On croit souvent à tort que les CRM ne s’adressent qu’aux entreprises. Or, les associations et les ordres professionnels ont des besoins bien similaires aux compagnies. De la gestion des membres aux communications en passant par le renouvellement des adhésions, il suffit de s’imaginer que les membres sont des clients et que les cartes de membre sont des ventes.
Évidemment, ce n’est pas aussi simple de gérer une association ou un ordre professionnel et que la comparaison aux entreprises s’arrête là. Or, il faut savoir que le CRM pour les associations est un outil polyvalent et qui peut s’adapter à une foule de réalités pour simplifier les procédés, améliorer la productivité et rendre le roulement de n’importe quelle organisation un peu plus fluide. Même si elle travaille avec des réglementations difficiles et des exigences particulières.
Et c’est exactement ce qu’une association ou un ordre professionnel a besoin non? C’est ce que Gestisoft croit et c’est ce qu’il a tenté de faire avec son CRM spécialement conçu pour les associations et ordres professionnels. Curieux d’en apprendre davantage sur le sujet? Découvrez comment un CRM pour les associations peut vraiment changer votre organisation.
Qu’est-ce qu’un CRM?
Et bien, un CRM est un logiciel de gestion de la relation au client et même s’il ne semble pas être un logiciel qui pourrait être utile à un ordre professionnel, vous devez savoir qu’étonnamment, il est tout ce dont vous avez besoin.
Un CRM est bien connu par les fabricants ou les compagnies pour être un logiciel qui supporte tous les aspects de votre relation au client. De votre clientèle aux ventes, le logiciel est présent à toutes les étapes pour améliorer vos procédés, mais aussi pour vous aider à livrer le meilleur à vos clients.
Parce qu’un CRM n’est pas seulement pour les compagnies, il peut être adapté à vos besoins et vos exigences spécifiques pour vous aider à mieux gérer vos membres et tout ce qui est relié à vos certifications. Comme un client, un membre aura besoin que vous lui offriez un nombre de services et un CRM pour votre association peut vous aider à livrer ceux-ci sans problème au quotidien.
Pourquoi choisir un CRM pour votre association professionnelle ?
Comme établi plus tôt, un CRM pour les associations vous aidera avec tout ce qui a besoin d’être géré pour vos membres. Ils ont des standards à respecter, des certifications dont vous voulez la preuve, des études en continu que vous avez besoin de surveiller, et ainsi de suite. Ce n’est simple de gérer une association ou un ordre professionnel.
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Un CRM pour les associations placera tout sous la même interface : vos courriels jusqu’à vos copies de certification pour vos membres. Un CRM vous aidera à naviguer d’un projet à un autre, une collaboration à un projet solo, une révision jusqu’à gérer une plainte. En fait, un CRM pour les associations est là pour vous supporter en automatisant certaines tâches (comme des rappels, certaines étapes de votre procédé d’approbation, renouvellement d’adhésion à l’association) et en amélioration certains de vos procédés en vous offrant tout au même endroit.
Comme vous travaillez avec des exigences très strictes et que vous avez un grand nombre de membres à gérer, il ne peut simplement pas être fait seul. Un CRM pour les associations peut vous aider à :
- Gérer l’enregistrement des membres
- Gérer l’admission à la profession
- Gérer la formation continue
- Gérer le programme de surveillance de la profession
- Gérer l’Office du Syndic
- Gérer les plaintes au conseil de discipline
- Gérer l’élection des membres des comités
- Gérer les comités
Comment peut-il aider votre organisation?
Il faut dire que vos besoins sont assez spécifiques et qu’en tant qu’association professionnelle votre CRM devra se conformer à plusieurs exigences et règles qui protègent à la fois votre profession et vos membres. Alors comment un CRM pour les associations peut vous aider concrètement au quotidien?
Le renouvellement des adhésions aux ordres professionnels : comment effectuer un suivi de vos membres 101
Est-il difficile de faire le suivi des renouvellements? Des paiements? Des dates limites? Eh bien, un CRM pour les associations peut vous aider à toutes les étapes. À partir des notifications de courriel qui informent vos membres qu’il est le temps de renouveler leur adhésion jusqu’à la mise à jour de leurs informations, un CRM pour les associations peut tout faire.
Quand vous informez vos membres que leur adhésion doit être renouvelée, le tout peut être géré par courriel. Automatiquement, votre CRM pour les associations enverra un courriel avec toutes les instructions aux membres concernés. Une fois que cela sera fait, il sera aussi possible de repérer ceux qui auront ouvert le courriel, ceux qui ne l’auront pas fait de façon à mieux gérer les rappels et les notifications.
À part le paiement de leur adhésion, ils seront aussi capables de mettre à jour leurs informations comme un changement d’adresse, un nouveau courriel, un nouveau statut, ou un cours de formation continue, leurs unités complétées, un nouveau travail, etc. Et sans que vous ayez à faire quoi que ce soit, toutes ces nouvelles informations seront mises à jour automatiquement dans votre base de données.
Vérifier les membres
Est-ce que vos membres ont renouvelé leur adhésion à temps? Ont-ils atteint le nombre d’heures réglementaires de formation continue?
Si ce n’est pas le cas, un CRM pour les associations peut vous aider à suivre tout cela. Pendant la haute saison de renouvellement, votre tableau de bord pourra vous éclairer sur les membres qui ne se conforment pas à vos règlements et ainsi, vous pourrez mettre en place des rappels et des dates limites. Et lorsque les paiements sont en retard? Une simple recherche pourra vous permettre de dresser un portrait de la situation.
Si la date limite est atteinte et que certains de vos comptes de membres ne se conforment toujours pas à vos demandes, ils seront automatiquement désactivés. Parce que la règlementation est essentielle à un bon maintien de votre association ou ordre professionnel, et votre CRM pour les associations vous aidera à les faire respecter.
Garder le rythme avec la formation continue
S’assurer que votre profession et le public sont tous les deux protégés est une des tâches les plus importantes que vous avez à accomplir au quotidien en tant qu’association ou ordre professionnel. Comment pouvez-vous être certains que chacun de vos membres respecte vos règles à propos des certifications et de la formation? Avez-vous instauré une nouvelle règle à propos des heures de formation continue que vos membres doivent respecter? Règlementez-vous les formations qu’ils suivent?
Ce n’est certainement pas une petite tâche à accomplir pour une association et un ordre professionnel et recevoir un peu d’aide peut certainement faire toute la différence. Entre communiquer à vos membres les nouvelles formations et garantir que chacun de vos membres a respecté le nombre d’heures minimales de formation continue pour assurer la meilleure qualité de service, votre CRM pour les associations peut vous aider avec certaines tâches et gérer d’autres plus efficacement.
Par exemple, vous pourriez mettre en place des règles à propos des types de formation qui sont considérés comme acceptables, automatiser les procédés de communication, d’enregistrement et de vérification des nouvelles formations pour vos membres. Vous auriez donc en mains des outils de support pour aider vos membres à participer à des activités de formation continue comme elles sont essentielles au bon maintien de votre organisation.
Communiquer efficacement ? C’est possible
Est-ce que c’est le temps de renouveler l’adhésion à votre ordre professionnel? Est-ce qu’il y a une nouvelle formation disponible pour vos membres? Est-ce qu’il y a une date limite pour s’inscrire à une formation? Est-ce qu’il a certains membres qui ont oublié de vous envoyer des documents?
La communication avec vos membres est la pierre angulaire de votre association ou ordre professionnel parce que les membres sont la fondation même de votre existence. Alors pour faciliter le processus, un CRM pour les associations peut être lié à vos courriels et peut vous supporter avec les infolettres, les rappels avec un horaire, des modèles préétablis et des courriels automatisés.
Oubliez les maux de tête et même les dates limites importantes pour vos membres, tout cela peut être automatisé et lié ensemble.
Accueillir les immigrants plus facilement
Comme les besoins pour une main-d’œuvre spécialisée et formée dans des domaines spécifiques en pleine croissance dans notre pays, accueillir les immigrants dans votre pratique avec un système qui facilite les approbations de certification pourrait vous sauver vous et votre profession d’un manque crucial de travailleurs.
Les demandes d’équivalence sont à la fois un besoin grandissant et une préoccupation pour une organisation comme la vôtre et comme ils impliquent une tonne de formulaires à évaluer avec une équipe de gens limités, un CRM pour les associations peut vous apporter le support technologique pour vous aider à accélérer le processus.
Et si vos formulaires étaient standardisés? Et si tous les documents importants pouvaient être inclus numériquement avec leur application en ligne? Votre organisation pourrait valider les documents, soumettre les applications aux comités concernés et même créer un dossier en ligne pour le suivi. Et lorsque nécessaire, des alertes pourraient être automatiquement lancées quand votre équipe aura besoin de passer à l’action dans un délai opportun. Toutes ces données pourront être analysées plus tard afin de trouver où se trouvent les embuches et comment les régler.
Et si la vie dans une association ou un ordre professionnel était simplifiée? On sait à quel point les ressources peuvent être limitées et les exigences élevées, et c’est pourquoi un CRM pour les associations peut être l’ajout parfait à votre organisation. Un peu comme un membre super-performant de votre équipe, le CRM pour les associations pourra vous aider à augmenter votre productivité, minimiser la multiplication des tâches redondantes et même d’automatiser certains processus. Et pendant ce temps, vous pourrez travailler à mieux protéger votre profession et le public.