L'Association québécoise des pharmaciens propriétaires (AQPP) est le syndicat professionnel qui représente depuis 1970 tous les pharmaciens propriétaires du Québec, qu'ils soient affiliés ou non à une chaîne ou à une bannière commerciale. L’AQPP a pour mission l’étude, la protection, la défense et le développement des intérêts économiques, sociaux, légaux et professionnels de ses membres et de la pharmacie communautaire au Québec. La défense du droit de propriété et de l’indépendance professionnelle est au cœur de sa mission.

Aujourd’hui, l’Association regroupe plus de 2000 pharmaciens propriétaires de près de 1900 pharmacies du Québec et utilise la solution Legio de Gestisoft pour la gestion de ses membres. Cette solution de gestion des associations est spécialement conçue et destinée aux associations et ordres professionnels.

Jouant un rôle clé dans le quotidien de ses membres, l'AQPP s'est vu confier, en mars 2021, la gestion des commandes de vaccins contre la COVID-19 destinés aux pharmacies communautaires. Le nombre de doses de vaccins étant restreint, un joueur impartial devait être désigné pour assurer une répartition équitable des vaccins entre toutes les pharmacies, selon les critères définis par la Santé publique et par le ministère de la Santé et des Services sociaux.

Or, à quelques jours de préavis, l'AQPP est devenue le point central de coordination entre le ministère de la Santé et des Services sociaux, les distributeurs de vaccins et, les pharmaciens propriétaires. Elle s'est donc tournée vers Gestisoft afin de développer dans les plus brefs délais un module de gestion des commandes de vaccins contre la COVID complet, robuste et sécuritaire, directement intégré à sa solution de gestion des membres.

Des défis de taille

En situation d'urgence sanitaire, les directives changent rapidement et les besoins nécessitent d’agir sans délai. L'agilité et la collaboration de tous étaient primordiales afin de comprendre le besoin et de fournir une solution qui y réponde du premier coup. Le module développé par Gestisoft devait répondre à plusieurs besoins, notamment :

• La gestion des phases de vaccination sur une période donnée;
• La gestion des quantités de vaccins maximum autorisées par région;
• La gestion des pharmacies associées aux régions administratives;
• La gestion des livraisons de vaccins approuvées par chaque pharmacie;
• Une gestion autonome par les pharmaciens des livraisons par phase depuis leur portail web;

À très haut niveau, la solution permet de gérer et de centraliser l’information qui est communiquée en les différentes parties prenantes tel que présenté ci-dessous.

Flexibilité

Le module développé devait offrir une certaine flexibilité, afin de pouvoir ajouter des phases de vaccination et des pharmacies au gré de l’évolution de la situation. Tout devait être paramétrable : quantités différentes selon les régions, phases de vaccination qui se chevauchent, possibilité d'accepter partiellement une livraison, etc.

À partir de leur application, l’AQPP est donc maintenant en mesure de gérer les différentes phases de vaccinations dès que l’information leur est communiquée par le gouvernement. Lors de la création d’une phase, il est possible d’ajuster le nombre maximal de doses autorisé par pharmacie par région.

Par exemple, une pharmacie de la Montérégie pourrait avoir droit à un maximum de 300 doses pour la Phase 3 et 500 doses pour la phase 4. Tandis que pour une même phase, une pharmacie de la région de la Gaspésie pourrait quant à elle avoir droit à un maximum de 200 doses pour la phase 3 et 350 doses pour la phase 4.

Autonomie

Afin de faciliter le travail de tous, il était important que les pharmaciens propriétaires puissent être autonomes pour indiquer leur capacité vaccinale et gérer leur commande de vaccins selon les différentes "phases", soit les arrivages de vaccins en sol canadien.

Les pharmaciens propriétaires sont donc en mesure de gérer leur participation aux différentes phases directement à partir d’un portail qu’ils connaissent déjà bien. Ils peuvent participer aux phases selon leur capacité et accepter en totalité ou en partie les livraisons prévues.

« C'est une application vraiment simple utiliser pour notre gestion de la vaccination COVID! » - Guillaume Latulippe, Pharmacien propriétaire

Transformation

Sécurité

Dans une situation où chaque dose compte, il est impératif de limiter le nombre d’erreurs. En passant d'un fichier Excel où toute l'information était colligée à la main vers une solution robuste et sécuritaire, l'AQPP a pu réduire son potentiel d'erreur de manière significative.

Productivité

En permettant aux pharmaciens propriétaires d'entrer eux-mêmes l'information concernant leur capacité de vaccination et de réception de vaccins, le module mis en place a permis aux employés de l'AQPP de concentrer leurs efforts sur d'autres tâches critiques au bon déroulement de la campagne de vaccination en pharmacie.

Expérience

Compréhension

Étant conscient de l'urgence de la situation et de l'impact sur la population, Gestisoft a été extrêmement réceptif au besoin du client et a réagi de façon diligente.

Disponibilité

L'équipe de Gestisoft s'est rendue disponible pour répondre aux besoins de l'AQPP et a placé ce projet au cœur de ses priorités. C'est ainsi que la première version du module a été livrée en production à peine cinq jours ouvrables après la première rencontre de prise de besoins.

Contribution

Gestisoft est très heureux d'avoir pu contribuer, à sa façon, à la gestion de cette crise sanitaire.

« C’est extrêmement gratifiant de pouvoir concevoir une solution qui règle concrètement un problème d’un client. Je suis également très fier d’avoir pu réellement prêter main-forte à l’effort de vaccination au Québec. » - Pierre-Antoine Chesnel, Développeur-analyste chez Gestisoft.

Lorsqu’un client rencontre ce genre de problème particulier, notre équipe est au rendez-vous, motivée à trouver une solution.

Pourquoi développer une application d’affaires personnalisée ?

Comme mentionné plus tôt, L’AQPP utilise la solution Legio de Gestisoft pour la gestion de ses membres, des pharmacies, des formations, etc. Legio est un outil très polyvalent qui peut s’adapter à une multitude de situation et de besoins différents. Compte tenu du fait qu’une grande partie de l’information nécessaire à la coordination de la livraison des vaccins était déjà présente dans l'application, il allait de soi que de bâtir le module autour de cette solution était la bonne approche.

Les experts de Gestisoft ont su relever le défi haut la main et continuent d’améliorer la solution et de s’adapter aux nouvelles réalités de leurs clients. Gestisoft travaille depuis 1997 avec des associations et des ordres professionnels et a intégré sa solution de gestion des membres aux solutions d’affaires Microsoft. Cette solution inclut toutes les fonctions de l’accès à la profession, du registre, du renouvellement, de la discipline, de l’enquête, des requêtes et des plaintes, de la courtoisie, des événements, des élections, du portail Web des membres, de la messagerie en masse, etc.

Vous avez un défi à relever? Vous voulez parler à des experts pour mieux comprendre comment cela pourrait répondre à vos besoins. Commencez votre transformation numérique dès aujourd’hui, contactez Gestisoft pour en savoir plus.