Les nouveautés de Microsoft Teams pour améliorer l’utilisation des visioconférences

Au cours des derniers mois, le télétravail est à l’honneur (inutile de vous rappeler pourquoi !) et bon nombre d’entreprises utilisent désormais l’application Teams sur une base quotidienne. Rien d’étonnant d’ailleurs puisque cet outil de collaboration s’intègre à merveille à votre espace de travail virtuel en plus d’être sécuritaire, personnalisable et user-friendly.

Qu’est-ce que Microsoft Teams ?

Faisant partie intégrante d’Office 365, Microsoft Teams présente une plateforme adaptée aux téléconférences en mode collaboratif, et facilite la présentation de PowerPoint ou autre document de partage favorisant la circulation de l’information au sein des équipes. Présente dans la suite Microsoft Office et Microsoft Dynamics 365, Microsoft Teams est accessible de partout et en tout temps. Elle présente un avantage majeur sur les autres outils de téléconférence : elle est sécurisée et performante. Fini les arrêts intempestifs au milieu de la réunion qui ralentissent la productivité (et la motivation!) de chacun.

Afin de rester à la pointe de l’innovation, Micrososft Teams propose des nouveautés pour rendre le télétravail efficace et amusant. Microsoft Teams Meeting est un outil de collaboration qui facilite la communication des équipes tout en ajoutant de l’humain dans les vidéoconférences qui sont maintenant devenues la norme dans la gestion des équipes à distance.

Le télétravail permet à chaque membre de l’équipe de travailler de chez soi tout en respectant les consignes sanitaires. Cependant, si chaque employé est seul dans son bureau à la maison, il demeure que le travail collaboratif est un moyen efficace pour créer des équipes agiles.

On ne se le cachera pas : la multiplication des rencontres virtuelles a créé une certaine fatigue pour bon nombre d’employés. Le travail à distance présente de nombreux avantages, mais crée aussi un certain vide dans la communication par le manque d’interaction et d’empathie inhérent au mode virtuel. Les nouveautés de Microsoft Teams permettent de pallier à ces manques en ajoutant des fonctionnalités proches du mode de communication d’une réunion en présentiel.

La fonctionnalité «lever la main»

La fonctionnalité «lever la main» n’est pas vraiment une nouveauté sur la version de Microsoft Teams disponible sur les ordinateurs. Ce qui est nouveau, c’est qu’elle est maintenant disponible sur la version mobile de l’application, et permet de garder la fluidité de la communication avec tous les participants. La prise de paroles et les bonnes pratiques sont facilitées grâce à cet outil disponible sur tous les appareils qui utilisent Microsoft Teams.

Les sondages dans les réunions d’équipe

La préparation de la réunion est primordiale pour la réussite et l’efficacité de celle-ci. Certains points peuvent être débattus en grande assemblée, puis la prise de décision peut se faire sous forme de sondage. La fonctionnalité de sondage sur Microsoft Teams est une nouveauté qui facilite la prise de décision, et qui permet aussi de dynamiser les réunions. Les sondages peuvent être créés en direct pendant la réunion par chaque participant, peu importe la plateforme utilisée.

Les résultats des sondages sont accessibles en direct par les participants. Les organisateurs de la réunion peuvent décider de l’anonymat des réponses ou non. Les questions sont disponibles dans une fenêtre ou dans le chat. Les organisateurs peuvent décider de fermer le sondage à un moment donné, ou de le laisser ouvert même après la réunion si tous les participants n’ont pas répondu. Une fois le sondage rempli, les réponses sont disponibles pendant la réunion et sont présentées en direct aux participants.

Deux nouveaux modes d’affichage : Dynamic View et Large Gallery View

Ces modes d’affichage facilitent du sentiment d’inclusion des participants et participent à l’engagement de l’équipe malgré la distance physique. Dynamic View et Large Gallery View sont deux modes d’affichage qui permettent soit d’avoir une vision centre sur les interlocuteurs principaux de la rencontre, soit d’avoir une vision d’ensemble de tous les participants.

• Dans le premier cas, Dynamic View est le mode d’affichage le plus approprié pour garder la concentration sur la personne qui parle. Avec ce mode d’affichage, les animateurs principaux apparaissent au centre de l’écran.
• Dans le cas de l’affichage avec Large Gallery View, l’affichage donne l’égalité de visibilité à tous les participants. Comme son nom l’indique, il s’agit d’une vision d’ensemble de tous les invités.

Chaque participant peut choisir le mode d’affichage qui contient le mieux à son niveau d’attention et à la nature même de la réunion.

Une capacité de participation plus importante

La nouvelle configuration du travail à distance présente certains avantages comme celui de pouvoir informer un grand nombre de personnes en même temps. Le webinaire est devenu un outil de cohésion, de communication et même de marketing pour bon nombre d’entreprises. Cependant, ce format de présentation demande une plateforme capable de supporter un grand nombre de participants. Microsoft Teams meeting permet de réunir 10 000 participants en même temps.Avec une bonne équipe informatique, une logistique évènementielle rodée et une bande passante suffisante, il est maintenant pos

sible de tenir des évènements à grand déploiement malgré la distance.

Le mode «Together» et ses nouveaux fonds d’écrans

La fréquence des rencontres virtuelles peut rapidement devenir lassante pour plusieurs participants. C’est pourquoi l’une des principales nouveautés de Microsoft Team Meeting est l’apparition de fonds d’écran ludiques et créatifs.

Grâce à l’intelligence artificielle, Microsoft Teams Meeting détoure les participants et insère leur image vidéo dans le décor de leur choix. Il permet de recréer virtuellement une assemblée collective. À l’écran, chaque collaborateur se retrouve dans le même espace. Cette salle de réunion virtuelle a pour avantage de réunir tous les participants afin de faciliter la cohésion d’équipe et la concentration en évitant les distractions d’arrière-plan. Elle remplace la traditionnelle mosaïque, et les collaborateurs peuvent se voir dans un espace commun de leur choix : bibliothèque, café, amphithéâtre, etc.

Des réactions en live et avec des emojis pour rendre les réunions plus engageantes

Une des problématiques majeures à la tenue de réunions virtuelles est la passivité des participants. Chacun est devant son écran sans pouvoir interagir de façon fluide avec le groupe. Microsoft Teams meeting propose maintenant des réactions sous la forme d’émoticônes pour que chaque participant puisse partager avec le groupe ses réactions en temps réel. Il est plus facile d’exprimer sa surprise avec une émotionne qui a la bouche grande ouverte, d’afficher un cœur pour dire qu’on aime ce qui vient de se passer ou encore de manifester son contentement en applaudissant des deux mains.

Les émoticônes ne sont pas un gadget dans un logiciel de réunion : elles permettent de remplacer les microréactions qu’on pourrait avoir dans une salle de réunion.

Les sous-titres en direct et les retranscriptions

Disponible seulement en anglais pour le moment, mais très prochainement dans plusieurs autres langues, la retranscription et les sous-titres en live permettent de lire ce qui se dit en temps réel. Avantage non négligeable : la retranscription complète est disponible à l’issue de la rencontre.

Tableau blanc Microsoft Teams disponible

Les outils de collaboration visuelle peuvent rendre les réunions et les environnements d'enseignement plus efficaces et inclusifs. Le tableau blanc dans Teams sera bientôt mis à jour avec de nouvelles fonctionnalités, notamment des temps de chargement plus rapides, des notes autocollantes, du texte et des capacités de glisser-déposer. Ces fonctionnalités permettent aux membres de l'équipe qui n'ont pas accès à un écran tactile ou à Surface Hub de participer à des sessions de tableau blanc pendant les réunions Teams.

D’autres fonctionnalités qui améliorent les vidéoconférences

Par souci de détail, Microsoft Teams a ajouté d’autres nouveautés facilitant la tenue des réunions virtuelles. Ces améliorations contribuent encore une fois à la fluidité de la communication.

• L’application Projet Opérations de Dynamics 365: toujours dans un souci de fluidité et d’efficacité, Microsoft Teams est intégrée à Project Opérations de Dynamics 365. L’outil de communication et l’outil de gestion de projet sont réunis pour pouvoir rendre la collaboration d’équipe plus efficiente.
• Des appels Skype depuis l’application mobile: Skype et Microsoft Teams sont maintenant reliés. Il est possible de recevoir vos appels Skype qu’ils soient audio ou vidéo directement dans votre application mobile Microsoft. Ce pont entre les deux applications rend vos communications professionnelles plus fuites et vous fait gagner un temps précieux.
• Plus de concentration après la réunion : lorsque vous êtes en réunion, vous ne souhaitez pas être dérangé. Mais par la suite, il faut aussi éviter les distractions inutiles. C’est pourquoi Microsoft Teams a supprimé les évaluations d’appel après votre réunion, pour vous permettre de replonger dans votre travail avec plus de concentration.

N’attendez plus et intégrer Teams à Microsoft Dynamics 365 !

Intégrer Teams à Microsoft Dynamics 365 n’est pas seulement un gage d’efficacité pour votre travail. Les nouveautés offertes dans Microsoft Teams meeting facilite grandement la participation, la collaboration et l’entraide au sein des équipes. Les employés sont réunis dans un même espace virtuel, les réunions sont plus efficaces, l’interaction est facilitée. Tout est pensé pour réduire la perte de temps, la fatigue reliée au travail virtuel, la distance physique entre les collaborateurs.

Pour en savoir plus sur les avantages d’associer Teams à Dynamics 365, contactez nos spécialistes en CRM et ERP afin de maximiser vos temps de réunion et rendre vos rencontres d’équipes fluides et agréables.