Comment préparer votre entreprise à la migration vers Dynamics 365? Un guide essentiel

La migration de vos données est essentielle à un CRM ou un ERP bien maintenu. Vous aurez besoin de constamment améliorer votre solution afin de garder le rythme avec les nouveaux logiciels et les nouvelles fonctions si vous voulez retirer tous les bénéfices de ces logiciels. Alors la migration de vos données est une partie importante de votre parcours avec votre nouvelle et améliorée solution CRM ou ERP. C’est inévitable.

Cependant, cela peut être un processus difficile et assez stressant si vous n’êtes pas suffisamment préparé parce que, eh bien, les données sont essentielles. Mais soyez sans crainte, nous vous avons rédigé un guide sur la migration de données d'un système d'information à l'autre et la démarche complète qui vous aidera à vous préparer vous et votre équipe à la migration imminente de vos données.

Et puisque c’est un procédé complexe, nous vous recommandons d’être accompagné par une équipe d’experts.

Étape 1 c’est avant tout une question de préparation

Comme le titre le dit, la migration à partir de n’importe quel CRM ou ERP vers Dynamics 365 demande beaucoup de préparation. Et même si cela vous semble être une tâche facile, migrer des données à partir d’un CRM à un autre est un processus long et parfois dispendieux.

Alors le mieux que vous pouvez faire pour votre organisation est de l’aider à s’y préparer. Cela permettra de rendre le processus plus facile pour tout le monde, spécialement si votre compagnie a dû déjà traverser un processus similaire de migration il y a quelques années.

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Nous savons tous que cela peut sembler un peu intense de demander une migration fréquente, mais nous savons aussi très bien comment votre compagnie pourrait avoir des problèmes de sécurité ou perdre de précieuses fonctions et manquer le bateau si elle attend trop longtemps. Alors la préparation parfaite est de répondre à toutes les questions que votre équipe pourrait avoir et le plus important est d’offrir une preuve solide des nombreux avantages de choisir la migration.

À part la préparation avec votre équipe, il y a un nombre de choses que vous pouvez faire avec votre revendeur Dynamics et son équipe qui préparera tout le monde au niveau technique pour la grande migration.

Étape 2 de la migration de données d'un système d'information à l'autre, la démarche complète : Choisir la nouvelle plateforme et ses fonctions

Évidemment, vous devez choisir les nouvelles fonctions de votre Dynamics 365. Dépendamment de vos besoins, de vos buts et des demandes, vous aurez plusieurs options qui s’offrent à vous. Dans un plan CRM ou ERP, ou les deux, il y a beaucoup à évaluer. C’est pourquoi vous aurez besoin de clarifier vos ambitions et problèmes dans votre compagnie. Faites une évaluation complète de toutes les options et vous devriez être en mesure de trouver la parfaite solution en un instant.

Étape 3 de la migration de données d'un système d'information à l'autre, la démarche complète : Préparer les utilisateurs

C’est un bon morceau ici. Comme préparer votre équipe de direction à la migration, c’est important de préparer aussi les utilisateurs de la nouvelle plateforme. Parce que leur capacité et leur volonté à adopter le nouveau CRM ou ERP pourra tout changer.

Alors une fois que la nouvelle plateforme sera choisie, vous aurez besoin de les impliquer, les informer, les former et les avertir de tout ce qui s’en vient dans les prochains mois, à quoi s’attendre et comment ils travailleront avec la nouvelle plateforme.

Étape 4 de la migration de données d'un système d'information à l'autre, la démarche complète : Faire le ménage et organiser

Alors, il va sans dire que la chose la plus importante dans la migration ce sont les données. Vous ne voulez pas les perdre, les endommager et encore moins les corrompre.

Alors avec votre revendeur Dynamics, vous aurez à apprendre la structure de votre base de données et définir ce qui est essentiel, ce qui est important et ce qui peut être nettoyé. C’est aussi l’occasion de créer certaines règles à propos de la gestion des données avec votre équipe. Alors vous pouvez organiser vos données d’une façon qui a du sens pour tout le monde.

Étape 5 de la migration de données d'un système d'information à l'autre, la démarche complète : Identifier et cartographier vos données

Une partie du dernier point est aussi de bien connaître vos données. Alors pour créer une migration de données sans stress et réussie, il faut savoir identifier les modules que vous voulez dans votre nouveau CRM. C’est aussi important d’analyser comment votre nouveau CRM ou ERP fonctionne avec les données. Cartographier vos données dans votre ancienne solution, cela vous aidera à trouver son chemin vers les nouvelles fonctions et les modules personnalisés de votre nouvelle solution.

Étape 6 de la migration de données d'un système d'information à l'autre, la démarche complète : Mettre en place un nouveau CRM

Beaucoup de gens croit que de mettre en place la migration de données et la personnalisation du système sont deux choses complètement différentes exécutées par deux équipes différentes à des moments différents. Mais dans un monde idéal, on retrouverait la même équipe à la tâche qui travaillerait au même moment sur les deux éléments parce qu’ils sont inextricablement connectés. C’est inévitable : le système a besoin d’être personnalisé avec, en tête, le lieu de destination des importantes données traditionnelles.

Étape 7 de la migration de données d'un système d'information à l'autre, la démarche complète : Tester, tester, tester

C’est si important de tester votre migration de données avant le grand jour, parce que si on a besoin de le répéter, ce sont des informations essentielles à votre compagnie et sans elles, vous ne pouvez fonctionner. Alors, si quelque chose de complètement inattendu devait vous arriver, il serait préférable de le faire dans un environnement contrôler où vous pouvez résoudre les problèmes, vérifier doublement que tout est présent et vous assurer avec votre équipe que le résultat est celui escompté.

Profitez des essais gratuits et choisissez un échantillon de données assez substantiel pour tester votre migration.

Étape 8 de la migration de données d'un système d'information à l'autre, la démarche complète : Planifier la grande migration

Après toute cette préparation minutieuse, vous et votre équipe devriez être prêts à faire le grand saut. Maintenant que tout le monde sait à quoi s’attendre, que vous avez résolu les problèmes, il est temps de choisir une date pour effectuer la migration complète des données.

Comme vous pouvez voir, la migration de données d'un système d'information à l'autre et la démarche complète peuvent être assez exigeantes et si vous voulez bien préparer votre équipe, il faut d’abord bien se préparer soi-même. Que ce soit pour choisir une plateforme ou comprendre la carte de vos données, toute cette préparation revient donc à comprendre votre compagnie et sa réalité. C’est pourquoi Gestisoft passe autant de temps avec vous et votre équipe pour non seulement résoudre les problèmes techniques, mais aussi pour vraiment créer un logiciel qui fonctionne bien avec votre entreprise. Parce que c’est un gros investissement et aussi parce que les logiciels CRM et ERP peuvent être la clé de votre future.