de l'entreprise et évoluer avec elle.

• Exemple : Une startup technologique implémente un ERP flexible qui peut s'adapter à sa croissance rapide et intégrer de nouvelles fonctionnalités à mesure que ses besoins évoluent.

L'adoption d'un ERP est cruciale pour transformer les opérations quotidiennes d'une entreprise, stimulant sa capacité à innover et à s'adapter dans un marché compétitif. Les ERP sont disponibles avec diverses fonctionnalités et sous différentes licences, certains basés sur le cloud et d'autres hébergés localement. Des solutions spécialisées pour des industries spécifiques aux versions plus génériques, il y a un ERP pour chaque besoin.

Sur le marché des logiciels ERP, des noms comme Microsoft Dynamics 365, SAP ERP, et Oracle ERP Cloud se distinguent. Chaque système offre des avantages uniques adaptés à des besoins d'affaires spécifiques. Microsoft Dynamics 365, par exemple, intègre efficacement un système ERP et CRM sur le cloud avec des outils de Business Intelligence avancés, facilitant une gestion efficace des relations clients et une analyse de données approfondie.

SAP ERP est reconnu pour sa robustesse et sa capacité à gérer des opérations à grande échelle, tandis qu'Oracle ERP Cloud tire parti de la flexibilité du cloud, idéale pour les entreprises à la recherche de solutions évolutives.

Il est vital pour les entreprises de bien évaluer leurs besoins spécifiques avant de choisir un ERP. Par exemple, Microsoft Dynamics 365 est particulièrement adapté à ceux qui recherchent une solution cloud évolutive qui intègre la gestion de la relation client et l'analyse de données dans un système unifié.

En résumé, qu'est-ce qu'un ERP ? C'est un outil puissant qui centralise et orchestre efficacement toutes les facettes d'une entreprise, offrant un fonctionnement optimal et une croissance soutenue.

La question qui est sur toutes les lèvres : pourquoi avoir un ERP?

L'efficience centralisée d'un ERP

Un ERP ne se contente pas de couvrir les besoins de votre entreprise de la production à la finance, il les transforme. Imaginez un système où tout est interconnecté : chaque application communique avec les autres, et les données saisies une seule fois circulent automatiquement là où elles doivent être. Cela permet une gestion simplifiée, plus efficace et plus rapide.

Les systèmes ERP sont conçus pour s'adapter à toutes les tailles d'entreprise, permettant même aux PME de rationaliser leurs processus pour réduire les coûts et améliorer l'efficience globale.

Productivité et simplification des processus

L'un des principaux avantages d'un ERP est sa capacité à centraliser les opérations sous un même toit. Cette centralisation élimine le besoin de saisir plusieurs fois les mêmes données et assure que tout est correctement interconnecté, sans omissions ni erreurs. Cela rend les opérations non seulement plus rapides mais aussi beaucoup plus efficaces, libérant du temps précieux et réduisant les erreurs coûteuses.

Réduction des coûts opérationnels

En automatisant les tâches administratives redondantes, un ERP réduit considérablement vos frais d'exploitation. Il fonctionne comme un assistant ultra-performant, optimisant toutes vos ressources pour rendre les planifications de projets plus rentables et moins coûteuses, tant financièrement que logistiquement.

Un investissement stratégique

Adopter un ERP est une décision stratégique qui va bien au-delà de la simple acquisition d'un outil; c'est un choix qui transforme les bases de votre gestion d'entreprise en un modèle d'efficacité et de performance. Un ERP permet à votre entreprise non seulement de survivre mais aussi de prospérer dans un environnement commercial de plus en plus compétitif.

Maximisation de l'efficacité et de l'innovation

Un ERP libère vos équipes des tâches fastidieuses, leur permettant de se concentrer sur des activités qui favorisent l'innovation et la croissance. Ce gain d'efficacité stimule la créativité et l'innovation au sein de votre entreprise, ouvrant la voie à de nouvelles opportunités et à l'amélioration continue des processus.

Durabilité et évolutivité

Avec un ERP, votre entreprise est mieux équipée pour s'adapter aux changements rapides du marché. Le système évolue avec vos besoins, grâce à sa capacité à intégrer de nouvelles fonctionnalités et technologies sans perturber les opérations existantes. Cela garantit une durabilité à long terme et une flexibilité qui permet à votre entreprise de croître de manière soutenue.

Amélioration continue et adaptation

L’adoption d’un ERP favorise une culture d’amélioration continue au sein de votre entreprise. En fournissant des données en temps réel et des analyses précises, il permet aux décideurs d'ajuster les stratégies de manière proactive et de répondre efficacement aux exigences changeantes du marché et des clients.

Sécurité des données renforcée

Les systèmes ERP modernes mettent un point d'honneur à garantir la sécurité et l'intégrité des données. Avec des mesures de sécurité avancées, comme le cryptage des données et des protocoles d'authentification robustes, un ERP sur le cloud, par exemple, assure que vos informations les plus sensibles sont bien protégées contre les violations.

Gestion optimisée de la conformité

La conformité avec les régulations locales et internationales peut être un véritable défi pour les entreprises. Un ERP aide à simplifier ce processus en intégrant des fonctionnalités qui assurent que votre entreprise respecte les normes en vigueur, réduisant ainsi les risques de non-conformité et les pénalités associées.

Dans la prochaine section, nous explorerons ce que représente un ERP sur le cloud, son fonctionnement, et pourquoi il pourrait être la solution idéale pour booster votre efficacité et résilience opérationnelle.

Les avantages d’un Cloud ERP

Vous savez bien, il y a désormais la possibilité d’héberger son ERP sur le Cloud ou sur votre réseau. Un logiciel ERP sur le Cloud, c’est quoi? C’est un ERP hébergé sur le Cloud et non sur votre réseau, tout simplement. Comme le Cloud est omniprésent maintenant, que vous possédez peut-être déjà un CRM sur le Cloud et que vous savez à quel point il peut être intéressant pour la sauvegarde de vos données et de les avoir sur le Cloud, elle peut être la solution parfaite pour vous. De plus, l'intégration avec des technologies de nouvelle génération telles que l'IA et les assistants numériques enrichit les ERP cloud de données et fonctionnalités avancées, ouvrant la voie à une efficacité accrue et à des insights pertinents à travers l'entreprise.

Il faut d’abord savoir que l'ERP cloud offre un coût plus minime au départ pour les utilisateurs. Son coût d’entrée permettra donc à la petite ou moyenne entreprise d’avoir suffisamment de ressources à un prix intéressant.

Or, ce prix pourra augmenter plutôt rapidement si on ajoute des utilisateurs, de l’espace ou des fonctions. Il faudra donc faire attention aux prix de départ alléchants et plutôt détailler le coût, au dollar près, de la solution que l’on désire avoir sur le Cloud avant de s’embarquer dans cette grande aventure.

Enfin, l'ERP cloud est très intéressant puisqu’il permet aux utilisateurs d’avoir accès à une technologie de pointe, à des niveaux de sécurité essentiels pour certaines industries et à un ERP partout en tout temps. Et surtout, il n’est pas nécessaire de revoir votre infrastructure interne, puisque tout se retrouvera sur le Cloud. Voilà une belle économie! En comparant les options de déploiement, les solutions sur site et basées sur le Cloud présentent des avantages et des inconvénients distincts, soulignant l'importance d'une évaluation approfondie pour déterminer la meilleure approche.

Comment réussir avec un ERP?

Dès qu’on commence à s’informer sur les ERP, on arrive vite devant des avertissements qui nous alarment sur les difficultés d’implantation d’un ERP.

‍Avec un outil aussi complexe et complet dans votre grande ou petite organisation, il va donc sans dire que l’ERP pourra prendre un peu de temps et beaucoup d’expertise pour parvenir à une implantation réussie. Ce n’est pas une grande surprise, on s’entend. La gestion de projet est cruciale dans ce processus, car elle permet de coordonner et d'intégrer toutes les fonctionnalités nécessaires pour une opération harmonieuse de l'ensemble de l'organisation.

‍Mais comme tous les autres défis qui se sont pointés sur votre route dans votre entreprise, implanter un sytème ERP n’est pas impossible. Au contraire, avec une bonne marche à suivre, une équipe compétente qui vous entoure et une stratégie d’implantation solide en place, vous aurez tout en main pour votre succès.

Pour garantir une implantation, c’est plutôt simple. Il faut penser à choisir le bon ERP pour votre compagnie, avec des fonctions qui correspondent à vos besoins, un processus qui colle au vôtre et des services qui vous permettent de performer. Ça vous semble plutôt complexe? Ne vous inquiétez pas, on vous explique ça.

Et pour arriver à trouver cette perle rare qui s’intégrera parfaitement à votre entreprise, il vous faudra un revendeur ERP disponible, expert et préparé à vous aider. Un revendeur de logiciel ERP, c’est quoi? C’est que certains logiciels ERP ne s’achètent que par l’entremise d’un revendeur certifié qui agit comme conseiller auprès de la clientèle. Ainsi, pourquoi serait-il si essentiel?

Parce que son expertise, ses connaissances et son équipe feront toute la différence dans le processus d’intégration au quotidien. Ils auront tous les outils en main pour vous aider dans les décisions difficiles et à vous soutenir devant les problématiques.

Enfin, cette bonne relation d’affaires que vous aurez cultivée à travers les diverses étapes de votre implantation, elle devra se poursuivre une fois l’ERP arrivé dans votre entreprise. Parce que votre succès est directement lié avec le niveau de confort de votre équipe face à l’ERP. Il faut qu’ils comprennent le système, l’apprécient et se sentent à l’aise de l’utiliser pour que votre logiciel ERP soit une partie intégrante de votre compagnie.

Combien ça coûte une implantation d'un ERP?

Pour bien comprendre les coûts d’un ERP, il faut voir la chose avec un œil d’investisseur. Vous implantez un ERP non seulement pour réduire vos coûts d’opération, mais aussi pour augmenter votre productivité et vous permettre de réaliser les rêves que vous avez avec votre entreprise. La centralisation de la base de données est cruciale dans les systèmes ERP, car elle permet une collecte, un traitement, une analyse, un rapport et une accessibilité efficaces des données à travers les différents départements, contribuant ainsi à améliorer la productivité et la collaboration.

Un ERP est évidemment un bon investissement dans le sens qu’il demandera des mois voire même une année de travail en collaboration avec un revendeur et conseiller ERP. Avec les consultations, les tests, le développement, l’intégration, les formations et le soutien technique, il va sans dire que ce projet mobilise un bon nombre de personnes et qu’il requiert beaucoup de ressources.

De plus, les fonctions d’un système ERP varient d’une entreprise à l’autre, d’un projet à l’autre même. Vous aurez le choix aussi de l’héberger sur votre réseau ou sur le Cloud, ce qui engendre deux coûts différents. Il y a aussi tout l’aspect de la licence, des utilisateurs, de la personnalisation qu’il faudra prendre en compte dans le coût total.

C’est donc dire que les prix varient grandement d’une entreprise à l’autre et qu’il est plutôt difficile de donner un barème. Or, sachez qu’un bon conseiller ERP saura créer un système dont toutes les fonctions, personnalisations, options, vous permettront de rentabiliser votre investissement soit en termes de productivité ou en diminution de coût de production, tout en assurant la gestion financière et le reporting réglementaire à travers différents pays.

Et comment fait-on pour trouver le bon logiciel ERP?

En fait, pour répondre à cette question, il faut d’abord comprendre ce dont vous avez besoin, vous, en tant qu’organisation, y compris les entreprises de toutes tailles. Questionnez-vous sur vos objectifs, mais aussi sur l’inconnu. Demandez-vous : « Pour nous, un bon logiciel ERP, c’est quoi? ».

‍Parce qu’à travers le développement, le choix des fonctions, l’intégration, vous travaillerez à optimiser votre ERP qui collera à votre personnalité d’affaires et qui vous permettra d’atteindre les sommets inespérés sur votre chemin.

‍À force de rencontres, de consultations, à force aussi d’en apprendre plus sur les possibilités de votre ERP, vous finirez par mieux définir vos processus, vos limites et vos besoins. C’est aussi un bon moment pour rencontrer vos collègues et les questionner sur ce qu’ils voudraient voir apparaître dans le nouvel ERP, ce dont ils ont besoin, ce qui pourrait améliorer leur productivité.

Changer d’ERP ou en implanter un nouveau est une période incroyable où tout un chacun analyse son expérience, son quotidien, ses tâches et son rythme de travail avec un regard nouveau. C’est un moment important qui peut être porteur de grands changements bénéfiques pour les années à venir. Ne les négligez pas. La gestion efficace des produits, notamment le maintien des niveaux de stock et la commande opportune de produits pour éviter les ventes perdues, est cruciale dans les systèmes ERP.

Conclusion

Enfin, comme vous pouvez le voir, qu'est-ce qu'un ERP sinon un outil puissant qui, bien que complexe, devient accessible avec un bon accompagnement, une formation adéquate, et un choix éclairé. Intégrer un ERP dans une entreprise transforme de nombreux aspects et allège la charge de travail de votre équipe, lui permettant ainsi de se consacrer à bâtir le futur de votre entreprise avec vous. C’est un peu comme un levier qui vous propulse vers de nouveaux sommets.

Vous voulez poursuivre dans votre exploration du sujet ERP? Nous vous conseillons les articles suivants :

Qu'est-ce que Business Central, le logiciel ERP de Microsoft?

10 critères de choix essentiels pour le choix d'un ERP (enterprise resource planning)

Les principaux rôles de l'ERP?