Pourquoi les ordes professionnels et associations devraient utiliser un CRM ?

Qu’est-ce qu’un CRM ?

Un CRM et une association ou un ordre professionnel ont beaucoup de points communs. Pourtant, lorsqu’on pense à un CRM, on pense plus souvent à une utilisation en entreprise.

CRM, c’est pour Customer Relationship Management, ou gestionnaire de relations clients.

Le CRM permet aux organisations qui l’utilisent d’organiser l’ensemble des informations de ses client.e.s pour permettre une meilleure automatisation des actions qui découlent de la relation client. Le CRM vous propose un ensemble d’outils et de processus qui vous permettent de gérer vos client.e.s avec une plus grande précision et avec des actions qui peuvent rendre vos échanges plus constructifs et positifs.

Comment un CRM peut être utile à une association ou ordre professionnel?

Les associations et les ordres professionnels ne gèrent pas des clients, mais des membres. Alors comment un CRM pourrait être utile à ce type d’organisation. En y réfléchissant quelques instants, il est facile de remplacer ‘’client’’, par membre. En effet, vos membres peuvent être servis avec les mêmes soins qu’une entreprise mettrait à servir ses clients. Vos membres reçoivent un service en échange d’une adhésion à votre association ou à votre ordre professionnel. Les servir avec des outils performants renforcera votre crédibilité et permettra d’assoir votre expertise.

• Est-ce que le renouvellement annuel de vos membres est un casse-tête ?
• Avez-vous du mal à évaluer le nombre de membres actifs au sein de votre association ou de votre ordre professionnel ?
• Lorsqu’on vous demande de décrire le processus d’admission à votre association, êtes-vous perdu dans vos explications ?
• Avez-vous établi une démarche claire pour le suivi des plaintes ?

Si vous avez répondu oui à au moins une de ces questions, votre association ou votre ordre professionnel a probablement besoin d’un CRM.

De façon générale, le CRM va vous permettre de transformer vos communications avec vos membres. Dans un premier temps, le CRM vous offre une vision d’ensemble de vos membres grâce au portail des membres. Ce tableau est la photographie réelle de qui sont vos membres, les détails de leurs coordonnées et des communications que vous avez avec eux.

Grâce à cet outil de centralisation de données qu’est le tableau des membres, le renouvellement annuel est un jeu d’enfants. Par un processus d’automatisation, le renouvellement est envoyé automatiquement à date fixe selon les critères de votre membership.

Les communications avec vos membres sont grandement facilitées par l’implantation d’un CRM au sein de votre association ou de votre ordre professionnel. L’envoi d’une infolettre périodique vous permet à la fois de tenir vos membres informés des actualités de votre association, mais vous pouvez également voir qui ouvre et lit votre infolettre. Cela vous permet d’ajuster en permanence le contenu des communications que vous envoyez.

Souvent, la gestion de la facturation et la comptabilité comportent de nombreuses taches contraignantes dans la gestion d’une association ou d’un ordre professionnel. Un CRM vient régler ce point, presque de façon magique. C’est souvent au niveau de la comptabilité, que les responsables d’associations et d’ordre professionnels observent le plus d’efficacité dans l’utilisation d’un CRM.

Les envois de facture sont automatisés en fonction de la date d’adhésion de votre membre. Grace à un CRM, votre comptabilité est toujours à jour : vous pouvez mettre en place un processus d’envois automatique des factures, mais aussi des rappels aux membres tous les 15 jours ou 30 jours, selon vos règles de paiement.

Les associations et ordres professionnels doivent mettre en place un processus d’admission solide et consciencieux pour répondre aux normes de son champs de compétence. L’utilisation d’un CRM permet de mettre en place ce processus en définissant les critères d’admission et d’équivalence.

La tenue et lamise à jour automatique du registre des membres facilitent le renouvellement. Même l’examen professionnel de vos membres peut être intégré à l’arborescence de votre CRM. Cela vous permet donc une meilleure surveillance de la pratique. En tant que responsable d’association ou d’ordre professionnel, ces étapes automatisées vous permettent de gagner un temps précieux pour vous concentrer sur ce qui compte vraiment.

Avec l’utilisation d’un CRM, vous vous assurez d’une meilleure surveillance de la pratique car vous maitrisez l’information de votre association. Le CRM vous permet d’établir une gestion robuste des procédures de gestion des plaintes. Vos données vous donnent une vue juste sur le niveau de déontologie et de disciplines des professionnels membres de votre association. Comme vous avez une meilleure surveillance de la pratique, vous pouvez adapter vos actions en fonction des besoins de vos membres en offrant des formations continues pertinentes et actuelles.

Comment choisir le bon CRM pour votre association ou pour votre ordre professionnel ?

Pour avoir une utilisation adéquate d’un CRM, il vous faut des critères de choix vous permettant d’aller vers le meilleur logiciel pour votre association ou votre ordre professionnel.

Dans un premier temps, il est important d’en savoir plus sur les fonctionnalités du logiciel :

• Est-ce qu’il est en mesure d’envoyer des courriels automatiques ?
• Assure-t-il le suivi de votre site web ?
• Est-ce qu’il comprend la gestion d’évènements ?
• Vous permet-il d’optimiser les processus d’admission ?

Il ne s’agit là que de quelques questions à titre d’exemple, mais vous pouvez cibler l’ensemble des critères qui correspondant à votre réalité de responsable d’association pour trouver le logiciel CRM qui correspond le mieux à vos besoins.

Une fois cette liste établie, vous pouvez dans un deuxième temps évaluer, selon les offres du marché, les coûts et la capacité d’expansion de la solution CRM qui vous est proposée. Voyez le coût d’un logiciel CRM comme un investissement qui va garantir le professionnalisme et la discipline de votre association.

À moyen et à long terme, ce que vous voyez peut-être comme une dépense va se révéler être un de vos meilleurs investissements.

Cependant, pour vous assurer que vous n’allez pas jeter votre argent par fenêtre, vous devez vous assurer des capacités d’expansion du logiciel. Il est fort probable que l’implantation du CRM va vous donner plus de crédibilité au sein de vos champs professionnel et le nombre d’adhésions va monter en flèche, car votre réputation va vous précéder.

Le CRM doit donc être en mesure de prendre en charge un grand nombre de membres, mais aussi proposer des outils de personnalisation afin de s’adapter complètement à votre réalité.

Enfin, d’un point de vue technique, le choix d’un CRM pour une association ou un ordre professionnel passe invariablement par une facilité d’implantation et un soutien aux utilisateurs de la part de votre fournisseur. Assurez-vous que vous allez pouvoir bénéficier d’un service après-vente en cas des questions ou de problèmes.

Et n’oubliez pas de vérifier quel est le type d’enregistrement des données : certains fournisseurs offrent un stockage sur des serveurs locaux, d’autres une solution infonuagique en utilisant le cloud.

Comment Gestisoft accompagne les associations et ordres professionnels dans l’implantation de CRM ?

Chez Gestisoft, nous sommes spécialistes des CRM et des ERP. Mais, ce qui fait la différence avec d’autres fournisseurs de logiciels professionnels, c’est que nous connaissons votre réalité en tant que responsable d’association ou d’ordre professionnel.

C’est pourquoi, depuis plus de 12 ans, nous avons choisi de proposer à nos clients la seule solution pour les associations et les ordres professionnels qui puisse garantir la réussite de votre transformation professionnelle.

Parce que nous savons votre réalité de gestionnaire, nous vous assurons que Legio 365 répond à tous les critères d’un bon CRM pour associations et ordres professionnels dont nous avons parlé plus haut.

Depuis, son interface attrayante et facile d’utilisation vous permet de personnaliser les modules en fonction de la nature de votre association. Legio 365 offre 9 modules pour vous permettre de gérer toutes les facettes de la vie administrative de votre association professionnelle :

• ‍Admission et renouvellement
• Formation continue
• Surveillance de la pratique
• Gestion des demandes
• Déontologie et discipline
• Gestion des plaintes
• Tableau de Bord
• Comité
• Évènement
• Marketing

De plus, Legio fait partie de la grande famille Microsoft. Il est donc compatible avec Outlook et Microsoft Office pour vous permettre la plus grande fluidité dans la gestion et les communications avec vos membres. Si vous cherchez un outil de gestion capable de vous offrir toutes les options de gestion de courriels, de satisfaction des membres, de facturation et d’envoi marketing de masse, Legio 365 est sûrement la solution qu’il vous faut.

Legio est une nouvelle solution dans le paysage des CRM, mais c’est la seule qui soit 100 % conçue pour les associations et les ordres professionnelles. En faisant à faire avec les spécialistes de Gestisoft, vous allez être en mesure de faire passer les communications de votre association à un degré supérieur. L’automatisation des tâches administratives peut être réduite de 75 % par l’implantation d’un CRM.

Si vous êtes à la recherche d’une solution informatique performante et robuste pour la gestion de votre association ou votre ordre professionnel, contactez l’un de nos experts spécialistes en CRM pour voir comment nos solutions logicielles peuvent répondre à vos besoins.