Automated invoice management

In their everyday operations, companies face a multitude of challenges. Chief among those is the management of invoicing, which only gets more complex and more vital as the business grows and develops. The tasks of managing billing submissions, payment deadlines, and recall and collection procedures demand a substantial investment in time and accounting resources alike. Furthermore, if companies employ monthly billing models, they should be prepared for even more intense and diligent invoice processing power. In such a case, the use of accounting software becomes an inevitable necessity.

Benefits of automated e-invoicing

Benefits #1 automated invoice management: higher IT costs

Naturally, the costs that come with developing the IT structure for an automated accounting solution can be an essential factor to keep in mind. For starters, one would have to purchase the necessary software, then look into developing software extensions to customize the system so it can optimally respond to the needs of their business. On the other hand, you can rest assured that the money you save in a year will greatly exceed the initial investment required for implementing this solution.

Benefits #2 automated invoice management: faster processing of accounting data

While there are different opinions on how to increase invoice processing efficiency through automated invoicing, all market leaders agree that this solution improves the overall performance. Of course, their opinion is based on the massive scope of their operations, seeing as the time saved by invoice automation is exponentially greater, considering the number of accounting activities handled by major companies.

Benefits #3 automated invoice management: reduced margin of error

It goes without saying that by removing the human factor from the process, we greatly reduce the potential for error in accounting operations. Getting rid of the penalties related to invoicing errors is another way to reduce the costs associated with invoice management. Data does not require multiple accounts of manual entry with automation, and the more the process is handled through digital means, the fewer errors there will be.

Benefits #4 automated invoice management: reduced paper consumption

The costs associated with using, storing, managing and filing paper are greatly reduced thanks to automated invoice management solutions that rely exclusively on digital media. This is another factor that increases your return on investment by simply eliminating paper from the equation.

Benefits #5 automated invoice management: More efficient archiving and management of documents

Maintaining an archive of digital documents is a much simpler task than trying to take care of physical files. As mentioned earlier, e-accounting solutions do not require any archiving space or time investment, which is hardly the case with its paper counterpart.

Benefits #6 automated invoice management: increased security

Once you transition the management and automation of the invoicing process into the digital realm, one significant benefit is the increased security, thanks to the processes safeguarding the digital environment that are otherwise impossible with paper handling. For example, the limitations on modifying the data after production restrict the risk of fraud.

What are the implications of accounting automation ?

More than 80% of corporate accounting data on average is recorded either manually or semi-automatically. It means that nearly 20% are now fully automated. Now, what are some of the benefits of automated invoice management through the use of Enterprise Resource Planning (ERP) or Integrated Management Software (IMS)? Here are 5 significant factors that influence companies to make the shift towards automation:

1. Online payments
2. Digital PDF invoices
3. Automatic reminders
4. Management of recurring invoices
5. Return on investment (ROI)

All these elements contribute to the reduction of costs related to invoice management, saving both time and money on day-to-day operations, and allowing you to focus on further developing your business.

1.     Online payments

There are multiple solutions available for the management of online payments. Among the most common ones is payment by credit card. This option is distinguished by its ease of use, however even to this day, it involves a greater risk of fraud as well as higher costs of operation. The fees are around 2.9% of the total for each transaction, plus $0.30 per transaction. On the other hand, the widespread popularity of this payment method and the ability of managing credit cards within your accounting software makes it a convenient solution.

Meanwhile, the Interac transfer is gradually taking off with more and more clients choosing this option. This transfer method allows you to request payments directly with the customer, providing all the information they may require to complete the transaction, such as the amount, due date and invoice number. This type of payment is also easy to follow up on and to integrate into your accounting management system. Interac e-transfers allow customers up to $10,000 per day and are highly secure.

Pre-authorized direct debit payments offer the best solution for businesses that feature a recurring billing model, such as telecommunications companies. This method completely eliminates billing time and payment management altogether. With such a system in place, it becomes possible for you to easily predict your profits, thanks to fixed income.

2.     Digital PDF invoices

Invoices delivered digitally in PDF format offer great benefits in relation to managing documents and reducing the costs associated with using paper. Even without automating the management of your company’s accounting, merely the switch from paper to digital in itself provides massive savings in time, as well as in operating and storage costs. It is estimated that managing a digital invoice in PDF format costs 70% less than an invoice generated and processed on paper. This alone should be enough to convince many businesses to go digital!

3.     Automatic reminders

Tasks like managing accounts receivable, producing account statements and transmitting collection notices can weigh heavily on you and your team, requiring time and energy. Which is why, once the accounting processes are digitized, all reminders and account statements can be executed in a fully automated fashion. Additionally, by managing all of these activities digitally, you benefit from substantial savings by cutting down on the use of paper and the time required to complete these tasks.

4.     Automatic management and creation of recurring invoices

When everything is done automatically, you no longer need to worry about monitoring your customers’ subscription renewal or payment dates. From generating the invoice to payment related data entry, you don’t have to perform these actions manually anymore. Once again, automation saves time. And because time is money, we see our return on investment increase as we move towards fully automated and digital processes.

5.     Return on Investment (ROI)

Your return on investment is an essential value to understand and increase your company’s profits. As such, the use of an ERP is highly recommended in order to accurately forecast these numbers by calculating the operational cost – a statistic that is often unfortunately neglected by professionals.

In conclusion

If you are envisaging the implementation of an accounting solution that offers automated invoice management but you are yet unsure if you want to make the move forward, start by calculating the return on investment that such a transformation in your accounting operations could bring to your business. You will quickly come to realize that despite the substantial investment initially required to implement this type of software, your rewards for making this switch will prove to be much higher than the initial setup costs in the medium and long term.

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Les entreprises doivent faire face à plusieurs défis dans leurs activités quotidiennes. L’un d’entre eux est sans aucun doute la gestion des factures, qui augmente en importance au fur et à mesure que l’entreprise prend de l’expansion et développe son marché. Gérer les envois de factures, les délais de paiement et les procédures de rappel et de recouvrement sont tous des processus chronophages qui impliquent un investissement financier important. De plus, les nouveaux modèles de facturation mensuelle nécessitent un gestion comptable intense et assidue. L'utilisation d'un logiciel comptable devient alors inévitable.

Automatisation des factures: Un gain de temps pour le client et la gestion comptable

Dans le monde en constante évolution des affaires, l’automatisation des factures est devenue un élément essentiel pour de nombreuses entreprises, qu’elles soient petites, moyennes ou grandes. Cette technologie révolutionnaire offre des avantages significatifs à la fois pour les clients et pour la gestion comptable. Mais qu’est-ce que l’automatisation des factures exactement, et en quoi peut-elle améliorer les processus financiers de votre entreprise ? Dans cette première section, nous allons explorer la définition de l’automatisation des factures et ses implications pour les deux parties concernées. Il est crucial de souligner l'importance de la mise en place de procédures automatisées pour la gestion des factures.

Pour le client : Simplification et confort

L’automatisation des factures du côté des clients, représente une manière de simplifier considérablement la réception et la gestion des factures émises par leurs fournisseurs. Traditionnellement, la réception de factures papier ou de fichiers PDF par e-mail peut être fastidieuse, nécessitant souvent une entrée manuelle des données dans les systèmes de gestion financière. Cette tâche chronophage peut entraîner des erreurs humaines, des retards de paiement et une frustration générale.

L’automatisation des factures permet aux clients de recevoir et de traiter automatiquement les factures électroniques envoyées par leurs fournisseurs. Cela aide également à gérer les comptes fournisseurs en digitalisant, organisant et facilitant le paiement des factures. Les informations clés, telles que le montant, la date d’échéance et le numéro de facture, sont extraites automatiquement et intégrées dans le système de comptabilité de l’entreprise. En conséquence, les clients bénéficient d’une expérience plus fluide et de la possibilité de gérer plus efficacement leurs finances. De plus, cela réduit les risques d’erreurs et de retards de paiement, ce qui renforce les relations avec les fournisseurs.

Pour la gestion comptable : Efficacité et précision

Du côté de la gestion comptable, l’automatisation des factures offre des avantages tout aussi importants. Elle permet de rationaliser les processus de traitement des factures, de réduire les tâches manuelles fastidieuses et de libérer du temps pour des activités à plus forte valeur ajoutée. Les employés passent souvent beaucoup de temps à traiter les tâches administratives, et l'automatisation peut les aider à se concentrer sur des tâches plus stratégiques. Plutôt que de consacrer des heures à la saisie manuelle des données de facturation, les équipes comptables peuvent se concentrer sur des tâches plus stratégiques, telles que l’analyse financière et la planification budgétaire.

De plus, l’automatisation des factures réduit considérablement les risques d’erreurs humaines. Les logiciels spécialisés sont capables de vérifier la cohérence des informations, d’identifier les erreurs potentielles et de détecter toute activité suspecte. Cela renforce la précision des données comptables, ce qui est essentiel pour la prise de décision financière.

Voici quelques exemples de gains spécifiques pour les comptables grâce à l’automatisation des factures :

1. Réduction du temps de saisie manuelle : L’un des avantages les plus évidents de l’automatisation des factures pour les comptables est la réduction significative du temps passé à saisir manuellement les données des factures. Plutôt que de consacrer des heures à cette tâche fastidieuse, les comptables peuvent maintenant se concentrer sur des activités plus stratégiques, telles que l’analyse des données financières.
2. Élimination des erreurs humaines : Les erreurs de saisie de données sont courantes dans le processus manuel de gestion des factures. L’automatisation des factures minimise ces erreurs en extrayant et en intégrant automatiquement les informations clés. Cela garantit une comptabilité plus précise et réduit le besoin de corriger des erreurs coûteuses.
3. Traitement plus rapide des factures : Les logiciels d’automatisation des factures peuvent traiter un grand volume de factures en un temps record. Cela permet aux comptables de gérer un flux de travail plus rapide, d’accélérer le processus de paiement des fournisseurs et d’améliorer la gestion de la trésorerie de l’entreprise.
4. Accès facile aux données financières : L’automatisation des factures crée une base de données centralisée contenant toutes les informations relatives aux factures. Les comptables peuvent accéder rapidement à ces données pour répondre aux questions des auditeurs, produire des rapports financiers et analyser les tendances financières de l’entreprise.
5. Amélioration de la conformité : En automatisant le processus de gestion des factures, les entreprises peuvent mieux suivre les règles de conformité fiscale et comptable. Les logiciels d’automatisation sont souvent conçus pour respecter les réglementations en vigueur, minimisant ainsi les risques d’infractions fiscales.
6. Réduction des coûts : Bien que l’investissement initial dans un système d’automatisation des factures puisse être nécessaire, il est souvent amorti à long terme grâce aux économies réalisées en temps et en coûts de main-d’œuvre. Moins de personnel est nécessaire pour gérer les tâches manuelles, ce qui réduit les dépenses liées à la comptabilité.
7. Analyse financière améliorée : En éliminant la saisie manuelle et en améliorant la précision des données comptables, l’automatisation des factures permet aux comptables de disposer de données fiables pour effectuer des analyses financières approfondies. Cela peut aider à identifier des opportunités d’optimisation des dépenses et à prendre des décisions éclairées.

En résumé, l’automatisation des factures profite à la fois aux clients et à la gestion comptable en simplifiant les processus, en améliorant l’efficacité et en réduisant les erreurs. Dans les sections suivantes de cet article, nous plongerons plus en profondeur dans les avantages spécifiques de cette technologie pour chaque partie prenante, ainsi que dans les étapes pour la mettre en œuvre avec succès dans votre entreprise.

Les types d’automatisation pour la facturation

L’automatisation de la facturation ne se limite pas à un seul processus, mais englobe une variété d’approches et de technologies visant à simplifier et à améliorer la gestion des factures. Un logiciel de gestion peut automatiser les processus de facturation en générant des factures automatisées, en créant des documents de vente et en assurant la conformité et la sécurité des documents. Ci-dessous, nous explorerons quelques-uns des types d’automatisation les plus courants pour la facturation :

Automatisation de la réception des factures :

• Permet aux entreprises de recevoir électroniquement les factures de leurs fournisseurs.
• Élimine la nécessité de recevoir des factures papier ou des fichiers PDF par e-mail.

Extraction automatique des données (OCR) :

• Capable d’extraire automatiquement les données essentielles, telles que le montant total, la date d’échéance, les numéros de facture et les informations du fournisseur.
• Élimine la saisie manuelle fastidieuse, réduisant ainsi les erreurs potentielles.

Flux de travail automatisés :

• Permet de définir des règles et des processus pour le traitement des factures.
• Automatise la validation et le paiement en fonction de critères préétablis.

Intégration avec les systèmes comptables :

• Synchronisation fluide des données extraites des factures avec les systèmes comptables de l’entreprise.
• Met à jour les registres financiers de manière transparente.

Notification et suivi automatiques :

• Génère des notifications automatiques pour rappeler aux responsables du paiement des échéances proches ou des factures en attente.
• Permet de suivre le statut des paiements et de signaler tout retard potentiel.

Analyse de données :

• Offre des fonctionnalités avancées d’analyse de données pour obtenir des informations précieuses sur les dépenses, les tendances de facturation et les relations avec les fournisseurs.
• Oriente les décisions financières stratégiques.

Archivage électronique :

• Stockage sécurisé et accessible de toutes les factures passées.
• Facilite la recherche et l’accès aux documents pour des besoins tels que l’audit ou la conformité réglementaire.

En somme, l’automatisation de la facturation offre une gamme variée de fonctionnalités pour simplifier le processus de gestion des factures, de leur réception à leur paiement. En choisissant les solutions appropriées en fonction des besoins de votre entreprise, vous pouvez améliorer considérablement l’efficacité de votre gestion comptable et financière.

Les fonctionnalités de l'automatisation de la facturation dans les logiciels comptables et les ERP

L’automatisation de la facturation, intégrée dans les logiciels comptables et les systèmes ERP (Enterprise Resource Planning), offre une gamme de fonctionnalités essentielles pour simplifier la gestion comptable et améliorer l’efficacité financière. Il est crucial d'avoir une équipe compétente pour mettre en place ces solutions et optimiser les opérations commerciales. Dans cette section, nous allons explorer les principales fonctions qu’implique cette automatisation avancée :

1. Gestion des paiements en ligne :

Les logiciels comptables automatisés permettent aux entreprises de faciliter la réception de paiements en ligne. La plupart des actions manuelles sont éliminées grâce à l'automatisation. Cela comprend :

• Paiements par carte de crédit : Cette option est simple et largement utilisée, bien qu’elle implique des frais de transaction.
• Transfert Interac : En plein essor, il permet d’envoyer des demandes de paiement directement aux clients, facilitant le suivi et l’intégration dans la comptabilité.
• Prélèvements automatiques préautorisés : Idéaux pour les entreprises avec des modèles de facturation récurrente, ils éliminent la gestion des paiements et assurent des revenus fixes.

2. Facturation numérique au format PDF :

L'automatisation de la facturation implique la création et l'envoi de factures au format PDF numérique, remplaçant ainsi le recours au papier. Les avantages comprennent :

• Économies de coûts : La gestion de factures au format PDF numérique coûte environ 70 % moins cher que la gestion papier.
• Réduction de l'impact environnemental : Moins d'impression, de manipulation et d'entreposage de documents papier.

3. Rappels de paiement automatisés :

Les logiciels comptables automatisés prennent en charge la gestion des comptes à recevoir, la production d'états de compte et l'envoi d'avis de recouvrement de manière automatisée. Les avantages sont :

• Économies de temps et d'énergie : Tous les rappels et les états de compte sont générés automatiquement, réduisant la charge de travail manuel.
• Économies liées au papier : Moins de besoins en papier pour les activités comptables.

4. Création automatique de factures récurrentes :

L'automatisation permet la création et la gestion automatique de factures récurrentes, telles que les abonnements mensuels, sans intervention manuelle. Les avantages incluent :

• Gain de temps : Plus besoin de surveiller constamment les dates de renouvellement ou de paiement.
• Optimisation du retour sur investissement (ROI) : L'automatisation augmente le ROI à mesure que les procédures deviennent automatisées et numériques.

5. Calcul du retour sur investissement (ROI) :

Les logiciels comptables automatisés fournissent des données essentielles pour évaluer le ROI de l'entreprise, en prenant en compte les coûts opérationnels et les économies résultant de l'automatisation. Cette fonctionnalité permet de :

• Comprendre le coût opérationnel : Calculez avec précision les coûts liés aux opérations comptables.
• Mettre en évidence les économies réalisées : Suivez les économies réalisées grâce à l'automatisation.
• Optimiser la rentabilité : Utilisez ces informations pour améliorer la rentabilité de l'entreprise.

En somme, l'automatisation de la facturation dans les logiciels comptables et les ERP offre un ensemble complet de fonctionnalités visant à simplifier les tâches comptables, à réduire les erreurs et à améliorer l'efficacité globale de la gestion financière. Elle permet aux équipes comptables de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée, tout en optimisant les opérations comptables et en augmentant la rentabilité de l'entreprise.

En conclusion

Si vous pensez adopter une solution comptable qui offre l’automatisation de la gestion de la facturation mais n’êtes pas certain de vouloir faire le grand saut, commencez par calculer le retour sur investissement qu’une telle transformation de votre gestion comptable implique pour votre entreprise. Vous vous rendrez bien vite compte que malgré l’investissement important nécessaire à l’implantation d’un logiciel de ce type, votre retour sur cet investissement financier est plus élevé que les coûts de départ sur le moyen et long terme.