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Il faut le dire, en technologie, il est facile de connaître la théorie sans vraiment savoir ce qui se cache derrière le côté pratique. Je ne sais pas si c’est parce que la théorie effraie ou parce qu’on ne prend pas toujours le temps de faire la démonstration des bienfaits de l’innovation et des logiciels, mais j’ai la forte impression qu’on gagnerait à parler des choses concrètes.
Parce que même si plusieurs connaissent la définition d’un ERP, une vaste majorité ne saurait me dire comment le progiciel opère au quotidien. Et c’est bien dommage parce que j’ai toujours cru que si les entreprises savaient ce qu’un ERP peut faire pour eux, il n’y aurait plus de compagnies qui fonctionnent sans un progiciel au Québec et dans le monde.
Oui, les fonctionnalités d’un ERP sont aussi impressionnantes. Alors pour vous permettre de vous familiariser avec le côté pratique d’un progiciel de planification des ressources en entreprise (ERP), j’ai décidé de vous préparer un petit aperçu de ses modules et fonctionnalités. Vous verrez comment le logiciel peut s’immiscer dans plusieurs sphères de votre compagnie afin de vous aider à augmenter votre productivité et à demeurer compétitif.
Mais d’abord, une définition d’un logiciel ERP
Un ERP se définit comme un logiciel de planification des ressources en entreprises. C’est-à-dire qu’il est une solution unique qui intègre une multitude d’applications, de fonctionnalités et de modules afin de vous permettre d’avoir une vision complète sur votre entreprise, mais aussi d’optimiser tous ses processus. Normalement, dans un ERP vous retrouverez un module pour :
- La gestion des finances
- La gestion des approvisionnements
- La production manufacturière
- La gestion de projet
Et vous pouvez trouver d’autres composantes comme un module CRM pour les ventes et le marketing, l’analyse commerciale, les ressources humaines ou même la gestion de clients.
Alors que le CRM se concentre davantage sur la gestion de la relation de clients et tout ce qui l’entoure, vous pouvez vous attendre à un plus grand éventail de fonctionnalités dans un ERP. Pourquoi? Parce que pour vous offrir une solution davantage complète et efficace, un ERP cherche à vous aider dans tous les départements de votre compagnie : de la finance jusqu’à la chaîne d’approvisionnement et même, le marketing. Ainsi, votre choix d’ERP s’arrêtera en fonction de vos besoins et de ce que le logiciel peut vous offrir.
Les fonctionnalités d’une solution ERP
Fonctions d’un logiciel ERP: Gestion des finances
Et quand vient le temps de comprendre et d’aider une entreprise à travers tous ses départements, la finance est probablement le secteur le plus central. C’est là que les compte-clients rencontrent les factures de fournisseurs, et finalement, c’est aussi là que beaucoup de décisions sont prises.
- Comptabilité générale
- Gestion des comptes
- Allocations
- Rapport financier XBRL
- Consolidation
- Budgets
- Centre de responsabilité
- Transactions Inter sociétés
- Comptabilité Analytique
- Projections de trésorerie
- Devises multiples
- Entreprises illimitées
- Dimensions des transactions
Alors en général, dans les fonctionnalités d’un ERP, vous pourrez trouver un module de base qui inclut toutes les fonctionnalités qui vous aident à établir une compagnie, et, entre autres, envoyer de l’information au grand livre, à la charte des comptes, au journal général, les lignes de TVA, les journaux récurrents et les codes sources.
- Gestion de l’immobilisation
- Reclassification
- Assurance
Les calendriers des comptes, l’allocation au grand livre, l’exportation en XBRL, la prévision de trésorerie et plein d’autres fonctionnalités vous attendent dans votre ERP tant pour vos actifs fixes que vos besoins généraux en matière de gestion financière.
Fonctions d’un logiciel ERP: Gestion de l’argent
Sans contredit, les meilleurs ERP vous offriront des fonctionnalités conçues spécifiquement pour vous aider avec la gestion de l’argent : les comptes de banque, les paiements électroniques et virements directs, l’écriture de chèque et même la réconciliation de vos comptes de banque ou des transactions bancaires de revenus et de dépenses.
- Gestion des comptes de banques
- Paiement électronique
- Intégration avec PayPal
- Réconciliations bancaires
- Écriture de chèque
Évidemment, la gestion des finances est une part importante d’un ERP. Alors, il est impératif de chercher à avoir une solution complète afin de recevoir tout le support nécessaire pour gérer votre compagnie.
Fonctions d’un logiciel ERP: Gestion des approvisionnements (SMC)
Tant pour les compagnies de services, ceux de la vente au détail ou de production, la gestion des approvisionnements est un module essentiel afin d’améliorer la performance et l’efficacité de nos entreprises.
Ventes et comptes à recevoir
- Gestion d’adresses d’envoi multiples
- Gestion de la réception
- Gestion des calendriers
- Gestion des prix, promotions et rabais
- Gestion des commandes client
- Gestion des retours client
- Gestion des transporteurs (Purolator, Poste Canada, Fedex)
- Promesse d’achat
- Facturation des ventes
Taxes de vente
Achats et comptes à payer
- Gestion des comptes payables
- Gestion des achats et rabais
- Gestion de la livraison
- Gestion des réquisitions
- Gestion des achats (PO)
La gestion des approvisionnements s’attaque donc tant aux ventes (factures, rabais, prix, gestion des commandes et des envois) qu’à l’inventaire pour une vision globale de votre production. En confiant ces tâches à votre ERP, il est beaucoup plus facile de faire rouler votre usine de production en assurant toujours un approvisionnement à la hauteur de vos commandes et une livraison efficace.
Fonctions d’un logiciel ERP: Gestion de l’inventaire
- Rapport d’analyse
- Vendeurs multiples
- Inventaire de base
- Gestion des Bin
- Cycle Counting
- Budgets d’achats et de ventes
- Coût additionnel
- Gestion de code produits (UPC, EAN)
- Gestion des substitutions
- Item tracking (Serial, Numéro de lot)
- Catégorisations des produits
- Attributs des produits
- Nonstock items
De plus, tout ce qui est en lien avec les commandes à payer chez vos fournisseurs ou vos envois chez vos distributeurs, l’ERP s’occupe de toute la gestion de votre approvisionnement du début jusqu’à la fin de la chaîne. Ainsi, vous retrouverez dans votre ERP des fonctionnalités qui s’occupent des retours, des factures à payer de base, des expéditions de produits même la gestion des commandes ou des rabais.
Fonctions d’un logiciel ERP: Gestion de l’entrepôt
Enfin, un système de gestion d’approvisionnement ne sera jamais complet sans un module de gestion de l’entrepôt qui vous permet de gérer vos commandes tant par items que par leurs caisses. Avec un tel outil, vous devriez aussi être en mesure d’automatiser la saisie de données dans votre entrepôt et de l’automatiser plus facilement.
- Système de gestion de l’entrepôt
- Gestion de l’envoi et de reçu
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Fonctions d’un logiciel ERP: Gestion de la production manufacturière
Quand on parle d’un ERP, on discute énormément des fonctionnalités liées à la planification des ressources, au côté financier et aux inventaires ou entrepôts. Mais qu’en est-il de la production? Pour plusieurs entreprises, c’est là que la technologie peut véritablement aider à réaliser de grandes choses.
Vous retrouverez donc tous les outils pour vous aider dans la production de votre produit avec les factures de matériaux et les commandes de matière première. Parfois, vous retrouverez un module sur la production agile afin d’alléger votre processus.
Et comme l’ERP est avant tout un outil de planification, il est tout à fait naturel de retrouver des outils qui vous aideront à la planification de votre approvisionnement de base, de prévision de la demande et même l’anticipation des ventes et de l’inventaire.
- · Production de base
- Production agile
- Planification de l’approvisionnement
- Prévision de la demande
- Prévision des ventes et de l’inventaire
- Planification de la capacité
- Finite loading
- Machine centers
Enfin, toujours en matière de planification, le module de production d’un ERP et ses fonctionnalités devraient aussi vous permettre d’optimiser votre capacité de production grâce à un outil de planification qui couvre les capacités de base. Ce dernier vous aidera à augmenter le pouvoir de production ou encore d’ajouter des centres de machine qui vous permettront de gérer la capacité des machines à produire et les ressources.
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Les fonctions d’un logiciel ERP: Gestion de projets
Puisque vous vous êtes dotés d’un ERP pour arriver à avoir une meilleure productivité, votre logiciel offre généralement des fonctionnalités pour vous aider avec la gestion de projet au quotidien. De la gestion de l’inventaire à la production de commandes jusqu’à leur livraison chez le client, il peut être assez difficile de maintenir un regard complet sur les nombreux projets qui comblent vos journées.
Gestion de projets > Planification des ressources
Ainsi, le module de gestion de projets vous offrira la possibilité de véritablement planifier l’utilisation de vos ressources humaines et de vos stocks en suivant vos ressources de base. Il vous aidera également à gérer votre capacité à réaliser des projets et même à obtenir un aperçu complet de votre utilisation des ressources. Enfin, vous devriez retrouver dans ce module un outil pour la gestion des feuilles de temps de vos employés, des coûts de production et des différentes tâches à accomplir pour vraiment optimiser au maximum vos effectifs afin de produire mieux et plus rapidement.
Les fonctions d’une solution ERP: Ventes et Marketing
Alors que plusieurs confondent régulièrement l’ERP au CRM, il est vrai que les deux logiciels comprennent un volet marketing et vente. Un ERP travaillera normalement plus en termes de gestion de campagnes et d’automatisation de certaines tâches qui visent la recherche de clients potentiels et la vente, alors que le CRM vous supportera davantage dans votre relation aux clients à travers le service à la clientèle.
Ainsi, le module des ventes et du marketing de votre ERP devrait comprendre en général certaines fonctionnalités afin de vous permettre de gérer vos campagnes marketing. En automatisant certaines tâches et en organisant vos campagnes selon certains paramètres, votre ERP peut vraiment vous permettre de créer des stratégies marketing efficaces et rentables.
Votre ERP peut donc être lié à votre système de courriel et vous aidez à mieux classifier vos contacts, saisir les opportunités au bon moment et recevoir des notifications lorsqu’une action de votre part est requise.
Et il faut le dire, certains ERP vont même aller jusqu’à intégrer un CRM à leur solution ou à vous offrir une foule de fonctionnalités additionnelles qui touchent autant la gestion de services, le flux de travail et les services électroniques.
- Ventes, Marketing et Gestion des services
- Ventes et Marketing
- Gestion des service
- E-services
- Gestion des documents
Enfin, les pouvoirs des fonctionnalités l’ERP peuvent même se rendre jusqu’à la gestion de vos documents grâce à des outils qui vous aideront à numériser et classifier vos papiers. Le logiciel vous permettra donc plus rapidement de retracer chaque information dont vous avez besoin. L’ERP vous donnera ainsi la possibilité de réaliser une foule de choses avec vos documents comme extraire des données, les structurer et automatiser certaines tâches liées aux informations. Finalement, l’ERP pourra également vous aider à établir des processus clairs pour la classification des documents entrant dans l’ERP, libérant ainsi vos équipes de tâches redondantes.
Et quoi d’autre?
Évidemment chaque ERP aura son offre unique et ses fonctionnalités particulières pour combler vos attentes et vos besoins. On peut s’attendre, de manière générale, à trouver des outils d’analyses commerciales et de création de rapports automatique.
Avec l’intelligence artificielle qui est à nos portes, les ERP ont toutes les raisons de profiter des nouvelles technologies afin de perfectionner les analyses qui sont produites, mais aussi pour vous libérer de cette tâche redondante en produisant les données dont vous avez besoin pour prendre des décisions éclairées avant même de l’avoir demandé.
On peut également retrouver un module de ressources humaines dans un ERP afin de nous donner un coup de main avec le suivi des employés, la création d’une banque d’informations importantes à propos de nos ressources et il nous permet de garder un oeil sur les postes ouverts et leurs postulants. Des outils comme ceux-ci permettent de mieux assurer un suivi auprès de nos équipes.
Enfin, on pourra aussi rencontrer des modules de langues qui simplifient le travail dans un pays bilingue comme le Canada. En offrant la possibilité de traduire en plusieurs langues les items, les descriptions, les factures et en automatisant le tout selon les préférences du compte client, il est beaucoup plus facile de faire des affaires à l’international sans vexer nos clients. Ainsi, au cours de l’implantation d’un ERP, un vaste choix de modules et de fonctionnalités s’offre à nous.
Et si vous vous demandez comment optimiser votre ERP, téléchargez notre livre électronique.
Connaissez-vous un peu mieux le côté pratique d’un ERP? Je ne sais pas si vous êtes impressionné par sa capacité à créer des processus sans embûches et à alléger votre liste de tâches, mais je le suis toujours autant, même après toutes ces années.
En intégrant un logiciel dans votre entreprise, en vous assurant que tous ses modules communiquent entre eux, vous arrivez à créer une expérience qui est beaucoup plus organique puisque toute l’information est échangée.
Cependant, vous avez aussi la chance de bénéficier de la technologie et d’une vision globale afin de faciliter les processus et d’augmenter votre efficacité.
