OCR : Qu’est-ce que la reconnaissance automatique des factures ?

L’utilisation d’un OCR pour la reconnaissance d’une facture est une solution idéale pour la majorité des entreprises, sociétés ou organisations. Néanmoins, à l’instar d’autres outils digitaux, ces logiciels évoquent certaines questions pertinentes. Comment fonctionnent ces programmes dédiés aux professionnels ? Quels sont les avantages et inconvénients liés à la reconnaissance automatique des factures ? Cet article traitera objectivement ces thématiques.

Définition d’un OCR et plus spécialement l’OCR pour les factures

Acronyme des termes « Optical Character Regognition » (Reconnaissance Optique de Caractères), un logiciel OCR permet aux professionnels de convertir numériquement un document constitué de contenus textuels. Cette technologie est alors capable d’analyser et traiter des factures rédigées via un équipement informatique ou manuscrites. En pratique, la numérisation d’un document depuis un appareil adapté sera suffisante pour profiter d’une reconnaissance automatique des factures.

L’utilisation d’un OCR pour la reconnaissance d’une facture offre alors un avantage non-négligeable : l’automatisation de certains processus associés à la compatibilité d’une entreprise, société ou organisation. En tant que professionnel, cette solution peut sembler déroutante et évoquer une question pertinente : comment fonctionne la reconnaissance des factures ?

Comment fonctionne la reconnaissance automatique des factures ?

Si la technologie OCR n’est pas exclusive à la reconnaissance automatique des factures, celle-ci est néanmoins redoutable dans un tel contexte. Ainsi, chaque élément textuel est comparé instantanément depuis une base de données constituée de nombreuses polices de caractères. Les documents manuscrits profitent également de ce processus où la conversion numérique devient un avantage considérable.

Dans un premier temps, la reconnaissance automatique des factures impose une séparation (ou distinction) de chaque élément. Les images, tableaux, lettres et chiffres sont ainsi analysés par l’OCR afin de distinguer ce qui doit l’être.

Suite à ce processus, un OCR convertit les éléments textuels en lignes, mots et enfin en caractères. La courbure des lettres et chiffres est ensuite analysée en fonction d’analyses déjà traitées par le logiciel. Plusieurs hypothèses sont ainsi considérées avant de présenter une numérisation complète du document en question.

Pourquoi utiliser la reconnaissance automatique des factures ?

Des outils pertinents pour la majorité des professionnels

Si l’utilisation d’un OCR pour la reconnaissance d’une facture ne vous est pas familière, une autre question semblera évidente : pourquoi utiliser cette technologie et quels professionnels peuvent profiter de ces logiciels vivement recommandés. Théoriquement, la numérisation automatique de facture peut convenir à toutes les entreprises, sociétés ou organisations. Cependant, cette information sera vérifiée suivant la tenue de la comptabilité. Ainsi, certains profils n’auront que peu d’intérêts quant à l’utilisation d’un OCR :

• Les micro-entrepreneurs et auto-entrepreneurs
• Les professions libérales, commerçants et artisans assurant une gestion autonome de leur comptabilité

L’automatisation peut chambouler les processus des différentes fonctions des organisations, et la comptabilité n’y fait pas exception. En tant que gestionnaire d’entreprise, il est important d’être à l’affût des nouveaux développements technologiques et d’en connaître les possibilités et les impacts sur le déroulement des opérations.

Quels sont les domaines où les OCR sont largement utilisés ?

Le domaine de la santé

Les libéraux du domaine médical et autres établissements (cliniques, hôpitaux publics…) peuvent profiter pleinement de la reconnaissance automatique des factures, mais aussi d’historiques spécifiques. La centralisation de données permet ainsi de suivre efficacement les patients suite à des examens afin de garantir un accès permanent.

Le domaine législatif

Cela ne surprendra aucun internaute : le domaine législatif est caractérisé par de nombreuses démarches administratives impérieuses. Qu’il soit question de testaments, d’actes juridiques ou avis spécifiques, un OCR garantira la reconnaissance d’une facture ou tout autre document numérisé, stocké et centralisé via un serveur dédié.

Le domaine bancaire

Difficile d’évoquer les domaines où les OCR sont largement utilisés sans mentionner les métiers associés aux traitements bancaires, assurances ou valeurs mobilières. En effet, la gestion de chèques devient optimale grâce à un OCR et sa reconnaissance automatique des factures.

Le domaine industriel

Une chaîne d’approvisionnement associée au secteur industriel profite également des fonctionnalités fournies par un OCR. Plusieurs situations renforcent effectivement cette information dont :

• La lecture instantanée d’un code-barre
• La vérification d’un numéro de série
• L’analyse automatique d’une date d’expiration

En d’autres mots, le suivi des produits est optimisé et favorise de meilleurs résultats pour les entreprises, sociétés ou organisations tout en améliorant la satisfaction de la clientèle.

Une reconnaissance automatique des factures idéale pour le secteur de la comptabilité

Évidemment, le secteur de la comptabilité est, sans conteste, le domaine où les OCR sont largement utilisés. La conversion automatique de factures ou d’autres documents constitués de valeurs numériques grâce à la technologique Optical Character Regognition offre des avantages considérables à ces professionnels.

Les avantages et les inconvénients de la reconnaissance automatique des factures

Si les OCR et la reconnaissance de facture jouissent effectivement d’une popularité croissante et légitime, ce phénomène évoque certains avantages et inconvénients notables.

Les avantages des OCR

Les avantages des logiciels dédiés à la reconnaissance d’une facture manuscrite ou « numérique » sont nombreux. En effet, ces solutions permettent de :

• Numériser rapidement un document manuscrit
• Analyser minutieusement des statistiques
• Archiver numériquement vos données
• Identifier et appliquer des solutions permettant d’optimiser les contrôles internes
• Simplifier l’accès aux documents (recherches rapides)
• Comparer instantanément plusieurs documents
• Favoriser un gain de temps souvent considérable
• Éviter les erreurs de saisies manuelles
• Alléger certaines charges (physiques et financières)
• Vérifier d’éventuels informations contradictoires, doublons ou écarts de données
• Valider vos paiements
• Limiter l’utilisation de feuilles et diminuer l’empreinte carbone

Les « points faibles » d’un OCR

À l’instar de chaque solution digitale, les OCR sont également caractérisés par certains inconvénients.

Dans un premier temps, il est impossible d’affirmer qu’aucun problème d’identification ne peut être vérifié lors de l’utilisation d’un OCR. Ainsi, certaines écritures manuscrites seront parfois difficilement identifiées depuis votre logiciel. De même, la qualité du support peut affecter la reconnaissance automatique des factures. Enfin, les situations de surimpression sont d’autres situations problématiques lors de l’utilisation d’un OCR. Néanmoins, celui-ci attribuera une absence d’informations si nécessaires. Une saisie manuelle sera alors requise pour finaliser le traitement du document concerné.

Un autre inconvénient peut être vérifié suivant la nature du logiciel utilisé. En effet, certains OCR imposent une présentation spécifique des documents afin de garantir leur analyse. Quelques modifications seront ainsi nécessaires pour traiter et centraliser automatiquement vos données.

Conclusion

Les OCR et la reconnaissance d’une facture sont de précieux outils pour les professionnels. Si certains inconvénients sont associés à ces logiciels, les nombreux avantages cités dans cet article ne manqueront pas de vous séduire, et ce, peu importe le profil de votre entreprise, société ou organisation. Néanmoins, les OCR ne conviendront pas aux micro-entrepreneurs, artisans et libéraux caractérisés par la gestion de leur comptabilité.

Parmi les différents logiciels proposés sur le web, l’OCR de Microsoft se distingue grâce à certains avantages exclusifs. Initialement intégrée depuis de nombreuses solutions conçues par le géant américain, cette Reconnaissance Optique de Caractères est vivement recommandée par la majorité des experts. Sans surprise, Gestisoft privilégie également cet OCR lors de chaque consultation ou déploiement de logiciels dédiés aux professionnels.

Vous souhaitez digitaliser l’organisation interne de votre entreprise, société ou organisation ? N’hésitez pas à nous contacter depuis notre site web. Experte dans le domaine des CRM et ERP, notre équipe Gestisoft ne manquera pas de répondre à chacune de vos questions afin de définir, ensemble, les meilleures solutions en fonction de votre profil et celui de votre marché.