Comment utiliser Copilot dans Outlook : guide complet

Nous en avons tous entendu parler : Copilot est le nouvel outil qui change la façon dont les entreprises fonctionnent. Et l'une des façons dont ce logiciel alimenté par l'IA transforme les opérations commerciales, c'est dans les courriels.

Copilot dans Outlook change la donne lorsqu'il s'agit d'alléger la pression liée à la lecture de longs courriels, à la rédaction de courriels avec une grammaire parfaite et à la compréhension de longs fils de courriels.

Dans ce blog, nous allons voir ce qu'est exactement Copilot dans Outlook, comment l'activer et quelles merveilles il peut faire dans votre gestion quotidienne des e-mails.

Qu'est-ce que Copilot dans Outlook ?

Copilot est un logiciel alimenté par l'IA qui utilise l'apprentissage automatique pour vous aider dans vos tâches quotidiennes avec Outlook. L'intégration de Copilot dans Outlook est un excellent moyen de rationaliser vos courriels, de résumer les longs fils de discussion et d'adopter une méthode de travail plus efficace.

Ce qui est encore plus intéressant, c'est le fait que Copilot dans Outlook s'adapte à votre comportement spécifique et se construit pour devenir encore meilleur à chaque interaction. Il est également important de noter que Copilot n'est qu'un outil supplémentaire que vous allez utiliser pour accomplir vos tâches et qu'il n'est pas là pour prendre le contrôle de quoi que ce soit.

Copilot est actuellement disponible sur toutes les versions d'Outlook, mais uniquement si vous utilisez un compte professionnel ou scolaire. Cela signifie que les personnes dont le compte Microsoft est associé à un autre fournisseur de messagerie comme Gmail, Yahoo ou iCloud ne pourront pas accéder à Copilot dans Outlook.

Pourquoi utiliser Copilot dans Outlook ?

La question principale reste la suivante : pourquoi utiliser Microsoft 365 Copilot dans Outlook ? Tout d'abord, Copilot dans Outlook est un excellent moyen de gagner du temps, d'accélérer les longs fils de discussion et d'envoyer des courriels impeccables comme un professionnel.

Grâce à l'intelligence artificielle et à l'apprentissage automatique, Copilot peut facilement vous aider à gérer vos e-mails dans Outlook. Cela vous permet d'être plus efficace et de gagner du temps pour vous concentrer sur les tâches qui requièrent le plus d'attention.

L'ajout d'un copilote dans Outlook est la nouvelle façon de faire les choses. C'est ainsi que de nombreuses entreprises peuvent gagner du temps et consacrer plus d'heures à des tâches plus prioritaires. Copilot dans Outlook fonctionne comme un assistant virtuel.

Il vous aide à comprendre un e-mail plus rapidement et à rédiger un e-mail parfait. La meilleure partie de tout cela est le fait que Copilot dans Outlook prend en compte votre comportement spécifique et votre manière de faire les choses au fil du temps pour devenir plus personnalisé.

Comment activer Copilot dans Outlook ?

L'activation de Copilot dans Outlook est plutôt simple et directe. Il n'est pas nécessaire d'avoir des connaissances approfondies en informatique ou en IA pour configurer Copilot dans Microsoft Outlook. Tout ce dont vous avez besoin, c'est d'un abonnement actif à Microsoft 365 Copilot.

Avant de souscrire à Microsoft Copilot, veillez à planifier les personnes qui auront accès au logiciel d'IA et le nombre d'utilisateurs qui auront besoin de l'outil. Cela vous aidera à bien comprendre vos besoins et à adapter l'abonnement en conséquence. Vous pouvez également contacter Gestisoft si vous avez besoin d'une assistance supplémentaire pour l'abonnement à Copilot.

Une fois que vous avez souscrit à Copilot, vous pouvez lancer votre Outlook et vous verrez l'icône Copilot en haut de la bannière. Veuillez noter que vous devrez utiliser le même compte Outlook que celui que vous avez utilisé pour vous inscrire à Copilot lorsque vous lancerez votre courriel.

Que peut faire Copilot dans Outlook ?

Copilot dans Outlook offre trois fonctions principales : rédiger vos courriels, résumer vos courriels et vous aider à peaufiner vos courriels en ce qui concerne le ton, la voix et la grammaire.

L'utilisation de Copilot dans Outlook peut considérablement améliorer vos compétences en matière de gestion des courriels, car vous serez en mesure de répondre, de rédiger et de comprendre rapidement les courriels. Cela change la donne en ce qui concerne les systèmes d'envoi d'e-mails dans les entreprises.

Voyons comment Copilot dans Outlook peut vous aider à rédiger, résumer et peaufiner vos courriels de A à Z.

Comment résumer rapidement les courriels avec Copilot dans Outlook ?

Vous vous êtes perdu dans des fils de discussion que vous ne comprenez plus ? Vous voulez gagner du temps en lisant un long courriel ? Vous cherchez un moyen plus rapide d'évaluer les points principaux d'un e-mail ?

Voici Copilot. Cet outil d'intelligence artificielle vous aide à résumer vos courriels afin que vous puissiez les comprendre en quelques secondes. Plus besoin de passer du temps à lire de longs e-mails ou à revenir en arrière dans les fils de discussion pour trouver les liens manquants - Copilot dans Outlook est là pour le faire à votre place — et il le fait en quelques secondes.

Il est très facile de résumer un email dans Outlook avec Copilot.

Étape 1 : Cliquez sur l'e-mail.

Étape 2 : Cliquez sur « Résumer » en haut de l'e-mail.

Ensuite, asseyez-vous et regardez la magie opérer pendant que Copilot résume l'e-mail pour vous rapidement.

Rationaliser la rédaction des courriels avec Copilot dans Outlook

Si la synthèse des e-mails fonctionne comme par magie avec Copilot dans Outlook, une autre fonction intéressante est la rédaction d'e-mails. Copilot peut vous aider à rédiger des e-mails en quelques minutes.

C'est un excellent moyen de gagner du temps et d'avoir au moins une première ébauche de l'e-mail que vous avez l'intention d'envoyer. Vous pouvez ensuite le retravailler pour l'améliorer ou utiliser Copilot dans Outlook pour le peaufiner davantage.

Étape 1 : Cliquez sur « Nouvel e-mail ».

Étape 2 : Cliquez sur l'icône Copilote en haut de la page.

Étape 3 : Cliquez sur « Draft with Copilot ».

Étape 4 : Une boîte apparaît dans laquelle vous pouvez écrire ce que vous voulez dire dans votre courriel. Une fois que vous avez écrit ce que vous voulez dire, vous cliquez sur « générer », et Copilot fournira automatiquement le brouillon de votre e-mail dans Outlook pour vous.

Étape 5 : Une fois que Copilot a généré le premier projet, vous pouvez choisir d'ajuster les courriels en fonction de vos besoins spécifiques. Vous pouvez ainsi le conserver, le rejeter, demander à Copilot dans Outlook de régénérer un nouveau projet ou d'ajuster le projet existant en le rendant plus long, plus court, plus formel, plus direct ou même le transformer en poème (Copilot a une sense de l'humour).

Une autre chose importante est de toujours examiner le contenu généré par Copilot. En effet, il s'agit d'un logiciel d'intelligence artificielle qui n'est pas toujours précis.

Améliorez vos courriels avec l'aide de Copilot dans Outlook

La prochaine chose que Copilot dans Outlook peut vous aider à faire est de peaufiner vos courriels. Il s'agit d'une fonctionnalité intéressante qui aide les utilisateurs à ajuster leurs courriels pour qu'ils ressemblent davantage à ce qu'ils veulent qu'ils soient.

Cela permet de gagner du temps et de s'assurer que vous envoyez un e-mail dont vous êtes fier. Grâce au coaching de Copilot dans Outlook, vous pouvez facilement réécrire votre e-mail d'un simple clic et vous assurer d'obtenir un résultat à la hauteur.

Étape 1 : Choisissez l'option « Coaching par Copilot » sur l'icône Copilot. Notez que vous devez l'utiliser sur un e-mail existant qui contient déjà du texte pour recevoir un retour d'information.

Étape 2 : Une fois que vous avez cliqué, Copilot génère une petite analyse de votre e-mail pour vous informer de ses performances sur trois critères : le ton de l'e-mail, le sentiment du destinataire à la lecture et la clarté de l'e-mail.

Étape 3 : L'avantage de cette option est que Copilot dans Outlook peut également vous suggérer des modifications possibles pour changer le ton de votre e-mail ou le rendre plus clair.

Il s'agit d'une option révolutionnaire qui peut vous aider à améliorer vos courriels et à les rendre plus efficaces. Elle garantit que vos destinataires comprennent parfaitement votre message et vous répondent rapidement et efficacement.

Limites de Copilot dans Outlook

Si Copilot dans Outlook représente un changement positif pour les organisations, il convient également de prendre en compte certaines de ses limites. Le fait est qu'il s'agit toujours d'un outil et qu'il apprend et se développe constamment avec chaque interaction.

Voici quelques-unes des limites associées à Copilot dans Outlook :

• Compatibilité : Copilot dans Outlook peut ne pas fonctionner si le courriel est crypté ou comporte une signature numérique.
• Précision : Comme toute technologie, Copilot n'est pas toujours exact ou juste. Il est de notre responsabilité de toujours vérifier les faits avant d'envoyer un message.
• Personnalisation : Copilot dans Outlook n'offre pas de grandes options de personnalisation et ne peut être utilisé que comme indiqué ci-dessus.
• Sensibilité des données : Vous devez toujours veiller à la sécurité des données lorsque vous utilisez l'IA.

Meilleures pratiques de Copilot dans Outlook

Mais ce n'est pas parce que Copilot présente certaines limites que l'on ne peut pas les surmonter. Voici donc quelques bonnes pratiques à adopter lors de l'utilisation de Copilot dans Outlook.

• Examinez les suggestions : vérifiez toujours ce que l'IA génère avant de l'envoyer.
• Fixez des limites : n'utilisez Copilot que lorsque vous en avez besoin. Une dépendance excessive à l'égard de l'outil risque de donner à votre courriel un air « faux » et de vous faire manquer des éléments importants en cours de route.
• Combiner l'humain et l'IA : gardez toujours à l'esprit que Copilot est un outil destiné à améliorer et non à remplacer. Par conséquent, combiner l'intelligence humaine et l'intelligence artificielle est la meilleure approche à adopter lorsqu'il s'agit d'IA.
• Restez à jour : veillez à mettre à jour votre Microsoft Outlook dès que nécessaire afin de toujours avoir accès aux dernières mises à jour de Copilot.

Vous cherchez des spécialistes en Copilot ?

L'intégration de Copilot dans Outlook peut sembler intimidante, surtout si c'est la première fois que vous avez affaire à des solutions d'IA pour votre entreprise. C'est pourquoi vous vous sentiriez moins stressé si vous aviez à vos côtés des spécialistes en la matière.

Et c'est exactement pour cela que Gestisoft est là. Avec plus de 25 ans d'expérience, nous accompagnons les entreprises en Amérique du Nord dans l'identification et la mise en œuvre de solutions professionnelles, comme Copilot dans Outlook, du début à la fin.

Notre équipe se fera un plaisir de répondre à toutes vos questions sur nos solutions d'IA et sur les bénéfices que votre entreprise peut en retirer. N'hésitez pas à nous contacter et à prendre rendez-vous pour une consultation gratuite dès aujourd'hui.

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