10 astuces pour une réunion annuelle virtuelle réussie - Ordres professionnels

La réunion virtuelle est un terme que nous connaissons tous, grâce à la pandémie qui l'a rendue nécessaire.

Une réunion virtuelle se tient sur Internet à l'aide d'un logiciel de réunion virtuelle et du matériel nécessaire, comme des haut-parleurs, des micros et un ordinateur.  Dans la plupart des cas, les applications de réunion virtuelle peuvent également être utilisées à partir d'un téléphone intelligent ou d'une application web.

Ainsi, les réunions virtuelles permettent à toute personne disposant d'une connexion Internet stable et d'un accès à une application de réunion virtuelle de se connecter à tout moment avec des interlocuteurs similaires, où qu'ils se trouvent dans le monde. En outre, de nombreuses applications de réunion virtuelle offrent également des fonctionnalités supplémentaires telles que le partage d'écran, les présentations, etc. qui les rendent pratiquement identiques à toute réunion que vous tiendriez dans une salle de conférence classique.

Ainsi, à l'exception du contact physique réel, vous pouvez accomplir tout ce que vous feriez dans une véritable conférence, comme partager vos idées, communiquer vos plans, discuter des problèmes, faire du remue-méninge, et plus encore, tout cela grâce à Internet et au logiciel approprié.

En quoi consiste une stratégie de réunion virtuelle pour les Ordres professionnels ?

Il existe de nombreux types de réunions pouvant avoir lieu dans une organisation. Par exemple, on peut se réunir pour un contrôle occasionnel des employés, des appels quotidiens, des réunions de planification de projets, etc.

Une réunion réglementaire est un type particulier de réunion où les participants se rencontrent pour discuter de divers sujets ou questions et parvenir à un consensus sur ces thèmes. Les résultats des réunions réglementaires sont déterminants pour l'aspect opérationnel de tout projet ou produit. C'est également lors des réunions réglementaires que sont prises les décisions concernant l'approbation ou la validation de votre produit.

Il est donc important de bien se préparer avant ce type de réunion. Voici quelques conseils pour vous y aider.

10 astuces pour une réunion annuelle virtuelle réussie

Ayez un programme clair et engageant pour votre réunion virtuelle

Un ordre du jour bien défini permettra d'orienter la réunion dans une direction favorable et d'obtenir une réponse positive de la part des équipes de révision dans le cas d'une réunion réglementaire. Vous devez bien connaître les principaux sujets de discussion et être prêt à fournir tous les détails pertinents.

Comme les réunions virtuelles offrent moins de place à la communication non verbale, vous devez être équipé d'infographies pertinentes, de documents bien conçus et de présentations détaillées pour vous aider à communiquer vos idées.

Notez les questions les plus courantes et leurs réponses à l'avance. Vous devrez faire des recherches sur les sujets à aborder et vous assurer de disposer des bonnes réponses.

Définissez clairement la logistique de la réunion, notamment le nombre de participants, l'heure de la réunion, le nombre de questions à débattre et tous les autres détails. Pensez à communiquer votre plan aux participants bien avant l'heure de la réunion.

Choisissez soigneusement les intervenants

Les réunions réglementaires sont des réunions officielles ; vous ne devez donc jamais négliger de maintenir un environnement professionnel, même si la réunion se déroule virtuellement. Choisissez donc toujours vos intervenants avec soin et familiarisez-les avec l'ordre du jour et l'étiquette de la réunion bien avant la réunion en question.

Vous devez également transmettre des informations précises et vous assurer que vos interlocuteurs sont au courant des éléments abordés.

Organisez des séances de répétition et assurez-vous que vos intervenants sont bien préparés. Le modérateur doit s'assurer que seuls les participants autorisés pourront prendre la parole pendant la réunion et qu'ils connaissent le règlement de la réunion. Pour ce faire, il peut établir des règles de réunion telles que l'attribution du temps de parole, la mise en sourdine du micro de l'auditeur afin d'éviter les interruptions et le lever de main pour demander la parole.

Les éléments de surprise

Si les réunions réglementaires sont effectivement un dispositif très professionnel, vous devez néanmoins favoriser la participation et l'implication des participants. Quelques éléments de surprise peuvent contribuer à apaiser les tensions et à faire en sorte que vos participants se sentent plus détendus pendant la réunion.

Vous pouvez par exemple instaurer des pauses café numériques et ajouter des éléments de surprise comme l'utilisation de différents habillages de réunion, de nouvelles techniques de présentation, etc.

Sensibilisation

Les parties prenantes et les participants doivent être sensibilisés à la réunion afin d'être bien informés des sujets qui seront abordés et de disposer des informations nécessaires sur ce qui sera discuté pendant la réunion.

Ceci peut être fait bien avant la rencontre à l'aide d'articles de blogue, de bulletins d'information par courriel, etc. Vous pouvez également organiser des essais avant la réunion proprement dite afin que vos participants soient bien conscients du déroulement de la réunion.

Facilitez la diffusion par d'autres

Facilitez la diffusion de votre événement de réunion virtuelle afin d'obtenir une meilleure participation et un engagement accru de la part des participants. Les réunions réglementaires constituent un bon apprentissage pour les jeunes professionnels de votre équipe, en plus de permettre à vos experts de saisir l'occasion de faire valoir leur expertise. Vous pouvez rendre votre événement partageable, le diffuser en continu et autoriser certaines personnes à en inviter d'autres à l'aide d'un simple lien d'invitation.

Intégrez une expérience hors ligne

Capter l'attention de l'auditoire peut s'avérer difficile lorsque la réunion se déroule virtuellement. C'est pourquoi l'une des façons d'encourager une participation active est de simuler une réunion physique réelle.

Par exemple, vous pouvez intégrer des éléments d'un environnement de travail hors ligne en demandant à vos participants de porter une tenue professionnelle pour la discussion et de s'assurer d'allumer leurs entrées vidéo. Vous pouvez également envoyer des cadeaux aux participants avant l'événement ou envoyer les ordres du jour des réunions sous forme de documents physiques afin qu'ils participent davantage aux discussions.

Choisissez la meilleure plate-forme de réunion virtuelle

C'est sans aucun doute l'étape la plus importante qui déterminera le succès de votre réunion réglementaire. Tout d'abord, vous devez choisir la plate-forme de réunion virtuelle répondant à toutes vos exigences. Voici une liste de contrôle à utiliser pour sélectionner la bonne application pour vos réunions :

• Le nombre maximum de participants autorisés dans la réunion.

• La prise en charge du flux vidéo.

• Le support pour le partage d'écran et la présentation.

• La prise en charge du chat en temps réel.

• Prise en charge du contrôle du modérateur.

• Prise en charge de l'intégration avec votre lecteur ou vos ressources partagées.

• Prise en charge de l'envoi de fichiers.

• Prise en charge des notifications, des pings.

• Prise en charge de l'accès multiplateforme.

• Fonctions de sécurité.

• Performances.

• La facilité d'utilisation.

• Fonctions d'enregistrement et de diffusion en continu.

• La tarification.

Favorisez les interactions/conversations/questions des participants

Les repères visuels peuvent manquer lors d'une conférence virtuelle ; vous devez donc vous assurer que les participants sont incités à interagir activement pendant la réunion. Vous pouvez interpeller les intervenants et leur demander des avis verbalement, et formuler des questions qui suscitent les meilleures réponses. Vous devez maintenir l'élan et encourager vos participants à interagir davantage.

N'oubliez pas d'allouer une durée appropriée à la période de questions et réponses lorsque vous présenterez des informations.

Vous pouvez également prévoir des périodes interactives spécifiques, telles qu'un quiz, un sondage ou une enquête, au cours de la réunion, afin de garantir une participation optimale.

Intégrez le réseautage virtuel

Prévoyez des petits groupes virtuels et des sessions interactives à certains moments de la réunion afin de promouvoir le réseautage virtuel et d'ajouter des moments de répit.

Par exemple, si votre réunion dure plus de deux heures, vous pouvez prévoir une pause-café où les participants pourront parler de choses courantes de manière détendue et apprendre à mieux se connaître.

Inclure des sondages en cours de réunion

Les sondages sont un excellent moyen de conserver l'intérêt des participants et de recueillir des commentaires en temps réel sur les sujets de discussion. Préparez des questionnaires pertinents à la fin de chaque segment ou à mi-séance pour évaluer la réaction du groupe et orienter la réunion dans la bonne direction.

Vous pouvez utiliser les résultats pour renforcer l'engagement de votre réunion virtuelle et les utiliser comme source d'information pour stimuler de meilleures discussions lors des sessions suivantes.

Les sondages permettent de valoriser les participants et de recueillir leur avis, car tout le monde ne peut pas parler en même temps dans une réunion.

Contactez-nous pour en savoir plus sur les solutions que nous offrons pour vous appuyer dans votre changement!