Votre guide ultime sur comment utiliser Copilot dans Word

Microsoft Copilot, l'assistant doté d'une intelligence artificielle intégré à Word, transforme la manière dont les utilisateurs créent et affinent leur contenu. De la création de brouillons à la synthèse de documents complexes, les fonctionnalités de Copilot rationalisent le processus de rédaction tout en améliorant la productivité.

Comme nous l'avons vu précédemment dans un autre blog, Microsoft Copilot peut être intégré dans toutes les plateformes et applications Microsoft. Cependant, si vous vous êtes déjà demandé comment utiliser Copilot dans Word pour maximiser votre efficacité, ce guide couvre tout ce que vous devez savoir, y compris les instructions étape par étape, les limitations et les conseils pour tirer le meilleur parti de cet outil puissant.

C’est quoi Microsoft Copilot ?

Microsoft Copilot combine la puissance des grands modèles de langage (LLM) avec Microsoft Graph et les applications 365 pour vous aider dans diverses tâches.

Plus qu'un simple assistant d'écriture, il offre une assistance en temps réel pour la rédaction, l'édition, le résumé et la mise en forme. Si vous souhaitez vous rendre compte de la puissance de Microsoft Copilot, vous pouvez l'essayer à l'aide d'une version de démonstration de l'application disponible en ligne. Découvrez les 5 étapes à suivre pour l'installer dès maintenant.

Mais la question demeure : comment utiliser Copilot dans Word ? Dans Word, Copilot travaille à vos côtés pour :

• Générer des brouillons à partir des prompts.
• Proposer des suggestions de tonalité adaptées à votre document.
• Résumer un contenu volumineux.
• Réécrire des sections pour les rendre plus claires et plus concises.

Principales utilisations de Microsoft Copilot dans Word

Copilot dans Word répond à un large éventail d'objectifs. Dans cette section, nous verrons les bases de l'utilisation de Copilot dans Word. Il s'agit des méthodes les plus simples pour utiliser l'outil d'intelligence artificielle dans l'application Microsoft.

C'est également la façon la plus simple pour la plupart des utilisateurs d'utiliser Copilot dans Word.

Rédaction de contenu

Vous pouvez rédiger du contenu à l'aide de Copilot dans Word en générant des brouillons à l'aide des prompts en langage naturel. Par exemple, une courte demande telle que « Écrire une introduction pour un blog sur les outils de productivité » peut produire des paragraphes détaillés.

Édition et réécriture

Copilot améliore la clarté en réécrivant le texte pour le rendre concis et professionnel. Il identifie et corrige aussi les erreurs grammaticales. Cela permet de gagner du temps et d'augmenter la productivité de chacun.

Résumer un texte

Condensez de longs documents en éléments clés à retenir, afin de gagner du temps lors des révisions. Cette fonction peut être utilisée par tous les professionnels, qu'il s'agisse du service marketing ou des équipes de vente. La fonction de résumé de texte est l'une des meilleures choses à faire si vous voulez apprendre comment utiliser Copilot dans Word.

Assistance au formatage

Automatise des tâches telles que la création de tableaux, de puces et l'ajustement des titres pour plus de cohérence. Le temps où vous deviez consacrer du temps à la création de tableaux ou d'en-têtes est révolu. Grâce à Copilot dans Word, vous pouvez facilement mettre en forme votre texte en un seul clic.

Traduction linguistique

Traduisez votre contenu pour un public international, en assurant une communication transparente entre les langues. Cette fonction de Copilot dans Word est particulièrement importante pour les équipes internationales et les entreprises internationales qui opèrent dans le monde entier. Elle vous permet de comprendre clairement la communication, de gagner du temps et d'améliorer la compréhension.

Comment activer Copilot dans Word : Guide étape par étape

Maintenant que vous savez les bases de pourquoi et comment utiliser Copilot dans Word, on va plonger dans le guide de comment activer Copilot dans Word.

Méthode 1: Activation par la barre d’outils

Identifiez le bouton Copilot sur la barre d’outils dans Word.

Cliquez sur le bouton pour activer Copilot.

Une fois active, accédez aux suggestions et d’assistance au besoin.

Avantages:

Simple et intuitive.

L’activation prends des secondes.

Désavantages:

Pas disponible sur les anciens versions de Word.

Méthode 2: Menu du clic droit

Ouvrez un document Word.

Cliquez avec le bouton droit de la souris n'importe où dans le document pour ouvrir le menu contextuel.

Sélectionnez « Suggestions Copilot » pour activer le Copilot.

Avantages:

Rapide et efficace.

Facile à accéder depuis l’interface.

Désavantages:

Fonctionnalité limitée sur certaines versions de Microsoft Office.

Méthode 3: Raccourci clavier

Ouvrez un document Word.

Appuyez sur Win + C pour active Copilot.

Avantages:

Méthode la plus rapide pour les utilisateurs expériencés.

Pas besoin de naviguer les menus.

Désavantages:

Besoin d’une version compatible de Microsoft Office pour fonctionner.

Comment écrire un prompte dans Copilot dans Word ?

Quand il s’agit d’utiliser Copilot dans Word, c’est très simple et direct. Comme tout autre outil d’IA, Copilot fonctionne à partir des prompts qu’on lui fournit.

Ci-dessous sont les étapes sur comment utiliser Copilot dans Word quand il s’agit la rédaction des prompts pour générer des résultats.

Étape 1 : Cliquez sur l’icone Copilot ou appuyer sur ALT + i

Étape 2 : Rédigez votre message de manière aussi concise que possible. Incluez autant de détails que nécessaire.

Étape 3 : Liez des documents pour ajouter plus de contexte à Copilot en utilisant la commande /. Vous pouvez ajouter n'importe quel type de fichiers tels que Word, PowerPoint, PDF qui sont présents sur votre SharePoint ou OneDrive.

Étape 4 : Cliquez sur « Générer » pour créer un brouillon basé sur votre prompt.

Étape 5 : Une fois que vous avez obtenu votre message, vous pouvez choisir de le conserver, d'en régénérer un nouveau ou de le rejeter. Vous pouvez également l'affiner et modifier le projet avec des instructions spécifiques pour le rendre plus concis.

Remarques importantes sur l'utilisation de Copilot dans Word

Bien que Copilot puisse générer des textes à une vitesse fulgurante, il s'agit toujours d'un robot et d'un logiciel d'intelligence artificielle. Copilot fournit des projets qui nécessitent une vérification et une personnalisation de la part de l'utilisateur afin de respecter le ton et la précision.

Si vous souhaitez obtenir de meilleurs résultats avec Copilot dans Word, veillez à fournir autant de détails que possible lors de la rédaction de votre prompt. Vous pouvez aussi faire référence à plusieurs fichiers pour obtenir des résultats plus riches et plus personnalisés.

N'oubliez pas que tous vos documents doivent exister sur SharePoint ou OneDrive pour que les pièces jointes contextuelles fonctionnent. Vous pouvez aussi utiliser l'option « Inspirez-moi » pour générer de nouvelles idées ou étendre le contenu existant.

Si vous souhaitez réviser, développer ou modifier des sections spécifiques du contenu généré, vous pouvez mettre en surbrillance du texte, des listes ou des tableaux spécifiques pour que Copilot dans Word puisse travailler avec. Copilot dans Word peut être utilisé pour générer des articles, des propositions, des offres d'emploi ou même des livres blancs.

Limites de l'utilisation de Copilot dans Word

Bien que Copilot offre des fonctionnalités remarquables, il y a de certaines limites que vous devez garder à l'esprit. Toutefois, ces limites ne sont pas sans solution. Copilot est encore un outil d'IA en développement, ce qui signifie qu'il s'améliorera au fur et à mesure qu'il sera étudié et utilisé.

Voici quelques-unes des limitations que vous vous êtes peut-être demandées en ce qui concerne l'utilisation de Copilot dans Word :

• Dépendance de la licence : Nécessite une licence Microsoft 365 E3/E5 et Azure Active Directory.
• Dépendance à l'égard des données : Impossible d'accéder à des documents externes, sauf s'ils se trouvent sur SharePoint ou OneDrive ; les utilisateurs doivent saisir les données manuellement.
• Traitement de documents complexes : Difficultés avec les visuels complexes, les graphiques et les rapports longs.
• Prise en charge des langues : Maîtrise limitée de certaines langues.
• Amnésie de l'historique des conversations : Ne peut pas retenir les interactions antérieures, ce qui nécessite des saisies répétées.
• Erreurs et temps de chargement : Les performances sont ralenties pour les tâches complexes, ce qui augmente les risques d'erreur.

Conseils pour maximiser l'efficacité de l'utilisation de Copilot dans Word

S'il ne faut pas ignorer les difficultés évoquées ci-dessus, elles sont aussi très faciles et rapides à résoudre. Vous trouverez ci-dessous quelques mesures à prendre pour optimiser votre expérience et accroître votre efficacité lors de l'utilisation de Copilot dans Word.

• Soyez précis dans vos invites : Des instructions claires et détaillées donnent de meilleurs résultats.
• Examinez soigneusement les suggestions : Vérifiez toujours l'exactitude et la pertinence du contenu.
• Explorez les fonctions avancées : Expérimentez les ajustements de ton, les options de réécriture et l'assistance au formatage pour obtenir des résultats personnalisés.

Gestisoft est votre partenaire privilégié pour apprendre à utiliser Copilot dans Word

Microsoft Copilot in Word offre des fonctionnalités transformatrices pour la rédaction, l'édition et le formatage, ce qui en fait un outil indispensable pour améliorer la productivité. Malgré certaines limites, ses avantages l'emportent largement sur ses inconvénients. Explorez ses fonctionnalités dès aujourd'hui pour améliorer votre flux de travail et créer des documents professionnels impeccables sans effort.

Gestisoft a plus de 25 ans d'expérience dans la fourniture de solutions Microsoft sur mesure aux entreprises d'Amérique du Nord. En mettant l'accent sur Copilot et Microsoft Office Word, nous sommes là pour vous aider à répondre à toutes vos questions et à apprendre à utiliser Copilot dans Word. Contactez notre équipe dès aujourd'hui et organisons une consultation gratuite basée sur les besoins de votre entreprise.