Le succès d’une formation systèmes ERP / CRM

L’avis de notre expert

Une productivité optimale passe par une formation adéquate de vos employés, relativement à l’utilisation de vos systèmes. C’est pourquoi, Gestisoft offre des programmes de formation dans ses bureaux ou dans les vôtres, afin de répondre à vos besoins spécifiques, ou fondamentaux liés à un projet d’implantation.

Voici quelques arguments additionnels confirmant le bien-fondé de cette démarche, à partir de deux questions capitales posées à notre directeur de pratique, Monsieur Patrick Cournoyer …

Q. Comment définir les critères de succès d’un processus de formation?

R. Le meilleur critère de succès d’une formation est, sans contredit, le taux d’adoption de la solution, une fois la solution en production.  La formation est souvent une activité qui est négligée dans la planification et l’exécution d’un projet.  L’aspect fonctionnel (fonctions, migration de données, inter-système, etc.) est mis de l’avant avec raison, mais même avec le meilleur système au monde, si aucun usager n’est adéquatement formé, l’utilisation de ces fonctions devient obsolète, car elles seront mal utilisées et les usagers en seront d’autant plus frustrés.  Donc, la clef d’une bonne formation est :

1. De prendre les formations au sérieux… Il faut comprendre qu’on va changer la vie de plusieurs usagers!
2. D’axer la formation sur les processus d’affaires et non sur les fonctions.
3. De mettre beaucoup de cas pratiques et des cas concrets.
4. De s’assurer qu’un superutilisateur donne la formation avec l’appui de l’équipe de projet.  Les superutilisateurs connaissent les cas métiers, et l’équipe de projet (analystes), les fonctions de l’application.  Ensemble, ils seront en mesure de former une équipe du tonnerre puisque le superutilisateur est choisi pour ses nombreuses années au sein de l’organisation, lui conférant une connaissance étendue et approfondie des processus et de la culture en place. Il n’est évidemment pas un formateur de métier, c’est pourquoi Gestisoft a le rôle de lui fournir les bons outils lui permettant de transmettre adéquatement les connaissances pertinentes du système, aux utilisateurs.

Q. Comment aller chercher le « buy-in » de la gestion sur un processus de formation?

R. Le buy-in de la gestion du processus de formation se prépare dès le jour 1 du projet, au moment du lancement, et un fil conducteur doit exister d’une initiative à l’autre. Je crois que la gestion du processus de formation est simplement un élément de la gestion du changement, voire presque de sa finalité.  Une bonne gestion du changement vise à transmettre la bonne information, au bon moment, aux usagers. Nous devrions les garder impliqués et intéressés au projet par diverses initiatives (concours sur le nom du système, lunch & learn sur les volets implantés, participation aux essais, etc.), afin de créer chez les usagers un sentiment d’impatience d’en connaître davantage et de suivre les formations.

Les mesures de succès de votre formation représentent un second élément essentiel du processus. Cela peut sembler élémentaire, mais sans ces mesures, vous demeurerez dans l’inconnu quant à la réussite ou à l’échec de la formation. Il ne s’agit pas de savoir si vos employés ont apprécié la formation, mais plutôt s’ils en ont retiré tous les bénéfices profitables pour votre entreprise!…