Pourquoi utiliser un module de comptabilité de projet ?

La comptabilité de projet sert à analyser les détails qui setrouvent souvent à un micro-niveau. Cette méthode permet d’assurer l’atteintedes objectifs financiers d’un projet, en suivant de près les coûts de celui-ci,les dépenses de matériel, les factures et les revenus. Mais comment et surtoutpourquoi utiliser la comptabilité de projet ?

Qu’est-ce que la comptabilité de projet?

La comptabilité de projet est une approche administrative axée sur la gestion et la réalisation de projets. Son objectif est de maitriser les dépenses et les activités qui augmentent la valeur d’un projet, notamment la saisie, l’établissement de rapports et l’évaluation des résultats financiers. Grâce aux modules de comptabilité de projet, votre entreprise peut déterminer quels projets offrent le plus de valeur et comment en augmenter les profits.

Au départ, la comptabilité de projet était utilisée dans les grands projets de construction, d’ingénierie et gouvernementaux qui l’utilisaient à leur avantage. Toutefois, cette pratique s’est récemment étendue à d’autres secteurs. Elle est notamment très populaire auprès des entrepreneurs publics, qui doivent être en mesure de comptabiliser les dépenses contractuelles en raison des paiements provisoires.

La comptabilité de projet est efficace, car elle est axée sur les détails. En optant pour une solution de comptabilité de projet, les services professionnels peuvent rapidement résoudre les difficultés liées au flux de travail, comme la facturation interminable, les malentendus entre différents services et autres problèmes pouvant survenir d’un projet à l’autre.

Les avantages de la comptabilité de projet

Ventilez les dépenses avec facilité

La comptabilité de projet vous permet de mieux répartir les dépenses, en assurant le suivi des coûts du projet, en facturant plus efficacement et en conservant un contrôle budgétaire. Vous comprendrez mieux ce qui a réussi ou non en suivant de près les ressources affectées au projet ainsi que leur rentabilité. Vous serez au courant du déroulement de chaque phase du projet si vous le décomposez en étapes et en tâches, suivez l’activité et les coûts et centralisez la facturation. Vous obtiendrez ainsi un meilleur aperçu des informations importantes : par exemple, si une tâche a, à elle seule, réduit les bénéfices, si votre personnel excelle dans son travail ou si vous surestimez vos coûts. Cela vous donnera enfin un meilleur contrôle de vos finances.

Basé sur le nuage et accessible de partout

Un module de comptabilité de projet est accessible dans le nuage et peut être consulté de n’importe où. L’avantage de solutions infonuagiques est que vous pouvez rapidement activer des modules supplémentaires et ajouter des utilisateurs à mesure que votre entreprise croit. Le service comptable de votre entreprise ainsi que vous-même pouvez accéder aux informations essentielles, traiter les factures et suivre les budgets depuis n’importe où grâce à un ordinateur, un téléphone intelligent ou une tablette. C’est d’autant plus important aujourd’hui, que de plus en plus d’entreprises optent pour le télétravail.

Flexible et modulable à tout type de projet

La comptabilité de projet est flexible et s’adapte à tout type de projet : qu’il s’agisse d’une agence gouvernementale, d’une grande entreprise de construction, d’une production cinématographique (où elle est connue sous le nom de comptabilité de production) ou même d’une entreprise Internet, tout le monde peut bénéficier des modules de comptabilité de projet. Elle fait maintenant partie intégrante des services d’organisations de toutes tailles, qu’il s’agisse de jeunes pousses ou d’entreprises en plein essor. En outre, elle s’adapte au déploiement, ce qui vous permet de prendre des décisions cruciales en plein cœur de projet plutôt que d’attendre la fin pour découvrir ce qui a mal tourné. Naturellement, ceci est lié à la visibilité accrue qu’offre la comptabilité de projet ; alors qu’une analyse rétrospective fournit des informations utiles pour l’avenir, la comptabilité de projet permet de réussir les activités en cours.

Augmentez la sécurité de vos données en distribuant les rôles de sécurité

La comptabilité de projet vous permet d’augmenter la sécurité de vos données grâce à la distribution de rôles de sécurité. Vos données sont en sécurité si votre système comptable dispose de mesures de sécurité des données appropriées. Le nuage offre des solutions pour chacune des principales menaces pesant sur la comptabilité de projet et garantit la sécurité de votre entreprise et de vos données comptables. Malgré l’attention portée aux incidents de piratage, il est essentiel de se rappeler que la grande majorité des organisations confient avec succès leurs données comptables et opérationnelles au nuage. Les rôles de sécurité vous permettent de spécifier clairement les tâches que les utilisateurs et les administrateurs peuvent exécuter, autoriser et auxquelles ils peuvent accéder. Pour les procédures plus complexes, vous pouvez également établir des séries d’autorisations personnalisées. En outre, il est possible d’automatiser des activités ou des suites d’actions particulières nécessitant une signature officielle pour aller de l’avant. À moins d’être autorisé, personne ne pourra accéder aux données comptables ou les modifier. C’est un excellent moyen de prévenir les failles de sécurité internes.

Les fonctionnalités de la comptabilité de projet

Dépassement des coûts de facturation

Chaque fois qu’un budget dépasse les prévisions, on parle de dépassement de coûts, car des dépenses supplémentaires n’avaient pas été prévues. Ce terme est utilisé pour décrire les coûts qui dépassent les niveaux prévus en raison d’une sous-estimation du coût réel lors de la phase de budgétisation. Le dépassement des coûts se distingue de l’escalade des coûts, qui est l’augmentation prévue d’un coût projeté en raison de variables telles que l’inflation. Le logiciel de comptabilité de projet vous aide à suivre vos dépenses et à facturer correctement tout dépassement de coût.

Feuilles de temps liées à des projets spécifiques

Les feuilles de temps sont indispensables à la comptabilité de projet. Elles permettent aux entreprises de gérer leur temps et leurs ressources et de garder le cap sur les coûts du projet. Elles peuvent également être utilisées comme outil de gestion pour le suivi des dépenses, la planification des ressources et la prévision des effectifs disponibles pour un projet.

Intégration fluide avec d’autres modules

Les modules de comptabilité de projet sont intéressants pour le suivi des données financières en raison de leur flexibilité en matière de configuration, d’installation et de connexion avec d’autres modules. Vous pouvez ainsi exercer un véritable contrôle sur les dépenses et l’exécution des projets, tout en assurant le suivi des budgets.

Adaptabilité

Votre entreprise continuera d’évoluer et de se développer. Le choix du système comptable ne mettra pas fin à la complexité de votre organisation. Bien au contraire, elle deviendra de plus en plus complexe. Conséquemment, vous aurez besoin d’un système qui puisse évoluer et être modifié pour répondre à vos besoins croissants.

Définissez les tâches

Le travail est plus efficace quand chacun comprend ce qu’il doit faire et quand le faire. Les modules de comptabilité de projet vous aident à définir des tâches claires en fonction des responsabilités des utilisateurs et des objectifs de l’entreprise, sur une base générale ou par projet. Il est possible d’attribuer des taux de facturation spécifiques aux tâches par projet, par fonction ou encore par ressource.

Ajout d’une activité de projet

L’ajout d’activités est simple. Les données sont intégrées et peuvent être utilisées ultérieurement dans des feuilles de calcul et avec des données facturables. La comptabilité par activités permet quant à elle d’identifier les dépenses associées à des activités spécifiques qui composent un projet ou un processus, indépendamment de leur situation dans une structure organisationnelle.

Corriger des opérations déjà facturées

Un module de comptabilité de projet permet de contrepasser, reproduire et corriger une facture incorrecte et déjà transmise à son destinataire.

Créer des règles de facturation

Gérez les procédures de facturation les plus complexes et estimez rapidement les revenus du projet en fonction de caractéristiques précises.

Enregistrez tout changement

Vérifiez qui a saisi ou modifié les détails de toute transaction liée à un projet. Les notes et les documents justificatifs en format électronique seront immédiatement liés aux transactions, simplifiant ainsi toute procédure de vérification.

Comptabilité de projet avec le module Jobs de Microsoft 365 Business Central

Dynamics 365 Business Central Jobs, anciennement connu sous le nom de Dynamics NAV, est conçu pour les organisations fonctionnant par projets qui ont besoin d’une meilleure visibilité financière pour leurs activités. Conservez la trace de vos actifs, des budgets de projets, et plus encore. Grâce aux intégrations Power BI et Excel, vous pouvez obtenir des rapports élaborés. Dynamics 365 Business Central Jobs est également adapté aux entreprises par projet qui ont seulement besoin d’un suivi des fonctionnalités de base.

Les rapports sur la répartition des ressources et le suivi des tâches de Dynamics 365 Business Central Jobs permettent aux gestionnaires d’avoir un aperçu de l’avancement des projets. Avec Business Central, vous pouvez suivre les heures travaillées et les coûts du personnel pour de nombreux projets à la fois, tout en évaluant correctement la rentabilité de ceux-ci grâce au suivi du coût des ressources et du budget. Pour planifier de futures activités, vous pouvez surveiller la capacité des ressources et utiliser les outils de disponibilité des ressources. En outre, le temps travaillé est suivi et approuvé pour toutes les tâches, et vous pouvez créer des mesures personnalisées des tâches avec Power BI.

Gestisoft, votre partenaire pour l’implantation de la comptabilité de projet

Il est de l’intérêt de votre entreprise que ses finances se portent bien. La sécurisation et l’optimisation de votre comptabilité est un impératif pour vous et votre entreprise, et c’est exactement ce que Dynamics 365 Business Central est en mesure de vous apporter.

En revanche, la mise en œuvre d’un module de comptabilité de projet est une tâche qui nécessite de l’expérience. Vous pouvez compter sur Gestisoft pour vous aider à maitriser parfaitement vos opérations comptables, que ce soit pour vous-même ou pour vos clients.

Contactez-nous pour obtenir de l’aide dans la mise en place de votre module de comptabilité de projets.