Le logiciel ERP, un essentiel pour vaincre vos défis comptables!

Le terme « prologiciel de gestion intégré » vous est inconnu ? Vous souhaitez en savoir plus sur les nombreux avantages relatifs à ces programmes devenus essentiels ? Pas de panique, cet article vous présentera des réponses claires et objectives où mon expérience et certaines anecdotes ne manqueront pas de vous surprendre.

Les différences fondamentales entre un logiciel ERP et un CRM

Avant de définir les multiples avantages procurés par un logiciel ERP, il me semblait indispensable d’exposer les différences fondamentales entre ce type de logiciel et les fameux CRM. En effet, lors de ces dernières années, j’ai rencontré de nombreux entrepreneurs souhaitant digitaliser et automatiser leurs activités. Ceux-ci évoquaient souvent l’utilisation d’un ERP ou d’un CRM.

Brièvement, un CRM (Customer Relationship Management) permet avant tout d’appliquer et gérer chaque outil relatif à la présentation de vos services et l’optimisation de votre relation clientèle. Le programme Wordpress est sans doute l’un des exemples les plus populaires.

Les ERP (Entreprise Resource Planning), quant à eux, garantissent la centralisation des données d’une entreprise. Ceux-ci sont constitués de plusieurs modules. SAP ou encore Microsoft Dynamics 365 font partie de cette famille de progiciels de gestion intégré.

Si ces 2 types de logiciels ne peuvent être comparés, leur complémentarité propulse chaque jour les activités de nombreux e-professionnels. Par ailleurs, certains ERP intègrent initialement un module CRM.

Pour en savoir plus, sur la différence entre un logiciel ERP et CRM, lisez notre article !

De nouvelles stratégies imposées par la digitalisation

Cela ne surprendra aucun internaute : chaque année, la digitalisation de l’ensemble des domaines professionnels ne cesse de croître. Si ce phénomène permet aux entrepreneurs d’appliquer des « stratégies 2.0 » redoutables, l’application de solutions informatisées et automatisées impose souvent de nombreuses révisions au sein d’une société. Évidemment, celles-ci engendrent parfois une certaine méfiance, voire de la négligence face à ces nouvelles techniques.

Il n'y a pas de transformation numérique sans un bon ERP !

Laissez moi vous raconter une anecdote qui vous permettra de contextualiser cette information:

Roger, l’un de mes amis d’enfance, dirige depuis plusieurs décennies une entreprise dans le Nord de la France. Constituée de 16 salariés et spécialisée dans le transport de colis pour les particuliers, cette boîte a pourtant rencontré de lourdes difficultés économiques en 2014 où la fermeture définitive était parfois évoquée.

Paradoxalement, cette situation complexe fut provoquée par la négligence de mon ami. Persuadé de l’efficacité relative à une gestion traditionnelle, une profonde informatisation lui semblait dispensable… Et surtout sans intérêt. Seulement, l’évolution de la digitalisation séduisait rapidement une concurrence plus consciencieuse. Progressivement, Roger s’est senti dépassé face à l’efficacité redoutable de modèles adverses.

Un jour, mon ami et moi-même avions lancé une discussion parfois houleuse. Évidemment, le sujet du débat concernait cette fameuse digitalisation, et plus particulièrement l’utilisation d’un logiciel ERP. Si mes arguments lui semblaient inintéressants aux premiers abords, les avantages relatifs à un progiciel de gestion intégré (PGI) n’allaient pas tarder à bouleverser sa « vision de choses ».

Quelques mois plus tard, son entreprise jouissait d’un nouveau système de centralisation des données. Certes, un investissement nécessaire lors d’une période difficile paraissait complexe. Pourtant, la rentabilité de ses activités lui a permis de « remonter à la surface ». Aujourd’hui, Roger a multiplié ses effectifs où les contrats de sous-traitances propulsent son entreprise.

Un logiciel ERP pour centraliser vos données

Si je devais résumer l’utilisation d’un logiciel ERP, j’emploierais inévitablement le terme de « centralisation des ressources » depuis différents modules. Ceux-ci font référence à plusieurs éléments essentiels :

• Les informations concernant les achats réalisés par la clientèle
• L’administration stratégique des ressources humaines
• Les données associées à la fabrication de produits
• La gestion des stocks

Pourquoi utiliser un ERP plutôt qu’un système de gestion traditionnel ? En toute objectivité, je pourrai répondre à cette interrogative en citant de multiples arguments.

Une rentabilité optimale

Un progiciel de gestion intégré permet d’établir une base de données unique. Celle-ci profitera également d’une actualisation en temps réel. En d’autres mots, cette centralisation optimisera les coûts et la rentabilité d’une entreprise. Par ailleurs, la vitesse de traitement des données favorisera aussi ce facteur clé.

Éviter les erreurs

Autrefois, la gestion des données était assurée par un expert. Évidemment, le proverbe « l’erreur est humaine » pouvait s’appliquer. Toutefois, un problème de gestion peut provoquer des situations complexes pour une entreprise. Grâce à un ERP, la centralisation et l’informatisation des données permettent de limiter drastiquement ces risques non négligeables. Par ailleurs, la sauvegarde numérique de ces informations est une solution idéale pour archiver en toute sécurité des données essentielles.

Une analyse globale de vos activités

Enfin, la centralisation d’informations via divers modules permet d’analyser les activités d’une entreprise en globalité. Ainsi, la prise de décision en fonction d’éléments concrets et « fraîchement mis à jour » permet souvent aux entrepreneurs de se distinguer face à une concurrence toujours plus agressive.

Quelles sont les autres fonctionnalités d’un progiciel de gestion intégré ?

La facturation

Outre la gestion économique relative aux achats et vente d’une entreprise, un logiciel ERP offre également des solutions efficaces pour établir et organiser la facturation de produits/services. La présence de fonctionnalités plus ou moins importantes dépendra inévitablement du logiciel sélectionné. Gérer les envois de factures, les délais de paiement et les procédures de rappel et de recouvrement sont tous des processus chronophages qui impliquent un investissement financier important. Pourquoi ne pas choisir l'automatisation de la gestion des factures ?

La gestion des paies

Pourquoi complexifier la gestion des ressources humaines lorsqu’un seul et unique soft peut vous permettre de mieux manager vos effectifs tout en établissant des fiches de paie ? Personnellement, je trouve que cette fonctionnalité n’est pas assez popularisée. Pourtant, son efficacité limite véritablement la complexité de certains éléments administratifs. Mon ami Roger fut particulièrement séduit par cette possibilité liée à chaque système ERP.

L’utilisation de programmes CRM

Un progiciel de gestion intégré peut disposer de programmes CRM. Ainsi, la gestion de campagnes publicitaires, l’administration de contacts ou encore la rédaction de devis sera réalisée directement depuis un système ERP.

Pour conclure

Un logiciel ERP offre de nombreux avantage face à d’autres solutions dites « traditionnelles ». Qu’il soit question de rentabilité, de limitation de risques ou encore d’analyse globale, l’utilisation d’un progiciel de gestion intégré ne manquera pas d’optimiser vos activités professionnelles.

Si vous pensez adopter une solution comptable, tel qu'un ERP, mais n’êtes pas certain de vouloir faire le grand saut, commencez par calculer le retour sur investissement qu’une telle transformation de votre gestion comptable implique pour votre entreprise. Vous vous rendrez bien vite compte que malgré l’investissement important nécessaire à l’implantation d’un logiciel de ce type, votre retour sur cet investissement financier est plus élevé que les coûts de départ sur le moyen et long terme.

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