Tel que discuté précédemment, il est de la mission des associations et des ordres professionnels, de faire la gestion de leurs membres, ainsi que des informations reliées à ceux-ci. Cependant, comme tout regroupement professionnel dynamique, les membres constituant cette force de travail sont appelés à changer. Des membres ayant plus d’ancienneté quitteront, et de nouveaux membres tenteront une entrée dans la profession.
Afin de s’assurer que les futurs membres fassent une entrée réussie dans le domaine d’expertise qu’ils ont étudié, ainsi que pour faciliter la gestion des nouvelles demande d’accréditation, il est de mise pour une association ou un ordre professionnel, de suivre le développement des étudiants prenant part aux différents programmes académiques offerts dans leur juridiction.
Une bonne gestion de ces candidats débute au niveau des institutions d’enseignement. Il est important de bien identifier ces dernières et de maintenir une bonne relation avec elles, car elles jouent un rôle clé dans la gestion des candidats potentiels à une demande d’admission à la profession.
Dans le cadre d’une gestion proactive des candidats potentiels, il est recommandé de débuter le suivi de ces futurs membres le plus tôt possible dans leur cheminement académique. Les bonnes pratiques suggèrent qu’un bon système de gestion débute ce suivi avant même la demande d’admission officielle à l’association ou à l’ordre professionnel. En effet, le processus devrait débuter à la demande d’accréditation, des stages, et ensuite à l’examen d’admission.
La prise en charge de ces étapes aussi tôt dans le processus d’encadrement de carrière offre plusieurs avantages aux associations ou ordres professionnels. Elle permet d’établir qui a effectué une demande d’immatriculation, qui est présentement en stage et la progression de celui-ci, et qui est accessible à l’examen d’admission. Elle permet aussi une meilleure vision du profil des membres et de leur parcours professionnel à long terme. C’est alors beaucoup plus simple de proposer des offres mieux adaptées aux réalités des personnes visées. Par exemple, une association professionnelle pourrait envoyer des offres promotionnelles aux membres les plus susceptibles d’être intéressés, alors qu’un ordre professionnel pourrait suggérer des formations mieux adaptées.
La relève est définitivement le premier endroit où investir ses énergies lorsqu’il est de notre devoir d’assurer l’intégrité de la profession, et la qualité des services offerts par les membres accrédités d’un organisme. Cependant, les nouvelles figures de la pratique ne proviendront pas exclusivement d’étudiants faisant leur entrée dans le domaine. Ainsi, une gestion rigoureuse doit être effectuée au niveau de toutes les demandes d’admission en termes d’équivalence ou de reconnaissance des acquis.
Les procédures d’accréditation des connaissances acquises à l’extérieur des barèmes « standards » peuvent rapidement devenir un enjeu majeur à l’entrée de nouvelles ressources de valeur dans le domaine d’expertise supervisé par un ordre professionnel. Un bon système de gestion passe par une bonne compréhension des requis, tant au niveau des étapes à suivre, des documents à fournir, que du suivi rigoureux devant être effectué par les personnes responsables de ces dossiers. Une vision globale des dossiers d’admission devient alors primordiale.
Bref, les nouveaux talents peuvent provenir du système académique, d’outre-mer, de la création d’un nouvel ordre, ou de la refonte des processus d’une organisation établie et reconnue depuis plusieurs années. Une bonne solution de gestion et l’équipe mandatée pour l’implanter doit non seulement avoir une connaissance intime des processus d’une association ou d’un ordre professionnel, mais aussi une capacité d’adaptation aux enjeux de leur réalité quotidienne.
En conclusion, un CRM – comme Pivotal – adapté à vos besoins de gestion du processus d’admission, est une solution toute indiquée pour les associations et ordres professionnels car elle offre avantages et bénéfices tant à l’organisation qu’à ses membres. Communiquez avec nous, il nous fera plaisir d’en discuter davantage.
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