Comment un ERP peut-il améliorer votre gestion financière ?

Vous avez sûrement déjà entendu parler des logiciels de planification des ressources de l’entreprise (ERP). Cet excellent logiciel de gestion des processus d’entreprise permet de tirer parti d’un système de multiples applications intégrées afin de gérer l’entreprise tout en automatisant plusieurs fonctions de back-office associées à la technologie, aux services et à la gestion du personnel.

L’ERP, une solution globale pour votre gestion financière

Les renseignements disponibles grâce à un système ERP offrent une meilleure visibilité des nombreux indicateurs clés de performance (KPI) nécessaires pour atteindre les objectifs de l’entreprise. Les applications logicielles ERP permettent de gérer la planification des produits, les commandes, l’achat de pièces, l’interaction avec les fournisseurs, le maintien et le suivi des stocks, la qualité du service à la clientèle ainsi que le suivi des commandes.

Le terme "logiciel ERP" évoque généralement la production, les stocks, la gestion des commandes et la qualité. Cependant, les systèmes ERP sont tout aussi efficaces en matière de gestion financière. Avec la conciliation bancaire, la gestion des impôts, la gestion des capitaux, des comptes clients et des achats, etc., un système ERP contribue grandement à la gestion des résultats d’une entreprise.

Une solution de gestion financière ERP est un logiciel qui recueille des données financières et produit des rapports, tels que les grands livres, les données de bilan, le compte de profits et pertes, les bilans globaux et les états financiers trimestriels.

Outre les fonctionnalités standard du grand livre, des comptes clients et des comptes fournisseurs, les systèmes ERP modernes comprennent des fonctions de rédaction de rapports financiers performantes, très appréciées. Plus encore, on peut intégrer le module de gestion financière des logiciels ERP à d’autres applications, telles que la gestion des stocks, les achats, la gestion d’entrepôt, le traitement des commandes, la gestion de la relation client, la fabrication et la planification, la veille économique et le commerce électronique. Une telle fonctionnalité est idéale : elle élimine la double saisie de données dans plusieurs logiciels et rationalise la gestion financière et les opérations comptables de l’entreprise.

Avantages de l’ERP sur la gestion financière

Après avoir travaillé avec plusieurs clients sur des implémentations ERP, nous avons constaté les principaux avantages suivants pour les entreprises qui utilisent la gestion financière dans une suite ERP.

Avantage #1 de la gestion financière avec l'ERP : Gestion améliorée des actifs

Grâce aux logiciels ERP, les entreprises ont une meilleure compréhension et une meilleure visibilité sur la gestion des actifs. Celles-ci peuvent détenir différents types d’actifs, tels que des machines, des bâtiments, des équipements électroniques et du mobilier de bureau, entre autres.

Pour une entreprise qui envisage la quantité et la valeur des achats, ainsi que toute autre information pertinente, le suivi et les rapports personnalisés des actifs sont précieux. En utilisant un logiciel ERP, les organisations peuvent mieux rendre compte de leurs actifs et réduire les risques de perte. En effet, elles disposent désormais de méthodes d’inventaire plus efficaces et plus rapides, qui contribuent à éliminer les couts cachés et les inefficacités. Nous pensons qu’une visibilité accrue et un meilleur contrôle des actifs, comme les équipements, permettent d’éviter le gaspillage de fonds dans des dépenses d’investissement inutiles pour des ressources qu’elles possèdent déjà et qui peuvent être simplement réaffectées.

Un logiciel ERP permet de :

• Bénéficier de rapports exhaustifs relatifs à l’évaluation et à la répartition des actifs;
• Gérer et suivre facilement les différents actifs de l’entreprise, y compris les éléments amortissables et non amortissables (comme les terrains);
• Mieux surveiller les ressources afin de minimiser les risques de vol.

Et ce n’est pas tout : en identifiant les biens de l’entreprise ayant atteint leur limite d’utilisation, et en repérant les stocks à usage limité, les entreprises réalisent des économies immédiates.

Avantage #2 de la gestion financière avec l'ERP : Rapports financiers

Un logiciel ERP est une solution de compte rendu financier puissante et efficace, qui permet de prendre des décisions plus judicieuses et efficaces. Les solutions de communication financière ERP rationalisent chaque étape du processus de compte rendu financier et offrent des rapports de gestion et financiers significatifs, complets, actuels et hautement personnalisables. Les données et les analyses se transforment en solutions, en informations exploitables et en succès pour votre entreprise.

Les ERP offrent une visibilité instantanée sur des données telles que la comptabilité, les rapports financiers, la budgétisation, les ventes, la facturation et la gestion des commandes ; toutes ces données peuvent être utilisées par la direction afin de prendre les meilleures décisions.

Bien que les progiciels de gestion comptable et financière autonomes fournissent des rapports financiers de base, tels que les comptes de résultat, le tableau des flux de trésorerie et les bilans, les ERP offrent des types de rapports beaucoup plus variés, permettant une meilleure visibilité des données financières.

Grâce à ces fonctionnalités exceptionnelles, les gestionnaires n’ont plus à faire de mauvaises prévisions sur leur activité, donnant ainsi à l’entreprise une longueur d’avance sur ses concurrents.

Avantage #3 de la gestion financière avec l'ERP : Gestion des écarts

La gestion des écarts est une facette importante de la gestion financière. Les logiciels ERP peuvent également aider le service comptable d’une entreprise en contribuant à l’établissement de normes. En prenant le cout de production et toutes les dépenses de fabrication connexes et en fournissant une base de référence claire, les entreprises peuvent plus facilement examiner et ajuster les dépenses engagées pour un projet afin de répondre aux attentes.

Le calcul des couts de revient couvre le cout de la main-d’œuvre et des matériaux directs, ainsi que les frais généraux de production.

Notez que si un écart entre le cout réel et le cout standard apparait, les entreprises disposent d’outils différents pour analyser cet écart et comprendre comment le cout réel diffère du cout standard. Si le cout standard est inférieur au cout réel, l’écart est défavorable, signifiant que le profit sera inférieur à celui prévu.

Avec un ERP, une entreprise peut identifier et corriger rapidement tout écart de cout par rapport au budget alloué. Elle peut rapidement évaluer la cause exacte de l’écart de cout et y remédier rapidement avant qu’il ne commence à diminuer les profits. À l’inverse, si les couts sont inférieurs aux prévisions, l’entreprise peut établir de nouvelles normes et les conditions favorables peuvent être facilement préservées.

Une solution ERP permet de revoir divers couts sur une période donnée ou en fonction d’une classification particulière. Ceci permet également à l’entreprise de référencer plusieurs bilans de dépenses et de créer des tableaux de couts afin de faciliter l’examen et l’analyse de leur répartition. Les décisions d’affaires sont ainsi mieux informées.

Avantage #4 de la gestion financière avec l'ERP : Budgétisation rationalisée

La plupart des chefs d’entreprise savent et comprennent que la budgétisation est une partie importante des opérations. Les informations financières et les chiffres de vente d’une entreprise se trouvent dans son système ERP. Une entreprise peut utiliser ces informations pour déduire facilement les dépenses et les revenus prévus. Bien entendu, les données financières antérieures se trouvent également dans le système, de sorte que le service financier dispose de toutes les données nécessaires pour entamer le processus de budgétisation.

Avantage #5 de la gestion financière avec l'ERP : Conformité

La conformité financière et fiscale est indispensable pour toutes les entreprises et un élément essentiel de la plupart des systèmes ERP. Il convient de mentionner que le non-respect des exigences appropriées peut avoir des effets catastrophiques sur l’entreprise. Il n’est pas agréable de voir l’ARC regarder par-dessus son épaule et menacer l’existence de l’entreprise. Bien que personne ne veuille truquer les chiffres ou faire des économies lorsqu’il s’agit de finances, il arrive que les entreprises n’aient pas accès à toutes les informations dont elles ont besoin.

C’est là où les logiciels ERP interviennent pour sauver la situation. Une solution ERP garantit que les entreprises disposent de capacités de suivi avec des pistes d’audit, de sorte qu’elles ne se retrouvent jamais dans une mauvaise posture. Vous pouvez vous fier aux chiffres et avoir la certitude que le fisc ne trouvera aucune anomalie.

La conformité financière exige que les entreprises respectent toutes les règles et règlementations établies par les organismes de règlementation, et une solution ERP leur permet d’y parvenir.

Avantage #6 de la gestion financière avec l'ERP : Automatisation

L’automatisation contribue grandement à la productivité. Un système automatisé et fiable, avec des données consolidées, permet de disposer de liquidités beaucoup plus rapidement pour faire face aux dépenses nécessaires. Un bon système ERP permettra d’automatiser à la fois les encaissements et les paiements en espèces grâce à l’utilisation du retrait électronique et des versements automatiques.

Automatiser votre facturation est un réel avantage pour votre entreprise !

Par ailleurs, en liant le logiciel ERP et la comptabilité, il est plus facile et plus rapide d’automatiser les flux de travail entre ces deux systèmes. Les tâches comptables et financières peuvent être complètement automatisées grâce à l’utilisation de l’ERP pour ces besoins. À titre d’exemple, une entreprise peut rationaliser la gestion des comptes fournisseurs et des comptes clients ainsi que la gestion de la trésorerie. L’automatisation permettra également aux entreprises de suivre plus rapidement leurs transactions financières.

Avantage #7 de la gestion financière avec l'ERP : Audits

Dans bien des cas, les entreprises doivent se soumettre à un audit externe fréquent. Les progiciels de gestion financière intégrés aux logiciels ERP sont en mesure d’aider l’entreprise à mieux se préparer à l’audit.  La solution peut également prévoir des éléments tels que l’e-discovery. Lorsqu’il y a une question juridique ou une enquête externe sur les finances de l’entreprise, un système logiciel ERP simplifie la transparence de l’entreprise et permet de résoudre les problèmes soulevés.

Avec Gestisoft, vous avez une solution ERP pour votre gestion financière

L’utilisation de classeurs et de feuilles de calcul plutôt que d’un système ERP pour la gestion financière peut devenir une source de problèmes sur le long terme. Les petites erreurs de codage et les erreurs de base de données risquent de se multiplier. Les systèmes ERP permettent une visibilité accrue et instantanée des données pour la budgétisation, la comptabilité et les rapports financiers. Les fonctions ERP simplifient la vie du service financier, lui permettant de rester performant et d’améliorer le rendement des activités quotidiennes.

Par exemple, avec notre solution GoFinances, vous avez une solution «clé en main» dont vous avez besoin pour un système ERP adapté à votre entreprise. Toutes vos équipes de vente, de services, de projets et d'opérations bénéficieront d’être rassemblées autour de Microsoft Dynamics 365 Business Central. Vos procédés en seront ainsi optimisés ce qui finira par améliorer l'efficacité de tous les départements.

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