Gestion de la transformation numérique dans les ordres professionnels

Qu’est-ce que la transformation numérique?

La transformation numérique consiste à changer fondamentalement notre approche dans le but de l’améliorer ; l’analytique avancé, l’apprentissage virtuel et l’innovation vont révolutionner la qualité des services que nous fournissons. Réduction des coûts, économies des ressources, meilleure rentabilité et efficacité accrue sont quelques-uns de ses avantages les plus notables.

La technologie est appelée à transformer le monde, et nous devons adopter une nouvelle mentalité quant à la manière dont nous travaillons dans cette nouvelle réalité. Cela est vrai pour tout le monde : les petites et moyennes entreprises, les sociétés mondiales, les agences gouvernementales et les ordres professionnels.

Quel que soit votre secteur d’activité, le concept consistant à relier tous vos utilisateurs, produits et ressources est désormais devenu une réalité. Il est temps de repenser l’ensemble du processus qui détermine la gestion des ressources et l’interaction avec les utilisateurs pour tirer le meilleur parti de cette nouvelle opportunité: il s’agit de placer les personnes au cœur de vos opérations et d’investir dans un leadership efficace.

En retour, cette approche génère une grande quantité de données inestimables sur chaque composante de l’organisation. Ces données sont la clé de l’optimisation de vos opérations, afin de mieux servir ceux qui vous confient leurs intérêts. Dans le cas des ordres professionnels, la culture des données est également essentielle pour garantir une précision optimale dans l’exercice de leurs fonctions.

Défis actuels des ordres professionnels

Chaque ordre professionnel a l’obligation de servir et de protéger l’intérêt du public à tout moment, c’est-à-dire lorsqu’il règlemente la pratique et la direction d’une profession, et qu’il assure le respect de la règlementation sur les meilleures pratiques.

En exerçant leurs pouvoirs et leurs fonctions, les ordres professionnels sont chargés de promouvoir et d’améliorer les liens de soutien et de collaboration entre les entités, en tirant parti des relations réceptives et évolutives avec les environnements de pratique des titulaires, les développements technologiques et d’autres enjeux émergents touchant le consommateur.

Naturellement, dans l’exercice de ces fonctions, les ordres professionnels sont confrontés à de nombreux défis. Avec des responsabilités telles que la gestion des membres, les renouvellements annuels et les inscriptions, un système numérique puissant et agile est nécessaire pour leur permettre de gérer efficacement ces tâches. Par conséquent, la transformation numérique devient encore plus essentielle lorsqu’il s’agit de formation en ligne, afin de garantir la conformité aux meilleures pratiques et aux normes de sécurité, et de mener des enquêtes qui requièrent l’appui de données permettant d’assurer une précision optimale.

En facilitant la liaison entre les employés et les titulaires par le biais de portails faciles à consulter, la transformation numérique joue un rôle important pour assurer une bonne gestion des plaintes, faire respecter l’éthique et la discipline en plus de gérer les événements.

Pourquoi le « cloud » devrait-il être le choix des ordres professionnels?

Dans un environnement basé sur le nuage (cloud), la tâche d’héberger tous les aspects d’une organisation est déléguée à un service tiers. Les ordres professionnels ont ainsi la possibilité d’augmenter ou de réduire leurs activités selon leurs besoins, ainsi que de payer en fonction des besoins, sans avoir à maintenir une infrastructure de serveurs physiques.

En utilisant une technologie virtuelle louée auprès d’un fournisseur comme Microsoft Azure, la totalité des applications de l’entreprise est hébergée sur le nuage. Les données sont sauvegardées régulièrement, sans investissement ni dépenses récurrentes. Le nuage est un moyen exceptionnel de communiquer avec les utilisateurs, les partenaires et d’autres organisations, puisqu’il vous permet de vous connecter à tous sans aucun effort.

Par ailleurs, la sécurité du nuage est aujourd’hui plus forte que jamais, permettant non seulement de désengorger votre organisation, mais aussi de garantir la sécurité de ses utilisateurs, ce qui est particulièrement important pour les ordres professionnels qui traitent de grandes quantités d’informations privées et sensibles. Au lieu de compromettre votre stockage sur site, les principales solutions basées sur le nuage garantissent la présence d’une équipe de spécialistes en cybersécurité de classe mondiale à tout moment.

Ces spécialistes sont là pour veiller à ce que votre organisation ne devienne pas la proie des pirates, comme ce fut le cas avec le piratage de l’Ordre des infirmières et infirmiers de l’Ontario en septembre 2020, alors que les informations de près de 200 000 utilisateurs ont été compromises sur leurs serveurs.

Transformation numérique: la plus-value des outils de collaboration

Le travail d’équipe est essentiel au fonctionnement efficient d’une organisation, la réussite ne pouvant être atteinte que lorsqu’une équipe travaille ensemble pour aider sa clientèle.

Cela est particulièrement vrai dans le cas des ordres professionnels, dans la mesure où il est nécessaire que tous les départements collaborent afin d’assurer une conformité optimale aux règlementations. Une implémentation en équipe des méthodes de transformation numérique est donc vitale pour ce domaine.

Voici certains des outils les plus indispensables aux ordres professionnels dans le cadre du processus de transformation numérique.

Outils de gestion de projet

Un bon outil de gestion de projet est indispensable au bon déroulement de la planification et de l’exécution des projets. Il aidera vos équipes à gérer les affectations de travail, à respecter les calendriers des projets, à suivre l’avancement des travaux et à faire en sorte que chacun soit plus productif et plus réactif.

Vidéoconférence

La vidéoconférence est une excellente méthode permettant de profiter de tous les avantages d’une réunion en personne, sans les coûts et les désagréments. Le travail d’équipe, l’amélioration des connexions entre des équipes éloignées, et les économies réalisées sur les frais de déplacement sont autant d’avantages de la vidéoconférence dans le cadre des processus de base d’un organisme de règlementation.

Clavardage de bureau

Avec le courrier électronique, les informations ne sont pas éditables et peuvent être perdues, ou envoyées aux mauvais destinataires; ceci peut entrainer des erreurs de décision qui peuvent s’avérer préjudiciables, notamment dans le cas des ordres professionnels. En revanche, toutes les informations sur les plateformes de communication numérique sont centralisées et combinées pour offrir une source unique de véracité pour toutes les communications de votre entreprise. Vous pouvez utiliser un logiciel de clavardage de bureau pour former des groupes de travail et vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde. Cela facilite la circulation de l’information et permet d’impliquer tous les acteurs clés dans les procédures importantes.

Révision de documents en temps réel

Travailler simultanément sur un même projet en utilisant la collaboration en temps réel signifie que les membres de votre équipe peuvent choisir le logiciel d’édition de documents qu’ils préfèrent sans avoir à se soucier de compatibilité. Même si les collègues se trouvent sur des lieux de travail différents, ils peuvent tous collaborer rapidement et efficacement sur un même projet s’ils sont connectés au même réseau en nuage.

Stockage en nuage avec contrôle de versions

Les ordres professionnels tireront un avantage considérable des solutions de stockage en nuage, nécessaires à la mise en œuvre d’une adaptabilité accrue, d’un déploiement plus rapide et d’une meilleure gestion des informations. Par exemple, lorsqu’une personne a besoin d’accéder à une version plus ancienne d’un document, toutes les versions du fichier sont stockées en un seul endroit et tout membre de l’équipe autorisée peut repérer une version particulière et en enregistrer une copie si nécessaire.

Les ordres professionnels tirent un grand avantage de la transformation numérique

Des espaces dédiés à chaque projet et service vous permettent d’échanger des fichiers, des données, des informations et des ressources avec vos collègues. Un intranet qui utilise le nuage pour permettre l’implication des employés et l’échange d’informations favorise l’efficacité en rendant les ressources et les applications de l’organisation accessibles via des portails.

En utilisant les connaissances collectives pour alimenter la recherche, et des méthodes intelligentes pour trouver des informations, des faits et des réflexions pertinents, les décideurs ont tous les outils à leur disposition pour faire de meilleurs choix. Si vous disposez d’un système de gestion de contenu performant, vous pouvez facilement puiser dans la base de connaissances globale de votre organisation et orienter vos décisions pour mieux protéger le consommateur qui fait confiance à l’organisme de règlementation.

Comment la technologie contribue-t-elle à promouvoir des normes de pratique élevées parmi les membres d’ordres professionnels?

La formation est indispensable au personnel pour l’aider à maîtriser les compétences spécifiques à un emploi ou les règles de sécurité. Un système de gestion de l’apprentissage (Learning Management System ou LMS) peut gérer le matériel et les cours de formation de votre entreprise tout en offrant la possibilité d’élargir la diffusion d’informations essentielles.

La virtualisation de la formation via le LMS peut combiner la formation dirigée par un instructeur (Instructor-Led-Training) et les ateliers en personne avec des programmes virtuels, offrant à l’utilisateur la liberté d’apprendre à son rythme et de profiter du soutien des sessions de classe en ligne en temps réel.

Une méthode d’apprentissage personnalisée permet d’émuler la qualité potentielle maximale de l’apprentissage, ainsi que la formation basée sur des exigences liées aux données. Elle est conçue pour servir de ressource aux formateurs, en fournissant aux équipes exactement ce dont elles ont besoin sur une base individuelle. Afin d’améliorer l’efficacité des programmes en ligne, les données peuvent être utilisées pour démontrer ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas.

Créer un événement en direct

Compléments des réunions Teams, les événements en direct Teams offrent une plus grande souplesse en matière de vidéo, de participation du public et de compte rendu pour la production d’événements destinés à un grand public en ligne. Teams vous permet de diffuser un événement à un maximum de 10 000 personnes, puis d’enregistrer et d’envoyer cet événement, conférence ou formation en direct ultérieurement. Voici comment réaliser un événement :

1. Pour créer un événement en direct Teams, utilisez le bouton Réunions sur le côté gauche de l’application, puis choisissez Nouvelle réunion;

2. Sélectionnez Nouvelle réunion > Nouvel événement en direct en haut de la boîte de dialogue;

3. Ajoutez des informations sur la réunion, telles que son titre, sa date et son heure;

4. Pour inviter d’autres personnes à votre événement, inscrivez leur nom dans le cadre Inviter des personnes à votre événement;

5. Sélectionnez Suivant;

6. Pour choisir qui peut assister à votre événement en direct, configurez les autorisations d’événement en direct pour les participants souhaités;

7. Sélectionnez les options souhaitées sous Comment prévoyez-vous de produire votre événement;

8. Sélectionnez Programme;

9. Copiez le code unique du lien Get attendee. Utilisez-le pour inviter des personnes à l’événement.

Misez sur Gestisoft comme partenaire de votre transformation

Legio 365 est une solution logicielle qui convient parfaitement aux ordres professionnels qui souhaitent procéder à une transformation numérique afin d’exploiter au mieux les outils d’entreprise de Microsoft.

Depuis 12 ans, Legio est un produit phare de Gestisoft, et nous avons continué à investir dans son développement et l'ajout de nouvelles fonctionnalités pour mieux répondre aux besoins de nos clients.

Besoin d'aide pour accélérer votre transformation numérique? Commencez dès aujourd'hui en prenant rendez-vous avec nos consultants.