Pourquoi choisir l'automatisation de la comptabilité ?

Toute nouvelle technologie disponible sur le marché amène son lot de changements et de défis à relever au sein d’une entreprise. L’automatisation en une qui chamboule les processus des différentes fonctions des organisations, et la comptabilité n’y fait pas exception. En tant que gestionnaire d’entreprise, il est important d’être à l’affût des nouveaux développements technologiques et d’en connaître les possibilités et les impacts sur le déroulement des opérations.

Mais comment l’automatisation et l’Intelligence artificielle (IA) s’insèrent-elles dans les processus d’une entreprise? Les avantages d’un changement de cette envergure valent-ils le coup d’une implantation qui peut parfois s’avérer coûteuse? Et surtout, devons-nous remettre en question la pertinence du métier de comptable avec l’avènement de cette nouvelle technologie?

Qu'est-ce que l'automatisation de la comptabilité?

L’automatisation en soi est une démarche qui consiste à limiter les recours à des processus manuels lors du déroulement normal des activités d’une entreprise. Et c’est exactement ce qu’elle fait dans le contexte de la comptabilité.

Toute entreprise, du particulier en affaires à la multinationale, se doit de tenir une comptabilité précise et en tout point conforme aux exigences légales. Vous êtes donc de facto concerné par l’automatisation de la comptabilité dès que vous êtes en affaires et pourriez en bénéficier.

Mais concrètement, qu’est-ce que l’automatisation et l’IA peuvent prendre en charge pour mieux soutenir nos processus d’affaires? Bon nombre d’activités, semble-t-il, des activités liées aux achats aux fournisseurs à la gestion du budget.

1. Automatisation des processus d'achats auprès des fournisseurs

Plusieurs activités doivent faire l’objet d’un archivage rigoureux et de suivis fréquents en matière d’achat de biens ou services auprès des fournisseurs avec qui vous faites affaire. L’automatisation peut effectuer plusieurs de ses actions tout en en assurant le suivi et l’archivage.

• Générer les bons de commande en fonction des stocks et des achats client
• Enregistrer la réception des produits commandés et ajuster les stocks en conséquence
• Transformer les bons de commande en facture d’achat
• Intégrer automatiquement les factures et les données qui y sont associées au logiciel comptable
• Gérer les taxes payées

2. Automatisation des processus de ventes

Votre équipe de vente doit également gérer quelques activités liées à la comptabilité. Les exigences et le besoin d’un suivi rigoureux nécessitent que votre équipe soit efficace pour mieux consacrer son temps à ses clients. L’automatisation de la comptabilité peut servir à :

• Créer des devis et des soumissions
• Transformer un devis ou une soumission en un bon de commande
• Transformer un bon de commande en une facture client
• Voir rapidement les factures échues
• Intégrer automatiquement les factures et les données qui y sont associées au logiciel comptable
• Assurer la conformité légale de la numérisation des factures
• Gérer les taxes perçues

3. Automatisation de la gestion de la paie

La gestion de la paie est une activité dont on ne peut se détourner qui est récurrente. Utilisant souvent les mêmes paramètres sur une période plus ou moins longues, selon le départ ou l’arrivée de nouveaux employés ou bien un ajustement sur les retenues, elle est plus que pertinente à automatiser. L’automatisation peut notamment servir à :

• Enregistrer les détails du traitement de la paie dans le bon registre comptable
• Calculer le salaire brut
• Calculer les retenues à la source
• Calculer le salaire net à payer au travailleur
• Mettre à jour les montants liés au salaire payé et aux retenues à la source

4. Automatisation de la gestion financière et budgétaire

Que vous ayez un seul type de budget ou que vous ayez adopté le modèle des trois budgets (fonctionnement, amélioration et projets), l’automatisation de la comptabilité peut appuyer vos activités financières de plusieurs façons :

• Intégrer automatiquement les transactions bancaires aux registres associés au type de dépenses ou de revenus
• Assurer le suivi de la trésorerie en temps réel

Quels sont les avantages de l’automatisation de la comptabilité ?

Bien évidemment, il existe plusieurs raisons pour lesquelles les entreprises hésitent à utiliser un tel progiciel de gestion intégré (PGI), ou Enterprise Resource Planning (ERP) en anglais, pour gérer l’ensemble des processus de leur fonction comptable et financière. Notons particulièrement les risques potentiels reliés à la sécurité les bénéfices qui restent à être démontrés à même l’entreprise. Les coûts reliés à une telle intégration est également une barrière pour les gestionnaires. Il est donc pertinent de se pencher sur la question des avantages pour mieux connaître les tenants et aboutissants qu’implique l’automatisation de la gestion comptable et financière.

Avantage de l'automatisation #1: Limiter les erreurs

Comme le proverbe indien le dit si bien, « Nul n’est parfait ici-bas; le soleil lui-même a ses taches. » Tout humain est susceptible de commettre une erreur, et tout processus comporte ses propres failles. L’automatisation des tâches permet d’éliminer le risque relié aux multiples saisies et aux doublons créés par la gestion manuelle. Elle assure ainsi la qualité et l’intégrité des données présentées dans les différents rapports personnalisés présentés aux décideurs.

Avantage de l'automatisation #2: Gagner du temps

Et on le dit assez souvent, le temps, c’est de l’argent. Mais c’est également un excellent moyen de motiver les équipes. Éviter de leur confier des tâches répétitives et plutôt leur assigner un rôle de conseil ou d’exécution directe est plus intéressant et leur permet de s’occuper des choses importantes qui ne peuvent être gérées par l’IA ou l’automatisation. Cette modification de la priorité des activités de vos collègues amène une valeur ajoutée à votre entreprise, qui peut ainsi bénéficier des connaissances et compétences de ses employés plus fréquemment.

Avantage de l'automatisation #3: Centraliser les informations

Une fois les multiples saisies dans plusieurs bases de données éliminées par l’automatisation de l’intégration des données et de la gestion du stockage, vous avez donc un accès direct à une vue d’ensemble précise et complète. La production de rapports personnalisés et ajustés à la situation et à aux besoins du moment de l’utilisateur appuie la prise de décision en traitant les données pour en générer des informations pertinentes et justes.

Avantage de l'automatisation #4: Améliorer la collaboration

La communication entre les différents intervenants et équipe est cruciale pour assurer l’efficacité et l’efficience d’une entreprise. L’automatisation et l’adoption d’un ERP permet d’améliorer la collaboration en proposant plusieurs façons d’interagir entre personnes individuelles et équipes. Travailler en silo n’est jamais profitable, et profiter d’une fluidité des échanges est bénéfique pour toute gestion d’entreprise. De plus, il est également possible pour tout utilisateur d’effectuer un suivi des comptes auxquels il est assigné en temps réel, ce qui limite grandement les allers-retours entre les collègues pouvant mener à une grande perte de temps. Le progiciel permet également d’attribuer à chacun un profil d’accès qui répond non seulement à ses besoins mais permet en plus d’assurer la sécurité des données. En prime, il est possible d’utiliser une application mobile qui suivra l’utilisateur partout où il ira.

Avantage de l'automatisation #5: Optimiser les processus d’affaires

Les processus d’affaires, ou chaînes de valeurs, se doivent de répondre aux exigences et besoins des utilisateurs. En ce sens, l’automatisation et l’adoption d’un ERP ouvre la porte à l’amélioration de l’efficacité des processus. L’automatisation peut gérer les paiements, assurant ainsi d’effectuer les paiements en temps et selon la réglementation en vigueur. Une meilleure visibilité auprès des fournisseurs grâce aux factures électroniques et aux paiements rapides garantit une meilleure gestion des finances et, de surcroît, une meilleure gestion du budget de fonctionnement.

Avantage de l'automatisation #6: Réduire les coûts

C’est le plus convaincant des avantages, sinon qu’il est alimenté par tous les avantages mentionnés précédemment. Quand les processus sont optimisés, que la collaboration entre les équipes est efficace, que la conformité légale est assurée et que les erreurs sont prises en charge rapidement, il en va de soi que les coûts des opérations baissent de façon considérable. La fonction comptable s’en voit donc accélérée et optimisée, réduisant ainsi les frais administratifs associés à l’ancienne gestion manuelle de ces activités.

Microsoft Dynamics 365 Business Central pour l'automatisation de la comptabilité

Microsoft Dynamics 365 Business Central est un ERP redoutablement efficace pour gérer la comptabilité d’une entreprise. Plusieurs modules constituent ce programme. Ceux-ci vous permettront de :

• Gérer et suivre vos données financières
• Optimiser un service clientèle
• Organiser stratégiquement une chaîne d’approvisionnement, un entrepôt et les ressources humaines

Pour vous aider à choisir, nous avons rédigé un article : Quel est le meilleur logiciel comptable ? N'hésitez pas à le lire pour faire votre choix !

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Rassurez vos comptables en optant pour l'automatisation de la comptabilité !

À l’ère de la transformation numérique, il faut s’attendre à ce que les professions évoluent vers des modèles différents que ce à quoi nous sommes habitués. Toutefois, un ERP qui permet d’automatiser les processus et d’intégrer l’IA à une entreprise n’est aucunement synonyme de la fin de la profession de comptable.

Au contraire, les comptables auront maintenant l’opportunité d’ajouter de nouvelles cordes à leurs arcs afin de prendre de meilleures décisions grâce au temps libéré et aux rapports personnalisés. Ils pourront ainsi se concentrer sur l’analyse et prodiguer de précieux conseils. Le temps des comptables n’est pas révolu! Il évolue, et c’est bien comme ça. Le comptable reste un atout crucial pour toute entreprise avisée et soucieuse de la qualité de sa gestion financière.

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