Renforcer la sécurité des données dans les associations : guide en 6 étapes

Dans le paysage numérique actuel, les associations gèrent une quantité considérable d’informations sensibles sur leurs membres, ce qui rend la sécurité des données essentielle. Mettre en place des mesures de sécurité robustes permet non seulement de protéger ces données, mais aussi de préserver la confiance des membres et d’assurer la conformité avec des réglementations en constante évolution. Ce guide complet présente six étapes clés pour renforcer la sécurité des données au sein des associations.

Mais avant de découvrir ce guide en 6 étapes pour renforcer la sécurité des données dans les associations et les ordres professionnels, voyons d’abord les types de cyberattaques possibles.

Types de cyberattaques pouvant compromettre la sécurité des données des associations

Les cyberattaques les plus courantes qui peuvent nuire à la sécurité des données des associations et des ordres professionnels sont :

• Virus : un programme ou un code informatique transmis généralement par courriel ou messagerie instantanée. Le logiciel malveillant se propage lorsque des personnes cliquent sur un lien sans se méfier.
• Adware (publiciel) : un logiciel qui affiche des publicités provenant de sources peu fiables.
• Craquage de mot de passe : accès non autorisé au compte d’un utilisateur.
• Spyware (logiciel espion) : surveille toute votre activité en ligne, comme son nom l’indique.
• Exploit : lorsqu'une application malveillante profite d’un logiciel obsolète pour s’introduire dans le système.
• Ransomware (rançongiciel) : similaire à une prise d’otage – empêche l’accès aux machines en les verrouillant de l’extérieur. Les pirates exigent une rançon en échange de l'accès.
• Cheval de Troie : un logiciel malveillant qui permet à un pirate informatique de prendre le contrôle d’un ordinateur. Il est souvent installé par erreur par l’utilisateur lui-même.
• Attaque par interception : une cyberattaque effectuée par une personne ayant intercepté vos communications avec une autre personne et se faisant ensuite passer pour cette dernière. Cela se produit fréquemment dans les salons de discussion et autres formes de communication virtuelle.
• Logiciel de détournement de navigateur : une application malveillante qui vous redirige vers des sites indésirables en modifiant les paramètres de votre navigateur.

Découvrons maintenant les 6 étapes à suivre pour contrer les cyberattaques mentionnées ci-dessus, ciblant les associations et les ordres professionnels.

1. Se conformer aux lois sur la protection des données pour renforcer la sécurité des associations

Pour les associations opérant au Canada, il est essentiel de respecter les lois nationales en matière de protection des données. La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) encadre la manière dont les organisations du secteur privé recueillent, utilisent et divulguent les renseignements personnels dans le cadre d’activités commerciales. Le non-respect de cette loi peut entraîner des sanctions importantes et nuire à la réputation de l’organisation.

Comment vous assurer de respecter la LPRPDE ?

• Évaluer l’applicabilité : Déterminez si la LPRPDE s’applique à votre association. Bien que cette loi vise principalement les activités commerciales, certaines organisations à but non lucratif peuvent y être assujetties si elles exercent des activités commerciales.
• Comprendre les lois provinciales : Tenez compte des lois provinciales sur la vie privée, surtout si votre association est active dans des provinces comme le Québec, la Colombie-Britannique ou l’Alberta, qui ont leurs propres lois considérées comme essentiellement équivalentes à la LPRPDE.
• Mettre en œuvre des politiques de confidentialité : Rédigez et appliquez des politiques claires en matière de protection de la vie privée, en vous basant sur les dix principes de la LPRPDE, notamment la responsabilité, le consentement et les mesures de sécurité.
• Former régulièrement : Offrez des formations aux employés et bénévoles sur leurs responsabilités en vertu de la LPRPDE et des lois provinciales applicables, afin d’assurer une conformité constante.

Comment Legio peut vous aider à assurer la conformité et le respect des lois ?

Legio, la solution de gestion des membres et CRM pour association de Gestisoft, est conçue spécialement pour les ordres professionnels et les associations au Canada. Construite sur Microsoft Dynamics 365, Legio offre des fonctionnalités robustes pour optimiser la gestion et assurer la conformité avec les lois canadiennes sur la protection des données, notamment la LPRPDE.

Principales fonctionnalités de Legio :

• Gestion des membres : Legio centralise les données des membres, ce qui facilite le suivi des inscriptions et des renouvellements. Cette centralisation favorise la tenue de dossiers précis, en accord avec les principes de responsabilité et d’exactitude de la LPRPDE.
• Suivi de la conformité : La plateforme automatise les processus afin de garantir une conformité en temps réel avec la réglementation, notamment en matière de protection des renseignements personnels.
• Gestion des plaintes et de la discipline : Legio propose un processus structuré et transparent pour le traitement des plaintes et des mesures disciplinaires, en assurant une gestion sécurisée des informations sensibles, conforme aux lois sur la vie privée.
• Gestion de la formation continue : La solution permet de suivre et gérer les obligations de développement professionnel des membres, en traitant les données personnelles de façon responsable et conformément aux principes de consentement et de limitation de l’usage de la LPRPDE.

2. Mettre en place des contrôles d’accès robustes pour renforcer la sécurité des données des associations et des ordres professionnels

Limiter l’accès aux données uniquement au personnel autorisé réduit considérablement les risques de fuites internes. Des contrôles d’accès efficaces garantissent que les informations sensibles ne sont accessibles qu’aux personnes qui en ont réellement besoin.

Comment déterminer qui peut accéder aux informations pour assurer la sécurité des données des associations et des ordres professionnels ?

• Accès basé sur les rôles : Attribuez les autorisations en fonction des responsabilités professionnelles afin que chaque individu ait accès uniquement aux données pertinentes à son poste.
• Révisions régulières : Réévaluez périodiquement les droits d’accès pour tenir compte des changements de rôle ou des départs dans l’organisation.
• Authentification multifacteur (AMF) : Mettez en place une authentification multiacteur pour ajouter une couche de sécurité supplémentaire lors des connexions.

Comment Legio aide à contrôler qui a accès à quelles informations ?

Le système de gestion des membres Legio propose des paramètres de contrôle d’accès complets, garantissant que les données sensibles des membres ne sont accessibles qu’aux utilisateurs autorisés. Grâce à une gestion poussée des contrôles d’accès basés sur les rôles (RBAC), Legio permet aux administrateurs d’attribuer des autorisations spécifiques en fonction des rôles de chacun au sein de l’organisation. Cette méthode assure que chaque utilisateur n’accède qu’aux informations nécessaires à ses fonctions, renforçant ainsi la sécurité des données et limitant les risques d’accès non autorisé.

De plus, la plateforme Legio permet d’effectuer des révisions régulières et des ajustements des droits d’accès afin de s’adapter aux changements de structure ou de personnel. Les administrateurs peuvent gérer efficacement les autorisations des utilisateurs, maintenant ainsi une conformité constante avec les besoins opérationnels et les exigences réglementaires.

En intégrant ces fonctionnalités avancées de contrôle d’accès, Legio ne se contente pas d’optimiser les processus de gestion des membres — il renforce également l’ensemble du cadre de protection des données de l’organisation, assurant une tranquillité d’esprit quant à la sécurité des informations des membres.

3. Sensibiliser le personnel et les membres aux bonnes pratiques en matière de sécurité des données

L’erreur humaine demeure l’un des points les plus vulnérables en matière de cybersécurité. Sensibiliser le personnel et les membres permet de créer une culture de vigilance et de protection proactive.

Comment s’assurer que votre personnel est à jour en matière de sécurité des données pour les associations et les ordres professionnels ?

• Formations régulières : Organisez des séances pour apprendre à reconnaître les tentatives d’hameçonnage, créer des mots de passe solides et comprendre les politiques de protection des données.
• Communication claire : Rédigez et diffusez des directives simples sur la gestion des données et la manière de signaler des activités suspectes.
• Simulations d’attaques : Testez régulièrement les réactions du personnel à des courriels d’hameçonnage simulés pour renforcer les apprentissages.

Comment Legio peut aider à former vos membres et employés à la sécurité des données dans les associations ?

Le système de gestion des membres Legio intègre des outils de communication avancés permettant de diffuser facilement les supports de formation et les mises à jour des politiques internes.

Grâce à son intégration transparente avec Microsoft Office, Outlook, SharePoint et Teams, Legio centralise les communications et garantit que tous les membres reçoivent une information cohérente et en temps opportun.

Fonctionnalités clés :

• Communication centralisée : Legio regroupe différents canaux de communication, permettant aux administrateurs d’envoyer efficacement annonces, horaires de formation et modifications de politiques depuis une seule plateforme.
• Notifications automatisées : Le système permet l’envoi d’alertes et de rappels automatiques pour informer rapidement les membres de nouvelles formations ou de changements réglementaires.
• Modèles personnalisables : Legio propose des modèles d’e-mails et de bulletins personnalisables pour maintenir une image professionnelle constante.
• Portail membre intégré : Grâce à un portail convivial, les membres peuvent consulter leur profil, s’inscrire à des formations, consulter les changements de politiques et rester informés à tout moment.

4. Utiliser un logiciel sécurisé de gestion des membres

L'utilisation d’un logiciel spécialisé conçu avec une sécurité intégrée garantit une gestion sûre et efficace des données membres. Ces plateformes sont adaptées aux besoins spécifiques des associations et des ordres.

Comment choisir un logiciel sécurisé pour la gestion des membres et la protection des données ?

• Choisir un logiciel reconnu : Optez pour des solutions réputées pour leurs mesures de sécurité robustes et leur crédibilité dans l’industrie.
• Mises à jour régulières : Assurez-vous que le logiciel est mis à jour fréquemment pour répondre aux nouvelles menaces.
• Évaluer les fournisseurs : Analysez les pratiques de sécurité des fournisseurs avant d’implémenter leur solution.

Utiliser Legio comme logiciel sécurisé pour la gestion des données des associations et ordres professionnels

Legio est une solution complète de gestion des membres, pensée pour les associations et les ordres professionnels. Elle fournit une plateforme sécurisée et efficace pour gérer les données des membres tout en optimisant les opérations organisationnelles.

Fonctionnalités clés de Legio :

• Gestion centralisée des membres : Legio simplifie l’ensemble du cycle de vie des membres, de l’inscription initiale au renouvellement, en passant par le suivi des activités et communications. Cette centralisation améliore la précision des données et allège les tâches administratives.
• Intégration avec les outils Microsoft : Entièrement intégré à Microsoft Office, Outlook, SharePoint et Teams, Legio permet au personnel de travailler avec des outils familiers dans un environnement unifié.
• Suivi de conformité automatisé : Legio automatise les flux de travail pour garantir une conformité en temps réel avec les normes légales et sectorielles.
• Gestion des événements et de la formation continue : La plateforme facilite l’organisation d’événements, de conférences et de formations, et permet le suivi des présences, certifications et activités de développement professionnel.
• Sécurité avancée des données : Grâce à des mesures de sécurité renforcées, Legio protège les informations sensibles des membres, conformément aux règlements sur la protection des données, assurant ainsi la tranquillité d’esprit de l’organisation et de ses membres.

5. Sauvegarder régulièrement les données et tester les procédures de récupération

Les pertes de données peuvent résulter de cyberattaques, de défaillances matérielles ou de catastrophes naturelles. Des sauvegardes régulières et des procédures de récupération testées assurent la continuité des activités.

Comment s’assurer d’avoir une copie de sauvegarde des données ?

• Sauvegardes automatisées : Programmez des sauvegardes régulières et chiffrées de toutes les données critiques, à la fois sur site et hors site.
• Tests de restauration : Effectuez régulièrement des tests de restauration pour vous assurer que les sauvegardes fonctionnent et que la récupération est rapide.
• Documentation claire : Tenez une documentation précise des horaires de sauvegarde, des emplacements de stockage et des étapes de récupération.

Legio peut-il vous aider à sauvegarder vos données pour assurer la sécurité des associations et des ordres professionnels ?

Legio, la solution de gestion des membres de Gestisoft, s’intègre parfaitement à divers systèmes de sauvegarde, garantissant que les données sensibles des membres sont stockées de manière sécurisée et facilement récupérables en cas de besoin. Grâce à cette intégration, les associations et les ordres peuvent mettre en place des sauvegardes automatisées et planifiées, réduisant ainsi les risques de pertes de données liés à des événements imprévus comme des pannes matérielles, des cyberattaques ou des catastrophes naturelles.

Fonctionnalités clés de l’intégration de sauvegarde de Legio :

• Programmation automatisée des sauvegardes : Les administrateurs peuvent configurer des sauvegardes à intervalles réguliers pour protéger les données sans intervention manuelle.
• Stockage chiffré : Toutes les données sauvegardées sont cryptées, ajoutant une couche de sécurité supplémentaire conforme aux réglementations en vigueur.
• Restauration rapide des données : En cas de corruption ou de perte, l’intégration permet une récupération rapide des données, minimisant les interruptions et assurant la continuité des opérations.
• Compatibilité avec les meilleurs fournisseurs : Legio est conçu pour fonctionner avec les solutions de sauvegarde les plus réputées de l’industrie, offrant souplesse et fiabilité dans les stratégies de protection des données.

6. Élaborer et maintenir un plan de réponse aux incidents

Même avec des mesures préventives solides, des violations peuvent survenir. Un plan de réponse aux incidents permet à votre organisation de réagir rapidement et efficacement pour limiter les dégâts.

Comment mettre en place un plan de réponse aux incidents pour renforcer la sécurité des données des associations et des ordres professionnels ?

• Constituer une équipe de réponse : Désignez les personnes responsables de la gestion des incidents liés aux données.
• Définir des procédures : Élaborez des étapes claires pour identifier, contenir, éliminer et récupérer après une violation.
• Mises à jour régulières : Révisez et améliorez le plan périodiquement pour tenir compte des nouvelles menaces et des leçons tirées des incidents passés.

Comment Legio peut vous aider à établir un plan de réponse aux incidents ?

Legio propose des fonctionnalités avancées de surveillance et de génération de rapports conçues pour renforcer la posture de sécurité des associations et des ordres professionnels. Grâce à des analyses en temps réel et un suivi complet des activités, Legio permet aux organisations de détecter rapidement les incidents potentiels et d’y répondre efficacement selon leur plan de réponse.

Fonctionnalités clés de surveillance et de rapport de Legio :

• Analyse des données en temps réel : Les outils d’analyse avancés surveillent en continu les activités du système pour identifier immédiatement toute anomalie ou comportement suspect pouvant indiquer une menace.
• Pistes d’audit complètes : La plateforme conserve un historique détaillé de toutes les interactions et modifications système, facilitant les enquêtes approfondies et assurant la conformité réglementaire.
• Alertes automatisées : Legio peut être configuré pour envoyer des alertes immédiates au personnel concerné dès qu’un incident potentiel est détecté, permettant une réaction rapide.
• Rapports personnalisables : Les administrateurs peuvent générer des rapports sur mesure offrant une vision claire des performances du système, des activités des utilisateurs et des événements de sécurité, pour une gestion proactive.