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Les facteurs du succès de votre implantation ERP

Chaque fois que j’écoute les Olympiques et que j’entends les athlètes expliquer les nombreux facteurs qui ont pu leur permettre de gagner une médaille, je me dis qu’on gagnerait beaucoup à s’inspirer de leur analyse du succès.

Pourquoi? Parce qu’on entend trop souvent que le talent ou le travail acharné sont les seuls ingrédients qui peuvent vous permettre de réussir n’importe quelle épreuve. Et entre vous et moi, je n’y crois pas. Que ce soit pour une épreuve sportive ou un gros projet dans votre entreprise, il y a de nombreux éléments au cours de votre chemin qui seront déterminant de votre réussite. C’est partout pareil!

Alors quand mes clients me demandent ce qu’il faut pour réussir une implantation d’ERP, ils s’attendent souvent à une réponse simple qui combine investissement et expertise. Or, c’est beaucoup plus complexe que ça. J’ai donc eu envie de vous présenter une liste des facteurs du succès de votre implantation ERP afin de mieux vous aiguiller sur les points importants et les éléments à considérer tout au long de votre route.

Facteur 1 du succès de votre implantation ERP : prendre le temps

Il faut mettre quelque chose au clair tout de suite. Une implantation ERP demandera tout ce que vous avez de plus précieux : vos meilleures ressources, vos employés les plus polyvalents et évidemment, votre temps.

Ainsi, tous ceux qui travailleront de très près à l’élaboration des processus et à la mise en place de l’ERP devront pouvoir s’y consacrer à temps plein. Comme c’est un travail de longue haleine et exigeant, il est impératif de libérer ces personnes de leurs tâches habituelles afin de ne pas retarder le processus d’implantation.

Alors pendant quelque temps, il faudra penser à redistribuer les tâches dans ses équipes et même à embaucher du personnel supplémentaire pour vous aider à réaliser ce travail. De cette façon, vous permettrez à l’équipe du projet de ne pas se sentir dépassée par l’ampleur de la tâche, de pouvoir atteindre les objectifs et de respecter l’échéancier afin de vous garantir un ERP qui vous suivra pendant longtemps.

ERP Success Factors - Teams

Facteur 2 du succès de votre implantation ERP : la clarté est de mise

En plus du temps et des ressources, il est nécessaire d’avoir des objectifs clairs. Il vous faut des réponses aux questions et des buts qui sont compréhensibles pour tout le monde dans l’équipe :

  • Pourquoi remplace-t-on la solution actuelle?
  • Quels sont les problèmes à régler?
  • Quels sont les facteurs de succès propres à l’ERP lui-même?

C’est de cette façon que vous pourrez vous assurer que chaque décision prise durant le processus (et il y en aura un million, croyez-moi) sera au service de ces buts. C’est à vous de donner un esprit au projet et de lui fournir des objectifs clairs.

ERP Success Factors - Competencies

Facteur 3 du succès de votre implantation ERP : la communication est reine

Évidemment, lorsqu’on parle de clarté, on pense aussi à l’importance de la communication. Dans un projet aussi complexe et long, il va (presque) sans dire que la communication est primordiale. Ainsi, en définissant des buts ou objectifs clairs, vous vous assurez que votre équipe de projet connaît la destination à atteindre.

Or, il faut aussi penser à définir vos besoins et à prendre le temps d’expliquer chaque paramètre spécifique à vos demandes. Alors, lorsque vous demandez que la solution gère les comptes client, il faut être un peu plus spécifique : parler des termes de paiements spéciaux, expliquer les réclamations de clients, etc. Le mot d’ordre? Ne tenez rien pour acquis!

De plus, il est tout aussi important de gérer les attentes. L’ERP est une solution qui touche tout le monde dans une entreprise et qui vous permet de vous supporter dans ce que vous faites de mieux. Il est donc certain qu’il y aura des changements, des améliorations et peut-être quelques frictions au départ. Ne soyez pas découragé, mais plutôt assurez-vous que vous soyez capable de défendre vos choix et de bien expliquer ce que la solution pourra et ne pourra pas faire.

ERP Success Factors - Communications

Facteur 4 du succès de votre implantation ERP : se doter d’un comité de pilotage

Alors, comme une implantation ERP est une affaire de tout un village, il va sans dire que vous aurez besoin d’un comité de pilotage. Entre votre organisation, vos clients et vos fournisseurs, tout le monde sera touché par une telle implantation. Qu’est-ce que ça mange en hiver un comité de pilotage?

En fait, c’est une équipe qui effectuera la liaison entre la direction et le projet d’implantation de l’ERP. Ainsi, tous ceux qui travailleront de près ou de loin avec le projet pourront obtenir le support et les ressources nécessaires de la part de la direction.

En effectuant des rapports régulièrement, en assurant une cohérence entre la direction et les demandes de l’équipe de travail de l’ERP, le comité de pilotage s’assure, tel un pilote d’avion, que tout se passe sous contrôle et que le projet arrive à destination sans embûches.

ERP Success Factors - Goals

Facteur 5 du succès de votre implantation ERP : avoir un souci pour les compétences

En plus du comité de pilotage qui s’assurera d’une liaison entre la direction et le développement du projet, vous aurez aussi une équipe du projet qui, elle, s’affairera à réaliser l’implantation de l’ERP, qui travaillera concrètement. Rappelez-vous que vous travaillez à mettre en place une solution de gestion qui devra vous aider dans tous les aspects de votre compagnie et non à écrire du code ou à installer des programmes, ce n’est pas un projet technologique.

Ainsi, il faudra penser à créer une équipe de projet dont les compétences et les activités dans l’entreprise leur permettent de bien connaître vos processus, vos fonctionnements et les méthodes de travail des différents secteurs. Pourquoi?

Parce que cette équipe sera responsable de définir les processus de l’ERP, de documenter, de confronter certaines idées, de les faire vivre et aussi de convaincre tous les autres collègues des avantages de celle-ci. Ils sont un peu vos évangélisateurs.

Enfin, pensez aussi à attitrer un gestionnaire de projet à votre équipe afin d’assurer un suivi pour les finances, les échéanciers, les enjeux, mais aussi pour aider à trouver des solutions globales et négocier des compromis pour la mise en place d’un ERP qui fait l’affaire de tous. Assurez-vous donc d’avoir quelqu’un qui connaît bien l’organisation et qui a de l’expérience à gérer des projets qui touchent plusieurs départements.

Et si je peux me permettre d’ajouter une note ici, si jamais vous connaissez une autre personne dans votre équipe qui connaît bien vos processus et qui a un peu de temps, vous pouvez penser à le nommer champion projet. Ce n’est pas un rôle obligatoire, mais il permet d’avoir un regard extérieur et une vision plus globale du projet. Cette personne pourra ainsi épauler le chargé de projet dans ses décisions.

ERP Success Factors - Project Management

Facteur 6 du succès de votre implantation ERP : limiter la personnalisation de la solution

Vous vous rappelez quand j’ai parlé de définir des objectifs clairs? Eh bien, elles vont vous être utiles ici puisqu’il faut se rappeler que personnaliser un ERP peut être vraiment intéressant et bénéfique pour vous, mais cela peut aussi engendrer des coûts supplémentaires et un échéancier encore plus long.

Alors avant de demander une personnalisation dans votre ERP, retournez à vos buts et vos besoins. Est-ce que cette personnalisation est au service de vos objectifs? Est-elle vraiment nécessaire pour répondre à vos besoins? Est-ce qu’il y a moyen de parvenir aux mêmes buts tout en utilisant les processus déjà existants dans cette solution?

Vous pourriez être surpris comment certaines personnalisations sont demandées uniquement pour reproduire ce que l’ancienne solution faisait. N’hésitez jamais à remettre en question les demandes de personnalisation! Et si vous pensez que vous aurez de la difficulté à le faire, pensez à implanter un comité de « non-changement ». Votre équipe de projet devra répondre à ce comité et justifier chaque personnalisation.

ERP Success Factors - Needs

Facteur 7 du succès de votre implantation ERP : n’oubliez pas la conversion des données

Alors vous avez travaillé pendant des années à construire votre base de données et elle est primordiale à l’avancement et à la performance de votre entreprise. Quoi faire avec elle une fois votre ERP implanté?

Il est essentiel de penser à convertir vos données pour votre nouvel ERP. Soyez averti, cela représentera probablement l’un des plus grands casse-têtes de votre implantation, mais cette opération ne devrait être en aucun cas sous-estimée.

Cherchez à connaître l’état de vos données avant d’entamer le processus et faites aussi le choix des données qui seront converties ou non.

ERP Success Factors - Data Conversion

Facteur 8 du succès de votre implantation ERP : la formation est ESSENTIELLE

Essentiel, je le répète. L’un des plus grands défis de l’implantation d’un ERP n’est pas tant de choisir les processus ou de développer les personnalisations. Non, l’ultime obstacle à votre succès lors de l’implantation de votre ERP est la difficulté d’adaptation de vos employés face à la nouvelle solution.

L’ERP est un programme complexe qui peut amener son lot de nouveaux processus et de nouvelles méthodes de travail alors si vous voulez que vos employés profitent au maximum de ses bénéfices, il va falloir leur en donner les moyens à l’aide de formations.

Oui, la formation vous permettra véritablement de garantir le succès de votre ERP. Idéalement, vous aurez besoin de documentations, mais aussi d’offrir des formations adaptées et créées sur mesure pour la réalité de vos équipes. Elles vous aideront à faire la transition tout en douceur et à montrer tous les nouveaux avantages de la solution aux employés.

ERP Success Factors - Training

Facteur 9 du succès de votre implantation ERP : il faut penser aussi au changement

Enfin, le succès de votre implantation ERP dépend de bien des facteurs comme vous avez pu le voir, mais sa réussite ou son échec dépend aussi de son avenir. Vous vous doutez certainement qu’un ERP apportera son lot de changements et de nouvelles façons d’opérer.

En plus de rassurer vos employés et de les aider à traverser ces changements à l’aide de formation, il faudra aussi penser à la réorganisation des tâches, à l’apparition ou même disparition de certaines responsabilités et de les accompagner à travers cette transition.

Pensez peut-être à recevoir de l’aide d’experts qui pourront identifier les défis, les enjeux et les solutions pour réduire l’impact. Parce que vos équipes pourraient bien craindre à leur sécurité d’emploi face à tant de changements et ensuite, résister à l’implantation.

Ainsi, en prévoyant les changements, en embauchant les ressources nécessaires et en vous assurant de bien répondre aux craintes et inquiétudes de vos employés, vous pourriez garantir le succès de votre implantation ERP!

Finalement, ces 9 facteurs du succès de votre implantation ERP ne sont rien d’autre qu’une recette pour la réussite. J’ai travaillé avec mes collègues sur tellement de projets ERP que nous savons exactement ce qu’il faut pour garantir son succès. Cette liste est donc en quelque sorte notre référence pour chaque projet puisqu’elle est l’accumulation de tellement d’années d’expertise dans le milieu. Alors, profitez-en et utilisez-la vous aussi! Vous allez voir, elle deviendra précieuse pour vous aussi.

ERP Success Factors - Champion

 

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